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キャパシティ計画

この記事の内容

キャパシティ計画を使うことで、リーダーはプロジェクトの長期的なスタッフ配置を可視化し、最適なリソース配分を決定できます。タスクの割り当てを管理する「ワークロード」とは異なり、キャパシティ計画ではプロジェクト全体に個人を割り当て、ワークストリーム全体の人員配置状況を俯瞰できます。

キャパシティ計画とワークロードは現在連携されていないことにご注意ください。同僚がキャパシティ計画でプロジェクトに配分されているにもかかわらず、まだタスクが割り当てられていない場合や、その逆の場合があります。

キャパシティ計画機能は、Asana Enterprise と Asana Enterprise+ プラン、および旧プランの旧 Enterprise プランで利用できます。

キャパシティ計画の作成

キャパシティ計画を設定するには、サイドバーの「インサイト」セクションにある「リソース」に移動します。「キャパシティ計画」タブに移動し、「+ 作成」をクリックします。

リソースを配分する

キャパシティ計画を作成すると、「プロジェクト」と「メンバー」の 2 つのタブが表示されます。

プロジェクトタブ

キャパシティ計画の「プロジェクト」タブに、プロジェクトやポートフォリオ全体を追加します。ポートフォリオを追加すると、そのポートフォリオ内のすべてのプロジェクトがキャパシティ計画に追加され、ポートフォリオにプロジェクトが追加または削除された場合は、最新の状態に更新されます。

「+ プロジェクトを追加」ボタンをクリックして、プロジェクトやポートフォリオの追加を開始します。プロジェクトにチームメンバーを割り当てるには、各プロジェクトに割り当てるメンバーの名前またはメールアドレスを追加します。

「メンバー」タブ

「メンバー」タブからチームを追加するには、左上の「+ メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに割り当てるチームメイトを選択します。

次に、左上の「+ メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに割り当てるチームメイトを選択してチームを追加します。

チームを追加したら、次はリソースを割り当てます。キャパシティ計画でチームメンバーのプロフィール写真をクリックし、「+ 割り当てるプロジェクトを追加」を選択して、チームにさまざまなプロジェクトを割り当てます。チームのキャパシティの長期的な概要を把握するために、メンバーが現在取り組んでいるプロジェクトと今後取り組むプロジェクトを追加します。

同僚が他のキャパシティ計画 (または他のタブ) で既にプロジェクトを割り当てられている場合、たとえ他のユーザーによって割り当てられていても、それらの割り当ては引き続き表示されます。ただし、プロジェクトのプライバシー設定に基づき、関連するプロジェクトを閲覧する権限がある場合に限ります。

Capacity planning in Projects tab.png

ポートフォリオレベルのキャパシティ

ポートフォリオレベルのキャパシティ計画では、キャパシティ計画の「プロジェクト」タブの上部にサマリー統計が表示されるため、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの総工数を包括的に把握できます。これにより、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの合計工数 (時間、ユーザー、月、またはその他の単位で測定) を確認できます。

ポートフォリオレベルのキャパシティの統計表示は、キャパシティ計画タブの上部にサマリー行として表示されます。

Portfolio level capacity_total hours

このサマリ行により、ポートフォリオマネージャーやチームリーダーは次のことができます。

  • ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの工数に関する集計統計を確認する
  • さまざまな単位 (時間、ユーザー、月など) を使用して合計キャパシティ要件を追跡できる
  • 複数のプロジェクトのリソース配分を同時にモニタリングする
  • リソースの配分に関するデータに基づく意思決定

割り当ての作成と編集

配分を作成するには、追加したい場所をクリックするだけです。時間のズームレベル (日、週、月) に一致する配分が自動的に作成されます。

これらの割り当ては、どちらかの端をドラッグして希望の日付に合わせることで、拡大または縮小できます。計画に変更が生じた場合は、割り当て全体をドラッグできます。 

一括操作

Ctrl キーまたはCommandキーを押しながら、割り当てを選択し、すべてを一括でドラッグするか、Delete キーを押すことで、割り当ての一括移動や一括削除を行うことができます。

以下の例は、割り当ての一括移動、一括再割り当て、一括削除の方法です。

Bulk actions.gif

複数のメンバーを 1 つのプロジェクトに割り当てる

「プロジェクト」タブから、1 つのプロジェクトに複数のユーザーを一度に割り当てることができます。プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「プロジェクトの詳細を表示」をクリックすると、プロジェクトに割り当てられているすべてのユーザーを表示できます。

以下の GIF では、キャパシティ計画から離れることなくプロジェクトの詳細をすばやく開く方法をご覧いただけます。

Allocating multiple people to a single project.gif

配分を移行

「配分の移行」を使用すると、プロジェクト内のすべての配分を一括で別のユーザーに移行できます。プロジェクト名の横にある 3 点リーダーアイコンをクリックして、「配分を移行」を選択し、作業を割り当てるユーザーの名前を入力します。詳細については、以下の画像をご覧ください。

Transfer allocations.gif

ユーザーを絞り込む

「メンバー」タブでは、名前または役職で特定のチームメイトにすばやく絞り込むことができます。IT チームメンバーのみのワークロードを確認したい場合は、「IT」と入力して「すべて選択」をクリックします。

ユーザーのカスタムフィールドを使って、キャパシティ計画のメンバー一覧を絞り込むことができます。これにより、仕事を割り当てる際に、役割、スキル、チーム、所在地などの属性に基づいて特定のグループに焦点を当てることができます。

役職は管理者コンソールで管理されます。組織の設定によっては、個人で管理することもできます。

管理者は、「メンバー」タブから直接役職名を編集できます。ユーザーの名前の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「プロフィールを編集」をクリックします。その画面で、管理者は役職名を変更できます。

Edit job titles

プロジェクトを絞り込む

フィルターを使用して、キャパシティ計画内の「プロジェクト」タブと「メンバー」タブの両方から特定のプロジェクトを非表示にできます。

「プロジェクト」タブで「フィルター」を選択します。次に、特定のプロジェクトを非表示にするか、「フィルターを追加」をクリックして、カスタムフィールド、プロジェクトのステータス、プロジェクトの期日などの特定の条件を選択します。たとえば、フィルターを使って、ステータスが「リスクあり」で、今後 3 か月以内に期限を迎えるプロジェクトのみを表示することができます。

Filtering out projects via the projects tab

同様に、「メンバー」タブから、特定のプロジェクトのみ、または特定の条件に一致するプロジェクトのみを絞り込むことができます。「メンバー」タブで「フィルター」をクリックし、フィルター条件を選択します。

Filtering out projects

キャパシティプランで保存されたビューを新しいタブとして作成する

キャパシティ計画では、保存したビューを新しいタブとして作成できます。ビューの保存の詳細はプロジェクトのカスタマイズとビューに関するこちらの記事をご覧ください。

配分を削除および複製

Deleting and duplicating allocations

配分を削除するには、配分を選択して Delete キーを押すか、配分を右クリックします。

配分を複製するには、配分を右クリックし、「配分を複製」を選択します。

カスタムフィールドでグループ化する

カスタムフィールドでキャパシティビューをグループ化すれば、仕事の割り当て状況を把握できます。グループ化は、基礎となる割り当てを変更することなく、不均衡をすばやく発見し、チーム、役割、またはプロジェクトカテゴリ間でキャパシティを比較するのに役立ちます。

キャパシティ計画のメンバービューとプロジェクト横断ワークロードでは、ユーザーのカスタムフィールドでグループ化できます。「 リソース管理」を開き、キャパシティ計画を選択して「メンバー」をクリックします。「 グループ化」をクリックし、ユーザーのカスタムフィールドを選択して、役割、所在地、チームなどの値を反映したグループを作成します。

キャパシティ計画のプロジェクトビューでは、プロジェクトのカスタムフィールド別にグループ化できます。「 リソース管理」を開き、キャパシティ計画を選択して「プロジェクト」をクリックします。「 グループ化」をクリックし、プロジェクトのカスタムフィールドを選択して、優先度、ビジネスユニット、プログラムなどの属性で仕事を整理します。

ノート iconノート

ユーザーに関するカスタムフィールドの追加について詳しくは、ユーザーに関するカスタムフィールドの記事をご覧ください。

プレースホルダーを使用してリソースを割り当てる

Asana Enterprise および Enterprise+ プランでご利用いただけます。

プレースホルダーを使用すると、特定の個人にすぐに割り当てることなく、今後の仕事にキャパシティを確保することができます。プレースホルダーを活用することで、チームはより正確に仕事量を予測し、過剰な割り当てを回避し、チームメンバー間でタスクを公平に分配することができます。

プレースホルダーを作成するには、次のことを行います。

  1. サイドバーの「リソース配分」を開きます。
  2. キャパシティ計画をクリックします
  3. 「プロジェクト」タブをクリックします。
  4. 対象のプロジェクトで、「+ ユーザーまたはプレースホルダーを追加」をクリックします。
  5. 「プレースホルダー」タブをクリックします。
  6. 「+ プレースホルダーを新規作成」をクリックします。
  7. プレースホルダーの名前と役職を入力します
  8. 所属するチームを選択します
  9. 「作成」をクリックします
ノート iconノート

複数のチームで同じプレースホルダー名 (「プロジェクトマネージャー」など) を使用する場合、混乱を避けるために、各プレースホルダーを特定のチームに割り当てる必要があります。

キャパシティ計画の「メンバー」タブからプレースホルダーを作成することもできます。

  1. 「メンバー」タブに移動します。
  2. 「+ メンバーを追加」をクリックします。
  3. 「プレースホルダー」タブに移動します。
  4. 「+ プレースホルダーを新規作成」をクリックします。

配分を移行

プレースホルダーのリソースに取り組むメンバーが決まったら、プレースホルダーの横にある三点リーダーアイコンをクリックして「配分を移行」を選択し、配分を移行するメンバーの名前を入力します。

キャパシティの測定方法を管理する

プロジェクトを計画する際に、キャパシティの測定方法を決定してください。パーセント単位の割り当て、推定時間数、またはシンプルなプロジェクト数やメンバー数から選択できます。チームに最適なオプションを選び、一貫して使用するのが最善です。

Frame 629722 (1).png

パーセント単位の割り当て

パーセント単位の配分は、時間の計算に煩わされることなく、メンバーが何に時間を費やしているかを測定する最も一般的でわかりやすい方法です。

Frame 629726.png

下の例では、Alan さんは自分の時間の 90% を「グローバルシステムのオーバーホール」プロジェクトに費やすことになっています。Beverly は、期日が重複する 2 つのプロジェクトに取り組んでおり、それぞれに 80% の時間を費やすことになっています。1 週間はキャパシティを超えるため、キャパシティは赤色で表示され、Beverly さん、チーム、またはマネージャーは、この期間の調整や追加のサポートの手配について事前に知ることができます。

Frame 629723 (1).png

メンバー数またはプロジェクト数

メンバー数またはプロジェクト数は、選択した期間中にメンバーが取り組んでいるプロジェクトの合計数、または特定のプロジェクトに取り組んでいるメンバーの数を示すものです。この例では、Alan さんが一部の週は 1 つのプロジェクトに取り組んでおり、他の週は同時に 2 つのプロジェクトに取り組んでいることがわかります。

Frame 629725.png

予定作業時間

「推定時間数」は、プロジェクトを時間単位で正確に計画し、その見積もりに基づいて割り当てを作成したい場合に最適です。月ごとの勤務日数が異なるため、週ごとの計画を立てる場合は、推定時間が最も簡単な方法になる傾向があります。

Frame 629724.png

キャパシティの調整

パーセントによる割り当てまたは推定時間を使用している場合は、メニューで個々のキャパシティを調整できます。全員のキャパシティを同じにすることも、各メンバーのキャパシティを手動で調整することもできます。推定作業時間の場合、これは 1 週間のキャパシティに適用されます。

通知、プライバシー、権限

通知

キャパシティ計画を使ってプロジェクトにメンバーを割り当てても、そのメンバーには通知されません。プロジェクトに割り当てられた場合でも、ユーザーの受信トレイに通知が届くことも、メールが届くこともありません。これは、事前に計画を立てるのに理想的です。変更を加えたり、試したり、最初からやり直したりすることができます。共有する準備が整うまで、通知やタスクでチームを混乱させることもありません。

プライバシーと権限

誰かがプロジェクトに割り当てられると、その割り当てはプロジェクトに存在し、単一のキャパシティ計画に固有のものではありません。

たとえば、Alan が「Global Systems Overhaul」プロジェクトに割り当てられているキャパシティ計画が存在する場合、同僚が別のキャパシティ計画を作成して Alan を追加すると、特定の日付で「Global Systems Overhaul」プロジェクトに割り当てられていることが表示���れます。これは、その同僚がそのようなプロジェクトを閲覧する権限を持っていることを前提としています。

API を使用したデータの作成またはエクスポート

API を使用して、キャパシティ計画データを更新したり、Asanaからデータをエクスポートしたりできます。API の仕組みを理解するには、キャパシティ計画と割り当ての仕組みを理解することが重要です。割り当てにより、Asana は各ユーザーがさまざまなプロジェクトに割り当てられている時間を追跡し、表示することができます。たとえば、Sam さんがプロジェクト A に 9 月に 50 時間、10 月に 40 時間割り当てられている場合、2 件の割り当てとなります。  これらは、キャパシティ計画に 2 つの色付きのバーとして表示されます。

キャパシティ計画が読み込まれるたびに、Asana は割り当て API にクエリを送信して、そのユーザーまたはプロジェクトに関連するすべての割り当てを取得します。Asana の API を使って、同じことを行うことができます。割り当てはドメインレベルで���在し、キャパシティ計画はこのデータを表示するためのフィルターされたビューとして機能します。たとえば、チームメンバーをキャパシティ計画に追加すると、さまざまなプロジェクトにわたるそのメンバーの既存の割り当てがすべて自動的に取得され、表示されます。

ユーザーの配分に加えられた変更 (プロジェクトの時間調整や別のユーザーへの移動など) は、そのユーザーが含まれるすべてのキャパシティ計画に即座に反映されます。これにより、キャパシティ計画には常に最新のリソース配分が表示されます。

割り当て APIを使用してデータをエクスポートし、使用しているレポートツール (Tableau、Power BI など) に読み込むことで、より高度なレポート作成を行うことができます。

API を直接使用したくない場合は、キャパシティ計画の配分データを CSV 形式でエクスポートできます。ポートフォリオのキャパシティ計画で、タブのメニューを開き、「CSV をエクスポート」をクリックします。ユニバーサルキャパシティプランでは、タブのメニューまたはプランのアクションメニュー (エクスポートするタブを選択できる) のいずれかからエクスポートできます。CSV には、割り当てごとに 1 行が含まれ、ユーザー、プロジェクト、日付、工数が記載されています。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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