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キャパシティ計画

この記事の内容

キャパシティ計画を使用すると、リーダーは長期にわたるプロジェクトのスタッフ配置を可視化し、最適なリソース配分に関する意思決定を行うことができます。タスクの割り当てを管理する「ワークロード」とは異なり、キャパシティ計画ではプロジェクト全体に個人を割り当てられ、各ワークストリームにおける人員配置の全体像を把握できます。

現在、キャパシティ計画とワークロードは連携されていない点にご留意ください。同僚がキャパシティ計画内のプロジェクトに配分されているにもかかわらず、まだタスクが割り当てられていない場合や、その逆の場合があります。

キャパシティ計画機能は、Asana Enterprise と Asana Enterprise+ プラン、および旧プランの旧 Enterprise プランで利用できます。

キャパシティ計画の作成

キャパシティ計画を設定するには、サイドバーにある「インサイト」セクションの「リソース」に移動します。「キャパシティ計画」タブに移動し、「+ 作成」をクリックします。

リソースを配分する

キャパシティ計画を作成すると、「プロジェクト」と「メンバー」という 2 つのタブが表示されます。

「プロジェクト」タブ

キャパシティ計画の「プロジェクト」タブに、プロジェクトやポートフォリオ全体を追加します。ポートフォリオを追加すると、そのポートフォリオ内のすべてのプロジェクトがキャパシティ計画に追加され、ポートフォリオにプロジェクトが追加または削除された場合にも最新の状態が反映されます。

「+ プロジェクトを追加」ボタンをクリックして、プロジェクトやポートフォリオの追加を開始します。複数のプロジェクトにわたってチームにメンバーを配置するには、各プロジェクトに配置したいメンバーの名前またはメールアドレスを追加します。

「メンバー」タブ

「メンバー」タブからチームを追加するには、左上にある「+ メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに配置したいチームメイトを選択します。

次に、左上隅にある「+ メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに配置したいチームメイトを選択して、チームを追加します。

チームを追加したら、次はリソースの割り当てに取りかかります。キャパシティ計画でチームメンバーのプロフィール写真をクリックし、「+ 割り当てるプロジェクトを追加」を選択することで、チームにさまざまなプロジェクトへのスタッフ配分を行えます。チームのキャパシティの長期的な概要を把握するために、メンバーが現在取り組んでいるプロジェクトと今後取り組む予定のプロジェクトを追加します。

同僚が他のキャパシティ計画 (または他のタブ) で既にプロジェクトに割り当てられている場合、たとえその割り当てが他のユーザーによって行われたものであっても、それらの割り当ては引き続き表示されます。これは、プロジェクトのプライバシー設定に基づいて、関連するプロジェクトを閲覧する権限がある場合に限ります。

Capacity planning in Projects tab.png

ポートフォリオレベルのキャパシティ

ポートフォリオレベルのキャパシティ計画では、キャパシティ計画の「プロジェクト」タブの上部にサマリー統計が表示されるため、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの総工数を包括的に把握できます。これにより、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの合計工数 (時間、ユーザー、月、またはその他の単位で測定) を確認できます。

ポートフォリオレベルのキャパシティの統計表示は、キャパシティ計画タブの上部にサマリー行として表示されます。

Portfolio level capacity_total hours

この要約行により、ポートフォリオマネージャーやチームリーダーは次のことができます：

  • ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの工数に関する集計統計情報を確認する
  • さまざまな単位（時間、ユーザー、月など）を使用して合計キャパシティ要件を追跡できる
  • 複数のプロジェクトにわたるリソースの配分を同時にモニタリングする
  • リソースの配分に関して、データに基づいて意思決定を行う

割り当ての作成と編集

配分を作成するには、配分を追加したい場所をクリックするだけです。これにより、時間軸のズームレベル (日、週、月) に一致する配分が自動的に作成されます。

これらの割り当ては、どちらかの端を必要な日付までドラッグすることで、期間を延長または短縮できます。計画に変更が生じた場合は、割り当て全体をドラッグできます。 

一括操作

Ctrl キーまたはCommandキーを押しながら、一括操作したい割り当てを選択し、すべて一括でドラッグするか、Delete キーを押すと、割り当ての日付を一括で変更したり、割り当てを一括で削除したりできます。

以下の例は、割り当ての一括移動、一括再割り当て、一括削除の方法を示しています。

Bulk actions.gif

複数のメンバーを 1 つのプロジェクトに割り当てる

「プロジェクト」タブから、1つのプロジェクトに複数のユーザーを一度に配分できます。プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「プロジェクトの詳細を表示」をクリックすると、そのプロジェクトに割り当てられている全員を確認できます。

以下の GIF では、キャパシティ計画から離れることなく、プロジェクトの詳細をすばやく開く方法をご覧いただけます。

Allocating multiple people to a single project.gif

配分を移行

「配分の移行」を使用すると、プロジェクト内のすべての配分を一括で別のユーザーに移行できます。プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンをクリックして、「配分を移行」を選択し、作業を割り当てるユーザーの名前を入力します。詳細については、以下の画像を参照してください。

Transfer allocations.gif

ユーザーを絞り込む

「メンバー」タブでは、名前または役職で特定のチームメイトにすばやく絞り込むことができます。IT チームメンバーのみの作業量を確認したい場合は、「IT」と入力し、「すべて選択」をクリックします。

ユーザーのカスタムフィールドを使って、キャパシティ計画内のメンバーリストを絞り込むことができます。これにより、仕事を割り当てる際に、役割、スキル、チーム、所在地などの属性に基づいて特定のメンバーグループに焦点を当てることができます。

役職は管理者コンソールで管理されることに注意してください。組織の設定によっては、各ユーザーが自分で管理できる場合もあります。

管理者は、「メンバー」タブから直接役職名を編集できます。ユーザーの名前の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「プロフィールを編集」をクリックします。その画面で、管理者は役職名を変更できます。

Edit job titles

プロジェクトを絞り込む

キャパシティ計画内の「プロジェクト」タブと「メンバー」タブの両方で、フィルターを使用して特定のプロジェクトを非表示にできます。

「プロジェクト」タブで「フィルター」を選択します。次に、特定のプロジェクトを非表示にするか、「フィルターを追加」をクリックして、カスタムフィールド、プロジェクトのステータス、プロジェクトの期日など、特定の条件を選択します。たとえば、フィルターを使用して、ステータスが「リスクあり」で、今後 3 か月以内に期限を迎えるプロジェクトのみを表示することができます。

Filtering out projects via the projects tab

同様に、「メンバー」タブからも、特定のプロジェクトのみ、または特定の条件に一致するプロジェクトのみを表示するようにフィルターを設定できます。「メンバー」タブで「フィルター」をクリックし、フィルターの条件を選択します。

Filtering out projects

キャパシティプランで保存されたビューを新しいタブとして作成する

キャパシティプランでは、保存したビューを新しいタブとして作成できます。ビューの保存の詳細はプロジェクトのカスタマイズとビューに関するこちらの記事をご覧ください。

配分を削除および複製

Deleting and duplicating allocations

割り当てを削除するには、該当する割り当てを選択して Delete キーを押すか、割り当てを右クリックします。

配分を右クリックし、「配分を複製」を選択することで、配分を複製できます。

カスタムフィールドでグループ化する

カスタムフィールドに基づいてキャパシティビューをグループ化すれば、仕事の割り当て状況を把握できます。グループ化は、基礎となる割り当てを変更せずに、チーム、役割、またはプロジェクトカテゴリ間の不均衡をすばやく特定し、キャパシティを比較するのに役立ちます。

キャパシティ計画のメンバービューとプロジェクト横断ワークロードでは、ユーザーカスタムフィールドに基づいてグループ化できます。「 リソース」を開き、キャパシティ計画を選択して「メンバー」をクリックします。「 グループ化」をクリックし、ユーザーのカスタムフィールドを選択して、役割、所在地、チームなどの値に基づくグループを作成します。

キャパシティ計画のプロジェクトビューでは、プロジェクトのカスタムフィールドに基づいてグループ化できます。「 リソース配分」を開き、キャパシティ計画を選択して「プロジェクト」をクリックします。「 グループ化」をクリックし、プロジェクトのカスタムフィールドを選択して、優先度、ビジネスユニット、プログラムなどの属性に基づいて作業を整理します。

ノート iconノート

ユーザーに関するカスタムフィールドの追加について詳しくは、ユーザーに関するカスタムフィールドの記事をご覧ください。

仮の担当者を使用してリソースを割り当てる

Asana Enterprise および Enterprise+ プランで利用可能です。

プレースホルダーを使用すると、特定の個人にすぐに割り当てることなく、今後の仕事に対してキャパシティを確保できます。プレースホルダーを活用することで、チームはより正確に作業量を予測し、過剰な割り当てを回避し、チームメンバー間でタスクを公平に配分できるようになります。

プレースホルダーを作成するには、次のことを行います。

  1. サイドバーの「リソース配分」を開きます。
  2. 自分のキャパシティ計画をクリックします
  3. 「プロジェクト」タブをクリックします。
  4. 対象のプロジェクトで、「+ ユーザーまたはプレースホルダーを追加」をクリックします。
  5. 「プレースホルダー」タブをクリックします。
  6. 「+ プレースホルダーを新規作成」をクリックします。
  7. プレースホルダーの名前と役職を入力します
  8. このプレースホルダーが属するチームを選択します
  9. 「作成」をクリックします
ノート iconノート

同じプレースホルダー名（例：「プロジェクトマネージャー」）が複数のチームで使用されている場合、混乱を避けるために、各プレースホルダーを特定のチームに割り当てる必要があります。

キャパシティ計画の「メンバー」タブからプレースホルダーを作成することもできます。

  1. 「メンバー」タブに移動します。
  2. 「+ メンバーを追加」をクリックします。
  3. 「プレースホルダー」タブに移動します。
  4. 「+ プレースホルダーを新規作成」をクリックします。

配分を移行

プレースホルダーのリソースに取り組むメンバーが決まったら、プレースホルダーの横にある三点リーダーアイコンをクリックして「配分を移行」を選択し、配分を移行するメンバーの名前を入力します。

キャパシティの測定方法を管理する

プロジェクトを計画する際には、キャパシティを測定する方法を決定してください。パーセント単位の割り当て、推定時間数、またはシンプルなプロジェクト数やメンバー数から選択できます。チームにとって最も効果的な方法を一貫して採用するのが最善です。

Frame 629722 (1).png

パーセント単位の割り当て

パーセント単位の割り当ては、時間の計算の手間をかけずに、従業員が何に時間を費やしているのかを測定する最も一般的でわかりやすい方法です。

Frame 629726.png

下の例では、Alan さんが「グローバルシステムの見直し」プロジェクトに自分の時間の 90% を費やすことになっています。Beverly は、期日が重複している 2 つのプロジェクトに取り組んでおり、それぞれのプロジェクトに 80% の時間を費やす予定です。Beverly さんは 1 週間、キャパシティを超える予定であるため、キャパシティが赤色で表示されます。これにより、Beverly さん自身、彼女のチーム、または彼女のマネージャーは、この期間中にスケジュールを調整したり、追加のサポートを確保したりするための事前通知を受けることができます。

Frame 629723 (1).png

メンバー数またはプロジェクト数

「メンバー数またはプロジェクト数」は、選択した期間中に特定のメンバーが取り組んでいるプロジェクトの合計数、または特定のプロジェクトに取り組んでいるメンバーの数を示すものです。この例では、Alanさんが特定の週には 1 つのプロジェクトに取り組み、他の週には同時に 2 つのプロジェクトに取り組んでいることがわかります。

Frame 629725.png

予定作業時間

「推定作業時間」は、プロジェクトを時間単位で正確に計画し、その推定値に基づいて割り当てを作成する場合に最適です。月ごとの勤務日数が異なるため、週単位で計画を立てる場合は、推定作業時間が最も使いやすい傾向があります。

Frame 629724.png

キャパシティの調整

割合による割り当てまたは推定作業時間を使用している場合は、メニューから各メンバーのキャパシティを調整できます。全員のキャパシティを同じにすることも、各メンバーのキャパシティを手動で調整することもできます。推定作業時間の場合、これは 1 週間のキャパシティに適用されます。

通知、プライバシー、権限

通知

キャパシティ計画を使用してユーザーをプロジェクトに割り当てても、ユーザーには通知されません。ユーザーがプロジェクトに割り当てられた場合、受信トレイに通知が届くことも、メールが送信されることもありません。これは、事前に計画を立てる場合に最適です。共有する準備が整うまで、通知やタスクでチームを混乱させることなく、変更を加えたり、さまざまな組み合わせを試したり、最初からやり直したりすることができます。

プライバシーと権限

誰かがプロジェクトに割り当てられると、その割り当てはプロジェクトに関連付けられ、特定のキャパシティ計画に限定されることはありません。

たとえば、Alanさんが「グローバルシステムの見直し」プロジェクトに割り当てられているキャパシティ計画が存在し、同僚が別のキャパシティ計画を作成してAlanさんを追加した場合、その同僚には、Alanさんが特定の日付で「グローバルシステムの見直し」プロジェクトに割り当てられていることが表示されます。これは、同僚がそのようなプロジェクトを表示する権限を持っていることを前提としています。

API を使用したデータの作成またはエクスポート

Asanaの APIを使用すれば、キャパシティ計画のデータを更新したり、Asana からデータをエクスポートしたりできます。API の仕組みを理解するには、キャパシティ計画と割り当ての仕組みを理解することが重要です。割り当て機能を使用すると、Asana は各ユーザーがさまざまなプロジェクトに割り当てられている時間を追��し、表示できます。たとえば、Sam さんがプロジェクト A に 9 月に 50 時間、10 月に 40 時間割り当てられている場合、これは 2 件の割り当てとなります。  これらは、キャパシティ計画に 2 つの色付きのバーとして表示されます。

キャパシティ計画が読み込まれるたびに、Asana は割り当て API にクエリを送信して、そのユーザーまたはプロジェクトに関連するすべての割り当てを取得します。Asana の API を使用すれば、お客様も同じことができます。割り当てはドメインレベルで存在し、キャパシティ計画はこのデータを表示するための、絞り込まれたビューとして機能します。たとえば、チームメンバーをキャパシティ計画に追加すると、そのチームメンバーに対してさまざまなプロジェクトで既に行われているすべての配分が自動的に取得され、表示されます。

ユーザーの配分に加えられた変更 (プロジェクトの時間の調整や、別のユーザーへの配分変更など) は、そのユーザーが含まれるすべてのキャパシティ計画に即座に反映されます。これにより、キャパシティ計画には常に最新のリソース配分が表示されます。

割り当て APIを使用してデータをエクスポートし、お使いのレポートツール (Tableau、Power BI など) に読み込むことで、より高度なレポート作成が可能になります。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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