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キャパシティ計画

この記事の内容

キャパシティ計画を使用すると、長期間のプロジェクトの人員配置を可視化できるため、リーダーはリソース配分の決定を最適化できます。タスクの割り当てを管理する「ワークロード」とは異なり、キャパシティ計画では、プロジェクト全体に個人を割り当てることができ、ワークストリーム全体の人員配置の全体像を把握できます。

現時点では、キャパシティ計画とワークロードは連携していません。キャパシティ計画でプロジェクトに割り当てられている同僚に、まだタスクが割り当てられていない場合や、その逆の場合があります。

キャパシティ計画機能は、Asana Enterprise と Asana Enterprise+ プラン、および旧プランの Asana Enterprise で利用できます。

キャパシティ計画の作成

キャパシティ計画を作成するには、サイドバーの「インサイト」セクションにある「リソース」に移動します。「キャパシティ計画」タブに移動し、「+ 作成」をクリックします。

リソースを配分する

キャパシティ計画を作成すると、「プロジェクト」と「メンバー」の 2 つのタブが表示されます。

「プロジェクト」タブ

「プロジェクト」タブからプロジェクトやポートフォリオ全体を追加できます。ポートフォリオを追加すると、そのポートフォリオ内のすべてのプロジェクトがキャパシティ計画に追加されます。また、ポートフォリオにプロジェクトが追加または削除された場合も、最新の状態に保たれます。

「+ プロジェクトを追加」ボタンをクリックして、プロジェクトまたはポートフォリオの追加を開始します。プロジェクト全体でチームを編成するには、各プロジェクトに割り当てるメンバーの名前またはメールアドレスを追加します。

「メンバー」タブ

「メンバー」タブからチームを追加するには、左上の「+ メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに割り当てるチームメイトを選択します。

次に、左上隅にある「+ メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに割り当てるチームメイトを選択してチームを追加します。

チームを追加したら、リソースを割り当てます。キャパシティ計画でチームメンバーのプロフィール写真をクリックし、「+ プロジェクトを追加」を選択して、さまざまなプロジェクトにチームメンバーを割り当てます。チームのキャパシティの長期的な概要を把握するために、現在取り組んでいるプロジェクトや今後取り組む予定のプロジェクトを追加します。

同僚に他のキャパシティ計画 (または他のタブ) でプロジェクトが割り当てられている場合、他のユーザーによって割り当てられている場合でも、それらの割り当てが表示されます。ただし、プロジェクトのプライバシー設定に基づき、関連するプロジェクトを閲覧する権限がある場合に限ります。

Capacity planning in Projects tab.png

ポートフォリオレベルのキャパシティ

ポートフォリオレベルのキャパシティ計画では、キャパシティ計画の「プロジェクト」タブの上部にサマリー統計が表示されるため、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの総工数を包括的に把握できます。これにより、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの合計工数 (時間、人数、月数、またはその他の単位で測定) を確認できます。

ポートフォリオレベルのキャパシティの集計は、キャパシティ計画のプロジェクトタブの上部にサマリー行として表示されます。

Portfolio level capacity_total hours

ポートフォリオマネージャーやチームリーダーは、このサマリー行を使用して次のことができます。

  • ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの工数に関する集計データを確認する
  • 時間、人数、月数など、さまざまな単位を使用してキャパシティ要件の合計を追跡する
  • 複数のプロジェクトのリソースの割り当てを同時にモニタリングする
  • リソースの割り当てに関する意思決定をデータに基づいて行う

割り当ての作成と編集

割り当てを作成するには、追加する場所をクリックします。時間のズームレベル (日、週、月) に合わせて割り当てが自動的に作成されます。

割り当ての両端をドラッグして、希望の日付まで拡大または縮小できます。計画に変更が生じた場合は、割り当て全体をドラッグできます。 

一括操作

Ctrl キーまたはCommandキーを押しながら、割り当てを選択し、すべてをまとめてドラッグするか、Delete キーを押すことで、割り当てを一括で移動または削除できます。

以下の例は、割り当ての一括移動、一括再割り当て、一括削除の方法を示しています。

Bulk actions.gif

複数のメンバーを 1 つのプロジェクトに割り当てる

「プロジェクト」タブから、一度に複数のユーザーを 1 つのプロジェクトに割り当てることができます。プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「プロジェクトの詳細を表示」をクリックすると、プロジェクトに割り当てられているすべてのメンバーを表示できます。

キャパシティ計画から離れることなく、プロジェクトの詳細をすばやく開く方法については、以下の GIF をご覧ください。

Allocating multiple people to a single project.gif

配分を移行

「割り当てを移行」を使用すると、プロジェクト内のすべての割り当てを一人のユーザーから別のユーザーに一括で移行できます。プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「割り当てを移行」を選択して、作業を割り当てるユーザーの名前を入力します。詳細については、下の画像をご覧ください。

Transfer allocations.gif

ユーザーを絞り込む

「メンバー」タブでは、名前や役職で特定のチームメイトをすばやく絞り込むことができます。たとえば、IT チームメンバーのワークロードだけを確認するには、「IT」と入力して「すべて選択」をクリックします。

ユーザーのカスタムフィールドを使用して、キャパシティ計画のメンバー一覧を絞り込むことができます。これにより、仕事を割り当てる際に、役割、スキル、チーム、勤務地などの属性に基づいて、特定のグループに絞り込むことができます。

役職は管理者コンソールで管理されます。組織の設定によっては、個人ごとに管理することもできます。

管理者は、「メンバー」タブから直接役職名を編集できます。ユーザーの名前の横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「プロフィールを編集」をクリックします。その画面で、管理者は役職名を変更できます。

Edit job titles

プロジェクトを絞り込む

フィルターを使用して、キャパシティ計画内の「プロジェクト」タブと「メンバー」タブの両方から特定のプロジェクトを非表示にできます。

「プロジェクト」タブで「フィルター」を選択します。次に、特定のプロジェクトを非表示にするか、「フィルターを追加」をクリックして、カスタムフィールド、プロジェクトのステータス、プロジェクトの期日などの特定の条件を選択します。たとえば、フィルターを使用して、ステータスが「リスクあり」で、今後 3 か月以内に期限が来るプロジェクトのみを表示できます。

Filtering out projects via the projects tab

同様に、「メンバー」タブから特定のプロジェクトのみを絞り込んだり、特定の条件に一致するプロジェクトのみを絞り込んだりできます。「メンバー」タブで「フィルター」をクリックし、フィルターの条件を選択します。

Filtering out projects

キャパシティ計画で保存されたビューを新しいタブとして作成する

キャパシティ計画では、保存したビューを新しいタブとして作成できます。ビューの保存の詳細はプロジェクトのカスタマイズとビューに関するこちらの記事をご覧ください。

割り当ての削除と複製

Deleting and duplicating allocations

割り当てを削除するには、割り当てを選択して Delete キーを押すか、割り当てを右クリックします。

配分を複製するには、配分を右クリックして「配分を複製」を選択します。

プレースホルダーを使用したリソースの割り当て

Asana Enterprise と Asana  Enterprise+ プランでご利用いただけます。

プレースホルダーを使用すると、特定の個人にすぐに割り当てることなく、今後の作業のキャパシティを確保できます。プレースホルダーを使用することで、チームは仕事量をより正確に予測し、過剰な割り当てを回避し、チームメンバー間で公平にタスクを分配できます。

プレースホルダーを作成するには、次のことを行います。

  1. サイドバーの「リソース」を開きます。
  2. キャパシティ計画をクリックします。
  3. 「プロジェクト」タブをクリックします。
  4. 対象のプロジェクトで「+ メンバーまたはプレースホルダーを追加」をクリックします。
  5. 「プレースホルダー」タブをクリックします。
  6. 「+ プレースホルダーを新規作成」をクリックします。
  7. プレースホルダーの名前と役職を入力します。
  8. 所属するチームを選択します
  9. 「作成」をクリックします
ノート iconノート

複数のチームでプレースホルダー名 (「プロジェクトマネージャー」など) を使用する場合、混乱を避けるために、各プレースホルダーを特定のチームに割り当てる必要があります。

キャパシティ計画の「メンバー」タブからプレースホルダーを作成することもできます。

  1. 「メンバー」タブに移動します。
  2. 「+ メンバーを追加」をクリックします。
  3. 「プレースホルダー」タブに移動します。
  4. 「+ プレースホルダーを新規作成」をクリックします。

配分を移行

プレースホルダーのリソースに割り当てるメンバーが決まったら、プレースホルダーの横にある三点リーダーアイコンをクリックして、「割り当てを移行」を選択し、割り当てを移行するメンバーの名前を入力します。

キャパシティの測定方法を管理する

プロジェクトを計画する際に、キャパシティの測定方法を決定します。「パーセント単位の割り当て」「推定時間」「プロジェクト数」「メンバー数」から選択できます。チームにとって最適なオプションを選び、一貫して使用することをおすすめします。

Frame 629722 (1).png

パーセント単位の割り当て

パーセント単位の割り当ては、時間の計算に煩わされることなく、メンバーの時間の使い方を測定する最も一般的でわかりやすい方法です。

Frame 629726.png

次の例では、Alan さんが勤務時間の 90% を「グローバルシステムの見直し」プロジェクトに費やす予定です。Beverly さんは、日付が重複する 2 つのプロジェクトに取り組んでおり、それぞれに 80% の時間を費やす予定です。1 週間キャパシティを超過するため、キャパシティが赤色で表示されています。これにより、Beverly さん自身、チーム、またはマネージャーが、この期間にスケジュールを調整したり、追加のサポートを確保したりできるようになります。

Frame 629723 (1).png

メンバー数またはプロジェクト数

「人数」または「プロジェクト数」は、選択した期間に 1 人が取り組んでいるプロジェクトの合計数、または特定のプロジェクトに取り組んでいる人の数を示します。この例では、Alan さんが数週間 1 つのプロジェクトに取り組み、他の週には 2 つのプロジェクトに取り組んでいることがわかります。

Frame 629725.png

予定作業時間

推定時間は、プロジェクトを時間単位で正確に計画し、その見積もりに基づいて割り当てを行う場合に最適です。月ごとの勤務日数が異なるため、週ごとの計画を立てる場合は、推定時間が最も簡単な場合が多いです。

Frame 629724.png

キャパシティの調整

割り当ての割合または推定作業時間を使用している場合は、メニューで各メンバーのキャパシティを調整できます。全員のキャパシティを同じにすることも、各メンバーのキャパシティを手動で調整することもできます。推定作業時間の場合、これは 1 週間のキャパシティに適用されます。

通知、プライバシー、権限

通知

キャパシティ計画を使用してプロジェクトにメンバーを割り当てても、メンバーには通知されません。プロジェクトに割り当てられても、ユーザーの受信トレイやメールには通知されません。これは事前に計画を立てる際に理想的です。共有する準備が整うまで、通知やタスクでチームを混乱させることなく、変更を加えたり、いろいろ試したり、最初からやり直したりできます。

プライバシーと権限

プロジェクトに割り当てられたメンバーは、そのプロジェクトに紐づけられ、単一のキャパシティ計画に固定されることはありません。

たとえば、キャパシティ計画に「グローバルシステムの見直し」プロジェクトに Alan さんが割り当てられている場合、同僚が別のキャパシティ計画を作成してそこに Alan さんを追加すると、特定の日付に「グローバルシステムの見直し」プロジェクトに割り当てられていることが表示されます。ただし、その同僚が当該プロジェクトを閲覧する権限を持っている場合に限ります。

API を使用したデータの作成またはエクスポート

キャパシティ計画のデータを更新したり、Asana からデータをエクスポートしたりするには、Asanaの APIを使用します。API の仕組みを理解するには、キャパシティ計画と割り当ての仕組みを理解することが重要です。割り当てにより、Asana は各ユーザーがさまざまなプロジェクトに割り当てられている時間を追跡し、表示できます。たとえば、Sam さんがプロジェクト A に 9 月に 50 時間、10 月に 40 時間割り当てられている場合、2 つの割り当てが存在することになります。  キャパシティ計画では、これらは 2 つの色付きのバーとして表示されます。

キャパシティ計画が読み込まれるたびに、Asana は割り当て API にクエリを実行して、そのユーザーまたはプロジェクトに関連するすべての割り当てを取得します。これは、API を使用して実行することもできます。割り当てはドメインレベルで存在し、キャパシティ計画はこのデータを表示するためのフィルター付きビューとして機能します。たとえば、キャパシティ計画にチームメンバーを追加すると、さまざまなプロジェクトにわたる既存の割り当てがすべて自動的に取得され、表示されます。

プロジェクトの時間を調整する場合でも、別のユーザーに割り当てを移動する場合でも、ユーザーの割り当てに加えられた更新は、そのユーザーが含まれるすべてのキャパシティ計画に即座に反映されます。これにより、キャパシティ計画には常に最新のリソース配分が表示されます。

割り当て APIを使用してデータをエクスポートし、使用するレポートツール (Tableau、Power BI など) に読み込むことで、より高度なレポートを作成できます。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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