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작업 수용량 계획

이 기사에서는

작업 수용량 계획 생성하기
리소스 배정하기
포트폴리오 수준의 작업 수용량
할당 생성하기 및 편집하기
사용자 지정 필드로 그룹화하기
플레이스홀더를 사용하여 리소스 할당하기
작업 수용량 측정 방식 관리
알림, 개인 정보 보호 및 권한
API를 사용하여 데이터 생성 또는 내보내기

작업 수용량 계획을 통해 리더는 장기간에 걸친 프로젝트 인력 배치를 시각화하여 리소스 배정 결정을 최적화할 수 있습니다. 작업 할당을 관리하는 워크로드와 달리, 작업 수용량 계획은 프로젝트 전체에 개인을 할당하고 전체 업무 흐름에 어떻게 인력이 배치되어 있는지에 대한 개략적인 내용을 확인할 수 있습니다.

현재 작업 수용량 계획과 워크로드는 연결되어 있지 않다는 점에 유의하세요. 동료가 작업 수용량 계획에서 프로젝트에 할당되었지만 아직 배정된 작업이 없을 수 있으며, 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

작업 수용량 계획 기능은 Asana Enterprise, Enterprise+ 플랜, 그리고 기존 플랜인 Legacy Enterprise 플랜에서 사용하실 수 있습니다.

작업 수용량 계획 생성하기

작업 수용량 계획을 설정하려면 사이드바의 인사이트 섹션 아래에 있는 리소스 배정으로 이동합니다. 작업 수용량 계획 탭으로 이동하여 + 생성 을 클릭합니다.

리소스 배정하기

작업 수용량 계획을 만들면 ‘프로젝트’ 와 ‘인력’이라는 두 개의 탭이 표시됩니다.

프로젝트 탭

프로젝트 탭에서 프로젝트 또는 전체 포트폴리오를 추가할 수 있습니다. 포트폴리오를 추가하면 해당 포트폴리오의 모든 프로젝트가 작업 수용량 계획에 추가되며, 포트폴리오에서 프로젝트가 추가되거나 제거되는 경우 최신 상태로 유지됩니다.

+ 프로젝트 추가 버튼을 클릭하여 프로젝트 또는 포트폴리오를 추가하기 시작합니다. 여러 프로젝트에 걸쳐 팀에 인력을 배정하려면 각 프로젝트에 배정하려는 사람의 이름 또는 이메일을 추가하세요.

사용자 탭

'사람' 탭에서 왼쪽 상단 모서리에 있는 + 사람 추가 버튼을 클릭하고 프로젝트에 배정하려는 팀원을 선택하여 팀을 추가할 수 있습니다.

그런 다음, 왼쪽 상단의 + 팀원 추가 버튼을 클릭하고 프로젝트에 배정하고 싶은 팀원을 선택하여 팀을 추가합니다.

팀을 추가했다면 이제 리소스를 할당할 차례입니다. 작업 수용량 계획에서 팀원의 프로필 사진을 클릭하고 '+ 할당할 프로젝트 추가'를 선택하여 다양한 프로젝트에 팀원을 배정하세요. 팀원들이 현재 수행 중인 프로젝트와 앞으로 수행할 프로젝트를 추가하여 팀의 작업 수용량에 대한 장기적인 개요를 파악하세요.

동료에게 다른 작업 수용량 계획(또는 다른 탭)에서 이미 프로젝트가 할당되어 있는 경우, 다른 사람이 할당했더라도 해당 할당이 계속 표시됩니다. 이는 프로젝트 공개 범위 설정에 따라 관련 프로젝트를 볼 수 있는 권한이 있다고 가정합니다.

Capacity planning in Projects tab.png

포트폴리오 수준의 작업 수용량

포트폴리오 수준의 작업 수용량 계획은 작업 수용량 계획 프로젝트 탭 상단에 요약 통계 정보를 표시하여 포트폴리오 내 모든 프로젝트의 총 작업량을 종합적으로 파악할 수 있도록 해 줍니다. 이렇게 하면 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 총 작업량(시간, 인월 또는 기타 단위로 측정)을 확인할 수 있습니다.

포트폴리오 수준의 작업 수용량 집계는 작업 수용량 계획 프로젝트 탭 상단에 요약 행으로 표시됩니다.

Portfolio level capacity_total hours

이 요약 행을 통해 포트폴리오 매니저와 팀 리더는 다음 작업을 수행할 수 있습니다:

포트폴리오에 있는 모든 프로젝트에 대한 집계된 작업량 통계 보기
다양한 단위(시간, 인월 등)를 사용하여 총 작업 수용량 요구량을 추적
여러 프로젝트에서 리소스 배정을 동시에 모니터링하기
리소스 배분에 대해 데이터 기반의 의사 결정을 내립니다

할당 생성하기 및 편집하기

할당을 생성하려면 할당을 추가하고자 하는 곳을 클릭하기만 하면 됩니다. 그러면 시간 확대/축소 수준(일간, 주간, 월간)과 일치하는 할당이 자동으로 생성됩니다.

양쪽 끝을 원하는 날짜로 끌어다 놓아 이러한 할당을 늘리거나 줄일 수 있습니다. 계획이 변경되면 전체 할당을 드래그할 수 있습니다.

일괄 동작

Ctrl 또는 Command 키를 길게 누르고 할당을 선택한 후 모두 함께 드래그하거나 Delete 키를 누르면 할당을 한꺼번에 옮기거나 한꺼번에 삭제할 수 있습니다.

아래 예시에서는 할당을 한꺼번에 옮기고, 한꺼번에 재할당하고, 한꺼번에 삭제하는 방법을 보여 줍니다.

Bulk actions.gif

한 프로젝트에 여러 명 배정하기

프로젝트 탭에서 한 번에 여러 사람을 하나의 프로젝트에 배정할 수 있습니다. 프로젝트 이름 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭한 다음 '프로젝트 세부 정보 보기'를 클릭하여 프로젝트에 배정된 모든 직원을 볼 수 있습니다.

아래 GIF 이미지를 통해 작업 수용량 계획을 나가지 않고도 프로젝트 세부 정보를 빠르게 여는 방법을 확인하세요.

Allocating multiple people to a single project.gif

할당 전송

'할당을 이전' 기능을 사용하여 프로젝트의 모든 할당을 한 사용자에서 다른 사용자로 일괄 이동할 수 있습니다. 프로젝트 이름 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭하고, '할당 내역 이전'을 선택한 다음, 작업을 할당받을 사용자의 이름을 입력합니다. 세부 정보는 아래 이미지를 참조하세요.

Transfer allocations.gif

사용자 필터링

'사람' 탭에서는 이름 또는 직함으로 특정 팀원을 빠르게 필터링할 수 있습니다. IT 팀 구성원의 업무량만 확인하려는 경우, ‘IT’라고 입력하고 ‘모두 선택’ 을 클릭하세요.

사용자에 대한 사용자 지정 필드를 사용하여 작업 수용량 계획에서 사용자 목록을 필터링할 수 있습니다. 이렇게 하면 업무를 할당할 때 역할, 스킬, 팀 또는 위치와 같은 속성에 기반하여 특정 사용자 그룹에 초점을 맞출 수 있습니다.

직책은 관리 콘솔을 통해 관리된다는 점에 유의하세요. 조직의 설정에 따라 개개인이 직접 관리할 수도 있습니다.

관리자는 사용자 탭에서 직접 직책을 편집할 수 있습니다. 해당 사용자의 이름 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭한 후 프로필 편집 을 클릭합니다. 여기에서 관리자는 직책을 변경할 수 있습니다.

Edit job titles

프로젝트 필터링

작업 수용량 계획 내의 '프로젝트' 탭과 '사용자' 탭 모두에서 필터를 사용하여 특정 프로젝트를 숨길 수 있습니다.

프로젝트 탭에서 필터를 선택합니다. 그런 다음, 특정 프로젝트를 숨기도록 선택하거나 '필터 추가'를 클릭하여 사용자 지정 필드, 프로젝트 상태, 프로젝트 마감일 등과 같은 특정 기준을 선택합니다. 예를 들어, 필터를 사용하여 상태가 '위험함'이고 향후 3개월 이내에 마감되는 프로젝트만 볼 수 있습니다.

Filtering out projects via the projects tab

마찬가지로, '사용자' 탭에서 특정 프로젝트만 필터링하거나 특정 기준에 부합하는 프로젝트만 필터링하도록 선택할 수 있습니다. '사용자' 탭에서 '필터' 를 클릭하고 필터 기준을 선택합니다.

Filtering out projects

작업 수용량 계획에서 저장된 보기를 새 탭으로 생성하기

작업 수용량 계획에서는 저장된 보기를 새 탭으로 생성할 수 있습니다. 저장된 보기에 대한 자세한 내용은 프로젝트 사용자 지정 및 보기 에 관한 이 기사를 참조하세요.

할당 삭제 및 복제

Deleting and duplicating allocations

할당을 선택하고 Delete 키를 누르거나 할당을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 할당을 삭제할 수 있습니다.

할당을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 '할당 복제' 를 선택하면 할당을 복제할 수 있습니다.

사용자 지정 필드로 그룹화하기

사용자 지정 필드별로 작업 수용량 보기를 그룹화하여 업무가 어떻게 분배되어 있는지 이해할 수 있습니다. 그룹화를 사용하면 기본 할당을 변경하지 않고도 팀, 역할 또는 프로젝트 카테고리 간에 작업 수용량의 불균형을 빠르게 파악하고 비교할 수 있습니다.

작업 수용량 계획의 '사람' 보기와 전체 워크로드에서 사용자의 사용자 지정 필드에 따라 그룹화할 수 있습니다. ' 리소스 관리' 를 열고, 작업 수용량 계획을 선택한 다음 '사용자' 를 클릭합니다. ' 그룹' 을 클릭하고 사용자 지정 필드를 선택하여 역할, 위치, 팀 등의 값을 반영하는 그룹을 생성하세요.

작업 수용량 계획의 프로젝트 보기에서 프로젝트 사용자 지정 필드를 기준으로 그룹화할 수 있습니다. 리소스 배정을 열고, 작업 수용량 계획을 선택한 다음 '프로젝트' 를 클릭합니다. ' 그룹' 을 클릭하고 프로젝트 사용자 지정 필드를 선택하여 우선순위, 비즈니스 부서 또는 프로그램과 같은 속성별로 업무를 체계적으로 정리하세요.

메모
사용자에 대한 사용자 지정 필드 추가에 대해 더 자세히 알아보려면 사용자에 대한 사용자 지정 필드 문서를 확인해 주세요.

플레이스홀더를 사용하여 리소스 할당하기

Asana Enterprise 및 Enterprise+ 플랜에서 사용하실 수 있습니다.

플레이스홀더를 사용하면 특정 개인을 즉시 배정하지 않고도 예정된 업무에 대한 작업 수용량을 확보할 수 있습니다. 플레이스홀더를 활용하면 팀이 워크로드를 더 정확하게 예측하고, 과도한 업무 배정을 방지하며, 팀원 간�� 작업을 공평하게 분배할 수 있습니다.

자리 표시자를 생성하는 방법은 다음과 같습니다.

사이드바에서 '리소스 배정'으로 이동합니다
작업 수용량 계획을 클릭합니다.
프로젝트 탭을 클릭합니다
원하는 프로젝트에서 '+ 사용자 또는 플레이스홀더 추가' 클릭
자리 표시자 탭을 클릭합니다
+ 새 플레이스홀더 생성 을 클릭합니다.
자리 표시자 이름 및 직함을 입력합니다
자리 표시자가 속할 팀을 선택하세요
생성 을 클릭합니다

메모
여러 팀에서 동일한 자리 표시자 이름을 사용하는 경우(예: '프로젝트 매니저'), 혼동을 방지하기 위해 각 자리 표시자는 특정 팀에 배정되어야 합니다.

작업 수용량 계획의 '인원' 탭에서 자리 표시자를 생성할 수도 있습니다.

'사용자' 탭으로 이동합니다
+ 사용자 추가 를 클릭합니다
'플레이스홀더' 탭으로 이동합니다
+ 새 플레이스홀더 생성 클릭

할당 전송

플레이스홀더 리소스에서 작업할 사용자를 파악한 후에는 플레이스홀더 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭하고 '할당량 이전' 을 선택한 다음 할당량을 이전하고자 하는 사용자의 이름을 입력합니다.

작업 수용량 측정 방식 관리

프로젝트를 계획할 때 작업 수용량을 측정하는 방식을 결정하세요. 퍼센트 할당, 예상 작업 시간 또는 간단한 프로젝트 또는 인원 수 중에서 선택할 수 있습니다. 팀에 가장 잘 맞는 옵션을 일관적으로 사용하는 것이 가장 좋습니다.

Frame 629722 (1).png

퍼센트 할당

퍼센트 할당은 시간 계산에 신경 쓸 필요 없이 사람들이 어디에 시간을 쓰고 있는지 측정하는 가장 일반적이고 간단한 방법입니다.

Frame 629726.png

아래 예시를 보면 Alan은 자신의 시간의 90%를 글로벌 시스템 점검 프로젝트에 할애해야 합니다. Beverly 님은 마감일이 겹치는 두 개의 프로젝트를 진행하고 있으며, 각 프로젝트에 업무 시간의 80%를 할애해야 합니다. Beverly는 한 주 동안 작업 수용량을 초과하게 될 것이므로, 작업 수용량이 빨간색으로 표시되어 Beverly, 그녀의 팀 또는 그녀의 관리자에게 해당 기간 동안 업무 일정을 조정하거나 추가 인력을 투입할 수 있도록 미리 알림이 제공됩니다.

Frame 629723 (1).png

사용자 또는 프로젝트 수

인원수 또는 프로젝트 수는 선택한 기간 동안 한 사람이 참여하고 있는 총 프로젝트 수 또는 특정 프로젝트에 참여하는 인원수를 간단히 표시합니다. 이 예에서 Alan은 일부 주에는 하나의 프로젝트를, 다른 주에는 한 번에 두 개의 프로젝트를 진행하고 있음을 알 수 있습니다.

Frame 629725.png

예상 시간

예상 시간은 프로젝트를 시간 단위로 정확하게 계획하고 이러한 예상 시간을 기준으로 할당량을 생성하려는 경우에 가장 적합합니다. 월마다 근무 일수가 다르기 때문에 주 단위로 계획할 때 예상 시간이 가장 간편한 경향이 있습니다.

Frame 629724.png

작업 수용량 조정

백분율 할당 또는 예상 소요 시간을 사용하는 경우, 메뉴에서 각 개인의 작업 수용량을 조정할 수 있습니다. 모든 사람의 작업 수용량을 동일하게 설정하거나 개개인에 맞게 수동으로 조정할 수 있습니다. 예상 시간의 경우, 이는 주간 작업 수용량에 적용됩니다.

알림, 개인 정보 보호 및 권한

알림

작업 수용량 계획을 사용하여 사용자를 프로젝트에 배정해도 해당 사용자에게는 알림이 전송되지 않습니다. 즉, 사용자가 프로젝트에 배정되었더라도 수신함 알림이나 이메일을 받지 않습니다. 이는 사전 계획 수립에 이상적입니다. 왜냐하면 공유할 준비가 될 때까지 알림이나 작업으로 팀을 혼란스럽게 하지 않으면서도 변경 사항을 적용하고, 여러 가지 방법을 시도하고, 심지어 처음부터 다시 시작할 수 있기 때문입니다.

개인 정보 보호 및 권한

누군가가 프로젝트에 배정되면, 해당 배정은 프로젝트에 그대로 유지되며 특정 작업 수용량 계획에만 국한되지 않습니다.

예를 들어, Alan님이 'Global Systems Overhaul' 프로젝트에 할당된 작업 수용량 계획이 있고, 동료가 Alan님을 추가하는 다른 작업 수용량 계획을 생성하는 경우, 해당 동료는 Alan님이 특정 날짜에 'Global Systems Overhaul' 프로젝트에 할당되어 있음을 볼 수 있습니다. 이는 동료에게 해당 프로젝트를 볼 수 있는 권한이 있다고 가정합니다.

API를 사용하여 데이터 생성 또는 내보내기

API를 사용하여 작업 수용량 계획 데이터를 업데이트하거나 Asana에서 데이터를 내보낼 수 있습니다. API가 어떻게 작동하는지 이해하려면 작업 수용량 계획과 할당이 어떻게 작동하는지 이해하는 것이 중요합니다. Asana는 할당 정보를 사용하여 각 사용자가 다양한 프로젝트에 배정된 시간을 추적하고 표시할 수 있습니다. 예를 들어, Sam님이 9월에 50시간, 10월에 40시간 동안 프로젝트 A에 배정된 경우, 이는 두 번의 할당이 됩니다. 이 할당량은 작업 수용량 계획에 두 개의 색상 바로 표시됩니다.

작업 수용량 계획이 로드될 때마다 Asana는 할당 API에 쿼리를 보내 해당 사용자 또는 프로젝트에 대한 모든 관련 할당 정보를 가져오며, 사용자도 Asana API를 사용하여 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 할당은 도메인 수준에서 존재하며, 작업 수용량 계획은 이 데이터를 표시하기 위한 필터링된 보기의 역할을 합니다. 예를 들어, 작업 수용량 계획에 팀원을 추가하면 해당 팀원의 다양한 프로젝트에 대한 기존 할당치가 모두 자동으로 가져오기되어 표시됩니다.

사용자의 할당에 대한 모든 업데이트(예: 프로젝트 소요 시간 조정 또는 다른 사람에게 할당 이동)는 해당 사용자가 포함된 모든 작업 수용량 계획에 즉시 반영됩니다. 이를 통해 작업 수용량 계획에 항상 가장 최신 리소스 배분이 표시됩니다.

할당 API를 사용하여 데이터를 내보내고 사용하는 모든 보고 도구(Tableau, Power BI 등)에 로드하여 더 고급적인 보고 작업을 수행할 수 있습니다.

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