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如何在 Asana 中建立內容行事曆

在本文中

建立一致的系統，以便在一處位置規劃、發佈和追蹤內容。本文將逐步介紹如何建立以行事曆為中心的專案、使用區段和欄位進行組織、將任務標準化、連結團隊和工具之間的工作、自動化交接以及追蹤結果。

步驟 1：建立內容行事曆專案

為您的編輯規劃建立一個新專案，並清楚地命名 (例如：每月內容行事曆)。切換至行事曆檢視，以便在每月方格中查看您的計劃，並將其儲存為專案的預設版面配置。行事曆成為日常規劃介面，同時您仍然可以使用清單或看板進行批量編輯和分類。

使用區段來反映您在看板和報告中如何組織工作。許多團隊按週組織（第 1 週、第 2 週等），以便您一目了然地查看整個月的分佈；其他團隊則偏好生命週期階段（構想、起草、審查中、排定、已發佈）。選擇一個模型並保持穩定，以便資料保持整潔。

若要建立區段：

  1. 點選新增任務旁的下拉式選單
  2. 點選區段 
  3. 命名您的區段

新增自訂欄位以擷取您用於路由和報告的結構化資訊。常見欄位：

  • 頻道 (Instagram、部落格、LinkedIn、電子報、YouTube)
  • 階段 (撰寫、審查中、排定、已發佈)
  • 受眾 (潛在客戶、客戶、合作夥伴)

您可以使用 Asana AI 建議其他欄位，以便新增至專案。

若要新增建議欄位：

  1. 點選自訂
  2. 選擇欄位並點選 + 新增 
  3. 點選推薦欄位

您可以選擇移除、新增或新增並填寫 AI 產生的欄位。

步驟 2：使用任務範本將工作標準化

將單一內容任務轉換為可重複的核對清單。建立一個 任務範本 ，例如「新內容資產」，其中包含子任務（草稿副本、建立視覺內容、合規審查、最終品質保證、排程/發佈）。

若應始終納入特定製作人或核准者，請在範本中將其新增為協作者，以便在使用範本時自動通知他們。範本可減少設定時間，並協助團隊遵循從構想到發佈的相同路徑。

若要建立任務範本：

  1. 前往自訂
  2. 按一下任務範本並選擇+ 新增
  3. 您可在此處填寫任務欄位

步驟 3：連結跨團隊和工具的工作

內容通常支援較大型的活動。使用跨專案歸屬將單一任務新增至多個專案，例如，將部落格文章保留在「內容行事曆」以及「產品發佈」專案中。兩個團隊都可以即時查看相同的任務、欄位、評論和附件，而無需建立重複項。

整合 Google 雲端硬碟，使資產與工作緊密相連。將簡介、草稿和最終檔案直接附加至任務，以便建立者和審查者從一處位置開啟最新版本。將檔案連結至任務還有助於儀表板指標和審查保持在目前的事實來源中。 步驟 4：使用規則和 Asana AI 保持管線運作

使用規則將日常交接和狀態變更自動化。例如，當階段 = 審查中時，自動將任務指派給編輯者，並將其移動至準備好進行審查區段。當階段 = 已發佈時，將其移動至已發佈，新增「已發佈」自訂欄位，並通知關係人。基於時間的推動有助於維持動能：如果任務處於撰寫階段超過五天，請新增評論或 @ 提及所有者。

在判斷有幫助的地方新增 AI 規則：分析描述以設定階段或建議頻道，或產生特定格式的草稿核對清單。保持提示簡短，並將輸出對應到現有的自訂欄位，以便結果保持一致且可報告。

步驟 5：使用儀表板和專案集追蹤結果

使用專案集將內容行事曆專案 (例如：每月或區域行事曆) 進行分組，並即時監控其健康狀況，並能夠深入瞭解任何專案的詳細資料。在一處位置，您可以查看狀態更新和所有者、查看自訂欄位彙總，並使用專案集儀表板進行高階圖表。

使用專案 儀表板標籤頁，將進度可視化：按每月頻道建立圖表，例如按指派對象的工作負荷和階段中的時間。依欄位 (例如受眾或區域) 篩選圖表，以便快速回答常見問題。儀表板會即時更新，因此狀態查核會議可以專注於決策，而非資料收集。

    專案儀表板標籤頁檢視

     

     

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    This article has been AI-translated.

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