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瞭解 AI 隊友的存取控制、記憶、整合和核准

在本文中

維護安全性和隱私與工作本身同等重要，AI 隊友的設計旨在遵循與您的同事完全相同的規則。它們在您現有權限的範圍內運作，確保其僅查看、搜尋或總結其明確獲邀加入的任務和專案。透過複製 Asana 的標準存取權限等級，以及使用尊重團隊隱私的記憶，這些 AI 隊友可協助提升您的生產力，且絕不會超越組織的資料防護機制。

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AI 隊友的存取控制項

首次建立時，AI 隊友可以看見網域中的公開任務和專案，就像新使用者一樣。必須明確將 AI 隊友新增為專屬 Work Graph 物件 (例如任務、專案、團隊) 的成員或協作者，才能查看和搜尋這些物件。 

AI 隊友遵循 Asana 的標準存取權限等級：

存取權層級

隊友可以做些什麼

編輯者

建立、編輯和完成任務；發佈評論；更新自訂欄位；管理子任務

評論者

發佈任務的評論；無法建立或編輯任務

檢視者

僅能讀取任務資訊；無法評論或編輯

注意 icon注意

若 AI 隊友被新增至團隊，則會繼承團隊的存取等級。

AI 隊友無法提升自己的權限。

當您指派任務或向 AI 隊友提出問題時，AI 隊友僅會使用您和 AI 隊友都能存取的任務、專案和其他物件中的資訊來回應。AI 隊友無法揭露您作為「觸發」使用者尚無權限檢視的資訊。

例如，若您要求 AI 隊友回答有關特定 Asana 專案的問題，則只有在您和 AI 隊友都有權存取該專案和/或其任務時，他們才能存取該專案並就該專案向您回覆。換句話說，您和您的 AI 隊友都必須是經授權的專案成員或任務協作者。 

注意 icon注意

請記住，擁有該任務存取權限的所有人都可看見 AI 隊友的評論。在觸發請求之前，請考慮該情境中的受眾是否適合您請求的內容。

存取控制的詳細資料

  • 預設情況下，AI 隊友可查看公開的 Asana 資料，就像您網域中的任何新使用者一樣 (例如：公開專案中的任務；公開團隊中的專案)。
  • 涉及或存取來自第三方工具 (例如 Google Drive) 資訊的請求，會使用觸發使用者的存取權杖。
  • 在建立或編輯 AI 隊友時，授權成員可以上傳重要資源 (例如：手冊、政策、指示)，供 AI 隊友持續參考和存取。

在實務上，這表示無法使用 AI 隊友來查找您尚未擁有存取權限的資訊。它只能處理您和 AI 隊友都能看到的相同任務、專案、團隊和第三方檔案。

若您希望 AI 隊友在專屬專案或團隊中提供協助，請務必將其新增為成員或協作者，就像新增新同事一樣。

記憶

為了長期提供協助，AI 隊友可以記住與其已完成工作相關的重要詳細資料。此區段說明這些記憶的運作方式，以及它們如何遵守與您的任務和專案相同的存取控制。

互動後，AI 隊友可能會儲存一個記憶，以供未來參考。記憶最常在執行任務時建立，但當 AI 隊友閱讀文件等關鍵資源時，也可能會建立記憶。將記憶視為私人備註，只有能夠同時看到相關物件並觸發 AI 隊友的使用者才能檢視。

關於記憶的詳細資料

  • 記憶會以特定時間點的回憶或任務相關互動的摘要形式儲存在任務中。
  • 失去任務存取權限的使用者也會失去其記憶的存取權限。
  • 當 AI 隊友從專案或任務中移除時，AI 隊友將忘記相關的記憶。
  • AI 隊友的授權成員可在 AI 隊友的個人資料頁面上檢視回憶。
  • 只有已有權限檢視來源任務的使用者才能看見記憶。例如，若隊友從專屬任務建立記憶，無法查看該任務的同事將無法查看該記憶，即使他們擁有該隊友的完整存取權限亦然。

簡而言之，記憶有助於 AI 隊友與您的偏好和過去的決定保持一致，但絕不會擴大存取權。只有已經可以查看基礎任務並與 AI 隊友合作的人員才能查看其記憶。

長久以往，這可讓團隊與 AI 隊友建立共享的背景資訊，以便 AI 隊友能夠從上次中斷的地方繼續工作，避免重複相同的問題，同時仍遵循您現有的權限。

整合

除了讀取您的 Asana 工作空間外，AI 隊友還可以連結至外部工具，以擴充其功能。

目前，所有 AI 隊友整合均代表您執行。當您觸發AI 隊友時，它會使用您自己連結的該工具帳戶，其動作看起來就像是由您執行的。AI 隊友只能看到和執行您在該工具中已經可以看到和執行的內容，因此它永遠無法存取您自己沒有權限的內容或執行您自己沒有權限的動作。 

注意 icon注意

為一位隊友授權整合，即可授予所有隊友對該整合的存取權限。

Google Drive

AI 隊友可以在 Google 雲端硬碟中讀取、搜尋、編輯及建立內容，包括：

  • Google 文件：讀取現有文件；建立新文件；編輯文件並變更內容
  • Google 試算表：讀取試算表資料；建立新的試算表；編輯儲存格值
  • Google 投影片：閱讀投影片內容

Gmail

AI 隊友可以在 Gmail 中讀取、搜尋、傳送及整理電子郵件，包括：

  • 讀取和搜尋：使用 Gmail 搜尋語法搜尋您的訊息和對話串、開啟完整對話串、摘要您未讀的收件匣，以及檢視或下載附件。
  • 草稿和傳送：撰寫新的電子郵件、儲存草稿、回覆、回覆所有人或轉發訊息。
  • 整理：套用或移除標籤、封存訊息、將其標示為已讀或未讀，以及將訊息移至垃圾桶。

Google 行事曆

AI 隊友可以檢視您的行事曆，並在 Google 日曆中管理活動，包括：

  • 檢視行事曆和活動：列出您的行事曆、列出日期範圍內的活動、開啟單一活動的詳細資料，以及根據與會者的空閒時間建議會議時間。
  • 管理活動：建立活動 (包括包含 Google Meet 連結的活動)、更新活動詳細資料 (例如時間和參加者)、刪除活動，以及代您回覆邀請 (接受、暫定或拒絕)。

Outlook（郵件和行事曆）

AI 隊友可以同時使用 Outlook 郵件和 Outlook 行事曆。

郵件

  • 讀取和搜尋：搜尋您的訊息、開啟特定訊息，以及列出最近傳送的項目。
  • 草稿和傳送：傳送電子郵件、建立或傳送草稿、回覆或回覆所有人。
  • 整理：設定訊息的類別和重要性，並將訊息移動至已刪除的項目 (可復原)。

行事曆

  • 檢視：列出活動、檢視日期範圍內的活動、開啟單一活動、查看空閒/忙碌狀態，以及尋找會議時間。
  • 管理活動：建立活動（包括 Teams 線上會議）、更新活動、取消活動（會通知與會者）、刪除您所組織但沒有與會者的活動，以及接受或拒絕邀請。

Slack

AI 隊友可以在 Slack 中搜尋、閱讀和發佈，包括：

  • 搜尋：在公開頻道中搜尋訊息和檔案、依名稱或描述尋找頻道，以及尋找您工作空間中的人員。
  • 閱讀：閱讀您有權存取的特定頻道或對話串中的訊息 (包括您所屬的私人頻道和直接訊息)、閱讀使用者個人資料，以及閱讀畫布。
  • 發佈和建立：傳送訊息、儲存草稿、排定稍後傳送的訊息，以及建立或更新畫布。

Microsoft Office 365 (搶鮮版)

  • 讀取、編輯並建立 SharePoint/OneDrive docx、pptx 和 xlsx 檔案的新文件。

若要與 AI 隊友一起使用 SharePoint/OneDrive，隊友會使用任務中協作使用者的認證。協作使用者必須擁有相關檔案的存取權限。

網頁存取

提供 URL 時，AI 隊友可以讀取公開網頁。這對以下情況很實用：

  • 研究主題或競爭對手
  • 閱讀公開文件
  • 從公開資料來源提取資訊

AI 隊友核准

總是需要核准

  • 移除任務協作者 - 任何移除一律受限
  • 移除專案成員 - 任何移除一律受限

根據條件需要核准

動作在以下情況下略過核准…在以下情況下需要核准…
指派任務指派對象為空，或已擁有任務存取權限指派對象將獲得任務的新讀取權限
建立具有指派對象的任務所有指派對象已擁有任務存取權限任何指派對象都將獲得新的存取權限
刪除任務隊友自己建立了任務刪除由其他人建立的任務
將任務新增至專案目前完全略過 (臨時標記 ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)若任務未對網域公開，則為必要
新增協作者至任務所有新增的人員已經具有任務可見度任何新增的人員都將獲得新任務的可見度
新增成員至專案專案對網域公開專案為專屬

 

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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