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瞭解 AI 隊友的存取控制、記憶庫和核准

在本文中

維護安全性和隱私與工作本身同等重要，而 AI 隊友的設計旨在遵守與您的同事完全相同的規則。它們在您現有權限的範圍內運作，確保它們只能查看、搜尋或總結其明確獲邀加入的任務和專案。透過複製 Asana 的標準存取權限層級，並使用尊重團隊隱私的記憶庫，這些 AI 隊友可協助您提高生產力，同時絕不會超越組織的資料保護範圍。

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AI 隊友的存取控制項

首次建立時，AI 隊友可以看到網域中的公開任務和專案，就像新使用者一樣。必須明確將 AI 隊友新增為專屬 Work Graph 物件 (例如任務、專案、團隊) 的成員或協作者，才能查看和搜尋這些物件。 

AI 隊友遵循 Asana 的標準存取權限等級：

存取權層級

隊友可以做些什麼

編輯者

建立、編輯和完成任務；發表評論；更新自訂欄位；管理子任務

評論者

在任務上發表評論；無法建立或編輯任務

檢視者

僅能查看任務資訊；無法評論或編輯

注意 icon注意

如果 AI 隊友被新增至團隊，它將繼承該團隊的存取等級。

AI 隊友無法提升自己的權限。

當您向 AI 隊友指派任務或提出問題時，AI 隊友只會使用您和 AI 隊友都能存取的任務、專案和其他物件中的資訊來回應。作為「觸發」使用者的您，若沒有檢視某些資訊的權限，則 AI 隊友也無法透露這些資訊。

例如，若您要求您的 AI 隊友回答有關某個 Asana 專案的問題，只有在您們雙方都具有該專案和/或其任務的存取權限時，他們才能存取該專案並就該專案向您作出回應。換句話說，您和您的 AI 隊友都必須是經授權的專案成員或任務協作者。 

注意 icon注意

請記住，所有擁有該任務存取權限的人都可以看到 AI 隊友的評論。在觸發請求之前，請考慮在該情境下，受眾是否適合接收您所請求的內容。

關於存取控制的詳細資料

  • 根據預設，AI 隊友可以看到 Asana 的公開資料，就像您網域中的任何新使用者一樣 (例如：公開專案中的任務；公開團隊中的專案)。
  • 涉及第三方工具 (例如 Google Drive) 或從這些工具存取資訊的請求，會使用觸發請求的使用者的存取權杖。
  • 在建立或編輯 AI 隊友時，獲得授權的成員可以上傳重要資源（例如：手冊、政策、說明），供 AI 隊友持續參考和存取。

在實務上，這意味著您無法使用 AI 隊友來查找您尚未擁有存取權限的資訊。它只能使用您和 AI 隊友都能看到的相同任務、專案、團隊和第三方檔案。

如果您希望 AI 隊友在專屬專案或團隊中提供協助，請確保已將其新增為成員或協作者，就像您新增新同事一樣。

記憶

為了長期提供協助，AI 隊友可以記住與其所完成工作相關的重要詳細資料。此區段說明這些記憶的運作方式，以及它們如何遵守與您的任務和專案相同的存取權限控制。

在互動結束後，AI 隊友可能會儲存一個記憶，以供未來參考。記憶最常在執行任務的過程中建立，但當 AI 隊友閱讀文件等關鍵資源時，也可能會建立記憶。您可以將記憶想像成私人筆記，只有能夠同時看到相關物件並觸發 AI 隊友的使用者才能查看這些記憶。

關於記憶的詳細資料

  • 記憶會以特定時間點的回憶或與任務相關的互動摘要的形式儲存在任務中。
  • 失去任務存取權限的使用者也會失去該任務記憶的存取權限。
  • 當 AI 隊友從專案或任務中移除時，該 AI 隊友將忘記相關的記憶。
  • AI 隊友的授權成員可以在 AI 隊友的個人資料頁面上檢視回憶。
  • 只有已擁有檢視來源任務權限的使用者才能看見記憶。例如，若隊友從專屬任務建立了一則記憶，則無法查看該任務的同事將無法看到該記憶，即便他們擁有該隊友的完整存取權限亦然。

簡而言之，記憶可協助 AI 隊友與您的偏好和過去的決定保持一致，但記憶絕不會擴大存取權限。只有已經可以查看相關任務並與 AI 隊友合作的人員才能夠查看其記憶。

長久以往，這能讓團隊與 AI 隊友建立共同的背景資訊，使 AI 隊友能夠從上次中斷的地方繼續工作，避免重複相同的問題，同時仍然遵守您現有的權限設定。

整合

除了讀取您的 Asana 工作空間外，AI 隊友還可以連結至外部工具，以擴展其功能。

注意 icon注意

為一位隊友授權整合，即可讓您的所有隊友都能存取該整合。

Google Drive

AI 隊友可以在 Google 雲端硬碟中讀取、搜尋、編輯和建立內容，包括：

  • Google 文件：讀取現有文件；建立新文件；編輯文件並變更內容
  • Google 試算表：讀取試算表資料、建立新的試算表、編輯儲存格值
  • Google 投影片：閱讀投影片內容

AI 隊友的動作是根據啟動觸發條件的使用者所擁有的權限來執行，且這些動作看起來就像是由該使用者執行的一樣。因此，AI 隊友的存取權限受到使用者權限的限制；例如，如果使用者沒有任務中的 Google 文件存取權限，AI 隊友就無法存取該文件。它不會分享任務中其他協作者的認證。

Microsoft Office 365 (搶鮮版)

  • 針對 SharePoint/OneDrive 的 docx、pptx 和 xlsx 檔案，讀取、編輯並建立新文件。

若要透過 AI 隊友使用 SharePoint/OneDrive，該隊友會使用該任務協作者的認證。協作使用者必須擁有相關檔案存取權限。

網頁存取

在提供 URL 後，AI 隊友可以讀取公開網頁。這對於以下情況非常實用：

  • 研究主題或競爭對手
  • 閱讀公開文件
  • 從公開資料來源提取資訊

AI 隊友核准

總是需要核准

  • 移除任務協作者：任何移除操作一律需要核准
  • 移除專案成員 - 任何移除操作一律需要核准

根據條件需要核准

動作在以下情況下可略過核准：在以下情況下需要核准：
指派任務指派對象為空，或已擁有任務存取權限指派對象將獲得此任務的新讀取權限
建立具有指派對象的任務所有指派對象已經擁有任務存取權限任何指派對象都將獲得新的存取權限
刪除任務隊友自己建立了任務刪除由其他人建立的任務
將任務新增至專案目前已完全略過 (臨時標記 ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)如果任務未對網域公開，則為必要項目
新增協作者至任務所有已新增的人員都已擁有任務可見度任何已新增的人員都將獲得新任務的可見度
新增成員至專案專案對網域公開這是專屬專案

 

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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