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瞭解 AI 隊友和 Dash 的存取控制、記憶體、整合和核准

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維護安全性和隱私權與工作本身同等重要，而 AI 隊友和 Dash 的設計旨在遵守與您的同事完全相同的規則。他們在您現有權限的範圍內運作，確保他們只會查看、搜尋或摘要他們已被明確邀請加入的任務和專案。透過反映 Asana 的標準存取權限等級，並使用尊重您團隊隱私的記憶體，這些功能有助於提升您的生產力，同時絕不會逾越您組織的資料防護機制。

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AI 隊友的存取控制

首次建立時，AI 隊友可以查看網域中的公開任務和專案，就像新使用者一樣。必須將 AI 隊友明確新增為專屬 Work Graph 物件 (例如任務、專案、團隊) 的成員或協作者，才能查看和搜尋這些物件。 

AI 隊友遵守 Asana 的標準存取權限等級：

存取權限層級

隊友可以做哪些事

編輯者

建立、編輯和完成任務；發佈評論；更新自訂欄位；管理子任務

評論者

在任務中發佈評論；無法建立或編輯任務

檢視者

僅可閱讀任務資訊；無法評論或編輯

 

注意 icon注意

如果將 AI 隊友新增至團隊，其將繼承團隊的存取權限等級。

AI 隊友無法提升自己的權限。

當您指派任務或向 AI 隊友提出問題時，AI 隊友只會使用您和 AI 隊友都能存取的任務、專案和其他物件的資訊來回覆。AI 隊友無法揭露您作為「觸發」使用者尚未擁有檢視權限的資訊。

例如，若您要求 AI 隊友回答有關特定 Asana 專案的問題，只有當您和 AI 隊友都具有該專案和/或其任務的存取權限時，AI 隊友才能存取該專案並向您提供相關回覆。換句話說，您和您的 AI 隊友都必須是經過授權的專案成員或任務協作者。 

注意 icon注意

請記住，擁有該任務存取權限的所有人都可看見 AI 隊友的評論。在觸發請求之前，請考慮該情境中的受眾是否適合您所請求的內容。

有關存取控制的詳細資料

  • 如同您網域中的任何新使用者一樣，AI 隊友預設可查看公開的 Asana 資料 (例如：公開專案中的任務；公開團隊中的專案)。
  • 涉及或存取來自第三方工具（如 Google 雲端硬碟）資訊的請求，會使用觸發使用者的存取權杖。
  • 建立或編輯 AI 隊友時，授權成員可以上傳關鍵資源 (例如：手冊、政策、指示)，供 AI 隊友持續參考和存取。

實際上，這意味著 AI 隊友無法用於查詢您尚未擁有存取權限的資訊。它只能處理您和 AI 隊友都能看到的相同任務、專案、團隊和第三方檔案。

如果您希望 AI 隊友協助專屬專案或團隊，請務必將其新增為成員或協作者，就像您新增新同事一樣。

記憶

為了長期保持實用性，AI 隊友可以記住與其所完成工作相關的重要詳細資料。本節說明這些記憶的運作方式，以及它們如何遵循與您的任務和專案相同的存取控制。

互動結束後，AI 隊友可能會儲存記憶，以供未來參考。記憶最常在執行任務期間建立，但當 AI 隊友閱讀文件等關鍵資源時，也可能會建立記憶。請將記憶體視為私人備註，只有能夠同時看到相關物件並觸發 AI 隊友的使用者才能檢視。

記憶的詳細資料

  • 記憶會以特定時間點的回憶或與任務相關的互動摘要形式儲存在任務中。
  • 失去任務存取權限的使用者也會失去其記憶的存取權限。
  • 當 AI 隊友從專案或任務中移除時，AI 隊友將忘記相關的記憶。
  • AI 隊友的授權成員可以在 AI 隊友的個人資料頁面上檢視記憶庫。
  • 只有已擁有檢視來源任務權限的使用者才能看見記憶庫。例如，若隊友從專屬任務建立記憶體，即使同事擁有該隊友的完整存取權限，但若無法查看該任務，也無法查看該記憶體。

簡單來說，記憶有助於 AI 隊友與您的偏好和過去的決策保持一致，但絕不會擴大存取權限。只有已經能夠查看基礎任務並與 AI 隊友合作的人員才能查看其記憶。

隨著時間推移，這讓團隊能夠與 AI 隊友建立共用情境，以便 AI 隊友能夠從上次中斷的地方繼續工作，避免重複相同的問題，同時仍遵守您現有的權限。

整合

除了閱讀您的 Asana 工作空間外，AI 隊友和 Asana Dash 還可以連結至外部工具，以擴展其功能。

目前，所有 AI 隊友和 Asana Dash 整合都會代表您執行操作。當您觸發AI 隊友或 Asana Dash 時，它們會使用您自己連結至該工具的帳戶，且其操作看起來就像是您執行的。AI 隊友或 Asana Dash 只能查看和執行您已能在該工具中查看和執行的內容，因此它絕不會存取您自己沒有權限的內容或執行您自己沒有權限的動作。 

注意 icon注意

為一位隊友授權整合，即為您的所有隊友授予該整合的存取權限。

Google 雲端硬碟

AI 隊友和 Asana Dash 可以讀取、搜尋、編輯和建立 Google 雲端硬碟中的內容，包括：

  • Google 文件：讀取現有文件；建立新文件；編輯文件以變更內容
  • Google 試算表：閱讀試算表資料；建立新試算表；編輯儲存格值
  • Google 投影片：閱讀投影片內容

Gmail

AI 隊友 Asana Dash 可以讀取、搜尋、傳送和整理 Gmail 中的電子郵件，包括：

  • 閱讀和搜尋：使用 Gmail 搜尋語法搜尋您的訊息和對話串，開啟完整的對話串，摘要您的未讀收件匣，以及檢視或下載附件。
  • 撰寫草稿並傳送：撰寫新電子郵件、儲存草稿、回覆、回覆所有人或轉寄訊息。
  • 整理：套用或移除標籤、封存訊息、將其標記為已讀或未讀，以及將訊息移至垃圾桶。
注意 icon注意

Asana 使用和傳輸從 Google 應用程式開發介面 (API) 收到的資訊時，將遵守Google API 服務使用者資料政策，包括有限使用規定。

Google 行事曆

AI 隊友 Asana Dash 可以檢視您的行事曆，並管理 Google 日曆中的活動，包括：

  • 檢視行事曆和活動：列出您的行事曆、列出日期範圍內的活動、開啟單一活動的詳細資料，並根據與會者的可參加時間建議會議時間。
  • 管理活動：建立活動 (包括包含 Google Meet 連結的活動)、更新活動詳細資料 (例如時間和參與者)、刪除活動，以及代表您回覆邀請 (接受、暫定或拒絕)。

Outlook (郵件和行事曆)

AI 隊友 Asana Dash 可以與 Outlook 郵件和 Outlook 行事曆搭配使用。

郵件

  • 閱讀和搜尋：搜尋您的訊息、開啟特定訊息，並列出最近傳送的項目。
  • 草稿和傳送：傳送電子郵件、建立或傳送草稿、回覆或回覆所有人。
  • 整理：設定訊息的類別和重要性，並將訊息移動至已刪除的項目 (可復原)。

行事曆

  • 檢視：列出活動、檢視某個日期範圍內的活動發生次數、開啟單一活動、檢查空閒/忙碌狀態，以及尋找會議時間。
  • 管理活動：建立活動（包括 Teams 線上會議）、更新活動、取消活動（會通知與會者）、刪除您舉辦但沒有與會者的活動，以及接受或拒絕邀請。

Slack

AI 隊友 Asana Dash 可以在 Slack 中搜尋、讀取和發佈內容，包括：

  • 搜尋：搜尋公開頻道中的訊息和檔案，依名稱或描述尋找頻道，並尋找您工作空間中的人員。
  • 閱讀：閱讀您有權存取的特定頻道或對話串中的訊息 (包括您所屬的私人頻道和直接訊息)，閱讀使用者的個人資料，以及閱讀畫布。
  • 發佈和建立：傳送訊息、儲存草稿、排定稍後傳送訊息，以及建立或更新畫布。

Microsoft Teams

AI 隊友 Asana Dash 可以在 Microsoft Teams 中搜尋和傳送訊息，包括：
 
  • 搜尋和瀏覽：列出您已加入的團隊以及團隊中的頻道，搜尋您有權存取的團隊和頻道中的訊息，並依確切的顯示名稱尋找組織中的人員。
  • 傳送：向頻道發佈訊息，或向人員傳送直接訊息 (如果尚無一對一聊天，則會建立新的聊天)。訊息可以是純文字或有格式的文字，並且可以 @ 提及他人。

HubSpot

AI 隊友 Asana Dash 可以透過 HubSpot 的 MCP 伺服器讀取和寫入您的 HubSpot CRM，包括：

  • CRM 記錄：閱讀聯絡人、公司、商機、支援單、產品、明細項目、報價、發票、訂單、訂閱和清單；建立和更新聯絡人、公司、商機、支援單、產品和明細項目。
  • 活動：閱讀並記錄與您的 CRM 記錄相關的通話、電子郵件、會議、備註和任務。
  • 行銷和內容：閱讀行銷活動、登陸頁面、網站頁面、部落格貼文和行銷活動。

使用者在授權整合時，系統會要求他們選擇權限。AI 隊友只能使用使用者授予的存取權限，且僅限於該使用者本身的 HubSpot 權限範圍內。

Canva

AI 隊友 Asana Dash 可以透過 Canva 的 MCP 伺服器建立、尋找和匯出設計，包括：

  • 建立和編輯：根據提示產生新設計 (文件、簡報、社群貼文、影片等)、編輯現有設計，並自動填寫品牌範本。
  • 尋找和組織：依標題、內容或中繼資料搜尋設計，瀏覽資料夾，並檢視設計的詳細資料。
  • 匯出和評論：將設計匯出為 PDF、圖片或影片，並在設計中新增評論。

部分功能（例如範本自動填寫）取決於使用者的 Canva 方案，以及系統管理員是否啟用 AI Connector。

Microsoft Office 365 (測試版)

  • 閱讀、編輯並建立 SharePoint/OneDrive docx、pptx 和 xlsx 檔案的新文件。

若要與 AI 隊友一起使用 SharePoint/OneDrive，隊友會使用任務中協作使用者的認證。協作使用者必須擁有相關檔案的存取權限。

網頁存取

當提供 URL 時，AI 隊友 Asana Dash 可以讀取公開網頁。這對於以下情況非常實用：

  • 研究主題或競爭對手
  • 閱讀公開文件
  • 從公開資料來源提取資訊

AI 隊友核准

總是需要核准

  • 移除任務協作者 - 任何移除操作一律需要經過審核
  • 移除專案成員 - 任何移除操作一律受控管

需要根據條件進行核准

動作在以下情況下略過核准...在以下情況下需要核准...
指派任務指派對象為空，或已擁有任務存取權限指派對象將獲得該任務的新讀取權限
建立有指派對象的任務所有指派對象都已擁有任務存取權限任何指派對象都將獲得新的存取權限
刪除任務隊友本人建立了任務刪除由其他人建立的任務
將任務新增至專案目前完全略過 (臨時旗標 ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)如果任務未對網域公開，則為必要
新增協作者至任務所有已新增的人員都已具有任務可見度任何新增的人員都將獲得新任務的可見度
新增成員至專案專案對網域公開此專案為專屬專案

 

Note icon注意

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AI 隊友存取控制：權限、隱私權和記憶體 | Asana 說明中心