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Richtlinie zur Datenaufbewahrung

In diesem Artikel

Verfügbar für Asana Enterprise+ oder Enterprise mit dem Add-on Compliance Management. Besuchen Sie unsere Preisübersichtsseite, um weitere Informationen zu erhalten.

Die Aufbewahrungsrichtlinie zielt darauf ab, inaktive Arbeitsdaten zu entfernen, und führt zur Löschung inaktiver Daten. Benutzer haben die Möglichkeit, zur Löschung vorgemerkte Daten innerhalb der ersten 30 Tage wiederherzustellen, wenn die Daten noch benötigt werden.

Betroffene Datentypen

Die Richtlinie umfasst derzeit die folgenden Datenobjekte:

  • Projekte in Asana
  • Aufgaben, die nicht in Projekten enthalten sind
  • Nachrichten zwischen Mitgliedern

Weitere Details zum Umfang der Datenabdeckung finden Sie in der folgenden Grafik. 

Dauer der Inaktivität

Daten können nach einem bestimmten Zeitraum der Inaktivität, der von Unternehmensadministratoren festgelegt wird, gelöscht werden. Im Allgemeinen umfasst Inaktivität im Allgemeinen alle Änderungen an Daten

Wann Elemente als inaktiv gelten

  • Keine der folgenden Projektaktivitäten hat stattgefunden:
    • Bearbeitungen von Projektfeldern – einschließlich Aktualisierungen oder Bearbeitungen von Name, Beschreibung, Archivierung, Projektteam/verantwortlicher Person, Status-Updates und Nachrichten usw.,
    • Jegliche Aktivität in Aufgaben innerhalb des Projekts – siehe unten aufgeführte Aufgabenaktivitäten
    • Das Projekt-Fälligkeitsdatum liegt innerhalb des Aufbewahrungszeitraums
  • Keine der folgenden Aufgabenaktivitäten ist aufgetreten:
    • Änderungen an Aufgabenfeldern – einschließlich Aktualisierungen oder Änderungen an Aufgabennamen, verantwortlicher Person, Fälligkeitsdatum, Aufgabenabhängigkeiten, Beschreibung, Anhängen, benutzerdefinierten Feldern, Kommentaren, Beteiligten, „Gefällt mir“-Angaben usw.,
    • Änderungen an Aufgabenzuordnungen – einschließlich Aktualisierungen oder Änderungen an Projektzuordnungen, Änderungen im Aufgabenabschnitt oder neue Unteraufgaben
    • Andere Aktionen – einschließlich duplizierter oder wiederhergestellter Aufgaben
    • Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe liegt innerhalb des Aufbewahrungszeitraums
  • Keine der folgenden Nachrichtenaktivitäten ist aufgetreten: 
    • Bearbeitungen der Nachricht – Aktualisierungen der Nachrichtenbeschreibung, der Beteiligten, der Gefällt-mir-Angaben usw.,
    • Kommentare zur Nachricht

Datenlöschung

Inaktive Daten, die gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden, fallen unter die Aufbewahrungsrichtlinien, sobald sie den angegebenen Zeitraum der Inaktivität erreicht haben. Inaktive Daten werden gelöscht. Daten, auf die Nutzer Admin-Zugriff haben, können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden. Danach werden sie dauerhaft gelöscht. Der Super-Admin kann Audit-Protokolle anzeigen, um zu sehen, was wiederhergestellt wurde. 

Inaktive Daten, die gelöscht werden, können in der Ansicht „Gelöscht“ wiederhergestellt werden. Sie werden dann nach 30 Tagen endgültig gelöscht, wenn sie vorher nicht wiederhergestellt werden. Der Löschvorgang wird in wöchentlichen Batches ausgeführt.

Benutzer, die Daten wiederherstellen möchten, die durch die Richtlinie gelöscht wurden, können dies tun, indem sie die Ansicht „Gelöscht“ in Asana aufrufen. Weitere Details finden Sie in diesem Hilfeartikel. Benutzer haben die Möglichkeit, gelöschte Projekte, Nachrichten oder Aufgaben innerhalb von 30 Tagen nach dem Löschen wiederherzustellen.

Admin-Konfiguration und Benachrichtigungen

Hinweis iconHinweis

Die Konfiguration der Admin-Konsole ist bis zum 31. Juli 2026 im frühzeitigen Zugriff verfügbar

Diese Funktion ist nur für Super-Admins von berechtigten Unternehmen in den Sicherheitseinstellungen in der Admin-Konsole verfügbar. In der Ansicht zur Datenaufbewahrung können Administratoren einen Aufbewahrungszeitraum von 6 Monaten bis 10 Jahren festlegen. Bevor die Richtlinie aktiviert wird, empfehlen wir Admins dringend, die Nutzer per Admin-Mitteilung zu informieren. 

Sobald der Admin die Richtlinieneinstellungen gespeichert hat, beginnt der Prozess in den folgenden Tagen. 

Im Monat nach der Aktivierung der Richtlinie erhalten Super-Admins des Unternehmens monatliche E-Mail-Benachrichtigungen mit einer Zusammenfassung der Daten, die im Vormonat durch die Richtlinie gelöscht wurden. 

Super-Admins können alle durch die Richtlinie gelöschten Daten anzeigen, indem sie über den Work Access-Modus auf die Ansicht „Gelöscht“ zugreifen. 

Daten, auf die Benutzer Admin-Zugriff haben, können 30 Tage lang wiederhergestellt werden. Danach werden sie dauerhaft gelöscht. Der Super-Admin kann Audit-Protokolle anzeigen, um zu sehen, was wiederhergestellt wurde.

Dateneinschlüsse

Im folgenden Diagramm finden Sie die Datentypen, die in den Geltungsbereich der Richtlinie fallen. Bestimmte Daten und Funktionen wie Teams, Ziele und Portfolios sind derzeit von der Richtlinie ausgenommen. 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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