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Die Zugriffskontrolle für AI Teammates verstehen

In diesem Artikel

Die Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz ist genauso wichtig wie die Arbeit selbst, und die AI Teammates sind so konzipiert, dass sie genau denselben Regeln folgen wie Ihre Kolleg*innen. Sie arbeiten innerhalb der Grenzen Ihrer bestehenden Berechtigungen und stellen sicher, dass sie nur die Aufgaben und Projekte sehen, durchsuchen oder zusammenfassen, zu denen sie ausdrücklich eingeladen wurden. Indem sie die Standardzugriffsebenen von Asana übernehmen und Speicher verwenden, die die Sichtbarkeitseinstellungen Ihres Teams respektieren, helfen diese AI Teamkollegen, Ihre Produktivität zu steigern, ohne jemals die Datenschutzgrenzen Ihres Unternehmens zu überschreiten.

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Zugriffskontrolle für AI Teamkollegen

Beim erstmaligen Erstellen können AI Teamkollegen öffentliche Aufgaben und Projekte in der Domain sehen – also genau wie neue Nutzer*innen. AI Teammates müssen explizit als Mitglieder oder Beteiligte zu privaten Work Graph-Objekten (z. B. Aufgaben, Projekte, Teams) hinzugefügt werden, um diese anzuzeigen und durchsuchen zu können. 

AI Teammates halten sich an die Standardzugriffsebenen von Asana:

Zugriffsebene

Was der Teamkollege kann

Editor

Aufgaben erstellen, bearbeiten und erledigen; Kommentare veröffentlichen; benutzerdefinierte Felder aktualisieren; Unteraufgaben verwalten

Kommentarzugriff

Kommentare zu Aufgaben veröffentlichen; kann keine Aufgaben erstellen oder bearbeiten

Ansichtszugriff

Kann nur Aufgabeninformationen einsehen; kann nicht kommentieren oder bearbeiten

 

Hinweis iconHinweis

Wenn ein AI Teammate zu einem Team hinzugefügt wird, übernimmt er die Zugriffsebenen des Teams.

Ein AI Teammate kann seine eigenen Berechtigungen nicht erweitern.

Wenn Sie einem AI Teammate eine Aufgabe zuweisen oder eine Frage stellen, antwortet der AI Teammate nur auf der Grundlage von Informationen aus Aufgaben, Projekten und anderen Objekten, auf die sowohl Sie als auch der AI Teammate zugreifen können. AI Teammates können keine Informationen preisgeben, für deren Anzeige Sie als „auslösender“ Nutzer noch keine Berechtigung haben.

Wenn Sie Ihren AI Teammate zum Beispiel bitten, Fragen zu einem bestimmten Asana-Projekt zu beantworten, kann er nur dann auf dieses Projekt zugreifen und Ihnen Antworten zu diesem Projekt geben, wenn Sie beide Zugriff auf dieses Projekt und/oder die dazugehörigen Aufgaben haben. Mit anderen Worten: Sowohl Sie als auch Ihr AI Teammate müssen berechtigte Projektmitglieder oder Beteiligte an der Aufgabe sein. 

Hinweis iconHinweis

Beachten Sie, dass Kommentare von AI Teammates für alle Personen sichtbar sind, die Zugriff auf diese Aufgabe haben. Bevor Sie eine Anfrage auslösen, sollten Sie überlegen, ob das Publikum in diesem Kontext für die von Ihnen angeforderten Inhalte geeignet ist.

Einzelheiten zur Zugriffskontrolle

  • AI Teammates können standardmäßig öffentliche Asana-Daten einsehen, genau wie alle neuen Nutzer*innen in Ihrer Domain (z. B. Aufgaben in öffentlichen Projekten; Projekte in öffentlichen Teams).
  • Bei Anfragen, die Informationen aus Tools von Drittanbietern, wie z. B. Google Drive, betreffen oder auf diese zugreifen, werden die Zugriffstoken des auslösenden Nutzers verwendet.
  • Beim Erstellen oder Bearbeiten eines AI Teammates können autorisierte Mitglieder wichtige Ressourcen (z. B. Playbooks, Richtlinien, Anweisungen) hochladen, damit der AI Teammate fortlaufend darauf zugreifen und sie als Referenz nutzen kann.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein AI Teamkollege nicht verwendet werden kann, um nach Informationen zu suchen, auf die Sie noch keinen Zugriff haben. Er kann nur mit denselben Aufgaben, Projekten, Teams und Dateien von Drittanbietern arbeiten, die sowohl Sie als auch der AI Teammate sehen können.

Wenn Sie möchten, dass ein AI Teammate bei einem privaten Projekt oder in einem privaten Team hilft, stellen Sie sicher, dass er als Mitglied oder Beteiligter hinzugefügt wurde, so wie Sie eine*n neue*n Kolleg*in hinzufügen würden.

Erinnerungen

Damit sie Teamkollegen auch langfristig hilfreich bleiben, können sie sich wichtige Details über die von ihnen erledigte Arbeit merken. In diesem Abschnitt wird erklärt, wie diese Erinnerungen funktionieren und wie sie denselben Zugriffskontrollen unterliegen wie Ihre Aufgaben und Projekte.

Nach einer Interaktion kann ein AI Teammate eine Erinnerung für die spätere Verwendung speichern. Erinnerungen werden am häufigsten während der Ausführung von Aufgaben erstellt, können aber auch erstellt werden, wenn ein AI Teammate wichtige Ressourcen wie Dokumente liest. Stellen Sie sich Erinnerungen wie private Notizen vor, die nur von Nutzern eingesehen werden können, die sowohl das zugehörige Objekt sehen als auch den AI Teammate aktivieren können.

Details zu Erinnerungen

  • Erinnerungen werden zu Aufgaben als zeitpunktbezogene Erinnerungen oder als Zusammenfassungen von Interaktionen im Zusammenhang mit der Aufgabe gespeichert.
  • Ein Nutzer, der den Zugriff auf eine Aufgabe verliert, verliert auch den Zugriff auf die zugehörigen Erinnerungen.
  • Wenn ein AI Teamkollege aus einem Projekt oder von einer Aufgabe entfernt wird, vergisst der AI Teamkollege die damit verbundenen Erinnerungen.
  • Erinnerungen können von berechtigten Mitgliedern des AI Teammates auf der Profilseite des AI Teammates eingesehen werden.
  • Eine Erinnerung ist nur für Nutzer sichtbar, die bereits über die erforderliche Berechtigung zum Anzeigen der ursprünglichen Aufgabe verfügen. Wenn ein Teamkollege beispielsweise eine Erinnerung aus einer privaten Aufgabe erstellt, kann ein*e Kolleg*in, der/die diese Aufgabe nicht sehen kann, die Erinnerung nicht sehen, selbst wenn er/sie uneingeschränkten Zugriff auf den Teamkollegen hat.

Einfach ausgedrückt: Erinnerungen helfen einem AI Teammate, sich an Ihre Präferenzen und früheren Entscheidungen zu halten, aber sie erweitern niemals den Zugriff. Nur Personen mit Zugriff auf die übergeordnete Aufgabe und die mit dem AI Teammate zusammenarbeiten, können seine Erinnerungen einsehen.

Im Laufe der Zeit können Teams auf diese Weise gemeinsam mit einem AI Teammate einen gemeinsamen Kontext aufbauen, sodass er die Arbeit dort fortsetzen kann, wo sie aufgehört hat, und nicht immer wieder dieselben Fragen stellen muss, während er sich weiterhin an Ihre bestehenden Berechtigungen hält.

Integrationen

AI Teammates können nicht nur Ihren Asana-Arbeitsbereich lesen, sondern auch eine Verbindung zu externen Tools herstellen, um ihre Fähigkeiten zu erweitern.

Hinweis iconHinweis

Wenn Sie eine Integration für einen Teamkollegen autorisieren, erhalten alle Ihre Teamkollegen Zugriff auf diese Integration.

Google Drive

AI Teammates können Inhalte in Google Drive lesen, durchsuchen, bearbeiten und erstellen, darunter:

  • Google Docs: Vorhandene Dokumente lesen; neue Dokumente erstellen; Dokumente mit inhaltlichen Änderungen bearbeiten
  • Google Tabellen: Tabellendaten lesen; neue Tabellen erstellen; Zellenwerte bearbeiten
  • Google Präsentationen: Folieninhalte lesen

Die Aktionen des AI Teammates werden mit den Berechtigungen des Nutzers ausgeführt, der den Auslöser initiiert hat, und diese Aktionen werden so angezeigt, als hätte der Nutzer sie ausgeführt. Folglich ist der Zugriff des AI Teamkollegen durch die Berechtigungen des Nutzers eingeschränkt; er kann beispielsweise nicht auf ein Google Dokument in einer Aufgabe zugreifen, wenn der Nutzer keinen Zugriff darauf hat. Er gibt die Anmeldedaten anderer Beteiligter an der Aufgabe nicht weiter.

Microsoft Office 365 (Beta)

  • Lesen, bearbeiten und erstellen Sie neue Dokumente für SharePoint-/OneDrive-DOCX-, -PPTX- und -XLSX-Dateien.

Um SharePoint/OneDrive mit einem AI Teammate zu nutzen, verwendet der Teamkollege die Anmeldedaten der an der Aufgabe mitarbeitenden Nutzer. Der mitarbeitende Nutzer muss Zugriff auf die relevanten Dateien haben.

Webzugriff

AI Teammates können öffentliche Webseiten lesen, wenn ihnen eine URL zur Verfügung gestellt wird. Dies ist nützlich für folgende Zwecke:

  • Recherche zu Themen oder Wettbewerbern
  • Öffentliche Dokumente lesen
  • Abrufen von Informationen aus öffentlichen Datenquellen
Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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