Loading
Plattform
ASANA AI
MÖGLICHKEITEN
Art des Unternehmens
Teams
Branchen
Anwendungsfälle
LERNEN
SUPPORT
DIENSTLEISTUNGEN
Help Center
search-icon

Themen

Grundlegendes zu Zugriffskontrolle, Erinnerungen, Integrationen und Genehmigungen für AI Teammates

In diesem Artikel

Die Wahrung von Sicherheit und Datenschutz ist genauso wichtig wie die Arbeit selbst, und die AI Teammates sind so konzipiert, dass sie genau dieselben Regeln befolgen wie Ihre Kolleg*innen. Sie arbeiten innerhalb der Grenzen Ihrer bestehenden Berechtigungen und stellen sicher, dass sie nur die Aufgaben und Projekte sehen, durchsuchen oder zusammenfassen, zu denen sie explizit eingeladen wurden. Indem sie die Standardzugriffsebenen von Asana widerspiegeln und Erinnerungen verwenden, die die Privatsphäre Ihres Teams respektieren, helfen diese AI Teammates, Ihre Produktivität zu steigern, ohne jemals die Datenschutzvorgaben Ihres Unternehmens zu überschreiten.

Ähnliche Artikel

Zugriffskontrolle für AI Teammates

Beim erstmaligen Erstellen können AI Teammates öffentliche Aufgaben und Projekte in der Domain sehen – genau wie neue Nutzer*innen. AI Teammates müssen explizit als Mitglieder oder Beteiligte zu privaten Work Graph-Objekten (z. B. Aufgaben, Projekte, Teams) hinzugefügt werden, um diese anzuzeigen und zu durchsuchen. 

AI Teammates respektieren die Standardzugriffsebenen von Asana:

Zugriffsebene

Was der Teamkollege kann

Editor

Aufgaben erstellen, bearbeiten und erledigen; Kommentare posten; benutzerdefinierte Felder aktualisieren; Unteraufgaben verwalten

Kommentarzugriff

Kommentare zu Aufgaben posten; kann keine Aufgaben erstellen oder bearbeiten

Ansichtszugriff

Kann nur Aufgabeninformationen lesen; kann nicht kommentieren oder bearbeiten

 

Hinweis iconHinweis

Wenn ein AI Teammate zu einem Team hinzugefügt wird, übernimmt er die Zugriffsebenen des Teams.

Ein AI Teammate kann seine eigenen Berechtigungen nicht erweitern.

Wenn Sie einem AI Teammate eine Aufgabe zuweisen oder eine Frage stellen, antwortet der AI Teammate nur mit Informationen aus Aufgaben, Projekten und anderen Objekten, auf die sowohl Sie als auch der AI Teammate zugreifen können. AI Teammates können keine Informationen preisgeben, für deren Anzeige Sie als „auslösender“ Benutzer noch nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen.

Wenn Sie zum Beispiel Ihren AI Teammate bitten, Fragen zu einem bestimmten Asana-Projekt zu beantworten, kann er nur dann auf dieses Projekt zugreifen und Ihnen antworten, wenn Sie beide Zugriff auf dieses Projekt und/oder seine Aufgaben haben. Mit anderen Worten: Sowohl Sie als auch Ihr AI Teammate müssen autorisierte Projektmitglieder oder Beteiligte an der Aufgabe sein. 

Hinweis iconHinweis

Denken Sie daran, dass Kommentare von AI Teammates für alle Personen sichtbar sind, die Zugriff auf diese Aufgabe haben. Bevor Sie eine Anfrage auslösen, überlegen Sie, ob die Zielgruppe in diesem Kontext für den Inhalt, um den Sie bitten, angemessen ist.

Details zur Zugriffskontrolle

  • AI Teammates sehen standardmäßig öffentliche Asana-Daten, wie jeder neue Nutzer in Ihrer Domain (z. B. Aufgaben in öffentlichen Projekten; Projekte in öffentlichen Teams).
  • Anfragen, die Informationen aus Tools von Drittanbietern wie Google Drive betreffen oder darauf zugreifen, verwenden die Zugriffstoken des auslösenden Nutzers.
  • Beim Erstellen oder Bearbeiten eines AI Teammates können autorisierte Mitglieder wichtige Ressourcen (z. B. Playbooks, Richtlinien, Anweisungen) hochladen, auf die der AI Teammate fortlaufend zugreifen und die er als Referenz nutzen kann.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein AI Teammate nicht verwendet werden kann, um nach Informationen zu suchen, auf die Sie noch keinen Zugriff haben. Er kann nur mit denselben Aufgaben, Projekten, Teams und Dateien von Drittanbietern arbeiten, die sowohl Sie als auch der AI Teammate sehen können.

Wenn Sie möchten, dass ein AI Teammate bei einem privaten Projekt oder Team hilft, stellen Sie sicher, dass er als Mitglied oder Beteiligter hinzugefügt wurde, so wie Sie eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen hinzufügen würden.

Erinnerungen

Um auch im Laufe der Zeit hilfreich zu bleiben, können sich AI Teammates wichtige Details über die von ihnen geleistete Arbeit merken. In diesem Abschnitt wird erklärt, wie diese Erinnerungen funktionieren und wie sie dieselben Zugriffskontrollen einhalten wie Ihre Aufgaben und Projekte.

Nach einer Interaktion kann ein AI Teammate eine Erinnerung für die spätere Verwendung speichern. Erinnerungen werden am häufigsten während der Ausführung von Aufgaben erstellt, können aber auch erstellt werden, wenn ein AI Teammate wichtige Ressourcen wie Dokumente liest. Stellen Sie sich Erinnerungen als private Notizen vor, die nur von Nutzern eingesehen werden können, die sowohl das zugehörige Objekt sehen als auch den AI Teammate auslösen können.

Details zu Erinnerungen

  • Erinnerungen werden zu Aufgaben als zeitpunktbezogene Erinnerungen oder Zusammenfassungen von Interaktionen im Zusammenhang mit der Aufgabe gespeichert.
  • Ein Nutzer, der den Zugriff auf eine Aufgabe verliert, verliert auch den Zugriff auf die zugehörigen Erinnerungen.
  • Wenn ein AI Teammate aus einem Projekt oder einer Aufgabe entfernt wird, vergisst der AI Teammate die damit verbundenen Erinnerungen.
  • Erinnerungen können von autorisierten Mitgliedern des AI Teammates auf der Profilseite des AI Teammates angezeigt werden.
  • Eine Erinnerung ist nur für Nutzer sichtbar, die bereits über die Berechtigung zum Anzeigen der Quellaufgabe verfügen. Wenn ein Teamkollege beispielsweise eine Erinnerung aus einer privaten Aufgabe erstellt, kann ein Kollege, der diese Aufgabe nicht sehen kann, die Erinnerung nicht sehen, selbst wenn er vollen Zugriff auf den Teamkollegen hat.

Einfach ausgedrückt: Erinnerungen helfen einem AI Teammate, Ihre Präferenzen und früheren Entscheidungen zu berücksichtigen, aber sie erweitern niemals den Zugriff. Nur Personen, die bereits die zugrunde liegende Aufgabe sehen und mit dem AI Teammate arbeiten, können dessen Erinnerungen sehen.

Im Laufe der Zeit können Teams so einen gemeinsamen Kontext mit einem AI Teammate aufbauen, damit er dort weitermachen kann, wo er aufgehört hat, und nicht dieselben Fragen wiederholt, während er weiterhin Ihre bestehenden Berechtigungen befolgt.

Integrationen

AI Teammates können nicht nur Ihren Asana-Arbeitsbereich lesen, sondern auch eine Verbindung zu externen Tools herstellen, um ihre Fähigkeiten zu erweitern.

Derzeit handeln alle AI Teammate-Integrationen in Ihrem Namen. Wenn Sie einen AI Teammate aktivieren, verwendet er Ihr eigenes verbundenes Konto für dieses Tool, und seine Aktionen werden so angezeigt, als hätten Sie sie ausgeführt. Ein AI Teammate kann nur das sehen und tun, was Sie bereits in diesem Tool sehen und tun können. Er kann also niemals auf Inhalte zugreifen oder Aktionen ausführen, für die Sie selbst keine Berechtigung haben. 

Hinweis iconHinweis

Wenn Sie eine Integration für einen Teamkollegen autorisieren, erhalten alle Ihre Teamkollegen Zugriff auf diese Integration.

Google Drive

AI Teammates können Inhalte in Google Drive lesen, durchsuchen, bearbeiten und erstellen, einschließlich:

  • Google Docs: Vorhandene Dokumente lesen; neue Dokumente erstellen; Dokumente mit inhaltlichen Änderungen bearbeiten
  • Google Tabellen: Tabellendaten lesen; neue Tabellen erstellen; Zellwerte bearbeiten
  • Google Präsentationen: Inhalt von Präsentationen lesen

Gmail

AI Teammates können E-Mails in Gmail lesen, durchsuchen, senden und organisieren, einschließlich:

  • Lesen und suchen: Durchsuchen Sie Ihre Nachrichten und Threads mithilfe der Gmail-Suchsyntax, öffnen Sie einen vollständigen Thread, fassen Sie Ihre ungelesene Inbox zusammen und sehen Sie sich Anhänge an oder laden Sie sie herunter.
  • Entwurf und Senden: Eine neue E-Mail verfassen, einen Entwurf speichern, antworten, allen antworten oder eine Nachricht weiterleiten.
  • Organisieren: Labels anwenden oder entfernen, Nachrichten archivieren, sie als gelesen oder ungelesen markieren und Nachrichten in den Papierkorb verschieben.

Google Kalender

AI Teammates können Ihren Kalender anzeigen und Events in Google Kalender verwalten, einschließlich:

  • Kalender und Termine anzeigen: Ihre Kalender auflisten, Termine in einem Datumsbereich auflisten, die Details eines einzelnen Termins öffnen und Besprechungstermine basierend auf der Verfügbarkeit der Teilnehmer vorschlagen.
  • Events verwalten: Events erstellen (einschließlich Events mit einem Google-Meet-Link), Event-Details wie Zeit und Teilnehmer aktualisieren, Events löschen und in Ihrem Namen auf Einladungen antworten (annehmen, mit Vorbehalt antworten oder ablehnen).

Outlook (E-Mail und Kalender)

AI Teammates können sowohl mit Outlook-Mail als auch mit dem Outlook-Kalender arbeiten.

Mail

  • Lesen und suchen: Durchsuchen Sie Ihre Nachrichten, öffnen Sie eine bestimmte Nachricht und listen Sie kürzlich gesendete Einträge auf.
  • Entwurf und Versand: Eine E-Mail versenden, einen Entwurf erstellen oder versenden, antworten oder allen antworten.
  • Organisieren: Legen Sie die Kategorie und Wichtigkeit einer Nachricht fest und verschieben Sie eine Nachricht in Gelöschte Einträge (wiederherstellbar).

Kalender

  • Anzeigen: Listen Sie Ereignisse auf, zeigen Sie Ereignistermine in einem Datumsbereich an, öffnen Sie ein einzelnes Ereignis, überprüfen Sie die Frei-/Gebucht-Verfügbarkeit und finden Sie Besprechungszeiten.
  • Veranstaltungen verwalten: Erstellen Sie Veranstaltungen (einschließlich Online-Meetings in Teams), aktualisieren Sie Veranstaltungen, stornieren Sie Veranstaltungen (wobei die Teilnehmer benachrichtigt werden), löschen Sie von Ihnen organisierte Veranstaltungen, an denen keine Teilnehmer teilnehmen, und nehmen Sie Einladungen an oder lehnen Sie sie ab.

Slack

AI Teammates können in Slack suchen, lesen und posten, einschließlich:

  • Suchen: Nachrichten und Dateien in öffentlichen Kanälen suchen, Kanäle nach Namen oder Beschreibung finden und Personen in Ihrem Arbeitsbereich finden.
  • Lesen: Nachrichten in einem bestimmten Kanal oder Thread lesen, auf den Sie Zugriff haben (einschließlich privater Kanäle und Direktnachrichten, denen Sie angehören), das Profil eines Nutzers lesen und einen Eintrag lesen.
  • Posten und erstellen: Eine Nachricht senden, einen Entwurf speichern, eine Nachricht für später planen und eine Canvas erstellen oder aktualisieren.

Microsoft Office 365 (Beta)

  • Lesen, bearbeiten und erstellen Sie neue Dokumente für SharePoint/OneDrive-DOCX-, PPTX- und XLSX-Dateien.

Um SharePoint/OneDrive mit einem AI Teammate zu verwenden, verwendet der Teamkollege die Anmeldedaten der an der Aufgabe mitarbeitenden Nutzer. Der mitwirkende Nutzer muss Zugriff auf die relevanten Dateien haben.

Webzugriff

AI Teammates können öffentliche Webseiten lesen, wenn ihnen eine URL zur Verfügung gestellt wird. Das ist hilfreich für:

  • Recherche zu Themen oder Wettbewerbern
  • Öffentliche Dokumentation lesen
  • Abrufen von Informationen aus öffentlichen Datenquellen

Genehmigungen von AI Teammates

Erfordert immer eine Genehmigung

  • Aufgabenbeteiligte entfernen – jede Entfernung ist immer genehmigungspflichtig
  • Projektmitglieder entfernen – jede Entfernung ist immer gesperrt

Erfordert Genehmigung basierend auf Bedingungen

AktionGenehmigung umgangen, wenn …Genehmigung erforderlich, wenn …
Aufgabe zuweisen„Verantwortliche Person“ ist null oder hat bereits Zugriff auf die AufgabeDie verantwortliche Person würde neuen Lesezugriff auf die Aufgabe erhalten
Aufgaben mit verantwortlichen Personen erstellenAlle verantwortlichen Personen haben bereits Zugriff auf die AufgabeJede verantwortliche Person würde neuen Zugriff erhalten
Aufgabe löschenDer Teamkollege selbst hat die Aufgabe erstelltLöschen einer Aufgabe, die von einer anderen Person erstellt wurde
Aufgabe zu Projekt hinzufügenDerzeit vollständig umgangen (temporäres Flag ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Wäre erforderlich, wenn die Aufgabe nicht für die Domain sichtbar ist
Beteiligte zur Aufgabe hinzufügenAlle hinzugefügten Personen haben bereits AufgabensichtbarkeitJede hinzugefügte Person würde neue Aufgabensichtbarkeit erhalten
Mitglieder zu Projekt hinzufügenDas Projekt ist für die Domain sichtbarDas Projekt ist privat

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

Feedback zur Übersetzung geben.

Verwandte Artikel

Laden
Zugriffskontrolle für AI Teammates: Berechtigungen, Datenschutz und Speicher | Asana Help Center