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Grundlegendes zu Zugriffskontrolle, Erinnerungen, Integrationen und Genehmigungen für AI Teammates und Asana Dash

In diesem Artikel

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Die Wahrung von Sicherheit und Datenschutz ist genauso wichtig wie die Arbeit selbst, und AI Teammates und Asana Dash sind so konzipiert, dass sie genau die gleichen Regeln befolgen wie Ihre Kolleg*innen. Sie arbeiten im Rahmen Ihrer bestehenden Berechtigungen und stellen sicher, dass sie nur die Aufgaben und Projekte sehen, durchsuchen oder zusammenfassen, zu denen sie explizit eingeladen wurden. Indem sie die Standardzugriffsebenen von Asana widerspiegeln und Erinnerungen verwenden, die die Privatsphäre Ihres Teams wahren, tragen sie dazu bei, Ihre Produktivität zu steigern, ohne jemals die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens zu verletzen.

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Zugriffskontrolle für AI Teammates

Beim erstmaligen Erstellen können AI Teammates öffentliche Aufgaben und Projekte in der Domain sehen – genau wie neue Nutzer*innen. AI Teammates müssen explizit als Mitglieder oder Beteiligte zu privaten Work Graph-Objekten (z. B. Aufgaben, Projekte, Teams) hinzugefügt werden, um diese anzuzeigen und durchsuchen zu können. 

AI Teammates beachten die Standardzugriffsebenen von Asana:

Zugriffsebene

Was der Teamkollege tun kann

Editor

Aufgaben erstellen, bearbeiten und erledigen; Kommentare posten; benutzerdefinierte Felder aktualisieren; Unteraufgaben verwalten

Kommentarzugriff

Kommentare zu Aufgaben posten; kann keine Aufgaben erstellen oder bearbeiten

Ansichtszugriff

Kann nur Aufgabeninformationen lesen; kann nicht kommentieren oder bearbeiten

 

Hinweis iconHinweis

Wenn ein AI Teammate zu einem Team hinzugefügt wird, übernimmt er die Zugriffsebenen des Teams.

Ein AI Teammate kann seine eigenen Berechtigungen nicht erweitern.

Wenn Sie einem AI Teammate eine Aufgabe zuweisen oder eine Frage stellen, antwortet der AI Teammate nur mit Informationen aus Aufgaben, Projekten und anderen Objekten, auf die sowohl Sie als auch der AI Teammate zugreifen können. AI Teammates können keine Informationen preisgeben, für deren Anzeige Sie als „auslösender“ Benutzer nicht bereits die erforderlichen Berechtigungen haben.

Wenn Sie Ihren AI Teammate beispielsweise bitten, Fragen zu einem bestimmten Asana-Projekt zu beantworten, kann er nur dann auf dieses Projekt zugreifen und Ihnen Antworten dazu geben, wenn Sie beide Zugriff auf dieses Projekt und/oder seine Aufgaben haben. Mit anderen Worten: Sowohl Sie als auch Ihr AI Teammate müssen autorisierte Projektmitglieder oder Beteiligte an der Aufgabe sein. 

Hinweis iconHinweis

Denken Sie daran, dass Kommentare von AI Teammates für alle Personen sichtbar sind, die Zugriff auf diese Aufgabe haben. Bevor Sie eine Anfrage stellen, sollten Sie überlegen, ob die Personen, die in diesem Kontext Zugriff haben, für den Inhalt, um den Sie bitten, geeignet sind.

Details zur Zugriffskontrolle

  • AI Teammates sehen standardmäßig öffentliche Asana-Daten, wie jeder neue Nutzer in Ihrer Domain (z. B. Aufgaben in öffentlichen Projekten; Projekte in öffentlichen Teams).
  • Anfragen, die Informationen aus Tools von Drittanbietern wie Google Drive betreffen oder auf diese zugreifen, verwenden die Zugriffstoken des auslösenden Benutzers.
  • Beim Erstellen oder Bearbeiten eines AI Teammates können autorisierte Mitglieder wichtige Ressourcen (z. B. Playbooks, Richtlinien, Anweisungen) hochladen, auf die der AI Teammate fortlaufend zugreifen und die er als Referenz verwenden kann.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein AI Teammate nicht verwendet werden kann, um nach Informationen zu suchen, auf die Sie noch keinen Zugriff haben. Er kann nur mit denselben Aufgaben, Projekten, Teams und Dateien von Drittanbietern arbeiten, die sowohl Sie als auch der AI Teammate sehen können.

Wenn Sie möchten, dass ein AI Teammate bei einem privaten Projekt oder Team hilft, stellen Sie sicher, dass er als Mitglied oder Beteiligter hinzugefügt wurde, so wie Sie auch eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen hinzufügen würden.

Erinnerungen

Um im Laufe der Zeit weiterhin hilfreich zu sein, können sich AI Teammates wichtige Details über die von ihnen erledigte Arbeit merken. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie diese Erinnerungen funktionieren und wie sie denselben Zugriffskontrollen unterliegen wie Ihre Aufgaben und Projekte.

Nach einer Interaktion kann ein AI Teammate eine Erinnerung für die spätere Verwendung speichern. Erinnerungen werden am häufigsten während der Ausführung von Aufgaben erstellt, können aber auch erstellt werden, wenn ein AI Teammate wichtige Ressourcen wie Dokumente liest. Stellen Sie sich Erinnerungen als private Notizen vor, die nur von Nutzern eingesehen werden können, die sowohl das zugehörige Objekt sehen als auch den AI Teammate auslösen können.

Details zu Erinnerungen

  • Erinnerungen werden in Aufgaben als zeitpunktbezogene Erinnerungen oder Zusammenfassungen von Interaktionen im Zusammenhang mit der Aufgabe gespeichert.
  • Ein Nutzer, der den Zugriff auf eine Aufgabe verliert, verliert auch den Zugriff auf die zugehörigen Erinnerungen.
  • Wenn ein AI Teammate aus einem Projekt oder einer Aufgabe entfernt wird, vergisst der AI Teammate die damit verbundenen Erinnerungen.
  • Erinnerungen können von autorisierten Mitgliedern des AI Teammates auf der Profilseite des AI Teammates eingesehen werden.
  • Eine Erinnerung ist nur für Benutzer sichtbar, die bereits über die erforderliche Berechtigung zum Anzeigen der Quellaufgabe verfügen. Wenn beispielsweise ein Teamkollege eine Erinnerung aus einer privaten Aufgabe erstellt, kann ein Kollege, der diese Aufgabe nicht sehen kann, die Erinnerung nicht sehen, selbst wenn er vollen Zugriff auf den Teamkollegen hat.

Einfach ausgedrückt: Erinnerungen helfen einem AI Teammate, im Einklang mit Ihren Präferenzen und früheren Entscheidungen zu bleiben, aber sie erweitern niemals den Zugriff. Nur Personen, die bereits die zugrunde liegende Aufgabe sehen und mit dem AI Teammate arbeiten können, können seine Erinnerungen einsehen.

Im Laufe der Zeit können Teams auf diese Weise einen gemeinsamen Kontext mit einem AI Teammate aufbauen, sodass dieser dort weitermachen kann, wo er aufgehört hat, und es vermieden wird, dieselben Fragen immer wieder zu stellen, während gleichzeitig Ihre bestehenden Berechtigungen eingehalten werden.

Integrationen

Zusätzlich zum Zugriff auf Ihren Asana-Arbeitsbereich können AI Teammates und Asana Dash eine Verbindung zu externen Tools herstellen, um ihre Funktionen zu erweitern.

Derzeit handeln alle AI Teammate- und Asana Dash-Integrationen in Ihrem Namen. Wenn Sie einen AI Teammate oder Asana Dash aktivieren, verwendet er Ihr eigenes, mit dem jeweiligen Tool verknüpftes Konto, und seine Aktionen werden so dargestellt, als hätten Sie sie selbst ausgeführt. Ein AI Teammate oder Asana Dash kann nur das sehen und tun, was Sie bereits in diesem Tool sehen und tun können. Daher kann er niemals auf Inhalte zugreifen oder Maßnahmen ergreifen, für die Sie selbst keine Berechtigung haben. 

Hinweis iconHinweis

Wenn Sie eine Integration für einen Teamkollegen autorisieren, erhalten alle Ihre Teamkollegen Zugriff auf diese Integration.

Google Drive

AI Teammates und Asana Dash können Inhalte in Google Drive lesen, durchsuchen, bearbeiten und erstellen, darunter:

  • Google Docs: Lesen vorhandener Dokumente; Erstellen neuer Dokumente; Bearbeiten von Dokumenten mit Inhaltsänderungen
  • Google Tabellen: Tabellendaten lesen; neue Tabellen erstellen; Zellwerte bearbeiten
  • Google Präsentationen: Inhalt von Folien lesen

Gmail

AI Teammates Asana Dash kann E-Mails in Gmail lesen, durchsuchen, senden und organisieren, einschließlich:

  • Lesen und suchen: Durchsuchen Sie Ihre Nachrichten und Threads mithilfe der Gmail-Suchsyntax, öffnen Sie einen vollständigen Thread, fassen Sie Ihre ungelesenen Nachrichten in der Inbox zusammen und sehen Sie sich Anhänge an oder laden Sie sie herunter.
  • Entwurf erstellen und senden: Verfassen Sie eine neue E-Mail, speichern Sie einen Entwurf, antworten Sie, antworten Sie an alle oder leiten Sie eine Nachricht weiter.
  • Organisieren: Labels zuweisen oder entfernen, Nachrichten archivieren, sie als gelesen oder ungelesen markieren und Nachrichten in den Papierkorb verschieben.
Hinweis iconHinweis

Die Verwendung und Übertragung von Daten, die Asana von Google-APIs erhält, erfolgt unter Berücksichtigung der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung.

Google Kalender

AI Teammates Asana Dash kann Ihren Kalender einsehen und Events in Google Kalender verwalten, einschließlich:

  • Kalender und Termine anzeigen: Ihre Kalender auflisten, Termine in einem bestimmten Zeitraum auflisten, die Details eines einzelnen Termins öffnen und je nach Verfügbarkeit der Teilnehmer Besprechungszeiten vorschlagen.
  • Veranstaltungen verwalten: Erstellen Sie Veranstaltungen (einschließlich Veranstaltungen mit einem Google-Meet-Link), aktualisieren Sie Veranstaltungsdetails wie Uhrzeit und Teilnehmer, löschen Sie Veranstaltungen und antworten Sie in Ihrem Namen auf Einladungen (Annehmen, Vielleicht oder Ablehnen).

Outlook (E-Mail und Kalender)

AI Teammates Asana Dash kann sowohl mit Outlook Mail als auch mit dem Outlook-Kalender arbeiten.

E-Mails

  • Lesen und suchen: Durchsuchen Sie Ihre Nachrichten, öffnen Sie eine bestimmte Nachricht und listen Sie kürzlich gesendete Einträge auf.
  • Entwurf erstellen und senden: Eine E-Mail senden, einen Entwurf erstellen oder senden, antworten oder an alle antworten.
  • Organisieren: Legen Sie die Kategorie und die Priorität einer Nachricht fest und verschieben Sie eine Nachricht in Gelöschte Einträge (wiederherstellbar).

Kalender

  • Anzeigen: Termine auflisten, Terminvorkommen innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzeigen, einen einzelnen Termin öffnen, die Verfügbarkeit (frei/beschäftigt) prüfen und Termine für Besprechungen finden.
  • Veranstaltungen verwalten: Erstellen Sie Veranstaltungen (einschließlich Teams-Online-Meetings), aktualisieren Sie Veranstaltungen, sagen Sie Veranstaltungen ab (wobei die Teilnehmer benachrichtigt werden), löschen Sie von Ihnen organisierte Veranstaltungen, bei denen es keine Teilnehmer gibt, und nehmen Sie Einladungen an oder lehnen Sie sie ab.

Slack

AI Teammates Asana Dash kann in Slack suchen, lesen und Beiträge erstellen, einschließlich:

  • Suche: Durchsuchen Sie Nachrichten und Dateien in sichtbaren Kanälen, suchen Sie Kanäle nach Namen oder Beschreibungen und finden Sie Personen in Ihrem Arbeitsbereich.
  • Lesen: Nachrichten in einem bestimmten Kanal oder Thread lesen, auf den Sie Zugriff haben (einschließlich privater Kanäle und Direktnachrichten, an denen Sie beteiligt sind), das Profil eines Benutzers lesen und einen Canvas lesen.
  • Veröffentlichen und Erstellen: Eine Nachricht senden, einen Entwurf speichern, eine Nachricht für später planen und ein Canvas erstellen oder aktualisieren.

Microsoft Teams

AI Teammates Asana Dash kann in Microsoft Teams nach Nachrichten suchen und Nachrichten senden, darunter:
 
  • Suchen und Durchsuchen: Listen Sie die Teams auf, denen Sie beigetreten sind, sowie die Kanäle in einem Team, suchen Sie nach Nachrichten in den Teams und Kanälen, auf die Sie Zugriff haben, und finden Sie Personen in Ihrem Unternehmen anhand ihres genauen Anzeigenamens.
  • Senden: Veröffentlichen Sie eine Nachricht in einem Kanal oder senden Sie eine Direktnachricht an eine Person (es wird ein neuer Einzelgesprächs-Chat erstellt, falls noch keiner vorhanden ist). Nachrichten können als reiner Text oder formatiert verfasst werden und können Personen @erwähnen.

HubSpot

AI Teammates Asana Dash kann über den MCP-Server von HubSpot Daten in Ihrem HubSpot-CRM lesen und schreiben, darunter:

  • CRM-Einträge: Lesen Sie Kontakte, Unternehmen, Geschäftsabschlüsse, Tickets, Produkte, Einzelposten, Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Abonnements und Listen; erstellen und aktualisieren Sie Kontakte, Unternehmen, Geschäftsabschlüsse, Tickets, Produkte und Einzelposten.
  • Aktivitäten: Lesen und Protokollieren von Anrufen, E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben, die mit Ihren CRM-Datensätzen verknüpft sind.
  • Marketing und Inhalt: Lesen Sie Kampagnen, Landingpages, Website-Seiten, Blogbeiträge und Marketing-Events.

Nutzer werden aufgefordert, Berechtigungen auszuwählen, wenn sie die Integration autorisieren. Der AI Teammate kann nur den Zugriff nutzen, der ihm gewährt wird, und nur im Rahmen der eigenen HubSpot-Berechtigungen dieses Nutzers bzw. dieser Nutzerin.

Canva

AI Teammates Asana Dash kann Designs über den MCP-Server von Canva erstellen, suchen und exportieren, darunter:

  • Erstellen und Bearbeiten: Erstellen Sie neue Designs anhand einer Eingabeaufforderung (Dokumente, Präsentationen, Beiträge für soziale Medien, Videos und mehr), bearbeiten Sie vorhandene Designs und füllen Sie Marken-Vorlagen automatisch aus.
  • Suchen und Organisieren: Suchen Sie Designs nach Titel, Inhalt oder Metadaten, durchsuchen Sie Ordner und zeigen Sie Designdetails an.
  • Exportieren und Kommentieren: Exportieren Sie Designs als PDFs, Bilder oder Videos und fügen Sie Kommentare zu einem Design hinzu.

Einige Funktionen (wie das automatische Ausfüllen von Vorlagen) hängen vom Canva-Abo des Nutzers und davon ab, ob der Admin den KI-Connector aktiviert hat.

Microsoft Office 365 (Beta-Version)

  • Lesen, bearbeiten und erstellen Sie neue Dokumente für SharePoint-/OneDrive-Dateien im docx-, pptx- und xlsx-Format.

Um SharePoint/OneDrive mit einem AI Teammate zu verwenden, nutzt der Teammate die Anmeldedaten der an der Aufgabe beteiligten Benutzer. Der zusammenarbeitende Benutzer muss Zugriff auf die relevanten Dateien haben.

Webzugriff

AI Teammates Asana Dash kann öffentliche Webseiten lesen, wenn ihm eine URL bereitgestellt wird. Das ist nützlich für:

  • Recherche zu Themen oder Wettbewerbern
  • Öffentliche Dokumentationen lesen
  • Abrufen von Informationen aus öffentlichen Datenquellen

Genehmigungen von AI Teammates

Immer genehmigungspflichtig

  • Aufgabenbeteiligte entfernen – jede Entfernung ist immer an Bedingungen geknüpft
  • Projektmitglieder entfernen – jede Entfernung ist immer an Bedingungen geknüpft

Erfordert eine Genehmigung basierend auf Bedingungen

AktionGenehmigung wird umgangen, wenn …Genehmigung erforderlich, wenn …
Aufgabe zuweisenEs ist keine verantwortliche Person festgelegt oder die verantwortliche Person hat bereits Zugriff auf die AufgabeDie verantwortliche Person würde neuen Lesezugriff auf die Aufgabe erhalten
Aufgaben mit verantwortlichen Personen erstellenAlle verantwortlichen Personen haben bereits Zugriff auf die AufgabeJede verantwortliche Person würde neuen Zugriff erhalten
Aufgabe löschenDer Teamkollege selbst hat die Aufgabe erstelltLöschen einer Aufgabe, die von einer anderen Person erstellt wurde
Aufgabe zu Projekt hinzufügenDerzeit vollständig umgangen (temporäres Flag ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Wäre erforderlich, wenn die Aufgabe nicht für die Domain sichtbar ist
Beteiligte zur Aufgabe hinzufügenAlle hinzugefügten Personen haben bereits Zugriff auf die AufgabeJede hinzugefügte Person würde neue Aufgabensichtbarkeit erhalten
Mitglieder zum Projekt hinzufügenDas Projekt ist für die Domain sichtbarDas Projekt ist privat

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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