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Créez un processus de prise de notes pour les appels Zoom avec Studio IA.

Dans cet article

Ce que vous allez accomplir
Prérequis
Découvrez le fonctionnement du processus
Configurez le processus
Consultez les questions fréquentes

Transformez le suivi de vos réunions en générant automatiquement des résumés, en extrayant des éléments d’action et en créant des tâches directement à partir de vos enregistrements Zoom. Configurez un processus automatisé qui élimine la prise de notes manuelle et assure le suivi des décisions.

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Ce que vous allez accomplir

À la fin de ce guide, vous disposerez d’un système entièrement automatisé qui – enfin.

Générez automatiquement des résumés de réunion lorsque les transcriptions sont disponibles pour les appels Zoom enregistrés. Extrayez et attribuez des éléments d’action aux membres de l’équipe. Créez des tâches organisées dans vos projets Asana. Gagnez du temps sur la documentation manuelle des réunions.

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous de disposer de –

Compte Zoom avec l’enregistrement et la transcription activés
Compte Asana sur une formule Starter, Advanced, Enterprise ou ancienne formule Premium ou Business avec l’IA activée.
- Utilisez Studio IA Basic, fourni gratuitement pour toutes les formules Asana, pour configurer et tester ce processus. Pour une utilisation régulière, recommandez les formules Studio IA Plus ou Pro. Installez l’intégration Asana pour Zoom (instructions de configuration).
  Découvrez le fonctionnement du processus
  
  Automatisez le processus suivant –
  Organisez une réunion Zoom avec l’enregistrement activé. Zoom génère une transcription audio une fois la réunion terminée. Asana détecte la nouvelle transcription et déclenche votre règle. Studio IA analyse la transcription et génère des résumés ou des éléments d’action. Les tâches sont automatiquement créées dans le projet spécifié.
  Configurez le processus
  Configurez ce processus de deux manières –
  1. Commencez par une règle d’IA prédéfinie pour créer des notes de réunion à partir de la transcription Zoom. Commencez à générer des notes de réunion automatiquement le plus rapidement possible.
  Commencez à – 2 –
  Configurez cette action à partir de zéro dans le générateur de règles en sélectionnant le déclencheur de transcription Zoom et les actions de tâches. Utilisez cette méthode si vous connaissez bien les règles et souhaitez personnaliser davantage ce processus. Passez en revue cette approche dans ce guide.

Étape 1 – Configurez la structure du projet

Créez un projet vierge pour saisir les notes de la réunion ou utilisez un projet existant.

Créez un champ personnalisé de type Texte. C’est là que le lien d’enregistrement sera publié. Créez un champ Date pour indiquer quand l’appel a eu lieu. Utilisez également l’échéance de la tâche.

Note

N’hésitez pas à ajouter d’autres champs que vous souhaitez que l’IA remplisse en fonction de votre cas d’utilisation, tels qu’un Type d’appel commercial.

Étape 2 – Créez des notes de réunion dans la règle des tâches Accédez à votre projet dans Asana. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit. Cliquez sur Règles, puis sélectionnez + Ajouter. Cliquez sur Créer avec Studio IA. Nommez votre règle (par exemple, « Notes de réunion d’équipe hebdomadaires »).

Choisissez l’une de ces options de déclenchement –

Option A : Toutes les réunions enregistrées (automatisation plus large)

Sélectionnez le déclencheur La transcription Zoom est prête et l’option Toutes les réunions que j’organise et que j’enregistre. Cela se déclenchera pour toutes les réunions Zoom où vous êtes l’hôte et où vous avez enregistré une transcription de réunion. Commencez par un projet privé pour cette règle, car toutes les réunions enregistrées que vous organisez publieront automatiquement du contenu dans ce projet.

Option B : réunion spécifique, y compris réunion récurrente (automatisation ciblée)

Sélectionnez le déclencheur La transcription Zoom est prête et l’option Réunions spécifiques que j’organise et que j’enregistre. Saisissez l’identifiant de réunion Zoom pour la réunion récurrente (vous le trouverez dans votre compte Zoom sous Personnel > Réunions). Configurez l’action

Sélectionnez Créer une tâche. Dans Ajouter un nom de tâche, choisissez Nom de la réunion. Pour le champ Échéance, choisissez La date à laquelle cette règle est déclenchée. Pour les champs personnalisés : vous pouvez ajouter Utiliser l’IA, ou pour le champ personnalisé Lien d’enregistrement, vous pouvez utiliser la variable URL d’enregistrement. Dans Description, ajoutez la variable Utiliser l’IA. Créez une sous-tâche intitulée Transcription. Cliquez sur la sous-tâche Transcription. Dans le champ description, cliquez sur le bouton + et utilisez la variable Transcription de Zoom. Étape 3 : créez des éléments d’action dans la règle des sous-tâches

Déclencheur : Ajoutez une tâche à ce projet

Action : créez des sous-tâches Assurez-vous que l’option Laisser l’IA décider du nombre de sous-tâches à créer est cochée. Définissez les champs Nom de la tâche, Échéance et Responsable sur Utiliser l’IA. Assurez-vous de cliquer sur la sous-tâche elle-même et de définir la description de la sous-tâche sur Utiliser l’IA.

Étape 4 – Invitez le Studio IA

Dans la zone Instructions pour l’IA, fournissez des instructions clés. Vous aurez besoin de deux invites distinctes, une pour chaque règle.

Note

Pour toute règle Studio IA où vous cherchez à attribuer dynamiquement des tâches à un ensemble restreint de personnes, par exemple en indiquant à l’IA à qui s’adresser pour certains types d’éléments d’action ou de suivi, assurez-vous de @mentionner toutes les équipes ou personnes spécifiques parmi lesquelles l’IA pourrait avoir besoin de choisir. En savoir plus sur l’utilisation des @mentions dans les prompts Studio IA.

Demandez la règle Créer des notes de réunion dans la tâche.

Créez des notes de réunion complètes à partir d’une transcription d’appel Zoom. Fournissez la transcription dans une sous-tâche. Ajoutez ces notes à la description de la tâche.

Format de description des tâches : Structurez les notes avec ces sections :

Résumez la réunion (2 à 3 phrases)

Points clés de la discussion

Sujet principal 1
- Détails clés
- Décisions prises
Sujet principal 2
- Détails clés
- Décisions prises

Questions et réponses importantes

Q : [Question posée] R : [Réponse fournie]

Décisions prises

Énumérez toutes les décisions concrètes

Risques et préoccupations

Identifiez les obstacles ou les risques

Étapes suivantes

Étapes clés à venir (les actions à traiter seront créées sous forme de sous-tâches)

Gardez la mise en forme claire et lisible. Mettez en avant les informations utiles pour quelqu’un qui n’a pas assisté à la réunion.

Demandez la règle Créer des éléments d’éléments d’action dans les sous-tâches

Extrayez des tâches spécifiques et exploitables de la transcription de la réunion qui se trouve dans la sous-tâche « Transcription » de cette tâche.

Pour chaque élément d’action, créez une sous-tâche avec :

Format du nom de la sous-tâche : « [Verbe d’action] [livrable spécifique] » Exemples :

Envoyez une proposition de tarification à Sarah
Planifiez une démo de suivi pour l'équipe d'ingénierie
Passez en revue la documentation de sécurité

Règles relatives au responsable :

Attribuez la tâche à une personne spécifique si elle s’est engagée à réaliser l’action en utilisant @[nom]. Si la personne n’est pas clairement identifiée, mais que la tâche est liée à un service (par exemple, « l’équipe d’ingénierie s’en chargera »), Attribuez à @[responsable du service]. Si aucun propriétaire n’est spécifié, attribuez à l’organisateur de la réunion. Utilisez le format @-mention d’Asana : @[prénom nom] ou @[nom de l’équipe].

Règles d’échéance :

Si une date spécifique est mentionnée, utilisez cette date
Si « cette semaine » → 3 jours ouvrables à compter de la réunion
Si « la semaine prochaine » → 7 jours ouvrables à compter de la réunion
Si aucune échéance → 5 jours ouvrables à compter de la réunion
Ne définissez jamais d'échéances les week-ends

Description des sous-tâches : Incluez :

Contexte : pourquoi cette action est nécessaire
Exigences spécifiques mentionnées lors de la réunion
Qui l'a demandé (si différent du responsable)
Toutes les dépendances ou conditions préalables

Limites :

Créez 3 à 7 actions à traiter maximum. Concentrez-vous sur des livrables concrets, pas sur de vagues suivis. Excluez les éléments tels que « réfléchir à » ou « envisager ». Combinez les petites tâches connexes en une seule action significative.

Étape 6 : Testez votre processus

Cliquez sur Publier la règle pour l’activer. Organisez une courte réunion test sur Zoom avec l’enregistrement activé. Attendez 5 à 10 minutes après la fin de la réunion pour le traitement de la transcription. Vérifiez votre projet Asana pour les tâches créées automatiquement.

Consultez les questions fréquentes

Trouvez les réponses à toutes vos questions ici.

– utilisez des mots plus courts si possible.

Note
Cet article a été traduit par l’IA.
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