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Slack et Asana

Dans cet article

L'intégration d'Asana pour Slack permettra à votre équipe de travailler à la fois sur Asana et Slack, sans avoir à changer constamment d'outil. En outre, l'intégration prend en charge les formules Enterprise Grid de Slack.

Les intégrations d’applications ne sont pas réservées aux projets. Vous pouvez ajouter des applications dans Mes tâches pour les intégrer aux outils préférés de votre équipe.

Premiers pas

Pour commencer, téléchargez l'application Asana pour Slack. Connectez-vous à Slack et suivez les invites du bot Asana pour Slack pour authentifier votre compte Asana, ce qui permettra à Asana d'envoyer des informations à Slack. Si un utilisateur faisant partie de votre organisation a déjà installé l'intégration, vous recevrez peut-être un message vous demandant d'authentifier de nouveau votre compte Asana sur Slack. Vous profiterez ainsi de toutes les dernières fonctionnalités.

Si vous recevez un message vous indiquant que vous n'êtes pas autorisé à installer Asana, veuillez contacter votre administrateur et lui demander d'approuver l'application pour votre espace de travail.

Slack app authentication


La nouvelle intégration Asana pour Slack diffère de la précédente et l'ancienne version deviendra bientôt obsolète. Tous les paramètres définis sur l'ancienne application seront importés et transférés vers la nouvelle intégration Asana pour Slack. Pour savoir comment définir les paramètres des projets associés, consultez la section du guide ci-dessous, intitulée Paramètres des projets associés.

La façon la plus rapide de faire démarrer votre équipe est de coller un lien vers une tâche Asana dans Slack. Demandez à vos collègues de cliquer sur Autres actions dans le menu déroulant, puis de sélectionner Aimer cette tâche. Effectuer une action sur la tâche leur permet de recevoir une nouvelle demande d’autorisation. Une fois l'authentification réussie, le nouvel Asana pour Slack remplacera l'ancienne version.

Migrer vers la nouvelle intégration

Si les commandes barre oblique ou les raccourcis d’application depuis la section Messages ne fonctionnent plus, cela signifie que la migration a débuté. Vous devrez passer à la nouvelle version de l’intégration pour avoir de nouveau accès à ces fonctionnalités. Nous importerons les configurations de vos chaînes de projet depuis l'ancienne application vers la nouvelle et vous recevrez des notifications dans les mêmes chaînes que vous utilisiez auparavant.

Slack auth

Utiliser l'intégration Asana pour Slack

L'intégration Asana pour Slack vous permet de changer les messages Slack en tâches, d'agir sur les tâches directement depuis Slack ou de créer de nouvelles tâches sans sortir de Slack. Les actions spécifiques aux tâches sont également accessibles par le biais de notifications dans vos chaînes personnelles ou de projet.

Depuis Slack, saisissez/asana help pour afficher une liste de commandes et des liens vers ce guide

Asana help

Changer un message Slack en tâche ou ajouter un message à une tâche existante

Recueillez les discussions dans Slack et changez-les en tâches ou ajoutez les discussions à des tâches existantes. Dans Slack, sélectionnez la discussion. Cliquez sur le bouton Voir plus de messages et sélectionnez Créer une tâche ou Ajouter à la tâche. Un lien sera créé dans la tâche Asana afin que vous puissiez accéder à la discussion Slack pour obtenir plus de contexte.

more actions

Quand vous accédez à une chaîne Slack, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur les trois points à côté d'un message Slack.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire à la tâche ou Créer une tâche.

Partagez des informations avec vos collègues : collez un lien vers une tâche, un jalon, un projet ou un statut Asana dans Slack. Vous pourrez alors agir sur ces éléments depuis Slack, grâce aux boîtes de dialogue et aux menus déroulants.

link unfurl actions

La personne ou les membres de la chaîne avec qui vous avez partagé la tâche seront en mesure de :

  1. Marquer la tâche comme terminée
  2. Aimer la tâche
  3. Changer le Responsable ou en ajouter un
  4. Changer l'échéance ou en ajouter une
  5. Ajouter la tâche à un projet
  6. Ouvrir la tâche sur Asana

Si vous partagez une tâche qui fait partie d'un projet dont les paramètres d'autorisation sont « uniquement visible par les membres » avec un utilisateur qui n'est pas membre du projet, celui-ci ne pourra pas modifier la tâche en question. Pour accéder au projet, cet utilisateur devra en demander l'autorisation à son propriétaire. Vous pouvez choisir d'afficher ou non la description des tâches ou projets privés grâce à la commande/asana settings.

Chat intelligent sur Slack

Le chat intelligent sur Slack vous permet d'obtenir des indicateurs et des recommandations liés à votre travail sur Asana, le tout dans le cadre de vos discussions sur Slack. Le chat intelligent sur Slack est disponible pour les clients disposant d'une formule Asana payante et d'une formule Slack payante.

 

Vous pouvez demander au chat alimenté par l'IA presque n'importe quelle question liée au travail afin de rationaliser vos tâches. Que vous cherchiez à obtenir les dernières mises à jour d'un projet, à savoir qui est responsable d'une tâche, à identifier des blocages ou à déterminer les prochaines étapes pour maintenir un projet en bonne voie. Vous pouvez même demander qui est la personne la mieux informée sur un sujet donné, afin de savoir à qui vous adresser sur Slack. Le chat alimenté par l’IA vous aide à obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l’essentiel sans passer d’un outil à l’autre.

AI chat example 

Pour accéder au chat intelligent sur Slack, suivez ces étapes :

  1. Repérez l'icône Asana dans le menu d'accès rapide en haut à droite de votre espace de travail Slack. 
  2. Cliquez sur Discuter avec Asana

Chat with Asana icon

 

Si cette icône n'est pas visible, vous pouvez l'ajouter en accédant à vos préférences utilisateur. Cliquez ensuite sur Navigation, puis sélectionnez-la dans la section « Agents d'application ». Si l'application n'apparaît pas dans la liste, vous devez d'abord demander à votre administrateur de l'activer pour votre espace de travail.

Résumés intelligents dans Slack

Restez au fait de l'évolution des tâches grâce aux résumés générés par l'IA directement dans Slack. Les résumés intelligents dans Slack permettent aux équipes d'obtenir un aperçu rapide du travail effectué sur une tâche sans avoir à quitter leur espace de travail Slack.

Pour pouvoir utiliser les résumés intelligents dans Slack, votre organisation Asana doit avoir activé l'IA Asana. L’utilisation des résumés intelligents dans Slack sera prise en compte dans les limites d’utilisation de l’IA de votre organisation. Pour en savoir plus sur les limites, consultez cet article du centre d'aide.

Utiliser l'intégration IA

Slack and Asana AI output (4).png 

  1. Copiez le lien de la tâche, puis collez-le sur un canal Slack ou dans un message direct.
  2. Un aperçu de la tâche s'affiche. Cliquez sur Résumer la tâche pour générer un résumé de la tâche.

Le résumé de la tâche n'est pas visible par les autres membres du canal Slack. Il n'est visible que par l'utilisateur qui l'a demandé. Tout membre du canal Slack ayant accès à la tâche aura la possibilité de résumer la tâche, mais le résumé lui-même ne sera visible que par l'utilisateur qui a cliqué sur le bouton Résumer la tâche.

Activer les aperçus de lien

Si vous ne voyez pas d'aperçus de tâches sur Slack, vérifiez vos paramètres Slack comme suit :

  1. Saisissez/asana settings dans n'importe quel message direct ou canal Slack pour accéder à vos paramètres.
  2. Vérifiez que l'option Afficher les aperçus de lien est activée.

Créer une tâche

Saisissez la commande/asana create pour créer une tâche sur Asana directement depuis Slack.

Une boîte de dialogue s’affiche. Les différents menus déroulants vous permettent de réaliser les actions suivantes :

  1. Ajouter un titre de tâche
  2. Ajouter un Responsable
  3. Ajouter une échéance
  4. Ajouter la tâche à un projet et sélectionner une section du projet
  5. Ajouter une description de la tâche
  6. Sélectionnez le canal dans lequel partager la tâche – vous pouvez désélectionner cette option si vous ne souhaitez pas la partager sur un canal, ou vous sélectionner vous-même si vous souhaitez que l'application vous envoie en message privé un lien vers la tâche.
  7. Déterminez les autorisations d'accès à cette tâche

Créer une tâche à l'aide d'emojis

Vous pouvez convertir les messages Slack en tâches Asana en utilisant l'emoji :memo: 📝. Pour ce faire, réagissez à n'importe quel message avec l'emoji 📝. Le contenu du message et toutes les réponses du fil de discussion sont automatiquement inclus dans la description de votre tâche.

Notifications personnelles

Lorsque vous installez l’application pour la première fois, vous recevrez un message d’Asana vous donnant le choix d’activer vos notifications Asana. Ceci est utile parce que vous serez en mesure d’agir directement depuis ces notifications sans quitter Slack. Vous recevez des notifications quand :

  • Une tâche vous est attribuée ou retirée

Pour les tâches qui vous sont attribuées, vous recevrez des notifications quand :

  • La tâche est terminée
  • L'échéance a été modifiée
  • Toutes les dépendances sont terminées
  • Une dépendance n'est pas terminée
  • L'échéance d'une dépendance a été modifiée
  • Vous avez été ajouté comme abonné
  • Quelqu'un a commenté une tâche que vous suivez

Vous recevez les notifications personnelles dans votre chaîne Asana personnelle, dans la section Applications de la barre latérale de Slack, tout en bas.

Note iconNote

Les notifications personnelles ne sont pas envoyées quand vous êtes actif sur Asana

Gérez vos notifications personnelles à tout moment en saisissant la commande/asana settings sur Slack. Vous pouvez alors : activer ou désactiver les notifications, changer votre domaine par défaut ou dissocier votre compte Asana de Slack.

personal project notification

Notifications de projet associé

Vous pouvez synchroniser les projets Asana avec des chaînes Slack. Ceci est utile parce que votre équipe et vous serez en mesure d'agir directement depuis ces notifications sans quitter Slack. Des notifications sont publiées dans la chaîne quand :

  • Une tâche est ajoutée au projet
  • Une tâche du projet est terminée
  • L'échéance d'une tâche du projet a été modifiée
  • Le Responsable d'une tâche de projet est modifié
  • Le statut d'un projet, d'un portefeuille ou d'un objectif a été modifié
Note iconNote

Veuillez noter que les mises à jour de projets, portefeuilles et objectifs privés peuvent être envoyées à un canal Slack comprenant des membres qui n'appartiennent pas aux projets, portefeuilles ou objectifs privés.

Pour configurer les notifications d’une chaîne, assurez-vous d’être dans cette chaîne. Saisissez ensuite/asana link pour faire apparaître l’option de choisir un projet et de l’associer à la chaîne. Vous pouvez également utiliser/asana link pour désactiver les notifications dans la chaîne.

linked project notification

Règles dans Slack

Vous pouvez utiliser des règles pour synchroniser les canaux Slack et les tâches Asana, afin que les mises à jour effectuées à un endroit soient prises en compte à l'autre endroit. Les règles vous aident à enregistrer le travail depuis Slack, à partager les changements de statut sur Slack et à maintenir les discussions cohérentes entre les deux outils.

Condition préalable : ajouter l'application Asana à un canal Slack

Avant d'utiliser des règles qui envoient des messages sur un canal Slack ou lisent des messages provenant de ce canal, vous devez ajouter l'application Asana à ce canal.

  1. Ouvrez le canal Slack sur lequel vous souhaitez utiliser les règles Asana.
  2. Cliquez sur le nom du canal en haut de l'écran.
  3. Cliquez sur Intégrations
  4. Cliquez sur Ajouter une application
  5. Recherchez Asana, puis cliquez sur « Ajouter ».

Une fois l'application Asana ajoutée, vous pouvez créer des règles qui lisent les messages de ce canal et y renvoient des mises à jour.

Note iconNote

Vous ne pouvez pas configurer de règles pour un canal Slack tant que l'application Asana n'a pas été ajoutée à ce canal.

Déclencheurs de règles Slack : déclenchement à partir de nouveaux messages et de réponses

Vous pouvez déclencher des règles à partir d'une activité Slack lorsque vous souhaitez transformer des discussions de canal en travail sur Asana.

Lorsqu'un message Slack est publié sur un canal, la règle peut créer ou mettre à jour une tâche sur Asana en fonction de ce message. Vous choisissez le canal à surveiller et pouvez ajouter des conditions d'IA pour vérifier le contenu de chaque message avant l'exécution de la règle. Par exemple, vous pouvez rechercher des messages qui mentionnent des mots-clés ou des expressions spécifiques avant de créer une tâche.

Slack rule triggers

Lorsqu'une réponse est publiée dans un fil de discussion Slack lié à une tâche Asana, la règle peut ajouter cette réponse à la tâche afin que l'intégralité de la discussion soit enregistrée. Il est ainsi plus facile de conserver le contexte sur Asana, même si les utilisateurs continuent de discuter sur Slack.

Actions de règles Slack : envoyer des messages sur un canal ou des messages directs

Vous pouvez utiliser des actions de message Slack dans les règles pour tenir votre équipe informée lorsque le travail évolue sur Asana.

Utilisez l'action Envoyer un message sur un canal pour publier une mise à jour sur un canal Slack lorsqu'une activité liée à une tâche est effectuée sur Asana. Vous pouvez par exemple envoyer un message lorsqu'une tâche est créée, déplacée vers une section spécifique ou marquée comme terminée. En incluant des variables de tâche dans le message, vous pouvez fournir à vos collègues un contexte clair sans qu'ils aient à quitter Slack.

Utilisez l'action Envoyer un message direct pour informer un utilisateur donné à partir d'une règle, afin qu'il soit immédiatement au courant des modifications importantes. Vous pouvez inclure dans le message des informations telles que le nom de la tâche, le Responsable et l'échéance, afin que la personne qui le reçoit comprenne ce qui a changé et sache où chercher sur Asana.

Utilisez l’action Envoyer une réponse au fil de discussion pour ajouter une réponse à un message Slack associé à la tâche déclenchante. Vous pouvez utiliser cette action pour tenir toutes les personnes présentes dans le fil de discussion Slack informées de la progression d'une tâche.

Utilisation des variables dans les règles Slack

Lors de la création d'une action dans l'application Slack, vous pouvez inclure des variables de tâches qui rempliront automatiquement le message Slack avec des informations sur la tâche lors de l'envoi de la notification, afin de rendre vos messages plus dynamiques et plus informatifs.

Lors de la création d'une règle de déclenchement pour l'application Slack, vous pouvez inclure des variables de message Slack qui ajouteront automatiquement des informations Slack à la tâche. 

Commentaires bidirectionnels avec des règles sur Slack

Vous pouvez créer une synchronisation bidirectionnelle des commentaires entre Slack et Asana afin que vos collègues puissent commenter là où ils le souhaitent, tout en conservant une seule et même discussion partagée.

Tout d'abord, créez une règle qui surveille un canal Slack à l'aide du déclencheur Slack « Un nouveau message est publié sur le canal » et qui crée une tâche à partir des nouveaux messages. Cela vous permet d'enregistrer les demandes et les questions qui commencent sur Slack afin de pouvoir les suivre sur Asana.

Ensuite, créez une règle qui détecte les réponses dans le fil de discussion Slack associé à l'aide du déclencheur Slack « Une réponse est publiée dans le fil de discussion » et qui ajoute ces réponses sous forme de commentaires à la tâche Asana. Ainsi, le fil de commentaires de la tâche reste complet même si les utilisateurs continuent de répondre sur Slack.

Enfin, créez une règle qui détecte les nouveaux commentaires sur la tâche Asana et envoie une réponse dans le fil de discussion Slack associé à l'aide de l'action Slack « Envoyer une réponse dans le fil de discussion ». Ainsi, les abonnés Slack sont tenus au courant des mises à jour sur Asana sans avoir à ouvrir Asana.

Two way comments with rules in Slack

Grâce à ces règles, vous pouvez maintenir la cohérence des commentaires sur Slack et sur Asana, tout en permettant à vos collègues d'utiliser l'outil qui leur convient le mieux.

Foire aux questions

Comment connecter Asana et Slack ?

Pour commencer, téléchargez l'application Asana pour Slack depuis l'annuaire des applications de Slack. Ensuite, authentifiez votre compte Asana lorsque le bot Asana vous y invite afin d'activer l'intégration entre les deux plateformes.

Puis-je créer des tâches Asana à partir de messages Slack ?

Vous pouvez convertir n'importe quel message Slack en tâche Asana en cliquant sur le menu à trois points à côté du message et en sélectionnant « Créer une tâche », ou ajouter le message à une tâche existante en sélectionnant « Ajouter à la tâche ».

Quels types de notifications Asana apparaissent sur Slack ?

Asana envoie des notifications personnelles sur votre canal Asana dans Slack lorsque des tâches vous sont attribuées, lorsque l'échéance d'une tâche est modifiée, lorsque des dépendances sont terminées ou modifiées et lorsque quelqu'un commente des tâches que vous suivez.

Comment fonctionne la synchronisation des règles entre Slack et Asana ?

Les règles peuvent créer automatiquement des tâches Asana à partir de messages Slack, ajouter des réponses de fils de discussion Slack en tant que commentaires de tâches sur Asana, et renvoyer des mises à jour de tâches vers les fils de discussion Slack afin de synchroniser les discussions sur les deux plateformes.

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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