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Slack et Asana

Dans cet article

Utiliser l’intégration Asana pour Slack
Aperçus des liens et actions
Chat intelligent sur Slack
Résumés intelligents dans Slack
Créer des tâches
Notifications Personal
Notifications de projet associé
Règles dans Slack
Commentaires bidirectionnels avec règles sur Slack

L'intégration d'Asana pour Slack permettra à votre équipe de travailler à la fois sur Asana et Slack, sans avoir à changer constamment d'outil. En outre, l’intégration prend en charge les formules Enterprise Grid de Slack.

Les intégrations d’applications ne sont pas réservées aux projets. Ajoutez des applications à votre section Mes tâches pour les intégrer aux outils que votre équipe utilise le plus.

Premiers pas

Pour commencer, téléchargez l’application Asana pour Slack. Connectez-vous à Slack et suivez les invites du bot Asana pour Slack pour authentifier votre compte Asana, ce qui permettra à Asana d’envoyer des informations à Slack. Si un utilisateur faisant partie de votre organisation a déjà installé l’intégration, vous recevrez peut-être un message vous demandant d’authentifier de nouveau votre compte Asana sur Slack. Vous profiterez ainsi des toutes dernières fonctionnalités.

Si vous recevez un message vous indiquant que vous n’êtes pas autorisé à installer Asana, veuillez contacter votre administrateur et lui demander d’approuver l’application pour votre espace de travail.

La nouvelle intégration Asana pour Slack diffère de la précédente et l’ancienne version deviendra bientôt obsolète. Tous les paramètres définis sur l’ancienne application seront importés et transférés vers la nouvelle intégration Asana pour Slack. Pour découvrir comment définir les paramètres des projets associés, consultez la section du guide ci-dessous, intitulée Paramètres des projets associés.

La façon la plus rapide de faire démarrer votre équipe est de coller un lien vers une tâche Asana dans Slack. Demandez à vos collègues de cliquer sur Autres actions dans le menu déroulant, puis de sélectionner Aimer cette tâche. Effectuer une action sur la tâche leur permet de recevoir une nouvelle demande d’autorisation. Une fois l’authentification réussie, le nouvel Asana pour Slack remplacera l’ancienne version.

Migrer vers la nouvelle intégration

Si les commandes slash ou les actions de message ne fonctionnent plus, cela signifie que la migration a débuté. Vous devrez passer à la nouvelle version de l’intégration pour avoir de nouveau accès à ces fonctionnalités. Nous importerons les configurations de vos chaînes de projet depuis l'ancienne application vers la nouvelle et vous recevrez des notifications dans les mêmes chaînes qu'avant.

Utiliser l’intégration Asana pour Slack

L’intégration Asana pour Slack vous permet de changer les messages Slack en tâches, d’agir sur les tâches directement depuis Slack ou de créer de nouvelles tâches sans sortir de Slack. Les actions spécifiques aux tâches sont également accessibles par le biais de notifications dans vos chaînes Personal ou de projet.

Depuis Slack, saisissez/asana help pour afficher une liste de commandes et des liens vers ce guide

Changer un message Slack en tâches ou ajouter un message à une tâche existante

Recueillez les discussions dans Slack et changez-les en tâches ou ajoutez les discussions à des tâches existantes. Dans Slack, sélectionnez la discussion. Cliquez sur le bouton Plus de messages et sélectionnez Créer une tâche ou Ajouter à la tâche. Un lien sera créé dans la tâche Asana afin que vous puissiez accéder à la discussion Slack pour obtenir plus de contexte.

Lorsque vous accédez à un canal Slack :

Cliquez sur l’icône avec les trois points à côté d’un message Slack
Cliquez sur Ajouter un commentaire à la tâche ou Créer une tâche.

Aperçus des liens et actions

Partagez des informations avec vos collègues : collez un lien vers une tâche, un jalon, un projet ou un statut Asana dans Slack. Vous pourrez alors agir sur ces éléments depuis Slack, grâce aux boîtes de dialogue et menus déroulants.

La personne ou le canal avec lequel vous avez partagé la tâche sera en mesure de :

Marquer la tâche comme terminée
Aimer la tâche
Changer le responsable ou en ajouter un
Modifier ou ajouter une échéance
Ajouter la tâche à un projet
Ouvrir la tâche sur Asana

Si vous partagez une tâche qui fait partie d’un projet avec des paramètres d’autorisation uniquement visible par les membres avec un utilisateur qui n’est pas membre du projet, celui-ci ne pourra pas faire de modification et il sera invité à demander l’accès au propriétaire du projet. Vous pouvez choisir d’afficher ou non la description des tâches ou projets privés grâce à la commande/asana settings.

Chat intelligent sur Slack

Le chat intelligent sur Slack vous permet d’obtenir des indicateurs et des recommandations sur votre travail sur Asana, directement dans vos discussions Slack. Le chat intelligent sur Slack est disponible pour les clients disposant d’une formule Asana payante et d’une formule Slack payante.

Vous pouvez demander à l’IA de répondre à presque toutes les questions liées au travail pour rationaliser vos tâches. Que vous recherchiez les dernières mises à jour d’un projet, que vous essayiez de savoir qui est responsable d’une tâche, que vous identifiiez les obstacles ou que vous déterminiez les prochaines étapes pour maintenir un projet sur la bonne voie. Vous pouvez même demander qui est la personne la plus compétente sur un sujet spécifique, afin de savoir à qui vous adresser sur Slack. Le chat alimenté par l’IA vous aide à obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l’essentiel sans passer d’un outil à l’autre.

AI chat example

Pour accéder au chat intelligent sur Slack, suivez ces étapes :

Cliquez sur l’icône Asana dans le menu d’accès rapide en haut à droite de votre espace de travail Slack
Cliquez sur Discuter avec Asana

Chat with Asana icon

Si cette icône n’est pas visible, vous pouvez l’ajouter en accédant à vos préférences utilisateur. Cliquez ensuite sur Navigation, puis sélectionnez-la dans la section Agents d’application. Si l’application n’apparaît pas dans la liste, vous devez d’abord demander à votre administrateur de l’activer pour votre espace de travail.

Résumés intelligents dans Slack

Restez au fait de l’évolution des tâches grâce aux résumés générés par l’IA directement dans Slack. Les résumés intelligents dans Slack permettent aux équipes d’obtenir un aperçu rapide du travail effectué sur une tâche sans avoir à quitter leur espace de travail Slack.

Votre organisation Asana doit avoir activé l’IA Asana pour pouvoir utiliser les résumés intelligents dans Slack. L’utilisation des résumés intelligents dans Slack sera prise en compte dans les limites d’utilisation de l’IA de votre organisation. Pour en savoir plus sur les limites, consultez cet article du Centre d’aide.

Utiliser l’intégration de l’IA

Slack and Asana AI output (4).png

Copiez l’URL de la tâche et collez-la dans un canal Slack ou un message direct.
Un aperçu des tâches s’affiche. Cliquez sur Résumer les tâches pour générer un résumé des tâches.

Le résumé des tâches n’est pas visible par les autres membres du canal Slack. Il n’est visible que par l’utilisateur qui l’a demandé. Tout membre du canal Slack ayant accès à la tâche aura la possibilité de résumer la tâche, mais le résumé lui-même n’est visible que par l’utilisateur qui a cliqué sur le bouton Résumer la tâche.

Activer les aperçus de lien

Si vous ne voyez pas les aperçus des tâches sur Slack, vérifiez vos paramètres Slack comme suit :

Saisissez/asana settings dans n’importe quel canal DM ou Slack pour ouvrir vos paramètres.
Assurez-vous que l’option Afficher les aperçus de lien est activée.

Créer des tâches

Saisissez la commande/asana create pour créer une tâche sur Asana depuis Slack.

Une boîte de dialogue s’affiche. Les différents menus déroulants vous permettent de réaliser les actions suivantes :

Ajouter un titre de tâches
Ajouter un responsable
Ajouter une échéance
Ajouter la tâche à un projet et sélectionner une section de projet
Ajouter une description des tâches
Sélectionnez le canal avec lequel partager les tâches. Vous pouvez désélectionner cette option si vous ne souhaitez pas la partager avec un canal, ou sélectionnez votre profil si vous souhaitez que l’application vous envoie uniquement un lien vers la tâche
Sélectionnez les personnes auxquelles cette tâche sera accessible

Créer une tâche à l’aide d’émojis

Vous pouvez convertir les messages Slack en tâches Asana en utilisant l’emoji :memo: 📝. Pour ce faire, réagissez à n’importe quel message avec l’emoji 📝. Le contenu du message et les réponses aux fils de discussion sont automatiquement inclus dans la description de votre tâche.

Notifications Personal

Lorsque vous installez l’application pour la première fois, vous recevrez un message d’Asana vous donnant le choix d’activer vos notifications Asana. Ceci est utile parce que vous serez en mesure d’agir directement depuis les notifications sans quitter Slack. Vous recevez des notifications quand :

Une tâche vous est attribuée ou retirée

Pour les tâches qui vous sont attribuées, vous recevrez des notifications quand :

La tâche est terminée
L’échéance a été modifiée
Toutes les dépendances sont terminées
Une dépendance n’est pas terminée
L’échéance d’une dépendance a été modifiée
Vous avez été ajouté comme abonné
Quelqu’un a commenté une tâche que vous suivez

Vous recevez les notifications personnelles dans votre chaîne Asana personnelle, dans la section Applications de la barre latérale de Slack, tout en bas.

Note
Les notifications Personal ne sont pas envoyées quand vous êtes actif sur Asana

Gérez vos notifications Personal à tout moment en saisissant la commande/asana settings sur Slack. Vous pouvez alors : activer ou désactiver les notifications, changer votre domaine par défaut ou dissocier votre compte Asana de Slack.

Notifications de projet associé

Vous pouvez synchroniser les projets Asana avec des canaux Slack. Ceci est utile parce que votre équipe et vous serez en mesure d’agir directement depuis les notifications sans quitter Slack. Des notifications sont publiées dans la chaîne quand :

Une tâche est ajoutée au projet
Une tâche du projet est terminée
L’échéance d’une tâche du projet a été modifiée
Le responsable d’une tâche de projet est modifié
Le statut d’un projet, d’un portefeuille ou d’un objectif a été modifié

Note
Veuillez noter que les mises à jour de projets, portefeuilles et objectifs privés peuvent être envoyées à un canal Slack comprenant des membres qui n’appartiennent pas aux projets, portefeuilles ou objectifs privés.

Pour configurer les notifications d’une chaîne, assurez-vous d’être dans cette chaîne. Saisissez ensuite/asana link pour faire apparaître l’option de choisir un projet et de l’associer à la chaîne. Vous pouvez également utiliser/asana link pour désactiver les notifications dans la chaîne.

Règles dans Slack

Vous pouvez utiliser des règles pour synchroniser les canaux Slack et les tâches Asana, de sorte que les mises à jour effectuées à un endroit se reflètent dans l’autre. Les règles vous aident à enregistrer le travail depuis Slack, à partager les changements de statut sur Slack et à aligner les discussions sur les deux outils.

Prérequis : ajoutez l’application Asana à un canal Slack

Avant d’utiliser des règles qui envoient des messages à un canal Slack ou lisent des messages de ce canal, vous devez ajouter l’application Asana au canal.

Ouvrez le canal Slack sur lequel vous souhaitez utiliser les règles Asana
Cliquez sur le nom du canal en haut de l’écran
Cliquez sur Intégrations
Cliquez sur Ajouter une application
Recherchez Asana et cliquez sur Ajouter

Une fois l’application Asana ajoutée, vous pouvez créer des règles qui lisent les messages de ce canal et lui renvoient des mises à jour.

Note
Vous ne pouvez pas définir de règles pour un canal Slack tant que l’application Asana n’a pas été ajoutée à ce canal.

Déclencheurs de règles Slack : déclenchement à partir de nouveaux messages et de nouvelles réponses

Vous pouvez créer des règles à partir de l’activité Slack lorsque vous souhaitez transformer les discussions de canal en tâches sur Asana.

Lorsqu’un message Slack est publié sur un canal, la règle peut créer ou mettre à jour des tâches sur Asana en fonction de ce message. Vous choisissez le canal à surveiller et pouvez ajouter des conditions d’IA pour vérifier le contenu de chaque message avant l’exécution de la règle. Par exemple, vous pouvez rechercher des messages qui mentionnent des mots-clés ou des expressions spécifiques avant de créer une tâche.

Slack rule triggers

Lorsqu’une réponse est publiée dans un fil de discussion Slack associé à une tâche Asana, la règle peut ajouter cette réponse à la tâche afin que l’ensemble de la discussion soit conservé. Il est ainsi plus facile de conserver le contexte sur Asana pendant que les utilisateurs poursuivent la discussion sur Slack.

Actions de règles Slack : envoyer des messages sur un canal ou des messages directs

Vous pouvez utiliser les actions de message Slack dans les règles pour tenir votre équipe informée lorsque le travail évolue sur Asana.

Utilisez l’action Envoyer un message sur le canal pour publier une mise à jour sur un canal Slack lorsque des tâches sont effectuées sur Asana. Par exemple, vous pouvez envoyer un message lorsqu’une tâche est créée, déplacée vers une section spécifique ou marquée comme terminée. L’inclusion de variables de tâches dans le message vous aide à donner à vos collègues un contexte clair sans quitter Slack.

Utilisez l’action Envoyer un message direct pour informer une personne spécifique d’une règle afin qu’elle puisse immédiatement prendre connaissance des changements importants. Vous pouvez inclure des détails tels que le nom de la tâche, le responsable et l’échéance dans le message afin que la personne qui le reçoit comprenne ce qui a changé et où chercher sur Asana.

Utilisez l’action Envoyer une réponse au fil de discussion pour ajouter une réponse à un message Slack lié à la tâche de déclenchement. Vous pouvez l’utiliser pour tenir tous les participants au fil de discussion Slack informés de la progression d’une tâche.

Utilisation de variables dans les règles Slack

Lorsque vous créez une action d’application Slack, vous pouvez inclure des variables de tâches qui rempliront automatiquement le message Slack avec des informations sur la tâche lorsque la notification est envoyée, afin de rendre vos messages plus dynamiques et informatifs.

Lorsque vous créez une règle de déclenchement d’application Slack, vous pouvez inclure des variables de message Slack qui rempliront automatiquement la tâche avec des informations Slack.

Commentaires bidirectionnels avec règles sur Slack

Vous pouvez créer une synchronisation bidirectionnelle des commentaires entre Slack et Asana afin que vos collègues puissent commenter où ils le souhaitent tout en conservant une seule discussion partagée.

Tout d’abord, créez une règle qui surveille un canal Slack à l’aide du déclencheur Slack « Un nouveau message est publié sur le canal » et crée des tâches à partir de nouveaux messages. Cela vous aide à saisir les demandes et les questions qui commencent dans Slack afin qu’elles puissent être suivies sur Asana.

Ensuite, créez une règle qui détecte les réponses dans le fil de discussion Slack associé à l’aide du déclencheur Slack « Une réponse est publiée dans le fil de discussion » et ajoute ces réponses en tant que commentaires à la tâche Asana. Le fil de commentaires de la tâche reste ainsi terminé pendant que les utilisateurs continuent de répondre sur Slack.

Enfin, créez une règle qui détecte les nouveaux commentaires sur la tâche Asana et envoie une réponse au fil de discussion Slack associé à l’aide de l’action Slack « Envoyer une réponse au fil de discussion ». Les abonnés Slack sont ainsi tenus au courant des mises à jour sur Asana, sans avoir à ouvrir Asana.

Two way comments with rules in Slack

Une fois ces règles en place, vous pouvez synchroniser les commentaires Slack et Asana tout en permettant à vos collègues d’utiliser l’outil qui leur convient le mieux.

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Note
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Note
Cet article a été traduit par l’IA.
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