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Politique de conservation des données

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Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.

Disponible avec Asana Enterprise+ ou Enterprise avec l'extension Gestion de la conformité. Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.

La politique de conservation des données cible les données de travail inactives en vue de leur suppression et entraînera la suppression des données inactives. Les utilisateurs ont la possibilité de récupérer les données supprimées dans les 30 premiers jours si elles sont encore nécessaires.

Types de données concernés

La politique couvre actuellement les objets de données suivants :

  • Projets Asana
  • Tâches qui ne sont pas dans les projets
  • Messages entre les membres

Pour plus de détails sur la portée de la couverture des données, consultez le visuel ci-dessous. 

Durée d'inactivité

Les données pourront être supprimées après une période d'inactivité spécifiée définie par les administrateurs de l'organisation. En général, l'inactivité comprend toute modification des données

Qu'est-ce qui est considéré comme inactif ?

  • Aucune des activités de projet suivantes n'a eu lieu :
    • Modifications des champs du projet : y compris les mises à jour ou les modifications du nom, de la description, de l'archivage, de l'équipe/du propriétaire du projet, des mises à jour de statut et des messages, etc.
    • Toute activité dans les tâches du projet - voir les activités des tâches énumérées ci-dessous
    • L'échéance du projet se situe dans la période de conservation
  • Aucune des activités de tâche suivantes n'a eu lieu :
    • Modifications des champs de la tâche - notamment les mises à jour ou les modifications du nom de la tâche, du responsable, de l'échéance, des dépendances de la tâche, de la description, des pièces jointes, des champs personnalisés, des commentaires, des collaborateurs, des mentions J'aime, etc.,
    • Modifications des associations de tâches, y compris les mises à jour ou les modifications des associations de projets, les changements dans la section de la tâche ou les nouvelles sous-tâches
    • Autres actions - notamment la duplication ou l'annulation de la suppression d'une tâche
    • L'échéance de la tâche se situe dans la période de conservation
  • Aucune des activités de message suivantes n'a eu lieu : 
    • Modifications du message - mises à jour de la description du message, des collaborateurs, des mentions J'aime, etc.,
    • Commentaires sur le message

Suppression des données

Les données inactives supprimées par la politique de conservation relèvent de la politique de conservation une fois qu'elles ont atteint la période d'inactivité spécifiée. Les données inactives sont supprimées. Les données auxquelles les utilisateurs disposent d'un accès administrateur peuvent être restaurées pendant 30 jours ; passé ce délai, elles sont définitivement supprimées. Le super administrateur peut consulter les journaux d'audit pour voir ce qui a été restauré. 

Les données inactives supprimées peuvent être récupérées depuis la vue « Supprimés », puis définitivement supprimées après 30 jours si elles ne sont pas récupérées. Le processus de suppression sera exécuté par lots hebdomadaires.

Les utilisateurs qui souhaitent récupérer des données supprimées par la politique pourront le faire en accédant à la vue Éléments supprimés sur Asana. Pour en savoir plus, consultez cet article d'aide. Les utilisateurs ont la possibilité de restaurer les projets, messages ou tâches supprimés dans les 30 jours suivant leur suppression.

Configuration et notifications de l'administrateur

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les super administrateurs des organisations éligibles dans les paramètres de sécurité de la console d'administration. À partir de la vue de conservation des données, les administrateurs peuvent définir une période de conservation allant de 6 mois à 10 ans. Avant d'activer la politique, nous encourageons vivement les administrateurs à informer les utilisateurs via une annonce administrateur. 

Une fois que l'administrateur aura enregistré les paramètres de la politique, le processus commencera dans les jours qui suivent. 

Au cours du mois suivant l'activation de la politique, les super administrateurs de l'organisation recevront des notifications mensuelles par e-mail contenant un récapitulatif des données supprimées par la politique au cours du mois précédent. 

Les super administrateurs peuvent consulter toutes les données supprimées par la politique en accédant à la vue des éléments supprimés via le mode Accès au travail. 

Les données auxquelles les utilisateurs ont un accès administrateur peuvent être restaurées pendant 30 jours ; passé ce délai, elles sont définitivement supprimées. Le super administrateur peut consulter les journaux d'audit pour voir ce qui a été restauré.

Inclusions de données

Consultez le diagramme ci-dessous pour connaître les types de données inclus dans la portée de la politique. Certaines données et fonctionnalités telles que les équipes, les objectifs et les portefeuilles sont actuellement exclues de la politique. 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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