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Politique de conservation des données

Dans cet article

La fonctionnalité de politique de conservation des données est actuellement en phase de test bêta et n'est activée que pour un groupe de clients spécifique.

La politique de conservation des données cible les données de travail inactives en vue de leur suppression et entraînera la suppression des données inactives. Les utilisateurs ont la possibilité de récupérer les données supprimées dans les 30 premiers jours si elles sont encore nécessaires.

Types de données concernés

La politique couvre actuellement les projets Asana et les tâches qui ne font pas partie de projets sur Asana.

Durée d'inactivité

Une tâche ou un projet pourra être supprimé après une période d'inactivité spécifiée.

Qu'est-ce qui est considéré comme inactif ?

  • Aucune des activités de projet suivantes n'a eu lieu :
    • Modifications des champs du projet : y compris les mises à jour ou les modifications du nom, de la description, de l'archivage, de l'équipe/du propriétaire du projet, des mises à jour de statut et des messages, etc.
    • Toute activité dans les tâches du projet - voir les activités des tâches énumérées ci-dessous
    • L'échéance du projet se situe dans la période de conservation
  • Aucune des activités de tâche suivantes n'a eu lieu :
    • Modifications des champs de la tâche - notamment les mises à jour ou les modifications du nom de la tâche, du responsable, de l'échéance, des dépendances de la tâche, de la description, des pièces jointes, des champs personnalisés, des commentaires, des collaborateurs, des mentions J'aime, etc.,
    • Modifications des associations de tâches, y compris les mises à jour ou les modifications des associations de projets, les changements dans la section de la tâche ou les nouvelles sous-tâches
    • Autres actions - notamment la duplication ou la restauration d'une tâche
    • L'échéance de la tâche se situe dans la période de conservation

Suppression des données

Les données inactives supprimées peuvent être récupérées depuis la vue « Supprimés », puis définitivement supprimées après 30 jours si elles ne sont pas récupérées. Le processus de suppression sera exécuté par lots hebdomadaires.

Les utilisateurs dont les projets ou les tâches seront placés dans la corbeille recevront des notifications avant la suppression des données. Si les utilisateurs effectuent des actions dans ces projets ou tâches, ces projets ou tâches ne seront pas supprimés. Les utilisateurs ont également la possibilité de restaurer les projets ou tâches supprimés dans les 30 jours suivant leur suppression.

Notifications aux utilisateurs

Les utilisateurs concernés seront informés tous les mois de toute donnée mise à la corbeille et dont la suppression est prévue. Afin de conserver les données, l'utilisateur doit effectuer une action sur la tâche ou le projet avant qu'il ne soit placé dans la corbeille. Une fois l'élément supprimé, il peut être facilement récupéré à l'aide d'un lien hypertexte.

Les utilisateurs concernés recevront une tâche Asana contenant tous les éléments dont la suppression est prévue. Chaque élément sera mis en lien hypertexte dans la description. Il suffit de cliquer sur le lien et de sélectionner Annuler la suppression pour restaurer l'élément mis à la corbeille et réinitialiser l'inactivité.

Remarque : la notification répertoriera les éléments qui seront supprimés dans les 30 prochains jours. Si vous souhaitez réactiver un élément, il vous suffit d'effectuer une action (par exemple, une mention J'aime, un commentaire, etc.) sur cet élément. Si vous revenez sur la tâche de notification après 30 jours, les éléments seront supprimés. Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le lien et choisir d'annuler la suppression de l'élément.

Afficher et récupérer des données

Tâches

Les créateurs de tâches et les collaborateurs peuvent consulter la notification fournie ou accéder à la barre de recherche et sélectionner Tâches et messages supprimés dans la section Recherches enregistrées. Vous pouvez y afficher et récupérer les tâches supprimées.

Projets

Les administrateurs et les éditeurs de projet peuvent récupérer les projets supprimés. Un lien permettant de récupérer le projet supprimé se trouve dans la description de la tâche Asana mensuelle mentionnée dans la section Notifications utilisateur ci-dessus.

Les utilisateurs concernés recevront une notification dans leur boîte de réception une fois que cette tâche aura été créée et attribuée à eux. Cette tâche contient une liste de tous les éléments (tâches/projets) à supprimer. Une fois qu'un projet est mis à la corbeille, vous pouvez consulter cette tâche pour trouver le lien du projet. Une fois que vous aurez cliqué sur le lien d'une tâche ou d'un projet, vous aurez la possibilité d'Annuler la suppression ou de Supprimer définitivement.

Exclusions

Certaines données et fonctionnalités telles que les équipes, les objectifs et les portefeuilles sont actuellement exclues de la politique. 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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