AI Teammates apporte une assistance intelligente et contextuelle directement dans vos processus. Cet article explique comment les configurer, de l'utilisation de modèles prédéfinis à la définition de comportements personnalisés.
Articles connexes
À propos des AI Teammates
Les AI Teammates sont des agents collaboratifs alimentés par l'IA et directement intégrés à Asana. Les AI Teammates sont conçus pour les équipes, et pas seulement pour une personne à la fois. Ils créent une mémoire partagée du langage et des processus de votre organisation, ce qui permet à plusieurs collègues de leur attribuer du travail, de leur poser des questions et de vérifier leurs résultats.
Voici quelques-unes des principales façons dont les AI Teammates fonctionnent :
Contexte : les AI Teammates naviguent dans le Work Graph d'Asana pour comprendre les relations entre vos projets, tâches, objectifs et portefeuilles. Ils peuvent également lire du contenu externe, comme des fichiers Google Drive ou SharePoint.
Points de contrôle : ils divisent le travail complexe en sous-tâches et laissent des commentaires au fur et à mesure, afin que votre équipe puisse examiner les brouillons ou demander des modifications à tout moment.
Contrôle : ils respectent les mêmes autorisations d'accès que tout autre utilisateur de votre domaine. Ils ne peuvent voir et utiliser que les informations auxquelles ils ont une autorisation d'accès explicite. Pour en savoir plus, consultez l'article Contrôle des accès pour les AI Teammates .
Une fois configuré, un AI Teammate peut :
- Lire les tâches, les projets, les objectifs et les portefeuilles et agir en conséquence
- Créer, mettre à jour et terminer des tâches et des sous-tâches
- Créer des brouillons et modifier des documents dans Google Drive et SharePoint
- Publier des commentaires et communiquer avec votre équipe
- Rechercher des informations pertinentes dans l'ensemble de votre espace de travail
- Suivre les instructions que vous définissez pour gérer les processus récurrents
Anatomie d'un AI Teammate et terminologie
Nom : le nom de votre AI Teammate.
Description : décrit ce que fait votre AI Teammate.
Conseils comportementaux : la personnalité de votre AI Teammate : comment il s’exprime (ex. : « privilégier des puces concises »), pense (ex. : « toujours signaler lorsqu’une hypothèse est émise ») et livre le travail (ex. : « toujours rédiger du contenu long directement dans Google Docs »).
Accès : ce que votre AI Teammate peut lire/modifier. Cela comprend :
Partage : qui peut utiliser votre AI Teammate.
- 💡Remarque : le créateur de l'AI Teammate décide qui peut y accéder et à quel niveau (administrateur, éditeur, utilisateur)
Créer un AI Teammate
Option 1 : utilisez le bouton + Créer, de la même manière que vous créeriez une nouvelle tâche, un nouveau projet ou un nouvel objectif. Choisissez AI Teammate dans le menu déroulant.
Option 2 : accédez à Processus -> AI Teammates -> Créer un AI Teammate.
L'une ou l'autre option ouvre la galerie des AI Teammates. Pour accéder directement à la galerie des AI Teammates, cliquez sur ce lien.
Une fois dans la galerie, vous avez plusieurs options pour créer un AI Teammate :
Option 1 : Commencer avec un modèle de collègue
Idéal pour : les équipes Marketing, IT, Stratégie et opérations ou Ingénierie produit qui souhaitent lancer rapidement en utilisant des cadres éprouvés.
Choisissez un modèle de collègue dans la galerie. Les modèles sont préchargés avec des noms, des descriptions et des conseils de comportement. Cette option vous guide tout au long d’une configuration conversationnelle pour personnaliser l’accès de votre collègue et les tâches qu’il terminera en premier.
Vous pouvez cliquer sur les différents modèles pour prévisualiser des exemples de ce qu'ils peuvent faire.
Option 2 : Créez un collègue personnalisé (guidé)
Idéal pour : les utilisateurs ayant un cas d'utilisation particulier en tête et souhaitant bénéficier d'une expérience de configuration guidée et conversationnelle.
Créez un collègue personnalisé en expliquant ce que vous voulez qu'il fasse en langage naturel dans la zone de texte de saisie. Cette option vous guide à travers une configuration conversationnelle pour traduire vos objectifs en description, comportement, accès et tâches prioritaires de votre collègue.
Option 3 : créer un collègue personnalisé (manuellement)
Idéal pour : les utilisateurs qui connaissent déjà les AI Teammates et qui souhaitent contourner le processus guidé pour une configuration manuelle plus rapide.
Ignorez la configuration conversationnelle en cliquant sur + AI Teammate vierge en haut à droite de la galerie. Ce mode vous permet de saisir manuellement la description, le comportement et l’accès de votre collègue.
Partage des AI Teammates
Vous pouvez partager des AI Teammates avec votre équipe ou des personnes spécifiques. Seuls les membres invités peuvent utiliser l'AI Teammate.
Pour partager un AI Teammate :
- Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite
- Saisissez le nom de l'équipe ou de la personne
- Choisissez son niveau d'accès
- Administrateur AI Teammate : accès complet permettant de modifier les paramètres, ou de modifier ou supprimer l'AI Teammate
- Éditeur : peut modifier et appliquer l'AI Teammate à une tâche
- Utilisateur : peut trouver et appliquer l'AI Teammate à une tâche
- Cliquez sur Inviter
Pour retirer une équipe ou une personne de la liste des personnes ayant accès, cliquez sur le bouton Partager, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom, puis sélectionnez Retirer de l'AI Teammate.
Studio IA et AI Teammates
Le Studio IA et les AI Teammates sont conçus pour collaborer. Le Studio IA vous aide à créer des processus automatisés pour les tâches reproductibles à grand volume. Les AI Teammates se concentrent sur le travail collaboratif qui nécessite du contexte, du jugement et des échanges.
Un modèle courant consiste à utiliser le Studio IA pour collecter et acheminer les demandes vers Asana sous forme de tâches structurées, puis à faire appel à un AI Teammate pour gérer le travail plus complexe au sein de ces tâches. Par exemple, le Studio IA peut créer et trier les demandes de campagne entrantes pour une équipe marketing. Un AI Teammate marketing peut ensuite rédiger des briefs, résumer les recherches et préparer des mises à jour pour ces campagnes.
Pour en savoir plus sur le Studio IA et sur la façon de créer des processus, consultez les articles dédiés au Studio IA dans le Centre d'aide Asana.
Ce que les AI Teammates peuvent et ne peuvent pas faire aujourd'hui
Faire appel à un AI Teammate
Capacité | Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ? | Notes |
Déclencheur lors de l'attribution de tâches | ✅ | |
Déclenchement sur @mention | ✅ | |
Déclenchement lors des mises à jour d'objets auxquels le collègue est collaborateur. | ✅ | Si un AI Teammate est déjà collaborateur d'une tâche ou d'un projet, les mises à jour de ce travail (comme l'achèvement de la tâche ou les modifications des champs personnalisés clés) peuvent le déclencher à nouveau et lui permettre de décider des actions de suivi à entreprendre. |
Déclenchement par règle | ✅ | Si un collègue est déclenché via une règle, il s'exécute selon le contrôle d'accès du propriétaire de la règle, sauf indication contraire au moment de la création de la règle. |
Déclencheur lors de l'envoi de formulaire | ✅ | Définissez votre AI Teammate en tant que responsable par défaut. Dans ce cas, l'AI Teammate utilise le contrôle d'accès du créateur du formulaire ou, en option, de la personne qui a envoyé le formulaire pour les formulaires connectés. Ceci est personnalisable par le créateur du Formulaire. |
Déclencher avec une tâche récurrente | ✅ | |
Recherche dans le Work Graph
Conseil
Pour obtenir de meilleurs résultats, indiquez à votre AI Teammate où et quoi rechercher dans ses consignes de comportement ou dans vos instructions.
Capacité | Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ? | Notes |
Rechercher des données dans un espace de travail public | ✅ | |
Rechercher des tâches | ✅ - lorsqu'il y a accès | |
Rechercher des sous-tâches | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des projets et des mises à jour de projet | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des jalons | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des portefeuilles | ✅ - lorsqu'il y a accès, à l'exception des champs personnalisés | |
Rechercher des messages | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des commentaires | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des pièces jointes | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher dans les champs personnalisés | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des mises à jour de statut | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des objectifs et des mises à jour d'objectifs | ✅ - lorsqu'elle y a accès | |
Rechercher des objets de rapports (tableaux de bord) | ✅ | |
Rechercher des objets de gestion des ressources (plans de capacité et vues de la gestion des ressources) | ❌ | |
Rechercher des objets auxquels il n'a pas explicitement accès dans le cadre d'une interaction | ❌ | Les AI Teammates ne peuvent interagir avec les informations que si l'AI Teammate et l'utilisateur exécutant y ont tous deux accès. Voir Contrôle d'accès pour les AI Teammates. |
Mise à jour du Work Graph
Capacité | Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ? | Notes |
Définir le nom de la tâche | ✅ | Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu'il a créées. |
Marquer une tâche comme terminée | ✅ | Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et les tâches qu'elle a créées. |
Définir la description de la tâche | ✅ | Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et les tâches qu'elle a créées. |
Ajouter des commentaires à une tâche | ✅ | Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et les tâches qu'elle a créées. |
Créer des tâches et des sous-tâches | ✅ | AI Teammates peut créer des tâches, y compris les titres, les descriptions, les responsables et les échéances. |
Créer des sous-tâches | ✅ | |
Modifier les tâches et les sous-tâches | ✅ | Modifiez les titres, les descriptions, les responsables et les échéances des tâches sur lesquelles l’IA travaille. |
Ajouter des commentaires aux tâches et aux sous-tâches | ✅ | Les AI Teammates utilisent les commentaires pour résumer le travail, proposer les prochaines étapes et rédiger des plans/mises à jour de statut. |
Supprimer des tâches | ✅ - nécessite une approbation si l'utilisateur n'est pas le créateur de la tâche | |
Attribuer des tâches ou des sous-tâches à un utilisateur | ✅ - nécessite une approbation si l'utilisateur n'est pas déjà un collaborateur ou un responsable de la tâche | L'AI Teammate peut attribuer une tâche à un utilisateur de lui-même si l'utilisateur a déjà accès à la tâche. Si l'utilisateur n'a pas accès à la tâche, l'AI Teammate demandera l'approbation de l'utilisateur actif. |
Mettre à jour la valeur d'un champ personnalisé de projet existant | ✅ | |
Ajouter la tâche à un projet | ✅ - nécessite une approbation si l'AI Teammate n'est pas un éditeur dans le projet | |
Ajouter ou retirer des collaborateurs de la tâche | ✅ - nécessite une approbation | |
Créer des projets | ✅ | |
Créer ou mettre à jour des sections | ✅ | |
Mettre à jour des tâches en bloc | ✅ | |
Créer des dépendances | ✅ | |
Créer des jalons | ✅ | |
Créer des objectifs | ❌ | |
Créer un champ personnalisé | ❌ | |
Retirer la tâche d'un projet | ❌ | |
Envoyer des messages ou des mises à jour de statut | ❌ | |
Créer des tableaux de bord ou des graphiques | ❌ | |
Ajouter ou retirer des utilisateurs des objets du Work Graph | ❌ | |
Outils et fichiers externes
En savoir plus sur les intégrations AI Teammate.
Capacité | Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ? | Notes |
Générer des fichiers externes | ✅, sauf Google Slides | Les AI Teammates peuvent créer de nouveaux documents pour Google Docs et Google Sheets, ainsi que pour les fichiers Sharepoint/OneDrive (docx, pptx et xlsx). |
Rechercher des fichiers externes (images, PDF, documents, présentations et feuilles de calcul) | ✅ - si l'utilisateur actif et l'AI Teammate y ont tous deux accès | Les AI Teammates peuvent lire les fichiers Google Drive (docs, sheets et slides), ainsi que les fichiers Sharepoint/OneDrive (docx, pptx et xlsx). L’AI Teammate utilise l’authentification de l’utilisateur exécutant pour accéder aux outils externes. L'utilisateur actuel doit accorder l'accès à l'AI Teammate sur la page de profil ou lorsque la demande est déclenchée. |
Lire les images et les pièces jointes d'une tâche | ✅ | |
Joindre un fichier à une tâche | ✅ | |
Générer des images ou des PDF | ❌ | |
Accès, sécurité et utilisation
Capacité | Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ? | Notes |
Contourner les autorisations | ❌ | |
