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AI Teammates

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Les AI Teammates apportent une assistance intelligente et contextuelle directement dans vos processus. Cet article aborde les fondamentaux des AI Teammates, ce qu'ils peuvent faire et leurs éléments.

Articles connexes

En quoi consistent les AI Teammates ?

Les AI Teammates sont des agents collaboratifs basés sur l'IA, directement intégrés à Asana. Les AI Teammates sont conçus pour les équipes, et pas seulement pour une personne à la fois. Ils créent une mémoire partagée du langage et des processus de votre organisation, ce qui permet à plusieurs collègues de leur attribuer du travail, de leur poser des questions et de vérifier leurs résultats. 

Voici quelques-unes des principales façons dont les AI Teammates fonctionnent :

Contexte : les AI Teammates naviguent dans le Work Graph d'Asana pour comprendre les relations entre vos projets, vos tâches, vos objectifs et vos portefeuilles. Ils peuvent également lire du contenu externe, comme des fichiers Google Drive ou SharePoint. 

Points de contrôle : ils divisent le travail complexe en sous-tâches et laissent des commentaires au fur et à mesure, afin que votre équipe puisse examiner les brouillons ou demander des modifications à tout moment.

Contrôle : ils respectent les mêmes autorisations d'accès que tout autre utilisateur de votre domaine. Ils ne peuvent voir et utiliser que les informations auxquelles ils ont une autorisation d'accès explicite. Pour en savoir plus, consultez l'article Contrôle des accès pour les AI Teammates .

Une fois configuré, un AI Teammate peut :

  • Lire les tâches, les projets, les objectifs et les portefeuilles et agir en conséquence
  • Créer, mettre à jour et terminer des tâches et des sous-tâches
  • Créer des brouillons et modifier des documents dans Google Drive et SharePoint
  • Publier des commentaires et communiquer avec votre équipe
  • Rechercher des informations pertinentes dans votre espace de travail
  • Suivre les instructions que vous définissez pour gérer les processus récurrents

Anatomie d'un AI Teammate et terminologie

  • Nom : le nom de votre AI Teammate.

  • Description : Décrit ce que fait votre AI Teammate. 

    • 💡 Conseil : votre collègue ne lit pas sa propre description ; ce champ est destiné aux collègues humains. Utilisez-le pour expliquer à votre organisation comment et quand utiliser cet AI Teammate. 

  • Consignes de comportement : la personnalité de votre AI Teammate : la façon dont il parle (par exemple, « privilégier les listes à puces concises »), pense (par exemple, « toujours signaler lorsqu’une hypothèse est émise ») et exécute le travail (par exemple, « toujours rédiger les contenus longs directement dans Google Docs »).

    • 💡 Conseil : ne vous inquiétez pas de ne pas tout faire parfaitement dès le premier jour. Les collègues sont conçus pour faire des déductions intelligentes en fonction de vos objectifs. Vous pouvez affiner ces instructions au fil du temps, en observant la façon dont votre collègue travaille.

  • Accès : ce que votre AI Teammate peut lire/modifier. Cela comprend :

    • Travail : projets et équipes Asana spécifiques
    • Pièces jointes : URL publiques ou pièces jointes individuelles sélectionnées sur Google Drive ou OneDrive/SharePoint.
    • Applications : autorisations générales pour effectuer des recherches et des mises à jour sur vos comptes Google Drive et OneDrive/SharePoint associés.
    • Remarque : lors de la configuration initiale, vous pouvez accorder à votre AI Teammate l'accès aux données Asana. Pour connecter des sources externes telles que Google Drive, accédez à la page de profil une fois votre collègue créé. 
    • Mémoire : la base de connaissances persistante de votre AI Teammate qui s’enrichit à chaque interaction. Pendant que vous définissez le comportement, le collègue crée automatiquement une mémoire pour apprendre vos préférences et retenir le contexte au fil du temps. Vous ne pouvez pas créer manuellement des mémoires, mais vous pouvez les vérifier et les supprimer pour vous assurer que les informations de votre collègue restent exactes et pertinentes.

    • 💡 Remarque sur la confidentialité : la visibilité de la mémoire est strictement liée aux autorisations Asana. Un utilisateur ne peut accéder à une mémoire spécifique que s'il est déjà autorisé à afficher la tâche source à partir de laquelle elle a été créée.

  • Partage : qui peut utiliser votre AI Teammate.

    • 💡Remarque : le créateur de l'AI Teammate décide qui peut y accéder et à quel niveau (administrateur, éditeur, utilisateur)

Partage des AI Teammates

Vous pouvez partager AI Teammates avec votre équipe ou avec des personnes spécifiques. Seuls les membres invités peuvent utiliser l'AI Teammate.

 

Pour partager un AI Teammate :

  1. Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite
  2. Saisissez le nom de l'équipe ou de l'utilisateur
  3. Choisir son niveau d'accès
    • Administrateur de l'AI Teammate : accès complet permettant de modifier les paramètres, ou de modifier ou supprimer l'AI Teammate
    • Éditeur : peut modifier et appliquer l'AI Teammate à une tâche
    • Utilisateur : peut trouver et appliquer l'AI Teammate à une tâche
  4. Cliquez sur Inviter

Pour retirer une équipe ou une personne de la liste des personnes ayant accès, cliquez sur le bouton Partager, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom, puis sélectionnez Retirer de l'AI Teammate.

Studio IA et AI Teammates

Le Studio IA et les AI Teammates sont conçus pour travailler en synergie. Le Studio IA vous aide à créer des processus automatisés pour les tâches répétitives à grand volume. Les AI Teammates se concentrent sur le travail collaboratif qui nécessite du contexte, du jugement et des échanges.

Une approche courante consiste à utiliser le Studio IA pour collecter et acheminer les demandes vers Asana sous la forme de tâches structurées, puis à faire appel à un AI Teammate pour gérer le travail plus complexe au sein de ces tâches. Par exemple, le Studio IA peut créer et trier les demandes de campagne entrantes pour une équipe marketing. Un AI Teammate marketing peut ensuite rédiger des briefs, résumer les recherches et préparer des mises à jour pour ces campagnes.

Pour en savoir plus sur le Studio IA et sur la façon de créer des processus, consultez les articles dédiés au Studio IA dans le Centre d'aide Asana.

Ce que les AI Teammates peuvent et ne peuvent pas faire aujourd'hui

Faire appel à un AI Teammate

Capacité

Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ?

Notes

Déclencher lors de l'attribution de la tâche

✅

Déclencheur sur @mention

✅

Déclencheur sur les mises à jour des objets auxquels le collègue collabore.

✅

Si un AI Teammate est déjà collaborateur d'une tâche ou d'un projet, les mises à jour de ce travail (comme l'achèvement de la tâche ou les modifications apportées à un champ personnalisé clé) peuvent le déclencher à nouveau et lui permettre de décider des actions de suivi à entreprendre.

Déclencher avec une règle

✅ 

Si un collègue est déclenché via une règle, il s'exécute selon le contrôle d'accès du propriétaire de la règle, sauf indication contraire au moment de la création de la règle. 

Déclencheur lors de l'envoi de formulaire 

✅

Définissez votre AI Teammate comme responsable par défaut. 

Dans ce scénario, l'AI Teammate utilise le contrôle d'accès du créateur du formulaire ou, en option, de la personne qui a envoyé le formulaire pour les formulaires connectés. Ceci est personnalisable par le créateur du formulaire. 

Déclencher avec une tâche récurrente

✅

Recherche dans le Work Graph

Note iconNote

Pour obtenir de meilleurs résultats, indiquez à votre AI Teammate où et quoi rechercher dans ses consignes de comportement ou dans vos requêtes.

Capacité

Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ?

Notes

Rechercher des données dans un espace de travail public

✅

Rechercher des tâches

✅ - lorsqu'il y a accès

Rechercher des sous-tâches

✅ - lorsqu'il y a accès

Rechercher des projets et des mises à jour de projet

✅ - lorsqu'elle a accès

Rechercher des jalons

✅ - lorsqu'il a accès

Rechercher des portefeuilles

✅ - lorsqu'il a accès

Rechercher des messages

✅ - lorsqu'elle a accès

Rechercher des commentaires

✅ - lorsqu'il a accès

Rechercher dans les pièces jointes

✅ - lorsqu'elle y a accès

Rechercher des champs personnalisés

✅ - lorsqu'il y a accès

Rechercher des mises à jour de statut

✅ - lorsqu'il a accès

Rechercher des objectifs et des mises à jour d'objectifs

✅ - lorsqu'elle y a accès

Rechercher des objets de rapports (tableaux de bord)

✅

Rechercher les objets de la gestion des ressources (plans de capacité et vues de la gestion des ressources) auxquels elle a accès

✅

Rechercher des objets auxquels elle n'a pas explicitement accès dans le cadre d'une interaction

❌

Les AI Teammates ne peuvent interagir avec les informations que si l'AI Teammate et l'utilisateur exécutant y ont accès. Voir Contrôle d'accès pour les AI Teammates.

Mise à jour du Work Graph

Capacité

Un AI Teammate peut-il faire cela aujourd'hui ?

Notes

Définir le nom de la tâche

✅

Peut être utilisé à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu'il a créées.

Marquer une tâche comme terminée

✅

Peut être utilisé à la fois pour les tâches existantes et les tâches qu'il a créées.

Définir la description de la tâche

✅

Peut être utilisé à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu'il a créées.

Ajouter des commentaires à une tâche

✅

Peut être utilisé à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu'il a créées.

Créer des tâches et des sous-tâches

✅

AI Teammates peut créer des tâches, y compris les titres, les descriptions, les responsables et les échéances.

Créer des sous-tâches

✅ 

Modifier les tâches et les sous-tâches

✅

Modifiez les titres, les descriptions, les responsables et les échéances des tâches concernées.

Les dates de début, le type de tâche et le statut d'approbation ne peuvent pas être mis à jour sur les tâches existantes.

Ajouter des commentaires aux tâches et sous-tâches

✅

Les AI Teammates utilisent les commentaires pour résumer le travail, proposer les prochaines étapes et rédiger des brouillons de plans/mises à jour de statut.

Les AI Teammates peuvent modifier et supprimer les commentaires qu'ils ont rédigés.

Supprimer les tâches

✅ - nécessite une approbation si ce n'était pas le créateur de la tâche

Attribuer des tâches ou des sous-tâches à un utilisateur

✅ - nécessite une approbation si l'utilisateur n'est pas déjà un collaborateur ou un responsable de la tâche

L'AI Teammate peut attribuer une tâche à un utilisateur de lui-même si l'utilisateur a déjà accès à la tâche. Si l'utilisateur n'a pas accès à la tâche, l'AI Teammate demandera l'approbation de l'utilisateur actuel.

Mettre à jour la valeur d'un champ personnalisé de projet existant

✅

Ajouter la tâche à un projet

✅ - nécessite une approbation si l'AI Teammate n'est pas un éditeur dans le projet

Ajouter ou retirer des collaborateurs de la tâche

✅ - nécessite une approbation

Créer des projets

✅

Créer ou mettre à jour des sections

✅

Les AI Teammates peuvent créer ou réorganiser des sections, mais pas les renommer ou les supprimer.

Mettre à jour des tâches en bloc

✅

Créer des dépendances

✅

Créer des jalons 

✅

Fusionner les doublons de tâches

✅

Créer des pages Asana

✅

Créez, mettez à jour et supprimez des éléments d'enregistrement dans les tableaux Asana

✅

Créez des plans de capacité et des charges de travail ; consultez les données du graphique d'effort ; créez, mettez à jour ou supprimez des allocations

✅

Créer des objectifs

❌

Créer un champ personnalisé

❌

Retirer une tâche d'un projet

❌

Envoyer des messages ou des mises à jour de statut

❌

Créer des tableaux de bord ou des graphiques

❌

Ajouter ou retirer des utilisateurs d'objets Work Graph

❌

Approbation requise pour les projets non publics ; la suppression de membres nécessite toujours une approbation.

Outils et fichiers externes

En savoir plus sur les intégrations AI Teammate.

Capacité

Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ?

Notes

Générer des fichiers externes

✅, sauf Google Slides

Les AI Teammates peuvent créer de nouveaux documents pour Google Docs et Google Sheets, ainsi que pour les fichiers Sharepoint/OneDrive (docx, pptx et xlsx). 

Rechercher des fichiers externes (images, PDF, documents, présentations et feuilles de calcul)

✅ - si l'utilisateur actif et l'AI Teammate y ont tous deux accès

Les AI Teammates peuvent lire les fichiers Google Drive (docs, sheets et slides), ainsi que les fichiers Sharepoint/OneDrive (docx, pptx et xlsx).  

L’AI Teammate utilise l’authentification de l’utilisateur exécutant pour accéder aux outils externes. L'utilisateur actif doit accorder l'accès à l'AI Teammate sur la page de profil ou lorsque la demande est déclenchée.

Lire les images et les pièces jointes d'une tâche 

✅

Joindre un fichier à une tâche

✅

Gmail

✅

Recherche, lecture, brouillon, envoi (avec approbation), réponse, transfert, étiquettes, corbeille

Google Agenda

✅

Lecture, suggestion d'horaires, création/mise à jour d'événements, RSVP, suppression (avec approbation)

Messagerie Microsoft Outlook

✅

Lire, rechercher, brouillon, envoyer (avec approbation), répondre, supprimer (avec approbation)

Calendrier Microsoft Outlook

✅

Lecture, création/mise à jour, suppression (avec approbation)

Slack

✅

Rechercher/lire des messages, envoyer/programmer des messages, gérer les tableaux

HubSpot

✅

Lire/écrire des enregistrements CRM (contacts, entreprises, transactions, etc.)

Canva

✅

Créer/rechercher/modifier des designs

Microsoft Teams

✅

Rechercher des messages, envoyer des messages sur un canal/des messages directs

Recherche et navigation sur le Web

✅

Recherche publique sur le Web, lecture d'URL publiques

Générer des images ou des PDF

❌

Accès, sécurité et utilisation

Capacité

Un AI Teammate peut-il le faire aujourd'hui ?

Notes

Contourner les autorisations

❌

Comment désactiver AI Teammates ?

Les personnes qui peuvent utiliser les AI Teammates sont déterminées au niveau de l'utilisateur individuel. Les utilisateurs qui ont accès à l'exécution de requêtes d'IA pourront utiliser les AI Teammates, tandis que les utilisateurs pour lesquels cette autorisation est désactivée ne le pourront pas.

Pour mettre à jour ce paramètre pour un utilisateur spécifique, accédez à la console d'administration, sélectionnez Utilisateurs et cliquez sur la colonne Licences. Sous le sous-titre Utilisation de l'IA, vous pourrez activer ou désactiver la possibilité pour l'utilisateur d'effectuer des demandes d'IA, ce qui déterminera sa capacité à utiliser les AI Teammates.

Si vous souhaitez modifier ce paramètre pour plusieurs utilisateurs à la fois, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Importation/Exportation au format CSV pour mettre à jour les utilisateurs de manière groupée.

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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Les AI Teammates d'Asana : des agents IA collaboratifs | Centre d'aide