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AI Teammates

Dans cet article

Les AI Teammates apportent une assistance intelligente et contextuelle directement dans vos processus. Cet article explique comment les configurer, de l’utilisation de modèles prédéfinis à la définition de comportements personnalisés.

Articles connexes

À propos des AI Teammates

Les AI Teammates sont des agents IA collaboratifs directement intégrés à Asana. Les AI Teammates sont conçus pour les équipes, et pas seulement pour une personne à la fois. Ils constituent une mémoire partagée du langage et des processus de votre organisation, ce qui permet à plusieurs collègues de leur attribuer du travail, de leur poser des questions et d’examiner leurs résultats. 

Voici quelques-unes des principales façons dont les AI Teammates fonctionnent :

Contexte : Les AI Teammates explorent le Work Graph d’Asana pour comprendre les relations entre vos projets, vos tâches, vos objectifs et vos portefeuilles. Ils peuvent également lire du contenu externe, comme des fichiers Google Drive ou SharePoint. 

Points de contrôle : Ils divisent le travail complexe en sous-tâches et laissent des commentaires au fur et à mesure, afin que votre équipe puisse examiner les ébauches ou demander des modifications à tout moment.

Contrôle : Ils respectent les mêmes autorisations d’accès que n’importe quel autre utilisateur de votre domaine. Ils ne peuvent voir et utiliser que les informations auxquelles ils ont une autorisation d’accès explicite. Pour en savoir plus, consultez l’article Contrôle des accès pour les AI Teammates .

Une fois configuré, un AI Teammate peut :

  • Consulter les tâches, les projets, les objectifs et les portefeuilles, et effectuer des actions sur ces éléments
  • Créer, mettre à jour et terminer des tâches et des sous-tâches
  • Rédiger et modifier des documents sur Google Drive et SharePoint
  • Publier des commentaires et communiquer avec votre équipe
  • Rechercher des informations pertinentes dans l’ensemble de votre espace de travail
  • Suivre les instructions que vous définissez pour gérer les processus récurrents

Anatomie d’un AI Teammate et terminologie

  • Nom : Le nom de votre AI Teammate.

  • Description : Décrit ce que fait votre AI Teammate. 

    • 💡 Conseil : votre collègue ne lit pas sa propre description ; ce champ est destiné à vos collègues humains. Utilisez-le pour expliquer à votre organisation exactement comment et quand utiliser ce collègue. 

  • Consignes de comportement : La personnalité de votre AI Teammate : la manière dont il s’exprime (ex. : « privilégier des listes à puces concises »), réfléchit (ex. : « toujours signaler lorsqu’une hypothèse est formulée ») et réalise son travail (ex. : « toujours rédiger du contenu long directement dans Google Docs »).

    • 💡 Conseil : ne vous préoccupez pas de tout faire correctement dès le premier jour. Les collègues sont conçus pour effectuer des déductions intelligentes en fonction de vos objectifs. Vous pouvez affiner ces instructions au fil du temps, en observant le fonctionnement de votre collègue.

  • Accès : Ce que votre AI Teammate peut lire/modifier. Cela comprend :

    • Travail : Projets et équipes Asana spécifiques
    • Pièces jointes : URL publiques ou pièces jointes individuelles sélectionnées sur Google Drive ou OneDrive/SharePoint.
    • Applications : autorisations générales pour effectuer des recherches et des mises à jour sur vos comptes Google Drive et OneDrive/SharePoint associés.
    • Remarque : Lors de la configuration initiale, vous pouvez accorder à votre collègue l’accès aux données Asana. Pour connecter des sources externes telles que Google Drive, accédez à la page de profil après la création de votre collègue. 
    • Mémoire : La base de connaissances permanente de votre collègue IA, qui s’enrichit à chaque interaction. Pendant que vous définissez son comportement, votre collègue IA se constitue automatiquement une mémoire afin d’apprendre à connaître vos préférences et de conserver le contexte au fil du temps. Vous ne pouvez pas créer manuellement de souvenirs, mais vous pouvez les consulter et les supprimer afin de vous assurer que les informations dont dispose votre collègue restent exactes et pertinentes.

    • 💡 Remarque sur la confidentialité : la visibilité des mémoires est strictement liée aux autorisations Asana. Un utilisateur ne peut accéder à un souvenir spécifique que s’il est déjà autorisé à consulter la tâche source à partir de laquelle ce souvenir a été créé.

  • Partage : qui peut utiliser votre AI Teammate ?

    • 💡Remarque : Le créateur de l’AI Teammate définit qui peut y accéder et à quel niveau (administrateur, éditeur, utilisateur).

Créer un AI Teammate

Option 1 : Utilisez le bouton + Créer, de la même manière que vous le feriez pour créer une nouvelle tâche, un nouveau projet ou un nouvel objectif. Choisissez AI Teammate dans le menu déroulant.

Option 2 : Accédez à Processus -> AI Teammates -> Créer un AI Teammate. 

Ces deux options ouvrent la galerie des AI Teammates. Pour accéder directement à la Galerie des AI Teammates, cliquez sur ce lien.

Une fois dans la galerie, vous disposez de plusieurs options pour créer un AI Teammate :

Option 1 : Utiliser un modèle de collègue pour commencer

Idéal pour : les équipes marketing, IT, stratégie et opérations, ou Ingénierie produit qui souhaitent procéder à un lancement rapide en s’appuyant sur des cadres éprouvés. 

Choisissez un modèle de collègue dans la galerie. Les modèles sont préremplis avec des noms, des descriptions et des consignes de comportement. Cette option vous guide à travers une configuration conversationnelle pour personnaliser l’accès de votre collègue et les tâches qu’il accomplira en priorité.

Vous pouvez cliquer sur les différents modèles pour prévisualiser des exemples de ce qu’ils peuvent faire.

Option 2 : Créer un collègue personnalisé (avec assistance)

Idéal pour : Les utilisateurs qui ont en tête un cas d’utilisation particulier et qui souhaitent bénéficier d’une expérience de configuration guidée et conversationnelle.

Créez un collègue personnalisé en expliquant ce que vous voulez qu’il fasse en langage naturel dans la zone de texte de saisie. Cette option vous guide à travers une configuration conversationnelle afin de traduire vos objectifs en description, comportement et accès de votre collègue, ainsi qu’en tâches qu’il devra effectuer en premier.

 

Option 3 : Créer un collègue personnalisé (manuellement)

Idéal pour : Les utilisateurs qui connaissent déjà les AI Teammates et qui souhaitent contourner le processus guidé pour une configuration manuelle plus rapide.

Pour ignorer la configuration conversationnelle, cliquez sur + AI Teammate vierge en haut à droite de la galerie. Ce mode vous permet de saisir manuellement la description, le comportement et les accès de votre collègue.

 

Partager des collègues AI

Vous pouvez partager des collègues IA avec votre équipe ou avec des personnes spécifiques. Seuls les membres invités peuvent utiliser cet AI Teammate.

 

 

Pour partager un AI Teammate :

  1. Cliquez sur le bouton « Share » (Partager) en haut à droite.
  2. Saisissez le nom de l’équipe ou de l’utilisateur
  3. Choisir son niveau d’accès
    • Administrateur de l’AI Teammate : Accès complet permettant de modifier les paramètres, ou de modifier ou supprimer l’AI Teammate
    • Éditeur : peut modifier et appliquer l’AI Teammate à une tâche
    • Utilisateur : Peut trouver et appliquer l’AI Teammate à une tâche
  4. Cliquez sur Inviter

Pour retirer une équipe ou une personne de la liste des personnes disposant d’un accès, cliquez sur le bouton Partager, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom, puis sélectionnez Retirer de l’AI Teammate.

Studio IA et AI Teammates

Le Studio IA et les AI Teammates sont conçus pour collaborer. Le Studio IA vous aide à créer des processus automatisés pour les tâches reproductibles et à grand volume. Les AI Teammates se concentrent sur le travail collaboratif qui nécessite du contexte, du jugement et des échanges.

Un schéma courant consiste à utiliser le Studio IA pour collecter et acheminer les demandes vers Asana sous la forme de tâches structurées, puis à faire appel à un AI Teammate pour gérer le travail plus complexe au sein de ces tâches. Par exemple, le Studio IA peut créer et trier les demandes de campagne entrantes pour une équipe marketing. Un AI Teammate marketing peut ensuite rédiger des briefs, résumer les résultats des études et préparer des mises à jour pour ces campagnes.

Pour en savoir plus sur le Studio IA et sur la manière de concevoir des processus, consultez les articles dédiés au Studio IA dans le Centre d’aide Asana.

Ce que les AI Teammates peuvent et ne peuvent pas faire aujourd’hui

Faire appel à un AI Teammate

Capacité

Un AI Teammate peut-il faire cela aujourd’hui ?

Notes

Déclenchement lors de l’attribution de tâches

✅

Déclenchement

en cas d’@mention

✅

Déclenchement

en cas de mises à jour d’éléments pour lesquels le collègue est un collaborateur.

✅

Si un AI Teammate est déjà collaborateur d’une tâche ou d’un projet, les mises à jour de ce travail (telles que l’achèvement de la tâche ou les modifications d’un champ personnalisé clé) peuvent le faire redémarrer afin qu’il décide des actions de suivi à entreprendre.

Déclenchement par une règle

✅ 

Si un collègue est déclenché par une règle, il s’exécute selon le contrôle d’accès du propriétaire de la règle, sauf indication contraire au moment de la création de la règle. 

Déclencheur d’envoi de Formulaires 

✅

Définissez votre AI Teammate comme responsable par défaut. 

Dans ce cas, l’AI Teammate utilise le contrôle d’accès du créateur du formulaire ou, en option, de la personne ayant envoyé le formulaire pour les formulaires soumis par des utilisateurs connectés. Cette option est personnalisable par le créateur des Formulaires. 

Déclencher avec une tâche récurrente

✅

Effectuer

des recherches dans le Work Graph

Astuce

Pour obtenir de meilleurs résultats, indiquez à votre AI Teammate où et quoi rechercher dans ses consignes de comportement ou dans vos instructions.

Capacité

Un AI Teammate peut-il faire cela aujourd’hui ?

Notes

Rechercher des données dans un espace de travail public

✅

Rechercher

des tâches

✅ – lorsqu’il y a accès

Rechercher

dans les sous-tâches

✅ – lorsque l’application y a accès

Rechercher

des projets et des mises à jour de projet

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

des jalons

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

des portefeuilles

✅ - lorsqu’il y a accès, à l’exception des champs personnalisés

Rechercher

des messages

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

des commentaires

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

dans les pièces jointes

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

dans les champs personnalisés

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

des mises à jour de statut

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

des objectifs et des mises à jour d’objectifs

✅ - lorsqu’elle y a accès

Rechercher

des éléments de rapports (tableaux de bord)

✅

Rechercher

des objets de gestion des ressources (plans de capacité et vues de la gestion des ressources)

❌

Rechercher

des objets auxquels il n’a pas explicitement accès dans le cadre d’une interaction

❌

Les AI Teammates ne peuvent interagir avec des informations que si l’AI Teammate et l’utilisateur exécutant y ont tous deux accès. Voir Contrôle d’accès pour les AI Teammates.

Mettre à jour le Work Graph

Capacité

Un AI Teammate peut-il effectuer cette tâche aujourd’hui ?

Notes

Définir le nom de la tâche

✅

Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu’il a créées.

Marquer une tâche comme terminée

✅

Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu’elle a créées.

Définir la description de la tâche

✅

Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu’elle a créées.

Ajouter des commentaires à une tâche

✅

Peut le faire à la fois pour les tâches existantes et pour les tâches qu’elle a créées.

Créer des tâches et des sous-tâches

✅

AI Teammates peut créer des tâches en incluant des titres, des descriptions, des responsables et des échéances.

Créer des sous-tâches

✅ 

Modifier

les tâches et les sous-tâches

✅

Modifie les titres, les descriptions, les responsables et les échéances des tâches sur lesquelles l’IA travaille.

Ajouter des commentaires aux tâches et aux sous-tâches

✅

Les AI Teammates utilisent les commentaires pour résumer le travail, proposer les prochaines étapes et rédiger des plans/mises à jour de statut.

Supprimer des tâches

✅ - nécessite une approbation si l’utilisateur n’est pas le créateur de la tâche

Attribuer

des tâches ou des sous-tâches à un utilisateur

✅ - Nécessite une approbation si l’utilisateur n’est pas déjà un collaborateur ou un responsable de la tâche

L’AI Teammate peut attribuer une tâche à un utilisateur de son propre chef si cet utilisateur a déjà accès à la tâche. Si l’utilisateur n’a pas accès à la tâche, l’AI Teammate demandera l’approbation de l’utilisateur actuel.

Mettre à jour la valeur d’un champ personnalisé de projet existant

✅

Ajouter

la tâche à un projet

✅ - Nécessite une approbation si l’AI Teammate n’est pas un éditeur du projet

Ajouter

ou retirer des collaborateurs de la tâche

✅ - nécessite une approbation

Créer

des projets

✅

Créer

ou mettre à jour des sections

✅

Mettre

à jour des tâches de manière groupée

✅

Créer

des dépendances

✅

Créer

des jalons 

✅

Créer

des objectifs

❌

Créer

un champ personnalisé

❌

Retirer

la tâche d’un projet

❌

Envoyer

des messages ou des mises à jour de statut

❌

Créer

des tableaux de bord ou des graphiques

❌

Ajouter

ou retirer des utilisateurs d’objets du Work Graph

❌

Outils

et fichiers externes

Capacité

Un AI Teammate peut-il faire cela aujourd’hui ?

Notes

Générer des fichiers externes

✅, sauf Google Slides

Les AI Teammates peuvent créer de nouveaux documents pour Google Docs et Google Sheets, ainsi que pour les fichiers SharePoint/OneDrive (docx, pptx et xlsx). 

Rechercher des fichiers externes (images, PDF, documents, présentations et feuilles de calcul)

✅ - si l’utilisateur actif et l’AI Teammate y ont tous deux accès

Les AI Teammates peuvent lire les fichiers Google Drive (documents, feuilles de calcul et présentations), ainsi que les fichiers SharePoint/OneDrive (docx, pptx et xlsx).  

L’AI Teammate utilise l’authentification de l’utilisateur exécutant pour accéder aux outils externes. L’utilisateur actif doit accorder l’accès à l’AI Teammate sur sa page de profil ou lorsque la demande est déclenchée.

Lire les images et les pièces jointes d’une tâche 

✅

Joindre

un fichier à une tâche

✅

Générer

des images ou des PDF

❌

Accès

, sécurité et utilisation

Capacité

Un AI Teammate peut-il faire cela aujourd’hui ?

Notes

Contourner les autorisations

❌

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

Donnez votre avis sur la traduction.

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