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使用 AI Studio 建立 Zoom 通話筆記工作流程

在本文中

自動產生摘要、擷取行動項目，並直接從 Zoom 記錄中建立任務，從而改變您的會議後續跟進。本文將引導您設定自動化工作流程，從而消除手動記錄並確保正確追蹤決策。

請參閱相關文章

您將達成的目標

在本指南結束時，您將擁有一個完全自動化的系統，它將：

  1. 當錄製的 Zoom 通話有文字記錄時，自動產生會議摘要
  2. 擷取行動項目並將其指派給團隊成員
  3. 在 Asana 專案中建立有組織的任務
  4. 節省手動會議文件的時間

先決條件

在開始之前，請確保您有：

  1. 啟用錄製和轉錄功能的 Zoom 帳戶
  2. 啟用 AI 功能的 Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版或舊版 Premium 版或 Business 版層級的 Asana 帳戶。
    • 所有 Asana 方案均免費提供 AI Studio Basic，可讓您設定並測試此工作流程。若要定期使用，請使用 AI Studio Plus 或 Pro 方案。
    • 安裝 Asana for Zoom 整合 (設定說明)

了解工作流程的運作方式

請依照此流程進行自動化：

  1. 您舉行已啟用錄製功能的 Zoom 會議
  2. Zoom 在會議結束後產生音訊轉錄
  3. Asana 檢測新的轉錄並觸發您的規則
  4. AI Studio 分析轉錄並產生摘要或行動項目
  5. 任務會自動在您指定的專案中建立

設定工作流程

設定此工作流程有兩種方法：

  1. 從預設 AI 規則開始，從 Zoom 文字紀錄建立會議筆記。這是自動產生會議筆記的最快方式。

  1. 或者，在規則產生器中選取 Zoom 轉錄文字觸發因素和任務動作，從頭開始設定。如果您對規則非常熟悉，並希望進一步自訂此工作流程，請使用此方法。本指南將介紹此方法。

步驟 1：設定專案結構

建立空白專案以擷取會議筆記，或使用現有專案。

  1. 建立 文字 自訂欄位。錄製連結將在此處上線。建立日期欄位，以指示通話發生的時間。您也可以使用任務的截止日期。
    注意 icon注意

    請根據您的使用案例，隨意新增您可能希望 AI 填寫的其他欄位，例如 銷售通話類型。

    步驟 2：在任務規則中建立會議筆記

    1. 在 Asana 中導覽至您的專案
    2. 點擊右上角的「自訂」
    3. 點擊「規則」，然後選擇「+ 新增」
    4. 點擊「使用 AI Studio 建立」
    5. 命名您的規則（例如：「每週團隊會議紀錄」）

    請選擇以下其中一個觸發因素選項：

    選擇 A：所有已錄製的會議（更廣泛的自動化）

    選擇「Zoom 轉錄文字已就緒」觸發程序，並選擇「我主持和記錄的所有會議」。這將觸發您主持並記錄會議轉錄文字的所有 Zoom 會議。建議從此規則的專屬專案開始，因為您主持的所有錄製會議都會自動將內容發佈至此專案。 選項 B：特定會議，包括週期性會議（目標自動化）

    選擇「Zoom 轉錄文字已就緒」觸發程序，並選擇「我主持和記錄的特定會議」。輸入定期會議的 Zoom 會議 ID（可在 Zoom 帳戶的「個人」>「會議」下找到）。 設定動作

    選擇「建立任務」在「新增任務名稱」中選擇「會議名稱」在「截止日期」欄位中選擇「此規則觸發的日期」在自訂欄位中：您可以新增「使用 AI」，或在「錄製連結」自訂欄位中，您可以使用變數「錄製 URL」。在「描述」中新增變數「使用 AI」建立名為「轉錄」的子任務點擊「轉錄」子任務。在描述欄位中點擊 + 按鈕，並使用來自 Zoom 的轉錄變數。

    步驟 3：在子任務規則中建立行動項目

    觸發條件：當任務新增至此專案時

    動作：建立子任務

    • 確保勾選 讓 AI 決定要建立的子任務數量
    • 將 任務名稱、截止日期 和 指派對象 欄位設定為 使用 AI
    • 確保您點擊子任務本身，並將子任務描述設定為 使用 AI

    步驟 4：提示 AI Studio

    在 AI 指引方塊中，請提供關鍵指示。您需要兩個獨立的提示；每個規則一個。

    注意 icon注意

    對於任何您希望在受限個人組之間動態指派的 AI Studio 規則，例如讓 AI 知道誰該負責哪種類型的行動項目或後續追蹤，您可能需要確保您 @ 提及任何團隊或特定個人，以供 AI 選擇。閱讀更多關於如何在 AI Studio 提示中使用 @ 提及。

    提示：在任務中建立會議筆記規則。

    請從 Zoom 通話文字紀錄建立全面的會議筆記。請在子任務中提供文字記錄。請將這些備註新增至任務描述。

    任務描述格式：使用以下區段建立備註：

    會議摘要 (2–3 個句子)

    關鍵討論重點

    • 主題 1
      • 關鍵詳細資料
      • 已做出的決定
    • 主題 2
      • 提供關鍵詳細資料
      • 做出的決定

    重要問題與解答

    • 問：[提出的問題] 答：[提供的回答]

    已做出的決定

    • 列出任何具體決定

    風險與疑慮

    • 請確認是否有任何阻礙或風險

    下一步

    • 請列出高階後續步驟 (詳細行動項目將建立為子任務)

    保持格式整潔且可掃描。重點在於向未參加會議的人提供有價值的資訊。 提示在子任務中建立行動項目規則

    請從此任務的「轉錄」子任務中找到的會議轉錄中提取特定的可執行任務。

    針對每個行動項目，建立子任務，並使用：

    子任務名稱格式： "[動作動詞] [具體可交付項目]" 範例：

    • 「傳送定價提案給 Sarah」
    • 「為工程團隊安排後續示範」
    • 「檢閱安全文件」

    指派對象規則：

    • 如果特定人員已承諾執行該動作，請使用 @[name] 將其指派給他們
    • 如果不清楚但與部門相關 (例如：「工程部門將處理」)，請指派給該部門。指派給 @[部門主管] 如果未指定所有者，請指派給會議召集人 使用 Asana @ 提及格式：@[名字姓氏] 或 @[團隊名稱]

      截止日期規則：

      • 如果提及特定日期，請使用該日期
      • 如果是「本週」 → 會議後 3 個 Business 版工作日
      • 如果是「下週」→ 會議後 7 個 Business 版工作日
      • 如果沒有時間軸 → 會議後 5 個 Business 版工作日
      • 請勿將截止日期設定在週末

      子任務描述：請包含：

      • 背景資訊：為什麼需要此行動
      • 會議中提及的具體要求
      • 常見問題

        在 此處尋找所有問題的答案。

        請使用較短的字詞。
Note icon注意

This article has been AI-translated.

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