Asana でボランティアを管理し、オンボーディングする方法

ボランティアを効果的に管理することは、非営利団体がミッションを達成するために不可欠です。この記事では、Asana を使用して、アプリケーションの処理からオンボーディング、継続的なコーディネートまで、ボランティアの管理を効率化する方法を説明します。

ボランティアのアプリケーションを処理する

ボランティアのアプリケーションを効率的に管理し、ボランティアのパイプラインの可視性を維持するために、ボランティアの受け付けプロジェクトを作成してください。

受け付けプロジェクトを設定してください

まず、Asana でボランティアの応募処理専用の新規プロジェクトを作成してください。Asana のテンプレートを使用するか、独自のテンプレートをカスタマイズしてください。Asana AI のスマートプロジェクト機能を使用して、カスタマイズされたプロジェクトをすばやく作成してください。アプリケーションのステータスを追跡するには、セクションを追加してください。セクションの例には、「新規提出」「審査中」「承認済み」「却下済み」などがあります。ボランティアの詳細を追跡するためのカスタムフィールドを作成してください。

• スキルと興味
• 勤務可能日時
• 過去の経験
• 週あたりのボランティア時間の合計

アプリケーションフォームを作成する

1. を作成してください。

   応募者がオンラインで記入できるボランティア応募フォームを作成してください。Asana のフォームを使用すると、新しいアプリケーションを受け取るたびに、プロジェクトにタスクが自動的に追加されます。 – 短い単語を使用してください。

   必要な情報をすべて取得できるフォームを作成してください。

   • を作成してください。 連絡先の詳細を入力してください。 – 短い単語を使用してください。

     スキルと興味

     – 11ptのフォントサイズ、Arial、sans-serifのフォントファミリー、#000000の色、テキストラップモードはnowrap、マージンは左に24pt。

     利用可能な時間帯をご記入ください。

     – 短い単語を使用してください。

     履歴書またはカバーレターを添付してください。

   フォームを有効に設定し、リンクをウェブサイトで共有するか、応募者に直接共有してください。 フォームをアクティブに設定し、リンクをウェブサイトで共有するか、応募者と直接共有してください。リンクを知っている人であれば誰でもフォームにアクセスできます。フォームを使用してアプリケーションを送信するために Asana アカウントを持っている必要はありません。

レビュープロセスを自動化する

アプリケーションの処理を効率化するためのルールを設定してください。 rules 新しい応募フォームを受け取ったら、ボランティアコーディネーターに割り当ててください。

新しい応募をボランティアコーディネーターに自動的に割り当てる。 – 短い単語を使用してください。 レビューステータスや応募者の回答 (スキルや過去の経験など) に基づいて、セクション間でタスクを移動してください。 – 短い単語を優先してください。 アプリケーションが承認されたら、関連するチームメンバーに通知してください。

新しいボランティアをオンボーディングする

ボランティアが承認されたら、体系化されたオンボーディングプロセスを使用して、成功に向けて準備を進めましょう。

オンボーディングテンプレートを作成してください。

包括的なオンボーディングプロジェクトテンプレートを作成し、以下のような標準タスクを追加してください。 オリエンテーション資料を完了する。組織のポリシーを確認する。必要なアカウントを設定する。トレーニングセッションを予定する。 タスクが正しい順序で完了するように、依存関係を追加してください。関連する文書やリソースをタスクの添付ファイルとして含めてください。

ボランティアのアクセスを管理してください。

1. ボランティアを Asana にゲストとして招待してください。ゲスト。

   関連するプロジェクトとタスクを適切な権限で共有してください。 関連するプロジェクトとタスクを、適切な権限を持つメンバーと共有してください。 短い単語を優先してください。

   ボランティアが Asana を使い始める際に役立つ基本的なトレーニングリソースを提供してください。基本を学ぶには、Asana の紹介記事シリーズから始めましょう。

ボランティア活動を調整する

Asana の機能を使用して、進行中のボランティア作業とコミュニケーションを効果的に管理してください。

ボランティアプロジェクトを追跡してください

ポートフォリオを作成して、ボランティア関連のすべてのプロジェクトをモニタリングし、進捗と結果を追跡しましょう。

ポートフォリオを作成して、ボランティア関連のすべてのプロジェクトをモニタリングし、進捗と結果を追跡しましょう。

– 短い単語を使用してください。

ボランティアのキャパシティを可視化して調整するには、 ワークロードを使用してください。これにより、ボランティアの割り当てのバランスを取り、燃え尽き症候群を防ぐことができます。

• を使用してください。

  ステータス更新を使用してください。 進捗状況を追跡・共有し、潜在的な問題を特定するために使用してください。Asana AI を使用して更新の下書きを作成することで、ステータス更新の作成プロセスをスピードアップできます。

コミュニケーションを合理化してください。

メッセージ、コメント、ステータス更新を使用してチームとコミュニケーションを取りましょう。

メッセージ、コメント、ステータス更新を使用してチームとコミュニケーションを取りましょう。メッセージ、コメント、ステータス更新を使用してチームとコミュニケーションを取りましょう。 メッセージ、コメント、ステータス更新を使用してチームとコミュニケーションを取りましょう。

重要なコメントをピン留めして情報に簡単にアクセスできるようにしましょう。

メッセージ、コメント、ステータス更新を使用してチームとコミュニケーションを取りましょう。

ボランティアに通知が届くよう、コメントで @メンションしてください。

監視して報告してください

主要な指標を追跡するためのダッシュボードを作成してください。

• アクティブなボランティア
• 貢献時間
• プロジェクトの完了率

• レポート機能を使用して、ボランティアの影響に関するインサイトを生成してください。

  これらのステップに従うことで、非営利団体は、ボランティアとスタッフの両方が目標を達成できるように、効率的で整理されたボランティア管理システムを構築できます。

  その他のリソースを参照してください。

  1. Asana の採用とオンボーディングのテンプレートをご覧ください。非営利団体のニーズに合わせてカスタマイズしてください。この従業員オンボーディングテンプレートは、最初の一歩として役立ちます。ボランティアのオンボーディングの一環として視聴できるよう、いくつかのビデオチュートリアルを選択してください。Asana が非営利団体に提供できる機能の詳細については、Asana for NPO のページをご覧ください。