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タスクの管理と優先度設定

この記事の内容

どのようなプロジェクトでも、生産性を高め、締め切りを守るためには、効率的なタスク管理と優先順位付けが不可欠です。Asana でこれらのプロセスを合理化すれば、仕事を整理して重要な優先事項に集中できます。この記事では、タスクの優先順位を決めるための効果的な方法をご紹介します。 

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タスクを複数プロジェクトに追加する

Asana では、タスクを複数のプロジェクトに追加できるため、部門横断的なコラボレーションや可視化が可能になります。これを「複数プロジェクトに追加」と呼びます。複数プロジェクトに追加すると、1 つのタスクの進捗や更新内容が、関連するすべてのプロジェクトに反映されます。

たとえば、次のチーム会議でタスクについて話し合う場合、そのタスクを元のプロジェクトに残したまま、チーム会議のプロジェクトに追加します。タスクをマルチホームするには、タスクの「プロジェクト」タブに移動し、関連付けるプロジェクトを入力します。

multi-homing a task.gif

タスクの優先順位付け

マイタスクとプロジェクトで、自分に割り当てられているタスクが複数ある場合もあります。どのように優先順位を付けたらよいのでしょうか？

期日順にソートする

タスクにすばやく優先順位を付ける方法の 1 つは、タスクを期日順にソートすることです。これは、マイタスクでも、プロジェクトでも行えます。期日でソートすると、タスクが昇順で並べ替えられ、期日が近い順に上部に表示されます。 「ソート」ボタンを使ってタスクをソートする際には、他にもさまざまなオプションから選択できます。

カスタムフィールドでソートする

カスタムフィールドを使用すると、仕事の整理にもう 1 つレイヤーを追加できるため、優先順位をより効果的に設定できます。カスタムフィールドはスプレッドシートの列のようなもので、タスクに関する追加情報を追跡できます。 カスタムフィールドを使用すると、プロジェクトビューを特定の条件に合わせてカスタマイズできます。たとえば、「優先度」カスタムフィールドでプロジェクト内のタスクを並べ替えることができます。期日でソートする場合と同様に、カスタムフィールドのヘッダーをクリックするか、「ソート」ボタンを使用します。

タスクを絞り込んで、特定のカスタムフィールドを持つタスクを表示することもできます。たとえば、優先度が「高」のタスクのみを表示できます。

prioritizing tasks using custom fields.gif

プロジェクトで「マイタスクのみ」フィルターを使用する

プロジェクトには多くのタスクが含まれている場合がありますが、すべてが自分に関係しているわけではありません。「マイタスクのみ」フィルターを使うと、プロジェクト内で自分が担当するタスクだけをすばやく絞り込めます。

Using the just my tasks filter.png

プロジェクトに適用したソートやフィルターは、右上隅の「メンバー全員に適用」オプションをクリックしない限り、他のチームメンバーには表示されません。フィルターを使用して新しいタブを作成できます。詳しくはこちらをご覧ください。

優先順位の調整

優先順位が変わった場合は、それに応じてタスクの詳細を調整することが重要です。タスクの担当者は、期日フィールドをクリックして新しい日付を選択することで、簡単に期日を更新できます。期日の変更が必要な場合は、タスクにコメントし、タスクを割り当てたメンバーを @メンションすることで、期日の延期とその理由を知らせておくのがベストプラクティスです。

タスクを再割り当てする

タスクは複数のステップを経ることが多く、異なるチームメンバーに再割り当てする必要がある場合があります。たとえば、チームメンバーの役割や担当業務、稼働可能な時間帯に変更があった場合、タスクを再割り当てする必要があるかもしれません。このような場合は、新しい担当者のアクションアイテムに合わせてタスク名を変更し、タスクのコメントで変更内容を伝えることで、責任の移行をスムーズに行うのがベストプラクティスです。

その他のリソース

 

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この記事は AI によって翻訳されています。

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