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Verwalten von Asana in großem Umfang

In diesem Artikel

Die Skalierung von Asana für ein großes Unternehmen erfordert einen strategischen Ansatz, um eine nahtlose Zusammenarbeit, robuste Sicherheit und ein effizientes Projektmanagement im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. In diesem Artikel werden die Best Practices und wichtigsten Schritte zur effektiven Strukturierung und Verwaltung von Asana beschrieben.

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Übersicht über die Admin-Konsole

Die Admin-Konsole ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Sicherheits-, Benutzer- und Organisationseinstellungen.

Zugriff auf die Admin-Konsole

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto in der oberen Leiste
  2. Wählen Sie die Admin-Konsole aus dem Dropdown-Menü aus
  3. Mit der linken Seitenleiste zwischen den Abschnitten navigieren

Eine klare Organisationsstruktur etablieren

  1. Erstellen Sie eine robuste Teamhierarchie: Organisieren Sie Ihre Teams auf der Grundlage von Abteilungen, Projekten oder Funktionen, um die Struktur Ihres Unternehmens widerzuspiegeln. Jedes Team sollte über definierte Rollen und Verantwortlichkeiten verfügen, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Diese hierarchische Struktur hilft bei der Verwaltung großer Teams, indem sie Mitglieder mit ähnlichen Funktionen oder Projektzielen gruppiert und so eine effiziente Kommunikation und Aufgabendelegation gewährleistet.
  2. Super-Admins zuweisen: Super-Admins haben eine übergreifende Kontrolle und können unternehmensweite Einstellungen verwalten. Sie sind für die Konfiguration globaler Sicherheitseinstellungen, die Verwaltung von Integrationen und die Überwachung der Gesamtstruktur des Unternehmens verantwortlich. Dies stellt sicher, dass alle Teams in einem einheitlichen Rahmen arbeiten und sich an die Organisationsrichtlinien halten.
  3. Teamadministratoren festlegen: Teamadministratoren verwalten Teameinstellungen, Mitgliedschaften und Berechtigungen. Sie können Teammitglieder hinzufügen oder entfernen, Teameinstellungen bearbeiten und Zugriffsebenen innerhalb des Teams steuern. Teamadministratoren stellen sicher, dass das Team reibungslos arbeitet, indem sie die Konfiguration von Projekten, Aufgaben und Workflows überwachen, die für ihr Team spezifisch sind.

Prozesse standardisieren

  1. Entwickeln Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekte und Aufgaben, um Prozesse zu standardisieren. Vorlagen sparen Zeit und sorgen für die projektübergreifende Konsistenz, sodass Teams neue Projekte mit einer vordefinierten Struktur leichter starten können. Diese Praxis hilft auch neuen Mitgliedern, den Workflow schnell zu verstehen.
  2. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um bestimmte Informationen konsistent über alle Projekte hinweg zu erfassen. Benutzerdefinierte Felder können angepasst werden, um wichtige Daten für Ihr Unternehmen zu verfolgen, z. B. den Projektstatus, die Prioritätsstufen und das Budget. Diese Einheitlichkeit bei der Datenerfassung ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und Berichterstattung, was eine fundierte Entscheidungsfindung erleichtert.

Sicherheit und Berechtigungen optimieren

Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und SAML Single Sign-On (SSO), um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen. Diese Maßnahmen bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, die sicherstellt, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können.

Single Sign-On (SSO) und SAML

Konfigurieren Sie die SAML-Authentifizierung für die Integration mit Ihrem Identitätsanbieter:

  1. Navigieren Sie in der Admin-Konsole zu Sicherheit
  2. Klicken Sie auf SAML -Authentifizierung

Die SAML-Authentifizierung überschreibt die regulären Sitzungsdauereinstellungen und bietet zusätzliche Sicherheitskontrolle.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Mandat 2FA für alle Mitglieder und Gäste in Ihrem Unternehmen.

  1. Gehen Sie zu Sicherheit > Zwei-Faktor-Authentifizierung
  2. Umschalten für alle Mitglieder und Gäste erforderlich
  3. Auf Änderungen speichern klicken

Dies gilt für alle Benutzer, einschließlich derjenigen, die SSO verwenden, und fügt den Daten Ihres Unternehmens eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.

Berechtigungen verwalten

Verwenden Sie die Datenschutzeinstellungen von Asana, um den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren. Legen Sie fest, wer Gäste einladen kann, und legen Sie vertrauenswürdige Gastdomains fest, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Beteiligte an Ihren Projekten teilnehmen können. Dieser Ansatz trägt dazu bei, eine sichere Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten, indem unbefugter Zugriff verhindert wird.

Teamübergreifende Zusammenarbeit fördern

  1. Erstellen Sie funktionsübergreifende Projekte: Richten Sie Projekte ein, an denen mehrere Teams beteiligt sind, um die Zusammenarbeit bei unternehmensweiten Initiativen zu verbessern. Funktionsübergreifende Projekte fördern den Wissensaustausch und die Innovation, indem sie unterschiedliche Perspektiven und Fähigkeiten zusammenbringen.
  2. Portfolios verwenden: Verfolgen Sie den Fortschritt wichtiger Projekte über verschiedene Teams hinweg mithilfe von Portfolios. Portfolios bieten einen Überblick über den Projektstatus und helfen Führungskräften und Managern, den Fortschritt zu überwachen und Ressourcen effektiv zuzuweisen.
  3. Effektives Onboarding neuer Benutzer: Entwickeln Sie einen umfassenden Onboarding-Prozess, der Schulungsmaterialien, Begrüßungsnachrichten und Einführungsprojekte umfasst. Ein effektives Onboarding hilft neuen Mitgliedern, sich schnell zu integrieren und schneller produktiv zu werden. Erfahren Sie, wie Sie ein benutzerdefiniertes Onboarding erstellen.

Nutzen Sie die Funktionen von Asana AI

Verwenden Sie Asana AI, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Aufgaben zu priorisieren und Fristen zu verwalten. Mit den KI-Funktionen von Asana können Sie Engpässe erkennen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es den Teams, Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren, und sorgt so für eine reibungslose Projektabwicklung.

Durch die Einhaltung dieser Best Practices können große Unternehmen Asana effektiv strukturieren und verwalten und so Skalierbarkeit, Sicherheit und Effizienz gewährleisten. Eine gut organisierte Asana-Umgebung erleichtert die nahtlose Zusammenarbeit und fördert den Erfolg Ihres Unternehmens.

 

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Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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Strukturierung und Verwaltung von Asana in großem Umfang