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Outlook カレンダーと Asana

この記事の内容

Asana タスクを Outlook カレンダーと同期させる
Outlook カレンダー連携を使用するために必要な権限を付与する
スケジュール作成を自動化する
単発のカレンダーイベントを作成する
カレンダーイベントをリンクする

Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ および旧プランの Premium、Business、Enterprise プランで利用できます。

詳しくは料金ページをご覧ください。

Outlook カレンダーと Asana の連携は、カレンダーのタスクを自動的にマッピングすることでスケジュール作成を簡素化し、可視性と当事者意識を向上させます。Outlook カレンダーと Asana を連携させる方法をご紹介します。

Asana タスクを Outlook カレンダーと同期させる

Asana タスクを Outlook カレンダーのカレンダーグループと同期させることで、カレンダーグループに登録しているメンバーに対して継続的に可視性を提供できます。

ノート

Asana タスクの更新は関連するカレンダーイベントに同期されますが、その逆は行われません。

Asana > Outlook カレンダーのデータ同期設定を行う

Configure Outlook Calendar data sync

マイタスクまたは Outlook カレンダーと同期するプロジェクトの右上にある「カスタマイズ」を開きます。
「アプリ」を選択し、「Outlook カレンダー」を検索して選択します。
「データ同期設定」を選択し、Asana と Outlook カレンダーの同期に関する設定を行います。

Asana タスクの同期先のカレンダーグループ、同期をトリガーする条件、カレンダーイベントに同期する標準タスクフィールドを設定できます。

既存のカレンダーグループを選択するか、新しいカレンダーグループを作成する

まずは、カレンダーグループを選択します。デフォルトでは「新しいカレンダーを作成」が選択されています。これは、Asana から作成・更新されるイベントが、普段会議の予定管理に使っているカレンダーグループに干渉しないようにするためです。ただし、既存のカレンダーグループに対する「書き込み」権限を持っている場合は、そのグループを選択することもできます。

同期をトリガーする条件を定義する

「Asana タスクが追加されたとき」→「Outlook イベントを新規作成」を選択した場合、同期がトリガーされる条件を定義できます。Asana プロジェクトでは、「自分に割り当てられているタスク」「セクション内のタスク」「プロジェクト内のすべてのタスク」の条件を選択できます。「マイタスク」では、「自分に割り当てられているタスク」と「セクション内のタスク」が利用できます。

同期のトリガー方法をさらにカスタマイズするには、「カスタムルール」を選択して、カレンダー同期をトリガーするカスタムルールを個別に作成できます。

タスクとイベントのフィールドを対応付ける

タスク名、開始日 / 期日、説明のフィールドは必ず対応づける必要があります。必要に応じて、コラボレーターを含めることも、除外することもできます。コラボレーターを含めると、タスクのコラボレーターがイベントのゲストリストに同期されます。

初回の一括エクスポート

データ同期設定を定義した後、「保存して閉じる」をクリックすると、マイタスクまたはプロジェクトで同期の条件を満たすすべてのタスクの初回一括エクスポートが実行されます。

プロジェクトでは、同期条件を満たすすべてのタスクが一括エクスポートされます。
一方、マイタスクでは、今日以降が期日の未完了タスクのみが一括エクスポートされるため、カレンダーには完了すべきタスクのみが表示されます。

Outlook カレンダー連携を使用するために必要な権限を付与する

アプリのインストール時に、Microsoft 管理者がユーザーの同意を有効にしていない場合、Outlook カレンダー連携を有効にするために必要な権限を付与できない場合があります。

この問題が発生した場合は、適切な権限を取得できるように、こちらのヘルプ記事を Microsoft 管理者に転送してください。

スケジュール作成を自動化する

ルールを使用して、特定のトリガーに基づいてカレンダーイベントを自動的に作成できます。Outlook のプリセットルールを使用するか、カスタムルールを作成できます。

「カスタマイズ」メニューを開き、「ルール」をクリックします。
左側のサイドバーの「Outlook カレンダー」をクリックして、プリセットルールのリストを表示するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
必要に応じて、トリガーと条件を選択します。
「カレンダーイベントを作成」をアクションとして選択します

ここから、タスクのコラボレーターをイベントに招待したり、タスクからファイルを添付したり、Teams ミーティングのリンクを生成したりできます。

イベントのタイトル、日付、および説明には、タスクの情報が反映されます。イベントの説明には、関連付けられている Asana タスクへのリンクが追加されます。

単発のカレンダーイベントを作成する

Asana タスクから直接カレンダーイベントを作成して、1 回限りのイベントをスケジュールできます。イベントの説明とタイトルにはタスクの情報が反映され、編集することもできます。

単発のイベントを作成するには、タスクに移動し、「アプリ」で「Outlook カレンダーのイベントを追加」をクリックして、「新しいイベントを作成」を選択します。

ここで、タイトル、説明、日付範囲、開始時間、所要時間、ゲストなど、イベントの詳細を編集できます。時間を指定する際、開始時間と所要時間で「日付範囲内で最短」を選択すると、カレンダーを手動で確認しなくても、最適な開始時間と終了時間が自動的に見つかります。

カレンダーイベントをリンクする

既存のカレンダーイベントを Asana タスクにリンクするにはイベント名をタスクのOutlook カレンダーフィールドに入力します。イベントを検索すると、最も一致するものを見つけるために、アクセス権のあるすべてのカレンダーのイベントが検索されます。

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