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Disponible en los planes Advanced, Empresa, y Enterprise+, así como en los planes heredados Business y Legacy Enterprise.

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Gestiona eficazmente el acceso a los portafolios para proteger la confidencialidad y permitir el intercambio de información precisa. En este artículo, explica cómo personalizar los ajustes de privacidad de los portafolios para controlar la visibilidad dentro de una organización y cómo gestionar la membresía y el uso compartido de los portafolios.

Consulta los artículos relacionados

Configure la privacidad del portafolio

El encargado del portafolio puede hacer que sea privado o público.

Haz que el portafolio sea privado, solo los miembros del portafolio tendrán acceso al contenido y no será visible en tu organización ni en tu espacio de trabajo. Haz público tu portafolio para que se pueda ver en toda tu organización o espacio de trabajo.

Para compartir un portafolio o cambiar su configuración, ve a tu portafolio y haz clic en el ícono Compartir. Desde allí, elige mantener el portafolio privado o hacerlo público para tu organización o espacio de trabajo.

Botón Compartir en un portafolio

Membresía de un portafolio y cómo compartirlo

Comparte portafolios con tus compañeros de equipo en Asana o agrégalos como miembros del portafolio en cualquier momento.

Permisos del portafolio

Haz clic en el botón Compartir y accede a la pantalla de membresía del portafolio para hacer lo siguiente:

Haz clic en el ícono de permisos del portafolio en la parte superior izquierda para restringir la personalización y el uso compartido del portafolio solo a los administradores.* Agrega miembros del portafolio por nombre o email. Otorga el mismo acceso que tienes a las personas con las que compartes el portafolio. Elige la configuración de privacidad del portafolio. Edita los permisos individuales del portafolio de los miembros haciendo clic en la flecha desplegable. Copia el enlace del portafolio y compártelo con tus colegas.

*Ten en cuenta que estos permisos avanzados del portafolio (que restringen la personalización y el uso compartido del portafolio solo a los administradores) están disponibles en los planes Asana Enterprise, y Enterprise+, así como en el plan Legacy Enterprise.

Cuando te agreguen como miembro de un portafolio, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada. También verás un ícono de Nuevo junto al portafolio cada vez que ingreses a la página de portafolios.

Si te agregaron como miembro de un portafolio, recibirás un informe semanal por email siempre que tengas activadas tus notificaciones por email.

Si compartes un portafolio que contiene proyectos privados, la persona con la que lo compartiste verá el mensaje “Este portafolio contiene proyectos a los que no tienes acceso”.

Establezca un ajuste de privacidad predeterminado para los portafolios nuevos

Controla la privacidad predeterminada de los proyectos para los portafolios nuevos en tu organización o división. Los administradores pueden elegir si los portafolios se crean inicialmente como público para la organización o privado para los miembros.

Los administradores y editores de portafolios pueden actualizar la privacidad de sus respectivos portafolios en cualquier momento.

Establezca la privacidad predeterminada para los portafolios:

Ve a la Consola del administrador. Selecciona la pestaña Seguridad. En Privacidad y permisos de acceso, haz clic en Ajustes del portafolio. Elige el ajuste de privacidad predeterminado para los portafolios nuevos.
  1. Público para la organización: todos los miembros de tu organización pueden encontrar nuevos portafolios y acceder a ellos
  2. Privado para los miembros: solo las personas invitadas a los nuevos portafolios pueden acceder a ellos
Haz clic en Guardar cambios.

Exporta tu portafolio

Una vez que hayas creado un portafolio, puedes exportarlo en cualquier momento.

Exportar un portafolio

Para exportar un portafolio –

Haz clic en la flecha desplegable junto al nombre del portafolio. Haz clic en Exportar y selecciona la opción que desees.

Resuma el portafolio – exporte a PDF

Disponible en los planes Asana Enterprise y Asana Enterprise+. Visita nuestra página de precios para obtener más información.

La función de exportación de portafolios en formato PDF te permite generar fácilmente un resumen completo de tu portafolio. Incluya la información de estado de cada componente del portafolio, presentada en un formato perfecto para la revisión ejecutiva. Incluya notas adicionales y actualizaciones de estado de los componentes principales y secundarios del portafolio en el archivo PDF para garantizar que el resumen sea completo, fácil de leer y visualmente atractivo.

Exporta un resumen del portafolio:

Exportar resumen del portafolio

Abre el portafolio que quieras en Asana. Haz clic en la flecha desplegable junto al nombre del portafolio. Elige Exportar y luego selecciona Resumen en PDF. El informe en PDF se generará automáticamente. Configure los ajustes del PDF:

Ajustes del PDF

Configure los ajustes del PDF desde el panel izquierdo en la nueva ventana y la vista previa del PDF se mostrará a la derecha. Seleccione Cancelar o Descargar el PDF en la parte superior derecha.

Personaliza los datos que se muestran en el informe PDF, pero el diseño del PDF en sí es fijo y no se puede modificar.

Solucione problemas

Si el informe PDF no se genera, asegúrate de tener los permisos necesarios para acceder al portafolio y sus datos. Si el informe PDF parece estar incompleto o faltan datos, verifica que el portafolio y sus componentes asociados (tareas, portafolios, proyectos, objetivos, etc.) estén configurados correctamente y contengan la información requerida.

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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