Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Project-intake

In dit artikel

Standaardiseer hoe nieuw werk binnenkomt, zodat aanvragen voltooid, snel getrieerd en naar de juiste eigenaars gerouteerd worden. Deze vernieuwde handleiding loopt stap voor stap door het opzetten van een werkintakeproject, met praktische tips.

Maak je intakeproject

Start een nieuw project en kies bordweergave om aanvragen te visualiseren die door fasen gaan. Borden maken handoffs duidelijk en verminderen statuspings. Maak secties zoals nieuw, triage, in beoordeling, geaccepteerd, gepland, gesloten/geweigerd (geef ze een andere naam die bij je proces past). Secties vertegenwoordigen workflowfasen en kunnen regels activeren wanneer taken tussen hen bewegen.

Voeg aangepaste velden toe die je team zal gebruiken om te sorteren en prioriteiten te stellen - bijvoorbeeld aanvraagtype, prioriteit, impact, inzet/complexiteit, team van aanvrager. Deze gestructureerde aanpak maakt prioriteitstelling eenvoudig en zorgt ervoor dat projecten met een grote impact snel vooruitgaan.

Maak een intakeformulier

Om projectaanvragen te verzamelen, gebruik je formulieren die informatie van de aanvrager in een taak verzamelen. Het formulier verzamelt alle benodigde details vanaf het begin, zodat je de resulterende taken kunt prioriteren en toewijzen. 

Verbind met velden en configureer instellingen

  • Wijs antwoorden rechtstreeks toe aan aangepaste velden, zodat aanvragen vooraf gelabeld aankomen (bijv. wijs 'Aanvraagtype' toe aan je veld met één keuze).
  • Kies welk antwoord de taaktitel vult (voor duidelijke, consistente kaartnamen).
  • Stel de standaardsectie in (meestal Nieuw) en, indien nuttig, een standaardverantwoordelijke of medewerkers.
  • Sta bijlagen toe, zodat aanvragers specificaties of middelen kunnen opnemen.
  • Gebruik vertakkingslogica om alleen relevante vragen weer te geven - bijv. toon 'Doelgroep' alleen wanneer Aanvraagtype = 'Campagne'. Dit verkort het formulier en verbetert de gegevenskwaliteit.

    Verhoog de cross-functional zichtbaarheid met multihoming

    Door de taak in andere relevante projecten te multihoming, wordt de zichtbaarheid behouden in verschillende fasen en in verschillende teams. Multihoming plaatst dezelfde taak in meerdere projecten tegelijk, wat betekent dat wijzigingen die vanaf elke locatie in de taak worden aangebracht, automatisch worden gesynchroniseerd met de andere projecten waarin de taak zich bevindt.

    Multihoming.gif

     

    Cross-functional teams kunnen hun projecten en processen op hun favoriete manier opzetten, maar kunnen nog steeds vertrouwen op een enkele taak die in hun respectieve projecten is ondergebracht om als de bron van waarheid te fungeren.

    Automatiseer je workflow met regels en integraties

    Gebruik regels om je workflow verder te automatiseren, waarbij je automatisch taken toewijst voor de eerste beoordeling en teams op de hoogte stelt wanneer hun projectaanvraag is goedgekeurd, zonder enige handmatige interventie.

    Kernrouteringsregels:

    • Wanneer Aanvraagtype = IT-toegang → Verplaatsen naar In beoordeling + Toewijzen aan IT-wachtrij eigenaar.
    • Wanneer Prioriteit = Dringend → Vervaldatum instellen op vandaag 
    • Wanneer verplaatst naar Geaccepteerd → Subtaak goedkeuring maken voor Manager en reactie plaatsen met volgende stappen.

    Capaciteitsplanning gebruiken voor effectief werkbelastingbeheer

    Om de werkbelasting van het PMO-team effectief te beheren, kun je gebruikmaken van de functie capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning biedt een uitgebreid overzicht van de bandbreedte van het team op projectniveau, waardoor projecten strategisch kunnen worden toegewezen op basis van beschikbaarheid en expertise.

    Capaciteit plan gif.gif

    Extra middelen

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Project-intake