Projectsjablonen kunnen je Team heel wat tijd besparen door je in staat te stellen gestandaardiseerde projecten te maken om je Workflow te stroomlijnen. Met onze projectsjabloonbouwer kun je in één oogopslag alle elementen en aspecten van je projectsjabloon zien, en die van je Team.
Met projectsjablonen kun je aangepaste, herbruikbare sjablonen maken om je Team te helpen nieuwe projecten in enkele seconden op te starten. Voor meer informatie over het maken en gebruiken van projectsjablonen, raadpleeg het artikel 'Sjablonen maken en gebruiken'.
Ontdek gratis aangepaste projectsjablonen. Start vandaag nog een gratis Asana-proefperiode.
Opmerking
Bekijk op het forum hoe anderen projectsjablonen maken en aanpassen.
Projectsjablonen vinden
Om projectsjablonen te vinden, navigeer je naar het tabblad Lijst van je Team en selecteer je het sjabloon dat je wilt gebruiken.
Je kunt ook de zoekbalk gebruiken om naar een sjabloon te zoeken.
Een projectsjabloon maken vanuit een bestaand project
- Klik op het pijltje voor de Vervolgkeuze naast de projecttitel
- Klik op Opslaan als sjabloon
Hier kun je je projectsjabloon een naam geven en het delen met je Team. Je kunt ook de privacy-instellingen van het sjabloon aanpassen voor het delen met je Team, je Team toestemming geven om het te bewerken of het privé maken voor Projectleden. Eens je dit hebt gedaan, klik je op Een nieuw sjabloon maken.
Je sjabloon wordt nu gegenereerd, zodat je kunt beginnen met het bouwen en aanpassen aan je behoeften.
Projectdatums instellen voor een Aangepaste sjabloon
Datums in projectsjablonen zijn relatief. Dit maakt het gemakkelijker om Taken te volgen door te laten zien hoeveel dagen er tussen de startdatum en de einddatum van het project liggen.
Datums binnen projectsjablonen zijn nu relatief ten opzichte van de startdatum of de einddatum van het project dat op basis van het sjabloon is gemaakt.
Als je naar de datumkiezer gaat, kun je start- en/of einddatums instellen bij het maken van je projectsjabloon, waarbinnen Asana alle bijbehorende Taken zal plannen. Alleen relatieve datums (bijv. 3 dagen nadat het project begonnen is) zullen in deze kiezer getoond worden.
De referentiedatum instellen
Wanneer u Taken plant in een aangepast projectsjabloon, hebt u uitgebreide opties om relatieve Vervaldatums in te stellen op basis van de tijdlijn van het project:
Na startdatum project
Stel in dat taakdatums automatisch worden aangepast op basis van de startdatum van het project wanneer het op basis van het sjabloon wordt aangemaakt. Je kunt een willekeurig aantal dagen vóór of na de startdatum van het project opgeven.
Voor Vervaldatum project
Stel in dat taakdatums automatisch worden aangepast aan de vervaldatum van het project wanneer het op basis van het sjabloon wordt aangemaakt. Met deze optie kunt u instellen dat Taken een willekeurig aantal dagen vóór of na de Vervaldatum van het project plaatsvinden.
Opmerking
Je hebt ook de mogelijkheid om geen datums op te nemen of om weekenden over te slaan.
Zodra u datums gekozen hebt, hebt u ook de mogelijkheid om op Tijd toevoegen te klikken, links onderaan het scherm van de datumkiezer. Dit zal u automatisch naar een Vervaltijd met een overeenkomstige starttijd leiden.
Relatieve vervaldatums vóór en na
Relatieve vervaldatums vóór en na werken in combinatie met het hierboven beschreven planningstype. In aangepaste projectsjablonen kunt u relatieve Vervaldatums instellen op een willekeurig aantal dagen vóór of na de startdatum van het project, of op een willekeurig aantal dagen vóór of na de vervaldatum van het project.
Je sjabloon aanpassen
Sjablonen kunnen op maat gemaakt en aangepast worden door naar het menu Aanpassen te gaan in de rechterhoek van het sjabloon.
Van hieruit kunt u velden, formulieren, taaksjablonen en regels aanpassen.
Bovendien hebt u de mogelijkheid om elk veld van uw keuze toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Zodra je de taakdatums en de aangepaste velden hebt gekozen, klik je op Doorgaan links van je projectsjabloon.
Opmerking
Taken toegewezen in een projectsjabloon verschijnen niet in de Mijn taken van de verantwoordelijke.
Projectleden
Voeg Teams toe aan een projectsjabloon, zodat ze onmiddellijk worden toegevoegd, zonder dat je mensen afzonderlijk hoeft toe te voegen. Klik op Projectleden, typ de naam van het Team en klik op Toevoegen.
Projectrollen
Je kunt nu rollen toevoegen aan projectsjablonen. Rollen maken plaatshouders aan die automatisch taken aan de juiste Teamgenoot toewijzen wanneer het sjabloon wordt gebruikt. Projectrollen zijn beschikbaar op Asana Advanced-, Enterprise- en Enterprise+ -niveaus, evenals legacy tiers Business en Legacy Enterprise.
Rollen toevoegen aan een projectsjabloon:
Om een rol aan een projectsjabloon toe te voegen, maak je eerst een nieuw projectsjabloon aan of klik je op Bewerken in de rechterbovenhoek van een bestaand sjabloon.
Klik op de knop + Rol toevoegen in de Zijbalk om te beginnen met het toevoegen van projectrollen.
- Klik op + Rol toevoegen en voer de relevante rolnaam in, bijvoorbeeld Projectmanager of Ontwerper.
- Klik op Maken om de rolnaam op te slaan.
Projectrollen bewerken of aanvullende projectrollen toevoegen:
- Klik op Rol bewerken onder Projectrollen in de Zijbalk
- Klik op + Rol toevoegen om een extra projectrol toe te voegen
- Klik op een bestaande rol om deze te bewerken of wijzigingen aan te brengen
Een projectrol verwijderen:
- Klik op Rol bewerken
- Beweeg met de muis over de rol die je wilt verwijderen, klik op de x die verschijnt en klik vervolgens op Verwijderen
- Klik op Gereed om terug te keren naar je sjabloon
Projectrollen toewijzen:
- Klik op Gereed wanneer je klaar bent met het bewerken van je sjabloon
- Klik op Sjabloon gebruiken om de normale flow te doorlopen om je project een naam te geven, en klik vervolgens op Doorgaan.
- Op de volgende pagina kun je Verantwoordelijken kiezen voor elke projectrol. Klik na het toewijzen op Ga naar project. Je kunt ook op Overslaan klikken om deze stap over te slaan, maar dit wordt niet aanbevolen. Bekijk de onderstaande Asana-tip.
Opmerking
Houd er rekening mee dat als deze stap wordt overgeslagen, de Verantwoordelijke achteraf niet kan worden toegevoegd, wat betekent dat het veld Verantwoordelijke leeg blijft. Het wordt daarom aanbevolen om de Verantwoordelijke toe te voegen bij de eerste Aanmaak.
Sjablooninstellingen
In Sjablooninstellingen krijgt u de volgende opties:
- De titel van je sjabloon te bewerken
- Een sjabloonbeschrijving toe te voegen
- Het Team dat toegang heeft tot het sjabloon te kiezen
- Een privacy-instelling te kiezen
- Projectsjabloon-medewerkers te kiezen
- Project toevoegen aan portfolio's
- Projectrollen toevoegen
- Projecttoestemmingen instellen
- Instellingen voor Afhankelijkheden voor projecten instellen
Bij het instellen van projecttoestemmingen kun je kiezen uit de volgende instellingen:
- Wie kan de Workflow en het uiterlijk van projecten wijzigen die op basis van het sjabloon zijn gemaakt?
- Wie kan de toegang van leden tot projecten delen en beheren die op basis van dit sjabloon zijn gemaakt?
- Wie kan Veldwaarden bijwerken in projecten die op basis van het sjabloon zijn gemaakt?
- Wie kan Taken delen met andere projecten die op basis van dit sjabloon zijn gemaakt?
Sjablooneigenaars kunnen beslissen of leden projectsjablonen mogen bewerken of gebruiken.
- Degenen met de toestemming Kan bewerken kunnen alles in de sjabloon toevoegen, bewerken en verwijderen.
- Degenen met de toestemming Kan gebruiken kunnen de sjabloon gebruiken om projecten te maken, maar kunnen niets in de sjabloon bewerken.
- Leden kunnen toegang krijgen om als nieuwe sjablooneigenaar ingesteld te worden.
- Leden kunnen ook verwijderd worden als sjabloonlid.
U kunt de Bouwer ook gebruiken om projecten aan portfolio's toe te voegen. Dit betekent dat alle projecten die met dit sjabloon worden gemaakt, worden toegevoegd aan de geselecteerde portfolio.
Een project vanaf nul maken met projectsjablonen
U kunt de Bouwer ook gebruiken om een sjabloon vanaf nul te maken:
- Maak een nieuw project aan
- Kies een sjabloon uit de Workflow-galerij
- Klik op Sjabloon gebruiken
Als uw Team eenmaal zijn eerste sjabloon gemaakt heeft, kunt u ook een nieuw sjabloon maken vanaf de teampagina, in de Sectie sjablonen.
Een sjabloon verwijderen
Projectsjablonen in een bepaald Team kunnen gemakkelijk bekeken en geïdentificeerd worden door gewoon naar de teampagina te gaan.
Van hieruit kunnen de sjablonen gemakkelijk bewerkt en gewist worden door op het driepunten-pictogram te klikken, rechts bovenaan het sjabloon.
Bundels in projectsjablonen
Beschikbaar op de Asana-niveaus Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tier Legacy Enterprise.
Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Gebruikers kunnen bundels aan projectsjablonen toevoegen via het menu Aanpassen wanneer ze een project maken op basis van een projectsjabloon. Met Bundels in projectsjablonen kunnen gebruikers hun projecten en workflows standaardiseren en beheren, zelfs nadat een project is gemaakt. Dit betekent het volgende:
- Op projecten die met behulp van het projectsjabloon worden gemaakt, wordt de bundel toegepast.
- Wijzigingen in de bundel worden automatisch gesynchroniseerd met alle andere projecten en projectsjablonen die die bundel gebruiken. Wanneer de bundel zelf wordt bijgewerkt, worden deze wijzigingen overal waar de bundel in gebruik is doorgevoerd.
Een bundel toevoegen aan je projectsjabloon
- Begin met het aanmaken van een nieuw project en kies 'Een sjabloon gebruiken' om een projectsjabloon uit de Bibliotheek te selecteren.
- Klik op Bewerken om het projectsjabloon te bewerken.
- Klik op Aanpassen en kies + Bundel toevoegen in het menu Aanpassen.
- Je kunt dan kiezen uit een bestaande bundel of een nieuwe bundel maken vanuit de Bundelsgalerij.
- Nadat je de bundel hebt gemaakt, moet je de bundel toepassen op dat projectsjabloon door de bundel te selecteren in het Dashboard voor bundelbeheer.
Opmerking
Nadat je een bundel hebt gemaakt of een bestaande bundel uit de galerij hebt geselecteerd, moet je de bundel via het Dashboard voor bundelbeheer aan het projectsjabloon toevoegen, zodat de bundel in het sjabloon wordt opgenomen.
Bundels toepassen vanuit het Dashboard voor beheer van bundels
Een bundel kan ook rechtstreeks vanuit het Dashboard voor bundelbeheer op een projectsjabloon worden toegepast, zoals hieronder wordt weergegeven.
- Klik op de knop Aanpassen binnen je project en scroll omlaag naar Bundels.
- Klik op de bundel die u wilt gebruiken en navigeer naar het tabblad Dashboard.
- Klik op de knop + Toevoegen aan mijn werk om het betreffende projectsjabloon te zoeken en te selecteren.
Projectsjablonen bekijken in het Dashboard voor beheer van bundels
- Klik op de knop Aanpassen binnen je project en scroll omlaag naar Bundels.
- Klik op de bundel die je wilt bekijken en navigeer naar het tabblad Dashboard.
- Onder Werktype ziet u voor elk item in de lijst of het een project of een projectsjabloon is.
Opmerkingen over bundels in projectsjablonen
- Omdat de bundel aan het projectsjabloon is gekoppeld, worden wijzigingen aan de bundel automatisch doorgevoerd in het projectsjabloon.
- Bestaande bundels uit de bundelgalerij kunnen aan een projectsjabloon worden toegevoegd.
- Gebruikers kunnen een lijst zien met bundels die aan het projectsjabloon zijn toegevoegd (dit is afhankelijk van de projecttoestemmingen van de gebruiker).
- Gebruikers moeten bewerkingsrechten voor een projectsjabloon hebben om een bundel aan de sjabloon toe te voegen of om eerder toegevoegde bundels te kunnen bekijken.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een projectsjabloon aan op basis van een bestaand project?
Klik op het vervolgkeuzepijltje naast de projecttitel, selecteer 'Opslaan als sjabloon', geef je sjabloon een naam en kies de privacy-instellingen voordat je op 'Een nieuw sjabloon maken' klikt.
Hoe werken relatieve datums in projectsjablonen?
Datums in sjablonen zijn relatief ten opzichte van de startdatum of de vervaldatum van het project, waardoor je bij het maken van een nieuw project kunt instellen dat taken een bepaald aantal dagen voor of na deze referentiepunten moeten plaatsvinden.
Kan ik projectrollen aan sjablonen toevoegen?
Ja, projectrollen zijn beschikbaar op de niveaus Advanced, Enterprise en Enterprise+ en creëren tijdelijke aanduidingen die automatisch taken toewijzen aan de juiste Teamgenoot wanneer je het sjabloon gebruikt.
Waar vind ik projectsjablonen in Asana?
Ga naar het tabblad Lijst op uw Teampagina en selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken, of gebruik de zoekbalk om een specifiek sjabloon te vinden.
Opmerking
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode. Probeer het gratis
