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Asana 快速入門指南

在本文中

Asana 介紹
建立專案和任務
建立有效專案
指派明確的任務
瀏覽 Asana
組織您的個人工作
與團隊協作
在 Asana 中練習
繼續您的到職引導

Asana 介紹

協調工作是否讓人感到混亂？啟動會議結束，但隊友不清楚下一步該做什麼。在不同工具中搜尋資訊會浪費時間。通常，進度和優先順序都無法看見。

Asana 是一個協作工作管理平台，為您的團隊提供一個系統，將無結構的工作混亂轉化為一個單一的位置，以便協調和溝通工作。無論您是管理複雜的專案，還是組織日常任務，Asana 都能組織工作，讓每個人都能確切瞭解該做什麼、由誰負責以及何時到期。

這就是 Asana 的作用，現在是時候在 Asana 中快速入門了。

您將會瞭解到的內容：

如何在 Asana 中新增和追蹤工作
瀏覽 Asana 的基礎知識
如何將 Asana 用於個人生產力
與隊友協作的最佳作法
開始使用的 5 個實踐動作

時間投入： 15-20 分鐘

建立專案和任務

觀看：入門指南

專案和任務是 Asana 中工作的基礎。

專案可用於組織主要計劃或持續進行的工作流程。

任務是專案中的個別行動項目。

當多個人需要為完成任務做出貢獻時，子任務會將任務分解。

何時使用專案、任務和子任務

在開始建立之前，請參考以下方法決定要建立的內容：

當您與多個專案關係人在數週或數月內朝著共同目標努力時，建立一個專案。例如發佈新的行銷活動 (如「第二季度 LinkedIn 行銷活動」)、規劃活動 (如「客戶教育團隊會議」) 或開發產品 (如「產品網站重新設計」)。

當您需要指派特定工作或擷取可執行項目時，請建立任務。任務回答：誰在何時進行什麼工作？它們通常需要幾分鐘或幾小時才能完成。例如，建立「草擬首頁文案」、「審查設計模型」或「排定啟動會議」等任務。

當您需要將任務拆分為更小的步驟或需要多個人貢獻時，請建立子任務。例如，若您有一個名為「發佈部落格貼文」的任務，請建立「撰寫文章」、「審閱和編輯」以及「排定發佈時間」的子任務。

建立有效專案

您可以透過多種方式建立專案：

使用工作流程資源庫頂端的篩選條件，尋找您需要的專案範本
從工作流程資源庫中選擇預先建立的範本
從另一個工具匯入工作
從頭開始建立新專案

自訂您的專案

專案代表主要計劃或工作領域。透過建立區段，將工作分解為更小的步驟或階段，以合乎邏輯的方式組織您的專案。
使用「自訂」功能表，針對團隊的工作流程最佳化您的專案。從任何專案的右上角存取。

從這些功能開始：

欄位：追蹤優先順序、狀態、投入量或與您的工作流程相關的任何資料
連結 Slack、Gmail、Microsoft Teams 等的應用程式

其他值得探索的功能：

用於標準化請求接收的表單
AI Studio 中的規則，可為您的工作流程新增智慧自動化 (例如：移動至區段時，自動將任務指派給適當的團隊成員)
用於重複性工作的任務範本
綁定以跨專案套用規則和範本

指派明確的任務

1. 有效使用任務標題

任務標題應簡潔、具體且以行動為導向。以動作動詞開頭的任務標題，可清楚表明需要完成的工作。

例如，請使用「與產品主管一起審閱簡報」，而非「與產品主管一起進行簡報」。

2. 為您的任務新增情境資訊

使用任務描述包含所有必要的詳細資料、說明和情境資訊，以便指派對象取得開始和完成工作所需的一切。使用 Asana AI 來改善格式、調整描述長度或調整語氣。

將檔案或連結直接附加至任務，以便輕鬆參考。這樣一來，所有與工作相關的資訊都能集中在一處。

3. 指派職責並設定截止日期

將任務指派給自己和團隊成員，以便每個人都清楚誰負責什麼事項。Asana 可讓您將任務指派給單一個人並新增多位協作者，從而促進當責和協作。

新增截止日期至任務，以便設定期限。

瀏覽 Asana

在 Asana 中移動時，您需要瞭解一些關鍵區域：

觀看：在 Asana 中導覽

區域	您將會找到的內容
1. 首頁	您的個人化儀表板，其中包含對您最重要的工作
2. 我的任務	跨所有專案指派給您的所有任務 (您的個人待辦清單)
3. 收件匣	您正在追蹤的工作更新和評論
4. 已加星號	您已加星號的工作，以便快速存取
5. 搜尋(頂端列)	即時尋找任何任務、專案或對話
6. 智慧聊天	您的 AI 助理將協助您安排即將到來的工作的優先順序、總結正在進行的工作，並詢問有關如何使用 Asana 的問題

組織您的個人工作

觀看：運用 Asana 規劃一日工作

使用「我的任務」和「收件匣」來組織您的一天，並隨時掌握您參與的工作。

我的任務

「我的任務」是 Asana 中所有專案中指派給您的所有任務的首頁。

「我的任務」使用提示：

全天定期檢查，以確保您為指派給您的工作安排時間並已完成
在最適合您的區段中組織我的任務：
- 按截止日期：「今天」、「即將截止」、「稍後」
- 按優先順序：「今天必須完成」、「本週」、「稍後」
- 按狀態：「待辦事項」、「進行中」、「等待其他人」
對指派給您的任務採取行動！完成後，請完成任務，如果任務逾期，請調整任務截止日期
查看明天截止的任務，為第二天做好準備

您的 Asana 收件匣

您的 Asana 收件匣是您參與的所有工作（任務、訊息、狀態更新和專案活動）的通知中心，因此您可以隨時掌握正在進行的工作，並採取行動，而無需離開 Asana。

收件匣使用提示：

全天定期檢查，以便隨時掌握您參與的工作的最新情況
以適合您的方式組織收件匣通知
針對每個通知採取行動：
- 「按讚」通知，確認您已看到更新
- 直接在任務中回覆評論和問題
- 封存您已處理或僅供參考的通知
- 針對需要進一步行動的更新建立後續任務
使用 Asana AI 的智能摘要，取得更新的快照

與團隊協作

以下是一些在 Asana 中最大限度提升協作的最佳作法。

在 Asana 中就 Asana 中的工作進行協作！

在 Asana 中透過評論、訊息、附件和 @ 提及進行協作，以促進團隊成員之間的有效溝通。新增協作者、提出問題，並在任務、專案和專案集中提供更新。在協作發生時，相關專案關係人將透過收件匣通知隨時掌握最新資訊。

確保隊友參與其中的方法：

在評論中@ 提及隊友，以引起他們的注意並通知他們
將協作者新增到任務中，以便他們收到有關更新的通知
將檔案或連結直接附加至任務，以便輕鬆參考

使用「概觀」標籤頁以瞭解專案情境

專案建立者應在「概觀」標籤頁中概述每個專案或計劃的目的和目標。此外，您可以定義專案角色，將專案與團隊或公司目標連結起來，並分享關鍵資源。「概觀」標籤頁為專案成員提供有效貢獻所需的情境資訊。

如果您最近受邀加入專案，請使用 Asana AI 來摘要最近的專案活動。

更新任務和專案狀態

當時間軸或交付項目發生變更時，新增評論，調整自訂欄位值以反映目前狀態，或在完成時將任務標記為已完成，從而向隊友更新任務進度。

專案狀態更新可讓專案關係人隨時掌握進度、阻礙和後續步驟。狀態更新會顯示於專案頂端和專案成員的收件匣中，確保每個人都保持一致。使用 Asana AI 透過總結最近的專案活動和進度，協助產生狀態更新。

在 Asana 中練習

學習 Asana 的最佳方式就是使用它。已完成這 5 個動作，即可奠定您的基礎。每個動作只需要 2-3 分鐘。

1. 建立您的第一個專案

專案組織涉及多個任務和人員朝著共同目標努力的主要計劃或持續進行的工作流程。

從+建立按鈕中選擇專案。從工作流程資源庫中選擇一個專案，或建立一個新專案。根據目前或即將推出的計劃命名，例如「網站更新」、「第一季度規劃」或「團隊引導」。

2. 建立區段以組織您的專案

區段透過將工作分解為「待辦事項」、「進行中」和「已完成」等階段來組織任務。新增適用於您工作流程的區段。您可以隨時編輯或新增內容。

3. 新增任務至您的專案，並將其指派給自己

任務是專案中可執行的工作片段。為您需要完成的內容建立一個任務，使用動作動詞開始標題 (例如「審查首頁設計」或「安排團隊會議」)。將其指派給自己並新增截止日期。

4. 與隊友協作

大多數 Asana 專案都包含多位成員。邀請隊友加入您的專案，點選專案頂端的分享按鈕。然後建立任務，並將其指派給合適的人員。新增截止日期，並使用任務描述提供有關需要完成的內容。

5. 從「我的任務」和「收件匣」推進工作

從側邊欄前往我的任務和收件匣。

在「我的任務」中，您會看到 Asana 中指派給您的所有任務。首先專注於今天截止的任務。如果有任何任務逾期，請調整其截止日期，以反映您實際完成任務的時間。

在收件匣中，您會看到與您參與的工作相關的通知。採取行動：如果您有疑問，請發表評論，按讚以確認您已看到，或封存僅供參考的通知。

繼續您的到職引導

這次課程之後可以前往：

前往何處	您將會找到的內容
Asana 說明中心	Asana 說明中心中有關 Asana 功能的操作說明文章和影片教學。
線上訓練	*講師主持的課程：* •在 Asana 中開始使用，以便有效上線 •在 Asana 中管理專案
Asana 學院	*認證和技能徽章：* • Asana 基礎技能徽章，用於深入上線引導 •用於工作的 AI 技能徽章，將 AI 整合至工作流程
社群論壇	向其他使用者學習，並成為Asana 大使

準備好開始了嗎？跳回到練習區段，並在 Asana 中完成您的前 5 個動作

注意
This article has been AI-translated.
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