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時程表與預算附加元件

在本文中

可作為 Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級的附加元件使用 。

藉助 Asana 的時程表和預算附加元件，您可以追蹤實際花費的工作時間、預測和監控成本和可計費收入，並確保及時準確地進行帳單和開立發票。

透過使用附加元件，您的團隊將能夠推動一致性、提高可視度並發揮最大影響力。

相關文章

包含在附加元件中

功能

描述

時程表

時間表可協助您追蹤進度，並透過準確的時間資料提高效率。藉助時程表，您可以瞭解您在特定時間段內在多個工作分組中花費的時間。


時間提交者可以完成並提交時程表，供時間審查者審查/核准。

預算

規劃和監控專案預算，以便全面掌握專案健全度。

使用者費率

為每個專案設定使用者費率，以自動計入專案預算。

時間與成本報告

按時間或成本報告基礎時間條目，包括比較估算值與實際值。

資源管理檢視的增強功能

查看使用者作為其協作管理授權的一部分可存取的資源管理檢視上的成本，例如工作量計劃、佔位符和通用工作負荷 (Enterprise 版和 Enterprise+ 版) 以及專案和專案集工作負荷 (Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版)。根據工作負荷中單一選定的專案檢視時間。

時間追蹤功能增強 (網頁版和行動版)

存取時間追蹤中的其他欄位，以支援準確的時間輸入、監控和帳單，例如可計費/不可計費、用於時間歸屬的單一專案和描述。

系統管理員設定

系統管理員可在系統管理主控台中為您的組織自訂時程表和預算功能

誰有資格購買此附加元件？ 

時程表和預算附加元件授權可新增至任何Starter 版、Advanced版、Enterprise 版和Enterprise+ 版使用者授權。若要在購買後存取附加元件，系統管理員必須在系統管理主控台中為使用者指派授權。若要購買附加元件，您必須聯絡您的 Asana 銷售代表，或直接聯絡銷售部門。

管理授權並指派授權角色

網域管理員、超級管理員和事業處管理員可以為附加元件指派授權並指定使用者角色。

時間表有兩個主要角色，以確保準確的工作流程：時間提交者和時間審查者。

  • 時間提交者是個別團隊成員，他們會根據 Asana 中的特定任務和專案追蹤其工作時間。所有擁有時程表和預算附加元件授權的使用者都會自動成為時間提交者。
  • 時間審查者是一個特殊的指定，可以新增到一個人的授權中。  這些使用者通常是負責檢查其團隊成員提交的時程表的經理或主管。他們會驗證記錄的時數是否準確，然後可能會核准或拒絕提交。

手動管理授權並手動指派授權角色

若要手動指派授權：

  1. 前往系統管理主控台
  2. 點選「成員」標籤
  3. 在使用者名稱旁的附加元件欄下拉式中選擇時程表和預算

若要手動指定時間審查者角色：

  1. 點選使用者名稱旁的三點圖示
  2. 點擊個人 資料
  3. 向下捲動至「時間表管理」
  4. 點選「審核者」圖示
  5. 選擇您要指派為時間審查者的使用者
    1. 請注意：如果您選擇的審核者尚未擁有附加元件授權，則在選擇為審核者後，系統將為其指派一個授權。
注意 icon注意

只有系統管理員和超級管理員可以在系統管理主控台中指派時間審核者。

批量管理授權並指派授權角色

若要批量授權和指派時間審核者，請從系統管理主控台上傳已完成的 CSV 範本。在 CSV 檔案中，首先在附加元件欄中將時程表和預算新增至每個提交者和審核者。此步驟會指派授權。然後，在每個使用者的審核者欄中輸入單一指定審核者的電子郵件地址。 

  1. 點選您的個人資料圖示，並選擇系統管理主控台。
  2. 導覽至「成員標籤
  3. 按一下「匯入/匯出 CSV」下拉式選單
  4. 選擇匯出 CSV
  5. 在您希望授予存取權限的任何人旁邊的附加元件欄中新增時程表和預算一詞。請參閱下圖。
  6. 透過「成員」標籤右上角的「CSV 匯入」按鈕匯入 CSV。
  7. 匯入已完成時，您將收到通知

存取時程表

時間表可協助您追蹤進度，並透過準確的時間資料提高效率。藉助時程表，您可以瞭解您在特定時間段內在多個工作分組中花費的時間。

若要存取時程表，請前往側邊欄，然後點選時程表。您可以從「+ 新增專案」按鈕將專案新增至時間表，並從「+ 新增任務」行項目新增任務。 

記錄時間並提交時程表

當進入時間表時，所有已在任務或專案上追蹤和填寫時間的工作都將在時間表的適當時間範圍內自動填充。 

若要在時程表中記錄專案的時間，請開啟專案下拉式箭頭。您可以將時間新增為專案中的一般工作，或將時間新增至專案中的特定任務類型。您也可以從建議中選擇專案和/或任務。

新增時間時，您可以確定它是否可計費或不可計費，並新增描述以提供工作的詳細資料。在行動裝置上使用附加元件追蹤時間時，也可以使用這些欄位。

總時間將累積在底部和右側。

注意 icon注意

如果任務屬於多個專案，則在直接從任務中新增時間時，您必須選擇要計入哪個專案。 

 

若要提交時間表，請點選工作表右上角的「提交」按鈕。如有需要，您可以新增備註。然後，時程表將傳送給指定的審核者進行核准。

時程表提交者可以在核准前召回指定週提交的時程表。

  • 前往您的時程表
  • 點選審查中
  • 點擊收回提交

代他人記錄時間

時程表審核者可以代表他們審核的使用者記錄時間記錄。這對於更正缺少的項目或協助團隊成員記錄非常有用。

  1. 開啟時間紀錄視窗，然後按一下 新增時間。
  2. 點選記錄器下拉式功能表 (預設為您的個人資料)。
  3. 選擇您要記錄時間的提交者姓名。
  4. 照常輸入時間和詳細資料。

預先填充時程表

時程表提交者可以選擇自動新增指派給他們並在目前一週到期的任務。此設定可協助您在每週開始時使用已包含您需要追蹤的工作的時間表。

Pre-populate timesheets

若要開啟此功能，請從側邊欄開啟「時程表」，點選頁面右上角的三點圖示，然後選擇「時程表設定」。在預先填充時程表下，開啟自動新增每週到期的指派給我的任務，然後選擇儲存。

啟用此設定後，符合這些條件的任務會新增至目前一週的時程表。您仍然可以隨時新增、編輯或移除任務和時間條目。

從時程表中移除任務或專案

若要從時間表中移除任務或專案，您必須先刪除其所有相關的時間條目。

  • 將游標暫留於您要刪除的任務或專案上方
  • 在其上點選右鍵
  • 點擊從時程表移除

時間審查標籤

指定為時間審查者的使用者可存取專用檢視，在指定的時間範圍內顯示其時間提交者和基本時間表資訊。審核者將能夠在提交時程表之前，檢視整週記錄的時間。

若要檢視使用者的時間表詳細資料，請將游標暫留於其名稱上。將出現「檢視時程表」文字。點選後，您將進入使用者時間表的詳細檢視。

篩選及排序

時間審查者可以使用「人員」篩選條件篩選檢視，僅顯示特定使用者。

  1. 點選「人員」篩選條件
  2. 選擇您想在「時間審查」標籤頁上看到的使用者
  3. 按一下「儲存檢視」，儲存您的選擇

時間審查者可以使用排序功能變更團隊成員的顯示順序。

  • 點選排序按鈕。
  • 選擇您偏好的排序選項：按字母順序、總計時間或可計費時間。
  • 按一下「儲存檢視」，套用新的排序方式。

核准或拒絕時程表

時間審查者可以核准或拒絕時程表。

  1. 前往「時間審查」標籤頁
  2. 針對指定的時間提交者，點選待審閱
  3. 在彈出式視窗中，按一下核准或拒絕

注意 icon注意

時間審查者可以點���已核准或已拒絕，然後在彈出式視窗中點選撤銷核准，即可撤銷核准。這將取決於系統管理主控台中的時間表核准流程設定。 

 

時間審查者和提交者使用者都會收到有關時程表狀態變更的通知。

時間審查者通知

提交者通知

匯出時間記錄 

若要匯出時間紀錄：

  1. 導覽至所需專案
  2. 點選專案名稱旁的下拉式選單
  3. 點擊同步 / 匯出
  4. 選擇時間記錄作為 CSV

匯出將顯示專案的可計費或不可計費時間。

時間審查者也可以從「時間審查」檢視中匯出。 從時間表檢視匯出時，您可以使用時間範圍選擇器，為您想要包含在 CSV 中的時間輸入選擇確切的時間範圍。

若要從此檢視中匯出：

  1. 前往左側邊欄中的「時程表」
  2. 點選右上角時程表旁的下拉式箭頭
  3. 選擇您的角色可用的匯出選項
    • 時程表審核者：點選匯出提交者的時間紀錄 CSV ，即可下載指派給您的特定使用者的時程表。
    • 超級管理員：點選匯出每個人的時間紀錄 CSV ，以擷取整個網域中的所有時間紀錄。
  4. 使用時間範圍選擇器選擇您想要的日期範圍，即可產生 CSV 檔案

專案預算

透過專案預算，您可以規劃和預測預算。

存取專案預算

您可以透過兩種方式存取專案預算：

  1. 點選專案名稱旁的下拉式選單，然後選擇設定專案預算
  2. 導覽至專案的「概觀」標籤頁，向下捲動至預算列，然後按一下列上的設定按鈕
注意 icon注意

您必須是專案管理員才能存取專案預算。

專案預算進度列

進度列將顯示實際工作量與計劃工作量的比較，以及剩餘的金額。

設定預算閾值通知

使用者可以指定一個閾值，以便接收有關預算進度的通知。 

若要啟用預算通知：

  1. 在設定預算的專案中開啟預算模式
  2. 開啟閾值通知的設定
  3. 指明應與哪個值的實際成本進行比較，以及使用者希望在哪個百分比時收到通知。

專案集中的專案預算彙總

使用者可以在專案集層級檢視多個專案的預算，以便根據專案的預算類型瞭解成本或時間的彙總。

  1. 導覽至專案集的清單檢視。
  2. 確保已新增具有設定預算的專案。(請注意：使用「新增工作」新增專案。)
  3. 點選清單檢視右上角的+圖示，即可新增欄位。
  4. 選擇其中一個預算選項以新增彙總：
    1. 預算 (時間)：新增預估時間 (總計)、實際時間 (總計) 和預算時間的彙總。
    2. 預算 (成本)：新增預計成本 (總計)、實際成本 (總計) 和預算成本的彙總。

注意 icon注意

只有擁有適當權限的人員才能查看成本彙總。

選擇預算類型

您可以透過小時或成本追蹤您的預算。您還可以在兩種衡量類型之間切換。

設定人員費率 (成本衡量)

如果您已選擇成本作為您的衡量類型，則可以為參與專案的人員指定每小時費率。此費率也可以在其工作量規劃檢視中維護。

若要設定人員或預留位置的費率：

  1. 向下捲動至專案預算設定中的人員和費率區段。
  2. 點選新增人員搜尋列內部，並選擇人員或預留位置。
  3. 輸入或選擇人員，然後點選新增，將其新增至您的資源庫。
  4. 點選費率方塊並輸入數字。 
  5. 按一下X以從預算中移除費率
  6. 點選儲存費率以儲存對人員和費率區段所做的任何新變更。

其他備註：

  • 預留位置和工作量計劃可在 Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級上使用，因此使用者必須擁有基本 Enterprise 版或 Enterprise+ 授權才能使用這些功能與時程表和預算附加元件。
  • 使用者可以在每個專案的資源池中設定最多 500 個人員或預留位置。
  • 個人不必成為專案成員即可加入費率清單。如果有人在專案進行期間離開，其費率仍會出現在資源庫中，並且需要手動移除。 
 

將團隊和費率批量新增至專案

如果您是專案管理員，您可以將整個 Asana 團隊批量新增至專案，從而每次都能快速、一致地為專案配備人員，並使用正確、標準化的費率。

若要新增團隊至專案，請執行以下操作：

  1. 開始輸入團隊名稱
  2. 搜尋將找到您有權存取的團隊，包括您所屬的團隊和公開團隊
  3. 點選或使用鍵盤從搜尋結果中選擇團隊
注意 icon注意

無法批量新增超過 200 名成員的團隊，且在搜尋結果中會顯示為灰色。單一專案的人員不能超過 500 人。系統會阻止您新增超過此上限的團隊。

當您點選以新增所選團隊時，系統會擷取團隊目前成員資格的一次性快照 。它會將該團隊中的每個人分別新增至您的專案預算設定清單中。如果某人已經在專案清單中，或者他們是您選擇的多個團隊的成員，則他們只會出現一次。

注意 icon注意

這不是動態同步。如果稍後將新人員新增至 Asana 團隊，他們將不會自動新增至此專案。您需要分別新增他們。

與人員一起匯入費率

 如果您的團隊在基於數字的自訂欄位中定義了費率，您可以直接匯入它們。

若要匯入費率：

  1. 在每個所選團隊的旁邊，會出現一個下拉式功能表。此功能表將列出您有權查看的該團隊的所有數字自訂欄位。
  2. 選擇所需的自訂欄位
注意 icon注意

所有數字將自動四捨五入至小數點後兩位。如果欄位格式是百分比，則會轉換為數字。

為防止意外遺失資料，系統不會自動覆寫費率。相反，它將匯入所有費率，並要求您手動解決。 

預估成本或時間

對於預估成本，您可以從兩個來源中選擇：工作量計劃或任務。

工作量計劃

可在 Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級上使用 。

隨著團隊成員被分配到專案中，您將能夠根據費率在工作量計劃檢視中查看成本明細。

每人的總成本將顯示在工作量計劃中，總和將顯示在專案預算中。

任務

如果按任務的預估時間進行分配，這將直接與專案相關聯，以提供該專案的預算，無論是以小時還是成本，取決於您選擇的內容。

實際成本或時間

實際成本將使用提交時的時間追蹤或時間表中的實際時間計算。您可以按可計費或不可計費或所有時間來細分實際成本。這取決於您設定實際成本的方式。

資源管理中的成本

設定費率後，您可以在工作量規劃和工作負荷檢視中檢視成本。

  1. 導覽至工作負荷或工作量規劃檢視。
  2. 在投入量下拉式功能表中選擇預估時間或實際時間。然後將成本切換為開啟。 
 

成本資料旨在確保僅對適當的人員可編輯和可見。

  • 費率管理：只有專案管理員才能為該特定專案中的使用者設定每小時費率。
  • 成本可視度：只有特定專案的專案管理員才能在工作量和工作量規劃檢視中查看與該專案相關的成本資料。

時間和成本報告

請參閱我們關於使用時程表和預算附加元件進行報告的專門文章。

系統管理主控台設定

若要在系統管理主控台中存取時程表和資源設定：

  1. 點選您的個人資料圖片
  2. 選擇系統管理主控台
  3. 在側邊欄中點選設定
  4. 向下捲動至「時程表和資源配置」

您將看到以下設定：

  • 啟用時間追蹤：控制預估時間和實際時間欄位是否在任務和專案上可見。
  • 啟用可計費時間：啟用時間輸入的可計費狀態，允許使用者將其記錄的小時數標記為可計費或不可計費。
  • 預設可計費：為您網域中建立的所有新時間記錄設定預設可計費狀態 (可計費或不可計費)。
  • 專案預算貨幣：選擇將用於所有專案預算的預設貨幣。
  • 時程表核准流程：設定時程表工作流程。選擇簡單 (草稿/提交) 或完整 (草稿/提交/核准/拒絕) 的核准流程。
  • 時間類別：對每個時間記錄套用一致的標籤。系統管理員可以建立類別選項，隊友在記錄時間時選擇類別。 
  • 鎖定過去的時間記錄：在設定的週數後自動鎖定時間記錄，防止非系統管理員編輯。
  • 資源配置檢視 (工作量計劃和工作負荷) ：控制對資源管理功能的存取。您可以啟用所有功能 (工作量計劃和工作負荷)，或提供對專案和專案集中工作負荷檢視的更有限存取權限。
  • 專案的一般工作：控制使用者是否可以在不選擇特定任務的情況下直接記錄專案的時間。
  • 未來時間記錄：控制允許使用者記錄時間的未來時間。
  • 提交提醒：控制使用者何時收到提交時間表的每週提醒。

超級管理員和系統管理員都可以檢視這些設定，但只有超級管理員可以編輯它們。如需這些權限的詳細資料，請參閱Asana 中的系統管理員和超級管理員角色。

可計費和不可計費工作

系統管理員將能夠在系統管理主控台中設定時間紀錄是否可以標記為其網域的可計費項目。

  1. 前往系統管理主控台
  2. 前往設定標籤頁
  3. 向下捲動至「時程表和資源配置」
  4. 您可以在此處啟用時間追蹤、設定可計費時間和時程表的偏好設定，以及資源配置檢視

時程表權限和存取控制

為確保資料的準確性和完整性，時程表和預算附加元件會根據時程表的生命週期強制執行特定的編輯權限。隨著時程表從草稿移至已提交，最終獲得核准，編輯時間條目的能力變得更加受限。

按狀態編輯限制

  • 草稿：提交者和其指派的審核者都可以建立、編輯或刪除時間條目。
  • 已提交：提交時間表後，提交者將被鎖定為僅檢視，以防止在審核過程中發生變更。審查者保留編輯或刪除條目的能力，以便在核准前進行必要的更正。
  • 已核准：核准後，提交者和審核者的時程表都會被鎖定。除非撤銷核准，否則兩者都無法修改歷史記錄。

系統管理員覆寫：無論其狀態如何，網域系統管理員和超級管理員都擁有檢視、編輯或刪除時間條目的無限制權限。這確保歷史記錄即使在核准後也可以更正。

召回和修改狀態

如果時程表因其狀態而被鎖定，提交者和審查者可以使用「召回」動作來還原狀態並重新獲得編輯權限。

  • 收回提交：如果提交者發現自己犯了錯誤，他們可以在提交的時程表上選擇「收回」。這會將時間表還原為草稿狀態，以便他們在重新提交之前編輯條目。請注意：提交者無法在提交內容獲得核准後將其召回。
  • 收回核准：審查者可以在已核准的時程表上選擇「收回」，以撤銷核准。這樣，如果稍後發現錯誤，就可以在核准後進行更正。
  • 重新提交已拒絕的時程表：審核者可以重新提交先前已拒絕的時程表，如果已進行必要的更正，則可簡化工作流程。

時程表狀態活動為確保透明度和當責，所有狀態變更 (包括提交、核准、拒絕和召回) 都會記錄在時程表狀態活動日誌中。

系統管理員可見度要求

雖然網域管理員和超級管理員擁有編輯的覆寫功能，但他們無法自動查看每個使用者的個人時間表檢視。

注意 icon注意

系統管理員和超級管理員只有在擁有指派的時程表和預算授權，並被指定為該使用者的時間審核者時，才能查看使用者的時程表。

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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