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Comunicazione con i richiedenti tramite email

In questo articolo

Disponibile con i livelli Asana Starter, Advanced, azienda ed Enterprise+. Disponibile per le divisioni.

Questa funzionalità consente ai mittenti dei moduli della tua organizzazione di rispondere ai moduli inviati tramite email, anche se non dispongono di una licenza Asana. In questo modo, tutti i team possono monitorare e seguire le richieste.

Questo ti consentirà di:

  • Standardizzare l’acquisizione del lavoro e monitorare le richieste interne in tutta l’organizzazione in un flusso di lavoro centralizzato.
  • Acquisire informazioni importanti in anticipo per evitare che i dettagli chiave vengano persi.
  • Consentire una collaborazione e una comunicazione senza soluzione di continuità tra i mittenti dei moduli, i richiedenti e i destinatari delle richieste per garantire l’avanzamento del lavoro. 
Nota iconNota

Questa funzionalità non è disponibile per le organizzazioni che hanno abilitato la conformità HIPAA.

Creare un modulo

Per creare un modulo, vai al progetto desiderato, quindi al menu Personalizza e clicca su moduli. Da qui, puoi creare un nuovo modulo cliccando sul pulsante +Aggiungi o modificando un modulo esistente.

Creazione di un modulo di ticketing

Puoi tenere aggiornati gli utenti che inviano moduli in tutta l’organizzazione sulle loro richieste, anche se non dispongono di una licenza Asana. Per farlo, devi modificare le impostazioni di accesso ai moduli in Solo organizzazione.

  1. Vai al menu Personalizza
  2. Crea un nuovo modulo o scegline uno esistente
  3. Vai alla scheda Impostazioni
  4. Imposta l’accesso al modulo su Solo organizzazione
  5. Attiva l’opzione Ricevi risposte via email per ricevere i commenti dell’autore del modulo
  6. Attiva l’opzione Invia risposte via email per inviare commenti via email al mittente del modulo
Nota iconNota

Chi invia i ticket non ha bisogno di una licenza Asana. Tuttavia, devono avere un’email con il dominio dell’organizzazione o essere aggiunti come ospiti.

Risposte ai moduli

Nell’esempio precedente, possiamo vedere quanto segue:

  1. Eric non ha una licenza Asana, ma è stato in grado di rispondere via email per chiedere informazioni sullo stato di una richiesta. Anche se è stato inviato via email, questo commento è stato ricevuto su Asana come commento.
  2. Hailey, che ha una licenza Asana, commenta l’attività e chiede a Josef di occuparsi di questa richiesta. Eric non vedrà questo commento.
  3. Josef, che ha una licenza Asana, commenta l’attività e seleziona la casella Invia risposta al mittente. Eric riceverà il commento di Josef via email.
  4. Josef commenta ancora una volta l'attività. Eric non vedrà questo commento.
  5. Josef ha appena selezionato la casella di controllo, quindi il messaggio successivo verrà inviato a Eric

Ecco un esempio di come apparirebbe una risposta di Josef per Eric.

Risposta email

Nota iconNota

I domini con requisito SAML necessitano di mappatura dei gruppi SAML o di una licenza di sola visualizzazione per consentire agli utenti non Asana di accedere ai moduli. Questo non si applica alle divisioni con SAML richiesto.

Regole per il monitoraggio delle richieste

Per semplificare il monitoraggio delle richieste, puoi creare regole automatizzate che migliorano la comunicazione e garantiscono follow-up tempestivi. Ecco due regole chiave che puoi configurare:

  1. Attivazione di azioni in base ai commenti
    Imposta una regola che si attivi automaticamente quando un commento viene inviato o ricevuto dal mittente del modulo. Ciò garantisce che gli aggiornamenti, le richieste o le risposte pertinenti vengano acquisiti e gestiti senza intervento manuale.
    Commentatore 
  2. Invio di email

    Configura una regola che invii automaticamente un’email al mittente del modulo. Utilizzando le variabili dinamiche, puoi personalizzare il messaggio con i dettagli.

Invio di email

Domande frequenti

Perché non riesco a modificare il campo email nell’editor dei moduli quando le impostazioni del modulo di risposta alle email sono attivate?

Quando attivi le impostazioni “ricevi risposte via email” e “invia risposte via email”, acquisiamo l’indirizzo email verificato del mittente del modulo per abilitare le risposte via email.

Cosa succede se disattivo una delle impostazioni, ma non l’altra?

Le impostazioni “ricevi risposte email” e “invia risposte email” possono funzionare in modo indipendente. Queste impostazioni ti consentono di avere un canale di comunicazione bidirezionale o unidirezionale. Ad esempio, potrebbero esserci casi d'uso in cui desideri consentire agli utenti Asana di inviare risposte al mittente del modulo, ma non desideri ricevere risposte dai mittenti.

Cosa succede se attivo l’impostazione “aggiungi come collaboratore”?

Oltre alle impostazioni di invio e risposta alle email, chiunque invii un modulo e sia già un utente Asana verrà aggiunto all’attività come collaboratore. Se la persona che invia il modulo non ha un account Asana, non verrà aggiunta all’attività come collaboratore. Invece, puoi utilizzare la casella di controllo nella casella dei commenti dell’attività per inviare loro il tuo commento come email.

Come funziona sui dispositivi mobili?

Al momento, il supporto per dispositivi mobili è limitato. Al momento, puoi distinguere tra un commento normale (interno) a un’attività e un commento inviato o ricevuto via email.

Questa funzionalità supporta l’invio e la ricezione di allegati?

Sì, supportiamo sia gli allegati in entrata che quelli in uscita.

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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