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Control de acceso basado en roles (RBAC) con roles personalizados

En este artículo

¿Quién puede usar esta función?
Enterprise+

Visita nuestra página de precios para obtener más información.

Disponible para organizaciones y divisiones con el plan Enterprise+ (o Enterprise con el complemento de gestión de permisos).

La compatibilidad con el RBAC para las divisiones forma parte de un programa de acceso anticipado y solo está disponible para clientes seleccionados.

El control de acceso basado en roles (RBAC) con roles personalizados permite a las organizaciones crear y gestionar roles de usuario personalizados a nivel de organización, lo que proporciona un control centralizado sobre lo que los usuarios pueden hacer en Asana. Los superadministradores pueden definir roles con conjuntos de permisos específicos y asignar estos roles a los usuarios, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos de seguridad y cumplimiento y a estandarizar la forma en que los usuarios trabajan en Asana.

Artículos relacionados

Beneficios del RBAC

  1. Control centralizado: gestiona los permisos a nivel de organización desde la consola del administrador.
  2. Mayor seguridad y cumplimiento: cumple con los requisitos de seguridad y cumplimiento gracias al control granular sobre los permisos de los roles.
  3. Flujos de trabajo estandarizados: crea formas de trabajo estandarizadas en toda tu organización al definir los niveles de acceso adecuados por rol.
  4. Menos carga administrativa: delega la gestión de usuarios a administradores específicos y simplifica los flujos de trabajo administrativos mediante la integración con un proveedor de identidad compatible para la asignación automática de roles.

Cómo funciona el RBAC

Con el RBAC, los permisos se asocian a los roles en lugar de a los usuarios individuales, lo que facilita la gestión del acceso en toda tu organización.

Roles de usuario

  • Roles estándar: Asana incluye un conjunto de roles estándar que tienen tanto permisos inherentes no configurables como un conjunto de permisos configurables. Los roles personalizados se basan en los roles estándar y heredan los permisos no configurables y los permisos configurables predeterminados.
    • Superadministrador: este es el rol de administrador de nivel superior con control total sobre la organización de Asana, incluida la gestión de usuarios. Los permisos para este rol no se pueden modificar y no se pueden crear roles personalizados basados en este rol.
    • Administrador: Los administradores de la organización tienen acceso a la consola del administrador y a los ajustes del administrador, lo que incluye la gestión de equipos y miembros, y control limitado sobre los ajustes del dominio. Los superadministradores pueden ajustar los permisos de gestión de usuarios para este rol, incluida la delegación de la gestión de roles al rol de administrador o al rol de administrador personalizado.

      • El rol estándar de administrador solo está disponible en las organizaciones y no en las divisiones.

    • Miembro: este es el rol predeterminado para los usuarios con una dirección de email interna (p. ej., @tuempresa.com). Los miembros tienen acceso estándar para colaborar dentro de tu organización de Asana.
    • Invitado: este es el rol predeterminado para los usuarios con una dirección de email externa (p. ej., @tucliente.com). Los invitados están pensados para colaborar con personas ajenas a tu organización principal y tienen permisos inherentes limitados. A los usuarios externos solo se les puede asignar el rol de invitado o roles personalizados basados en el rol de invitado. Del mismo modo, a los usuarios internos no se les puede asignar el rol de invitado.
  • Roles personalizados: los superadministradores, los administradores de división y los administradores con permisos para gestionar roles pueden crear roles de usuario personalizados a partir de los roles estándar y modificar los permisos configurables.

Permisos de RBAC

Controla qué acciones pueden realizar los usuarios en Asana, incluidas la creación, la eliminación, los permisos de la cuenta y mucho más. Consulta nuestro artículo de descripción general de los permisos para obtener más información.

Comienza a usar el RBAC

Sigue los pasos a continuación para configurar los roles y permisos de tu organización.

Paso 1: Acceder a los ajustes del RBAC

Puedes ver y configurar todos los roles de usuario en un solo lugar desde la página de gestión de roles en la consola del administrador.

  1. Dirígete a la consola del administrador en Asana.
  2. Haz clic en la pestaña Gestionar roles en la sección Miembros de la barra de navegación izquierda.
  3. Aquí verás la lista de roles de tu organización junto con información básica sobre ellos, incluida la descripción del rol y la lista de miembros para cada rol.
  4. Cuando empieces, solo aparecerán aquí los roles estándar. Una vez que hayas creado roles personalizados, también podrás verlos desde esta página.RBAC settings

Paso 2: Crear un rol personalizado

Los roles personalizados deben crearse cuando se necesitan controles más precisos sobre los permisos  que un usuario o un grupo de usuarios deben tener en Asana.

  1. En la pestaña Gestionar roles, haz clic en Crear rol en la esquina superior derecha.
    1. Los administradores de la división solo pueden crear roles personalizados con Miembro o Invitado como plantilla. El rol de administrador como plantilla solo está disponible a nivel de organización.
  2. Indica un nombre y una descripción para el rol personalizado (por ejemplo, “Jefe de proyecto”, “Miembro del equipo de marketing”). 
    1. Consejo: Los nombres específicos y las descripciones claras pueden ser útiles más adelante a medida que tu lista de roles aumente o si planeas delegar la gestión de los roles a otros administradores.
  3. Selecciona el rol estándar en el que se basará el nuevo rol personalizado. Esto afectará los permisos no configurables y configurables disponibles para el rol, así como el tipo de usuario al que se le puede asignar el rol (interno vs. externo).
  4. Configura los permisos que se otorgarán a este rol.
  5. Haz clic en Crear rol.
  6. Ahora estás listo para comenzar a asignar usuarios a este rol.

Create role

Paso 3: Modificar los roles

Los roles deben modificarse a medida que cambian las necesidades de tu organización.

  1. Selecciona el rol que quieras modificar en la pestaña Administrar roles.
  2. Revisa los permisos actuales asociados con el rol en la página Editar rol.
  3. Edita los detalles y los permisos del rol según sea necesario.
  4. Guarde los cambios.
  5. Los ajustes de permisos actualizados ahora se aplicarán a todos los usuarios con el rol.

Edit role

Paso 4: Asignación de roles

Asignar usuarios a roles de usuario brinda control sobre los permisos que tiene un usuario o grupos de usuarios en Asana.

  1. En la Consola del administrador, haz clic en Gestionar miembros en la barra de navegación izquierda.
  2. Busca el usuario al que deseas asignar un nuevo rol.
  3. Haz clic en el menú desplegable Rol.
  4. Selecciona el nuevo rol que deseas asignar.
    1. Consejo: Obtén más información sobre cómo gestionar la asignación de roles de los miembros a gran escala a través de nuestra integración con el proveedor de identidad (IdP). Si gestionas los roles a través del IdP, este será la fuente de referencias para los roles de los usuarios y anulará los cambios en la consola del administrador.
      1. Aprende cómo configurar los roles de Asana en Okta.
      2. Aprende a configurar los roles de Asana en Microsoft Entra ID.
Sugerencia iconSugerencia

Puedes asignar roles en bloque mediante la importación de usuarios en formato CSV. Más información.

Roles

Paso 5: Establecer los roles predeterminados

Los roles predeterminados establecen el rol que reciben los nuevos usuarios cuando se unen a Asana. 

  1. En la consola del administrador, haz clic en Seguridad en la barra de navegación izquierda. 
  2. Busca el ajuste de Roles predeterminados. 
  3. Selecciona los roles predeterminados para los usuarios internos y externos. 

Consejo: Los roles predeterminados se aplican cuando las personas se registran para unirse a tu organización, cuando son invitadas por otros usuarios y en situaciones menos comunes en las que se asignan roles automáticamente. Selecciona los roles predeterminados con los permisos que te parece bien que cualquier usuario reciba de forma predeterminada. Los roles de los usuarios siempre se pueden ajustar desde la pestaña Miembros de la Consola del administrador.

Role defaults

Preguntas frecuentes

Gestión de roles 

¿Quién puede crear, gestionar y asignar roles?

De forma predeterminada, solo los superadministradores pueden crear y gestionar roles para una organización. El rol de administrador estándar (y los roles personalizados basados en el rol de administrador) permite asignar usuarios a un rol de usuario existente, pero no crear nuevos roles personalizados ni modificar los permisos de los roles. Los superadministradores pueden gestionar los permisos de gestión de usuarios administradores para otorgar la capacidad de gestionar roles o restringir la capacidad de asignar roles. 

Los administradores de la división pueden crear y gestionar roles personalizados para su división.

¿Se pueden modificar los permisos de los roles estándar?

Sí, los superadministradores pueden modificar los permisos configurables asociados con los roles estándar para adaptarlos mejor a las necesidades de su organización.

Si creo un rol personalizado basado en “Miembro” y luego se realizan cambios en el rol estándar “Miembro”, ¿mi rol personalizado también cambiará?

 No, los permisos configurables para los roles personalizados son independientes después de su creación. Los cambios en los permisos configurables de un rol estándar no se aplicarán automáticamente a los roles personalizados existentes basados en él. Los nuevos roles personalizados que se creen después de que se realicen cambios en los roles estándar usarán los permisos actuales del rol estándar como punto de partida predeterminado. 

¿Puede un usuario tener un rol único para cada división de la que forma parte?

No, un usuario tiene un rol en la organización y no puede tener un rol único para cada división de la que forme parte. Los permisos de este rol se extienden a todas las divisiones para los usuarios que pertenecen a varias divisiones.

¿Puede un administrador cambiar el rol de un usuario que está en varias divisiones?

Si un administrador cambia el rol de un usuario y ese usuario pertenece a varias divisiones, se le mostrará una advertencia de que el cambio de rol del usuario se aplicará al usuario en todas las divisiones de las que forma parte.

¿Puedo cambiar el nombre de los roles estándar para que se adapten mejor a la terminología de mi organización?

No, no se puede cambiar el nombre de los roles estándar.

¿Puedo personalizar el rol estándar de “superadministrador”? 

No, los permisos del rol de superadministrador son fijos y no se pueden modificar.

¿Pueden los administradores de la división gestionar los roles dentro de su división específica? 

Sí, los administradores de la división pueden gestionar los roles de los usuarios y crear roles personalizados específicos para su división dentro de la consola del administrador de la división.

Asignación de roles

¿Puedo cambiar el rol predeterminado asignado a los nuevos usuarios internos o externos? 

Sí, esto se puede hacer mediante el ajuste “Rol predeterminado” en la pestaña de seguridad de la consola del administrador. Además, hay valores predeterminados a nivel de rol que establecen el rol para los nuevos usuarios invitados por usuarios con ese rol. Recomendamos usar estos valores predeterminados con cuidado para evitar el escalamiento de permisos.

¿Se pueden asignar varios roles a un solo usuario?

No, a cada usuario solo se le puede asignar un rol a la vez.

¿Qué rol de usuario se le asigna a un usuario?

Todos en Asana tienen un rol de usuario. Estas son las diferentes formas en que se pueden asignar los roles:

  • Para los usuarios existentes: Cuando cambies al uso del RBAC para gestionar los roles de los usuarios, estos conservarán su rol de usuario existente de forma predeterminada (superadministrador, administrador, miembro o invitado). A partir de ahí, los superadministradores y los administradores con permisos de gestión de usuarios pueden agregar roles personalizados adicionales y asignar usuarios a los roles. 
  • Para los nuevos usuarios, el rol que reciben puede variar según cómo se unan a tu organización:
    • Usuarios invitados: 
      • Invitaciones desde la aplicación: cuando se invita a los usuarios a Asana desde la aplicación, el rol que recibe el nuevo usuario es el rol predeterminado de miembro o invitado.
      • Consola del administrador: cuando se invita a los usuarios desde la consola del administrador, los superadministradores y los administradores con permisos para asignar roles pueden establecer el rol del nuevo usuario durante el paso de invitación. 
    • Registros: cuando los nuevos usuarios se registran desde Asana.com para unirse a tu organización, reciben el rol predeterminado de toda la organización. Este rol comienza como el rol de miembro estándar, pero se puede configurar a través de los ajustes de todo el dominio. 
    • Integración SCIM: si gestionas los roles a través del proveedor de identidad (IdP), este será la fuente de referencia para los roles de los usuarios y anulará los cambios realizados en la consola del administrador. Aprende cómo configurar los roles de Asana en Okta.  
  • Hay algunos escenarios menos comunes en los que los usuarios pueden recibir un rol automáticamente:
    • Migración de dominio: cuando se produce una migración de dominio, a los usuarios del dominio de origen se les asigna el rol predeterminado para toda la organización del dominio de destino. Cambios en los emails verificados de la organización: cuando se agrega o elimina una dirección de email verificada de una organización, esto puede cambiar el tipo de rol de los usuarios existentes de usuario externo (invitado) a usuario interno o viceversa. Cuando esto suceda, los usuarios afectados recibirán el rol predeterminado de la organización correspondiente a su nuevo tipo de rol. 
  • Consejo: Gestiona los roles predeterminados para mantener la seguridad de tu organización asegurándote de que los usuarios nuevos siempre tengan el nivel adecuado de acceso a tu organización desde el principio.

¿Qué rol recibirá un usuario si varios usuarios lo invitan antes de que acepte su invitación?

Si varios usuarios invitan a un usuario antes de que acepte su invitación, este recibirá el rol de la primera invitación. Si un administrador invita al usuario desde la consola del administrador, el rol asignado por el administrador tendrá prioridad sobre cualquier otro rol de invitación. Los superadministradores o los administradores con permiso para asignar roles pueden ver las invitaciones pendientes y cambiar el rol de los usuarios en la consola del administrador.

Si se cambia el rol de un usuario, ¿se le notifica automáticamente?

No, los usuarios no reciben una notificación automática sobre los cambios de roles o permisos. 

¿Los usuarios pueden ver su rol o solicitar cambios de rol desde la aplicación de Asana?

No, los usuarios no pueden ver su rol de usuario y, actualmente, no hay forma de solicitar permisos superiores a través de Asana. La experiencia del usuario varía según el permiso; en algunos casos, las funciones están completamente ocultas, mientras que en otros, los usuarios ven la función deshabilitada.

¿Puedo asignar roles personalizados que se crean en otras divisiones de mi organización?
No, los administradores de división solo pueden asignar roles personalizados que se crearon dentro de su división a los miembros de su división.

Ajustes de la organización

¿Cómo interactúa la configuración predeterminada de la organización con los roles de usuario?

Los ajustes predeterminados de la organización están configurados para algunos de los permisos que también se pueden personalizar a nivel de rol a través del RBAC. Se puede acceder a estos ajustes en la consola del administrador, en las pestañas Seguridad y Ajustes de la aplicación. Incluyen lo siguiente:

  • Configuración de invitaciones a invitados y dominios de confianza 
  • Cargar archivos 
  • Descargar archivos en la aplicación móvil 
  • Usar tokens de acceso personal 
  • Usar aplicaciones

Si un permiso se desactiva o se modifica a nivel de organización mediante el ajuste predeterminado de la organización, esto anulará los permisos del rol y no se podrá configurar a nivel de rol. Para configurar el ajuste a nivel de rol, se debe activar el ajuste predeterminado de la organización.

Anteriormente, usé los ajustes de la organización para cambiar los permisos en mi dominio. ¿Estos ajustes predeterminados seguirán vigentes cuando empiece a usar el RBAC?

Sí, cuando empieces a usar el RBAC, los ajustes de permisos que ya se hayan configurado para tu dominio se mantendrán y se reflejarán en los permisos de los roles del RBAC. Esto significa que tus valores predeterminados iniciales para los roles estándar pueden ser diferentes de los valores predeterminados de Asana para cada rol. 

Marco general de permisos

¿Cómo interactúan los roles de usuario con los permisos en proyectos u otros objetos de trabajo en Asana?

El rol de usuario del RBAC y los permisos determinan las capacidades de un usuario en toda una instancia de Asana, mientras que los permisos de nivel de acceso a objetos determinan las capacidades de un usuario específicas para un objeto determinado de Asana. El sistema de permisos de Asana funciona en conjunto para abordar una amplia gama de casos de uso de control de acceso. 

La siguiente tabla compara los roles de usuario del RBAC con los niveles de acceso a objetos. 

Comparación

Rol de usuario RBAC 

Nivel de acceso a elementos

¿Quién asigna el rol?

Superadministrador de la organización

Administrador de la división

Administrador de objetos

¿Dónde se gestiona el rol?

Consola del administrador de la organización 

Consola del administrador de la división

Cuadro para compartir elementos o ajustes

¿Cuál es el alcance de los permisos del rol?

Se aplican a toda la organización, en todos los objetos

Se aplica a un solo objeto

Ejemplos de permisos

  • Invitar a invitados a Asana 

  • Eliminar cualquier elemento en Asana

  • Crear equipos

  • Gestionar la membresía del objeto

  • Eliminar el objeto 

  • Gestionar los ajustes del objeto 

¿Cómo interactúa la licencia de un usuario con su rol?

La licencia y el rol son independientes entre sí, pero ambos afectan lo que un usuario puede hacer en última instancia en Asana. 

  • El acceso de los usuarios a las funciones en Asana está determinado por su licencia. 
  • Los permisos de los usuarios en Asana se definen según su rol. 

Para realizar una acción en Asana, un usuario necesita tanto una licencia como un rol adecuados. 

Por ejemplo, a dos usuarios se les puede asignar el rol de usuario personalizado de jefe de proyecto en la organización Acme. Este rol tiene activados los permisos para “Crear objetivos de la empresa”.

  • El usuario A tiene una licencia Enterprise completa y puede crear objetivos de la empresa. 
  • El usuario B tiene una licencia de solo lectura y no puede crear objetivos de la empresa porque está restringido por el tipo de licencia. El usuario B debe cambiar a un plan superior para poder realizar todas las acciones permitidas por su rol.

Consejos para la solución de problemas

Los usuarios no pueden realizar acciones a pesar de tener el rol adecuado

  1. Verificar si la acción está restringida a nivel de objeto
  2. Verifica que el permiso esté habilitado para su rol asignado.
  3. Verifica que el usuario tenga la licencia adecuada.

Permisos de IA

Los permisos de IA de Asana dentro del RBAC permiten a los administradores gestionar la implementación de las funciones de IA según el rol.

Actualmente, los administradores pueden controlar cuatro permisos relacionados con la IA dentro del RBAC:

IA de Asana: Al desactivar el permiso de IA de Asana de nivel superior, se desactivan los subpermisos (por ejemplo, IA principal, IA proactiva, etc.) para los miembros de un rol específico.

  1. IA básica: este subpermiso permite que los miembros de un rol específico interactúen con las funciones básicas de la IA de Asana para la creación, el resumen y el análisis de contenido a pedido (p. ej., chat inteligente, resúmenes inteligentes y editor inteligente).
  2. IA proactiva: este subpermiso permite que los miembros de un rol en particular interactúen con las funciones de IA de Asana que generan contenido de forma proactiva sin que el usuario lo solicite directamente (p. ej., resúmenes proactivos sobre objetivos o proyectos).
  3. Automatizaciones con IA: este subpermiso permite que los miembros de un rol en particular creen y modifiquen reglas o automatizaciones con IA generativa (p. ej., AI Studio). Si la función está desactivada, las automatizaciones con IA que pertenecen a los miembros de este rol no se ejecutarán.
  4. Crear y editar compañeros de equipo de IA: determina si los miembros del rol pueden crear e implementar usuarios de IA con capacidad de acción dentro de su dominio.

¿Cómo interactúan los permisos de IA basados en roles con los ajustes de toda la organización?

Los ajustes de IA para toda la organización habilitan y deshabilitan la IA de Asana para todos los usuarios dentro de una organización, mientras que los permisos de IA del RBAC permiten opciones similares únicamente para los miembros de un rol en particular. Los ajustes de IA para toda la organización se pueden encontrar en la sección “IA de Asana” de la consola del administrador. Los ajustes de la IA para toda la organización tienen prioridad sobre los permisos de la IA dentro del RBAC. Esto significa que, para que cualquier usuario pueda acceder a las funciones de IA, primero se deben activar esas funciones para toda la organización. Si has desactivado la IA de Asana en general, nadie podrá usarla dentro de tu dominio, independientemente de los permisos específicos de su rol.

¿Cuál es la configuración predeterminada de los permisos de IA en mis roles existentes?

Por defecto, todos los permisos de IA están habilitados para todos los roles estándar y personalizados. Debes editar un rol para desactivar estos permisos y restringir el acceso. Si un usuario tiene permisos de IA, pero la organización desactivó la IA, el usuario no podrá usar las funciones de IA.

¿Qué ven los usuarios si un permiso de IA está desactivado para su rol?

Si el rol de un usuario no incluye un permiso de IA, no verá el punto de entrada de esa función o la función aparecerá como deshabilitada. Esto indica que un administrador ha restringido su acceso.

¿Estos controles impiden por completo que los usuarios interactúen con la IA?

No, estos controles no pretenden proteger completamente a los usuarios de la IA. Por ejemplo, es posible que los usuarios sin permisos de RBAC de IA puedan activar reglas de AI Studio creadas y propiedad de otras personas. Si deseas deshabilitar la IA para tu organización, usa la configuración para toda la organización.

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    Este artículo se tradujo con IA.

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