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Información sobre el control de acceso, las memorias, las integraciones y las aprobaciones para los compañeros de IA y Dash
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Mantener la seguridad y la privacidad es tan importante como el trabajo en sí, y los compañeros de IA y Dash están diseñados para seguir exactamente las mismas reglas que tus colegas. Operan dentro de los límites de tus permisos existentes, lo que garantiza que solo vean, busquen o resuman las tareas y los proyectos a los que hayan sido invitados explícitamente. Al reflejar los niveles de acceso estándar de Asana y usar memorias que respetan la privacidad de tu equipo, estos ayudan a aumentar tu productividad sin exceder nunca los límites de seguridad de los datos de tu organización.
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Control del acceso para los compañeros de IA
Cuando se crean por primera vez, los compañeros de IA pueden ver las tareas y los proyectos públicos en el dominio, al igual que los usuarios nuevos. Los compañeros de equipo de IA deben agregarse explícitamente como miembros o colaboradores en los elementos privados del gráfico de trabajo (por ejemplo, tareas, proyectos, equipos) para poder verlos y buscarlos.
Los compañeros de IA respetan los niveles de acceso estándar de Asana:
Nivel de acceso | Qué puede hacer el compañero de equipo |
|---|---|
Editor | Crear, editar y finalizar tareas; publicar comentarios; actualizar campos personalizados; gestionar subtareas |
Solo para comentar | Publicar comentarios en las tareas; no puede crear ni editar tareas |
Solo lectura | Solo puede leer la información de las tareas; no puede comentar ni editar |
Nota
Si se agrega un compañero de IA a un equipo, heredará los niveles de acceso del equipo.
Un compañero de IA no puede aumentar sus propios permisos.
Cuando asignas una tarea o le haces una pregunta a un compañero de equipo de IA, este solo responderá utilizando información de tareas, proyectos y otros elementos a los que tanto tú como el compañero de IA puedan acceder. Los compañeros de IA no pueden revelar información que tú, como usuario “iniciador”, aún no tengas permiso para ver.
Por ejemplo, si le pides a tu compañero de IA que responda preguntas sobre un proyecto específico de Asana, solo podrá acceder a ese proyecto y responderte sobre él si ambos tienen acceso a dicho proyecto y/o a sus tareas. En otras palabras, tanto tú como tu compañero de equipo de IA deben ser miembros autorizados del proyecto o colaboradores de la tarea.
Ten en cuenta que los comentarios del compañero de equipo de IA son visibles para todos los que tienen acceso a esa tarea. Antes de enviar una solicitud, analiza si el público en ese contexto es adecuado para el contenido que estás pidiendo.
Detalles sobre el control de acceso
- Los compañeros de IA ven los datos públicos de Asana de forma predeterminada, como cualquier usuario nuevo de tu dominio (por ejemplo, tareas en proyectos públicos; proyectos en equipos públicos).
- Las solicitudes que involucran información de herramientas de terceros, como Google Drive, o que acceden a ella, usan los tokens de acceso del usuario que las inicia.
- Al crear o editar un compañero de IA, los miembros autorizados pueden cargar recursos clave (por ejemplo, manuales de estrategias, políticas, instrucciones) para que el compañero de IA los consulte y acceda a ellos de forma continua.
En la práctica, esto significa que un compañero de IA no se puede usar para buscar información a la que aún no tengas acceso. Solo puede trabajar con las mismas tareas, proyectos, equipos y archivos de terceros que tanto tú como el compañero de IA pueden ver.
Si quieres que un compañero de IA te ayude en un proyecto o equipo privado, asegúrate de que se haya agregado como miembro o colaborador, tal como agregarías a un nuevo colega.
Memorias
Para seguir siendo útiles con el tiempo, los compañeros de IA pueden recordar detalles importantes sobre el trabajo que han realizado. En esta sección se explica cómo funcionan esas memorias y cómo respetan los mismos controles de acceso que tus tareas y proyectos.
Después de una interacción, un compañero de equipo de IA puede almacenar una memoria para futuras consultas. Las memorias se crean con mayor frecuencia durante la ejecución de tareas, pero también pueden crearse cuando un compañero de equipo de IA lee recursos clave, como documentos. Piensa en las memorias como notas privadas que solo pueden ver los usuarios que tienen acceso al elemento asociado y pueden activar al compañero de equipo de IA.
Detalles sobre las memorias
- Las memorias se almacenan en las tareas como recuerdos de un momento específico o resúmenes de las interacciones relacionadas con la tarea.
- Un usuario que pierda el acceso a una tarea también perderá el acceso a sus memorias.
- Cuando se elimina a un compañero de IA de un proyecto o una tarea, el compañero de IA olvidará las memorias relacionadas.
- Los miembros autorizados del compañero de equipo de IA pueden ver las memorias en la página de perfil del compañero de IA.
- Una memoria es visible solo para los usuarios que ya tienen permiso para ver la tarea de origen. Por ejemplo, si un compañero de equipo crea una memoria a partir de una tarea privada, un colega que no pueda ver esa tarea tampoco podrá ver la memoria, incluso aunque tenga acceso completo al compañero de equipo.
En pocas palabras, las memorias ayudan a un compañero de IA a mantener la coherencia con tus preferencias y decisiones anteriores, pero nunca amplían el acceso. Solo las personas que ya pueden ver la tarea subyacente y trabajar con el compañero de IA pueden ver sus memorias.
Con el tiempo, esto permite que los equipos creen un contexto compartido con un compañero de IA para que pueda retomar el trabajo donde lo dejó y evitar repetir las mismas preguntas, sin dejar de respetar tus permisos existentes.
Integraciones
Además de leer tu espacio de trabajo de Asana, los compañeros de IA y Asana Dash pueden conectarse a herramientas externas para ampliar sus capacidades.
En este momento, todas las integraciones de los compañeros de IA y Asana Dash actúan en tu nombre. Cuando activas un compañero de IA o Asana Dash, estos usan tu propia cuenta conectada para esa herramienta, y sus acciones parecen ser realizadas por ti. Un compañero de equipo de IA o Asana Dash solo pueden ver y hacer lo que tú ya puedes ver y hacer en esa herramienta, por lo que nunca pueden acceder a contenido ni realizar acciones para las que tú no tengas permiso.
Autorizar una integración para un compañero de equipo otorga acceso a esa integración a todos tus compañeros de equipo.
Google Drive
Los compañeros de IA y Asana Dash pueden leer, buscar, editar y crear contenido en Google Drive, lo que incluye lo siguiente:
- Documentos de Google: leer documentos existentes; crear documentos nuevos; editar documentos con cambios en el contenido
- Hojas de cálculo de Google: leer datos de hojas de cálculo; crear nuevas hojas de cálculo; editar valores de celdas
- Diapositivas de Google: leer el contenido de las diapositivas
Gmail
Compañeros de IA Asana Dash puede leer, buscar, enviar y organizar emails en Gmail, lo que incluye:
- Leer y buscar: busca tus mensajes y cadenas de mensajes con la sintaxis de búsqueda de Gmail, abre una cadena de mensajes completa, resume tu bandeja de entrada de mensajes no leídos y visualiza o descarga archivos adjuntos.
- En borrador y enviar: redacta un nuevo email, guarda un borrador, responde, responde a todos o reenvía un mensaje.
- Organizar: aplicar o eliminar etiquetas, archivar mensajes, marcarlos como leídos o no leídos y moverlos a la papelera.
El uso y la transferencia de información de Asana desde las API de Google cumplen con la Política de datos del usuario para los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
Calendario de Google
Los compañeros de IA de Asana Dash pueden ver tu calendario y gestionar eventos en el Calendario de Google, lo que incluye:
- Ver calendarios y eventos: mostrar tus calendarios, mostrar los eventos en un rango de fechas, abrir los detalles de un solo evento y sugerir horarios para reuniones en función de la disponibilidad de los participantes.
- Gestionar eventos: crear eventos (incluidos eventos con un enlace de Google Meet), actualizar los detalles de los eventos, como la hora y los participantes, eliminar eventos y responder a invitaciones (aceptar, marcar como “Quizás” o rechazar) en tu nombre.
Outlook (Correo y Calendario)
Los compañeros de IA Asana Dash pueden trabajar tanto con el correo de Outlook como con el calendario de Outlook.
Correo
- Leer y buscar: busca en tus mensajes, abre un mensaje específico y obtén una lista de los elementos enviados recientemente.
- En borrador y enviar: envía un email, crea o envía un borrador, responde o responde a todos.
- Organizar: establece la categoría y la importancia de un mensaje y traslada un mensaje a Elementos eliminados (recuperables).
Calendario
- Ver: enumerar eventos, ver las repeticiones de eventos en un rango de fechas, abrir un solo evento, verificar la disponibilidad (libre/ocupado) y encontrar horarios para reuniones.
- Administrar eventos: crear eventos (incluidas las reuniones en línea de Teams), actualizar eventos, cancelar eventos (lo que notifica a los asistentes), eliminar eventos que usted organizó y que no tienen asistentes, y aceptar o rechazar invitaciones.
Slack
Los compañeros de IA Asana Dash pueden buscar, leer y publicar en Slack, lo que incluye lo siguiente:
- Búsqueda: Busca mensajes y archivos en canales públicos, encuentra canales por nombre o descripción y busca personas en tu espacio de trabajo.
- Leer: Leer mensajes en un canal o hilo específico al que tienes acceso (incluidos los canales privados y los mensajes directos a los que perteneces), leer el perfil de un usuario y leer un lienzo.
- Publicar y crear: enviar un mensaje, guardar un borrador, programar un mensaje para más tarde y crear o actualizar un lienzo.
Microsoft Teams
Compañeros de IA Asana Dash puede buscar y enviar mensajes en Microsoft Teams, lo que incluye lo siguiente:
- Buscar y explorar: enumera los equipos a los que te uniste y los canales de un equipo, busca mensajes en los equipos y canales a los que tienes acceso y encuentra a las personas de tu organización por su nombre para mostrar exacto.
- Enviar: Publica un mensaje en un canal o envía un mensaje directo a una persona (se crea un nuevo chat individual si aún no existe uno). Los mensajes pueden ser de texto simple o con formato, y pueden incluir @menciones a personas.
HubSpot
Los compañeros de IA Asana Dash pueden leer y escribir en tu CRM de HubSpot a través del servidor MCP de HubSpot, lo que incluye:
- Registros del CRM: leer contactos, empresas, oportunidades, tickets, productos, elementos de línea, cotizaciones, facturas, pedidos, suscripciones y listas; crear y actualizar contactos, empresas, oportunidades, tickets, productos y elementos de línea.
- Actividades: leer y registrar llamadas, emails, reuniones, notas y tareas vinculadas a tus registros de CRM.
- Marketing y contenido: leer campañas, páginas de inicio, páginas del sitio, publicaciones de blog y eventos de marketing.
Se solicitará a los usuarios que seleccionen los permisos cuando autoricen la integración. El compañero de IA solo puede usar el acceso que le otorguen y únicamente dentro de los propios permisos de HubSpot de ese usuario.
Canva
Los compañeros de IA y Asana Dash pueden crear, buscar y exportar diseños a través del servidor MCP de Canva, lo que incluye lo siguiente:
- Crear y editar: generar nuevos diseños a partir de una indicación (documentos, presentaciones, publicaciones en redes sociales, videos y más), editar diseños existentes y completar automáticamente plantillas de marca.
- Buscar y organizar: buscar diseños por título, contenido o metadatos, explorar carpetas y ver los detalles de los diseños.
- Exportar y comentar: exporta diseños como archivos PDF, imágenes o videos y agrega comentarios a un diseño.
Algunas funcionalidades (como el autocompletado de plantillas) dependen del plan de Canva del usuario y de que el administrador habilite el Conector de IA.
Microsoft Office 365 (beta)
Lee, edita y crea nuevos documentos para archivos docx, pptx y xlsx de SharePoint/OneDrive.
Para usar SharePoint/OneDrive con un compañero de IA, el compañero de equipo utiliza las credenciales de los usuarios que colaboran en la tarea. El usuario que colabora debe tener acceso a los archivos relevantes.
Acceso web
Los compañeros de IA Asana Dash pueden leer páginas web públicas cuando se les proporciona una URL. Esto es útil para:
- Investigar temas o a la competencia
- Leer documentación pública
- Extraer información de fuentes de datos públicas
Aprobaciones del compañero de IA
Siempre requiere aprobación
- Eliminar colaboradores de las tareas: cualquier eliminación siempre está restringida
- Eliminar miembros del proyecto: cualquier eliminación siempre está restringida
Requiere aprobación en función de las condiciones
| Acción | La aprobación se omite cuando... | Se requiere aprobación cuando... |
| Asignar tarea | El responsable no está definido o ya tiene acceso a la tarea | El responsable obtendría un nuevo acceso de lectura a la tarea |
| Crear tareas con responsables | Todos los responsables ya tienen acceso a la tarea | Cualquier responsable obtendría un nuevo acceso |
| Eliminar tarea | El propio compañero de equipo creó la tarea | Eliminar una tarea creada por otra persona |
| Agregar tarea al proyecto | Actualmente se omite por completo (Recurso Beta temporal ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval) | Sería necesario si la tarea no es pública para el dominio |
| Agregar colaboradores a la tarea | Todas las personas agregadas ya tienen visibilidad de la tarea | Cualquier persona agregada obtendría visibilidad de la tarea nueva |
| Agregar miembros al proyecto | El proyecto es público para el dominio | El proyecto es privado |
Este artículo se tradujo con IA.
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