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- Crea tareas y subtareas
- Conoce los conceptos básicos del Foro de Asana
- Descontinúa los espacios de proyectos personales.
- Preguntas frecuentes sobre la Integración con Salesforce AppExchange – finalmente.
- Preguntas frecuentes sobre la certificación de Asana
- Navegación y visualización
- ¿Cómo puedo recibir asistencia de Asana?
- Recuperar tareas, proyectos y mucho más que se hayan eliminado
- Preguntas frecuentes sobre la actualización de los permisos de automatización
Comprender el control de acceso, la memoria, las integraciones y las aprobaciones para los compañeros de IA
Mantener la seguridad y la privacidad es tan importante como el trabajo en sí, y los compañeros de IA están diseñados para seguir exactamente las mismas reglas que tus colegas. Operan dentro de los límites de tus permisos existentes, lo que garantiza que solo vean, busquen o resuman las tareas y proyectos a los que hayan sido invitados explícitamente. Al reflejar los niveles de acceso estándar de Asana y usar memorias que respetan la privacidad de tu equipo, estos compañeros de IA ayudan a aumentar tu productividad sin sobrepasar nunca los límites de los datos de tu organización.
Artículos relacionados
- Compañeros de equipo de IA
- Activar a los compañeros de equipo de IA
- Comienza a usar los compañeros de equipo de IA
Control del acceso para los compañeros de equipo de IA
Cuando se crean por primera vez, los compañeros de equipo de IA pueden ver las tareas y proyectos públicos en el dominio, al igual que los nuevos usuarios. Los compañeros de IA deben agregarse explícitamente como miembros o colaboradores en objetos privados del gráfico de trabajo (p. ej., tareas, proyectos, equipos) para poder verlos y buscarlos.
Los compañeros de IA respetan los niveles de acceso estándar de Asana:
Nivel de acceso | Lo que puede hacer el compañero de equipo |
|---|---|
Editor | Crear, editar y finalizar tareas; publicar comentarios; actualizar campos personalizados; gestionar subtareas |
Solo para comentar | Publicar comentarios en las tareas; no puede crear ni editar tareas |
Solo lectura | Solo puede leer la información de las tareas; no puede comentar ni editar |
Nota
Si se agrega un compañero de IA a un equipo, heredará los niveles de acceso del equipo.
Un compañero de equipo de IA no puede elevar sus propios permisos.
Cuando asignas una tarea o haces una pregunta a un compañero de IA, este solo responderá utilizando información de tareas, proyectos y otros objetos a los que tanto tú como el compañero de IA pueden acceder. Los compañeros de IA no pueden revelar información que tú, como usuario “activador”, aún no tengas permiso para ver.
Por ejemplo, si le pides a tu compañero de IA que responda preguntas sobre un proyecto de Asana en particular, solo puede acceder a ese proyecto y responderte al respecto si ambos tienen acceso a ese proyecto y/o a sus tareas. En otras palabras, tanto tú como tu compañero de equipo de IA deben ser miembros autorizados del proyecto o colaboradores de la tarea.
Ten en cuenta que los comentarios de los compañeros de IA son visibles para todos los que tengan acceso a esa tarea. Antes de activar una solicitud, considera si la audiencia en ese contexto es adecuada para el contenido que estás pidiendo.
Detalles sobre el control de acceso
- Los compañeros de IA ven los datos públicos de Asana de forma predeterminada, como cualquier usuario nuevo de tu dominio (por ejemplo, tareas en proyectos públicos; proyectos en equipos públicos).
- Las solicitudes que involucran o acceden a información de herramientas de terceros, como Google Drive, usan los tokens de acceso del usuario que activa la solicitud.
- Al crear o editar un compañero de equipo de IA, los miembros autorizados pueden cargar recursos clave (por ejemplo, manuales de estrategias, políticas, instrucciones) para que el compañero de equipo de IA los consulte y tenga acceso a ellos de forma continua.
En la práctica, esto significa que no se puede usar un compañero de equipo de IA para buscar información a la que aún no tienes acceso. Solo puede trabajar con las mismas tareas, proyectos, equipos y archivos de terceros que tú y el compañero de equipo de IA pueden ver.
Si quieres que un compañero de IA te ayude en un proyecto o equipo privado, asegúrate de que se haya agregado como miembro o colaborador, tal como agregarías a un nuevo colega.
Memorias
Para seguir siendo útiles a lo largo del tiempo, los compañeros de IA pueden recordar detalles importantes sobre el trabajo que han realizado. Esta sección explica cómo funcionan esas memorias y cómo respetan los mismos controles de acceso que tus tareas y proyectos.
Después de una interacción, un compañero de equipo de IA puede almacenar una memoria para futuras consultas. Las memorias se crean con mayor frecuencia durante la ejecución de tareas, pero también se pueden crear cuando un compañero de IA lee recursos clave como documentos. Piensa en las memorias como notas privadas que solo pueden ver los usuarios que pueden ver el objeto asociado y activar al compañero de equipo de IA.
Detalles sobre las memorias
- Las memorias se almacenan en las tareas como recuerdos de un momento determinado o resúmenes de interacciones relacionadas con la tarea.
- Un usuario que pierda el acceso a una tarea también perderá el acceso a sus memorias.
- Cuando se elimina a un compañero de IA de un proyecto o una tarea, el compañero de IA olvidará las memorias relacionadas.
- Los miembros autorizados del compañero de equipo de IA pueden ver las memorias en la página de perfil del compañero de equipo de IA.
- Una memoria es visible solo para los usuarios que ya tienen permiso para ver la tarea de origen. Por ejemplo, si un compañero de equipo crea una memoria a partir de una tarea privada, un colega que no pueda ver esa tarea no podrá ver la memoria, incluso si tiene acceso completo al compañero de equipo.
En pocas palabras, las memorias ayudan a un compañero de equipo de IA a mantener la coherencia con tus preferencias y decisiones anteriores, pero nunca amplían el acceso. Solo las personas que ya pueden ver la tarea subyacente y trabajar con el compañero de equipo de IA pueden ver sus memorias.
Con el tiempo, esto permite a los equipos crear un contexto compartido con un compañero de IA para que pueda retomar el trabajo donde lo dejó y evitar repetir las mismas preguntas, sin dejar de respetar tus permisos existentes.
Integraciones
Además de leer tu espacio de trabajo de Asana, los compañeros de IA pueden conectarse a herramientas externas para ampliar sus capacidades.
En este momento, todas las integraciones de compañeros de equipo de IA actúan en tu nombre. Cuando activas a un compañero de equipo de IA, este usa tu propia cuenta conectada para esa herramienta y sus acciones aparecen como si las hubieras realizado tú. Un compañero de equipo de IA solo puede ver y hacer lo que tú ya puedes ver y hacer en esa herramienta, por lo que nunca puede acceder a contenido ni realizar acciones para las que tú no tienes permiso.
Al autorizar una integración para un compañero de equipo, todos tus compañeros de equipo obtienen acceso a esa integración.
Google Drive
Los compañeros de IA pueden leer, buscar, editar y crear contenido en Google Drive, lo que incluye:
- Documentos de Google: leer documentos existentes; crear documentos nuevos; editar documentos con cambios en el contenido
- Hojas de cálculo de Google: leer datos de hojas de cálculo; crear nuevas hojas de cálculo; editar valores de celdas
- Diapositivas de Google: Leer el contenido de las diapositivas
Gmail
Los compañeros de IA pueden leer, buscar, enviar y organizar emails en Gmail, lo que incluye:
- Leer y buscar: busca en tus mensajes e hilos con la sintaxis de búsqueda de Gmail, abre un hilo completo, resume tu bandeja de entrada no leída y visualiza o descarga los archivos adjuntos.
- En borrador y enviar: redactar un nuevo email, guardar un borrador, responder, responder a todos o reenviar un mensaje.
- Organizar: aplica o elimina etiquetas, archiva mensajes, márcalos como leídos o no leídos y mueve mensajes a la papelera.
Calendario de Google
Los compañeros de IA pueden ver tu Calendario y gestionar eventos en el Calendario de Google, lo que incluye:
- Ver calendarios y eventos: enumerar tus calendarios, enumerar eventos en un rango de fechas, abrir los detalles de un solo evento y sugerir horarios de reunión según la disponibilidad de los asistentes.
- Gestionar eventos: crear eventos (incluidos eventos con un enlace de Google Meet), actualizar los detalles del evento, como la hora y los asistentes, eliminar eventos y responder a las invitaciones (aceptar, provisional o rechazar) en tu nombre.
Outlook (Correo y Calendario)
Los compañeros de equipo de IA pueden trabajar tanto con el correo de Outlook como con el Calendario de Outlook.
Correo
- Leer y buscar: busca en tus mensajes, abre un mensaje específico y consulta una lista de los elementos enviados recientemente.
- En borrador y enviar: enviar un email, crear o enviar un mensaje en borrador, responder o responder a todos.
- Organizar: establece la categoría y la importancia de un mensaje y traslada un mensaje a Elementos eliminados (recuperable).
Calendario
- Vista: enumera eventos, visualiza las repeticiones de eventos en un rango de fechas, abre un evento único, verifica la disponibilidad de libre/ocupado y encuentra horarios para reuniones.
- Administrar eventos: crear eventos (incluidas las reuniones en línea de Teams), actualizar eventos, cancelar eventos (lo que notifica a los asistentes), eliminar eventos que organizó y que no tienen asistentes, y aceptar o rechazar invitaciones.
Slack
Los compañeros de equipo de IA pueden buscar, leer y publicar en Slack, lo que incluye:
- Buscar: busca mensajes y archivos en canales públicos, encuentra canales por nombre o descripción y encuentra personas en tu espacio de trabajo.
- Leer: leer mensajes en un canal o hilo específico al que tienes acceso (incluidos los canales privados y los mensajes directos a los que perteneces), leer el perfil de un usuario y leer un bastidor.
- Publicar y crear: enviar un mensaje, guardar un mensaje en borrador, programar un mensaje para más tarde y crear o actualizar un lienzo.
Microsoft Office 365 (beta)
Leer, editar y crear nuevos documentos para archivos docx, pptx y xlsx de SharePoint/OneDrive.
Para usar SharePoint/OneDrive con un compañero de equipo de IA, el compañero de equipo usa las credenciales de los usuarios que colaboran en la tarea. El usuario colaborador debe tener acceso a los archivos relevantes.
Acceso web
Los compañeros de equipo de IA pueden leer páginas web públicas cuando se les proporciona una URL. Esto es útil para:
- Investigar temas o a la competencia
- Leer documentación pública
- Extraer información de fuentes de datos públicas
Aprobaciones de compañeros de equipo de IA
Siempre requiere aprobación
- Eliminar colaboradores de la tarea: cualquier eliminación siempre está sujeta a autorización
- Quitar miembros del proyecto: cualquier eliminación siempre está sujeta a autorización
Requiere aprobación basada en condiciones
| Acción | Aprobación omitida cuando... | Se requiere aprobación cuando... |
| Asignar tarea | El responsable es nulo o ya tiene acceso a la tarea | El Responsable obtendría un nuevo acceso de lectura a la tarea |
| Crea tareas con responsables | Todos los responsables ya tienen acceso a la tarea | Cualquier responsable obtendría un nuevo acceso |
| Eliminar tarea | El propio compañero de equipo creó la tarea | Eliminar una tarea creada por otra persona |
| Agregar tarea al proyecto | Actualmente omitido por completo (marca temporal ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval) | Sería obligatorio si la tarea no es pública para el dominio |
| Agregar colaboradores a la tarea | Todas las personas agregadas ya tienen visibilidad de la tarea | Cualquier persona agregada obtendría visibilidad de la tarea nueva |
| Agregar miembros al proyecto | El proyecto es público para el dominio | El proyecto es privado |
Este artículo se tradujo con IA.
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