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Comprender el control de acceso, las memorias y las aprobaciones para los compañeros de equipo de IA

En este artículo

Mantener la seguridad y la privacidad es tan importante como el trabajo en sí, y los compañeros de IA están diseñados para seguir exactamente las mismas reglas que tus colegas. Operan dentro de los límites de tus permisos existentes, lo que garantiza que solo vean, busquen o resuman las tareas y los proyectos a los que han sido invitados explícitamente. Al reproducir los niveles de acceso estándar de Asana y utilizar memorias que respetan la privacidad de tu Equipo, estos compañeros de equipo de IA te ayudan a aumentar tu productividad sin sobrepasar en ningún momento los límites de seguridad de los datos de tu organización.

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Control del acceso para los compañeros de equipo de IA

Cuando se crean por primera vez, los compañeros de equipo de IA pueden ver las tareas y los proyectos públicos del dominio, al igual que los usuarios nuevos. Los compañeros de IA deben agregarse explícitamente como miembros o colaboradores en los objetos privados del gráfico de trabajo (p. ej., tareas, proyectos, Equipos) para poder verlos y buscarlos. 

Los compañeros de equipo de IA respetan los niveles de acceso estándar de Asana:

Nivel de acceso

Qué puede hacer el compañero de equipo

Editor

Crear, editar y finalizar tareas; publicar comentarios; actualizar campos personalizados; gestionar subtareas

Solo para comentar

Publicar comentarios en las tareas; no puede crear ni editar tareas

Solo lectura

Solo puede leer la información de las tareas; no puede comentar ni editar.

 

Nota iconNota

Si se agrega un compañero de IA a un Equipo, heredará los niveles de acceso del Equipo.

Un compañero de equipo de IA no puede aumentar sus propios permisos.

Cuando asigna una tarea o hace una pregunta a un compañero de IA, este solo responderá utilizando información de tareas, proyectos y otros objetos a los que tanto usted como el compañero de IA tengan acceso. Los compañeros de IA no pueden revelar información que tú, como usuario que realiza la solicitud, aún no tengas permiso para ver.

Por ejemplo, si le pides a tu compañero de IA que responda preguntas sobre un proyecto de Asana en particular, solo podrá acceder a ese proyecto y responderte al respecto si ambos tienen acceso a dicho proyecto y/o a sus tareas. En otras palabras, tanto tú como tu compañero de equipo de IA deben ser miembros autorizados del proyecto o colaboradores de la tarea. 

Nota iconNota

Ten en cuenta que los comentarios de los compañeros de IA son visibles para todas las personas que tengan acceso a esa tarea. Antes de activar una solicitud, considera si, en ese contexto, el público es adecuado para el contenido que estás pidiendo.

Detalles sobre el control de acceso

  • De forma predeterminada, los compañeros de IA ven los datos públicos de Asana, al igual que cualquier usuario nuevo de tu dominio (p. ej., tareas en proyectos públicos; proyectos en Equipos públicos).
  • Las solicitudes que involucran o acceden a información de herramientas de terceros, como Google Drive, utilizan los tokens de acceso del usuario que activa la solicitud.
  • Al crear o editar un compañero de equipo de IA, los miembros autorizados pueden cargar recursos clave (p. ej., manuales de estrategias, políticas, instrucciones) para que el compañero de equipo de IA los consulte y acceda a ellos de forma continua.

En la práctica, esto significa que no se puede utilizar un compañero de equipo de IA para buscar información a la que usted aún no tenga acceso. Solo puede trabajar con las mismas tareas, proyectos, Equipos y archivos de terceros que tú y tu compañero de IA pueden ver.

Si deseas que un compañero de equipo de IA te ayude en un proyecto o Equipo privado, asegúrate de que se haya agregado como miembro o colaborador, tal como agregarías a un nuevo colega.

Memorias

Para seguir siendo útiles a lo largo del tiempo, los compañeros de IA pueden recordar detalles importantes sobre el trabajo que han realizado. En esta sección se explica cómo funcionan esos recuerdos y cómo respetan los mismos controles de acceso que tus tareas y proyectos.

Después de una interacción, un compañero de equipo de IA puede almacenar una memoria para futuras consultas. Por lo general, los recuerdos se crean durante la ejecución de tareas, pero también se pueden crear cuando un compañero de IA lee recursos clave, como documentos. Piense en los recuerdos como notas privadas que solo pueden ver los usuarios que tienen acceso tanto al objeto asociado como a la activación del compañero de equipo de IA.

Detalles sobre las memorias

  • Los recuerdos se almacenan en las tareas como recuerdos de un momento determinado o como resúmenes de las interacciones relacionadas con la tarea.
  • Un usuario que pierda el acceso a una tarea también perderá el acceso a sus recuerdos.
  • Cuando se elimina a un compañero de IA de un proyecto o una tarea, dicho compañero de IA olvida los recuerdos relacionados.
  • Los miembros autorizados del compañero de IA pueden ver los recuerdos en la página de perfil del compañero de IA.
  • Un recuerdo es visible solo para los usuarios que ya tienen permiso para ver la tarea de origen. Por ejemplo, si un compañero de equipo crea un recuerdo a partir de una tarea privada, un colega que no pueda ver esa tarea no podrá ver el recuerdo, incluso aunque tenga acceso completo al compañero de equipo.

En pocas palabras, los recuerdos ayudan a un compañero de equipo de IA a mantener la coherencia con tus preferencias y decisiones anteriores, pero nunca amplían el acceso. Solo las personas que ya pueden ver la tarea subyacente y trabajar con el compañero de equipo de IA pueden ver sus memorias.

Con el tiempo, esto permite a los Equipos crear un contexto compartido con un compañero de IA para que pueda retomar el trabajo donde lo dejó y evitar repetir las mismas preguntas, sin dejar de respetar los permisos existentes.

Integraciones

Además de examinar tu espacio de trabajo de Asana, los compañeros de IA pueden conectarse a herramientas externas para ampliar sus capacidades.

Nota iconNota

Al autorizar una Integración para un compañero de equipo, se otorga acceso a esa Integración a todos sus compañeros de equipo.

Google Drive

Los compañeros de IA pueden leer, buscar, editar y crear contenido en Google Drive, lo que incluye:

  • Documentos de Google: leer documentos existentes; crear documentos nuevos; editar documentos con cambios en el contenido
  • Hojas de cálculo de Google: leer datos de hojas de cálculo; crear nuevas hojas de cálculo; editar valores de celdas
  • Diapositivas de Google: Leer el contenido de las diapositivas

Las acciones de los compañeros de IA se realizan con los permisos del usuario que activa el disparador, y estas acciones se mostrarán como si las hubiera realizado el usuario. Por lo tanto, el acceso del compañero de IA está limitado por los permisos del usuario; por ejemplo, no puede acceder a un documento de Google en una tarea si el usuario no tiene acceso a él. No compartirá las credenciales de otros colaboradores de la tarea.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Lee, edita y crea nuevos documentos para archivos docx, pptx y xlsx de SharePoint/OneDrive.

Para usar SharePoint/OneDrive con un compañero de IA, el compañero de equipo utiliza las credenciales de los usuarios que colaboran en la tarea. El usuario colaborador debe tener acceso a los archivos correspondientes.

Acceso web

Los compañeros de equipo de IA pueden leer páginas web públicas cuando se les proporciona una URL. Esto es útil para:

  • Investigar temas o a la competencia
  • Leer documentación pública
  • Extraer información de fuentes de datos públicas

Aprobaciones de compañeros de equipo de IA

Siempre se requieren aprobaciones

  • Eliminar colaboradores de la tarea: cualquier eliminación siempre está sujeta a autorización
  • Quitar miembros del proyecto: cualquier eliminación siempre está sujeta a autorización

Requiere aprobaciones en función de las condiciones

AcciónAprobación omitida cuando...Se requiere aprobación cuando...
Asignar tareaEl Responsable es nulo o ya tiene acceso a las tareasEl Responsable obtendría un nuevo acceso de lectura a la tarea.
Crear tareas con ResponsablesTodos los Responsables ya tienen acceso a las tareasCualquier Responsable obtendría un nuevo acceso
Eliminar tareaEl propio compañero de equipo creó la tareaEliminar una tarea creada por otra persona
Agregar tarea al proyectoActualmente se omite por completo (marca temporal ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Sería necesario si la tarea no es pública para el dominio
Agregar colaboradores a la tareaTodas las personas agregadas ya tienen visibilidad de la tareaCualquier persona agregada obtendría visibilidad de la tarea nueva
Agregar miembros al proyectoEl proyecto es público para el dominioEl proyecto es privado

 

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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