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Slack y Asana

En este artículo

La Integración de Asana para Slack asegurará que tu Equipo pueda trabajar sin problemas entre Asana y Slack, sin tener que cambiar constantemente de herramienta. La integración también está disponible para los planes Enterprise Grid de Slack.

Las Integraciones con aplicaciones no solo pueden usarse para los proyectos. También puedes agregar aplicaciones a tu sección Mis tareas para integrarlas con las herramientas favoritas de tu Equipo.

Primeros pasos

Para comenzar, descarga la aplicación de Asana para Slack. Inicia sesión en Slack y sigue las indicaciones del bot de Asana para Slack para autenticar tu cuenta de Asana y permitir que Asana envíe información a Slack. Si alguien de tu organización ya instaló la Integración, es posible que hayas recibido una indicación para volver a autorizar tu Asana en Slack. Al hacerlo, podrás aprovechar todas las nuevas funciones.

Si recibes un mensaje que indica que no estás autorizado para instalar Asana, comunícate con tu administrador y pídele que apruebe la aplicación para tu espacio de trabajo.

Slack app authentication


La Integración de Asana para Slack es diferente de la aplicación anterior de Asana, y dejaremos de usar la versión anterior a su debido tiempo. Importaremos las configuraciones que habías establecido de la aplicación anterior a la nueva aplicación de Asana para Slack. Para aprender a ajustar las configuraciones de proyectos vinculados, consulta las Configuraciones de proyectos vinculados a continuación.

La manera más rápida de integrar a tu Equipo es pegar un vínculo a una tarea de Asana en Slack. Pídeles a tus compañeros de equipo que hagan clic en el menú desplegable “Más acciones” y seleccionen “Me gusta esta tarea”. Al interactuar con la tarea, recibirán un mensaje para volver a autorizar. Una vez que lo hayan hecho, la nueva integración de Asana para Slack reemplazará la versión anterior.

Migrar a la nueva Integración

Si los comandos de barra diagonal y las acciones de mensajes han dejado de funcionar, significa que hemos iniciado la etapa de migración, por lo que deberás migrar a la nueva versión para empezar a usarlos nuevamente. Importaremos las configuraciones del canal de tu proyecto de la aplicación anterior a la nueva y recibirás notificaciones en los mismos canales que usabas antes.

Slack auth

Usar la Integración de Asana para Slack

La Integración de Asana para Slack te permite convertir mensajes de Slack en tareas, realizar acciones en las tareas directamente en Slack o crear una nueva tarea sin salir de Slack. También hay acciones específicas de las tareas disponibles por medio de las notificaciones en tus canales Personales o de proyectos.

Desde Slack puedes ver una lista de comandos y buscar enlaces a esta guía si escribes/asana help

Asana help

Convierte un mensaje de Slack en una tarea o agrega un mensaje a una tarea existente

Captura conversaciones en Slack y conviértelas en una tarea o agrega la conversación a una tarea. En Slack, selecciona la conversación. Haz clic en el botón Más mensajes y selecciona Crear una tarea o Agregar a una tarea. Se creará un enlace en la tarea de Asana para que puedas volver a acceder a la conversación de Slack para tener más contexto.

more actions

Cuando accedes a un canal de Slack:

  1. Haz clic en el Ícono de punto junto a un mensaje de Slack
  2. Haz clic en Agregar como comentario de tarea o Crear una tarea

Pega un enlace a una tarea, hito, proyecto o estado de Asana en Slack para compartir información y podrás editar directamente en Slack por medio de un cuadro de diálogo y otras opciones del menú desplegable.

link unfurl actions

La persona o el canal con el que compartiste la tarea podrá:

  1. Marcar la tarea como finalizada
  2. Poner Me gusta a la tarea
  3. Cambiar o agregar un Responsable
  4. Cambiar o agregar una fecha de entrega
  5. Agregar la tarea a un proyecto
  6. Abrir la tarea en Asana

Ten en cuenta que si compartes una tarea que se encuentra en un proyecto privado para los miembros con un usuario que no es miembro del proyecto, no podrá hacer modificaciones y se le indicará que solicite acceso al encargado del proyecto. Puedes controlar si la descripción de tareas o proyectos privados se despliega con el comando/asana settings.

Chat inteligente en Slack

El chat inteligente en Slack te permite obtener análisis de datos y recomendaciones relacionadas con tu trabajo en Asana, todo dentro del contexto de tus conversaciones en Slack. El chat inteligente en Slack está disponible para los clientes que tienen un plan pago de Asana y un plan pago de Slack.

 

Puedes hacerle al chat de IA casi cualquier pregunta relacionada con el trabajo para optimizar tus tareas. Ya sea que estés buscando las últimas actualizaciones de un proyecto, intentando averiguar quién está a cargo de una tarea, identificando obstáculos o determinando los próximos pasos para mantener un proyecto en curso. Incluso puedes preguntar quién es la persona más experta en un tema específico, para que sepas a quién contactar en Slack. El chat de IA te ayuda a obtener rápidamente la información que necesitas, para que tu Equipo pueda concentrarse en lo más importante sin tener que cambiar de una herramienta a otra.

AI chat example 

Para acceder al chat inteligente en Slack, sigue los pasos a continuación:

  1. Busca el Ícono de Asana en el menú de acceso rápido en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo de Slack. 
  2. Haz clic en Chatea con Asana.

Chat with Asana icon

 

Si este ícono no está visible, puedes agregarlo desde las preferencias de usuario. Para hacerlo, haz clic en Navegación y selecciónalo en la sección “Agentes de aplicaciones”. Si la aplicación no aparece en la lista, primero deberás solicitar a tu administrador que la habilite para tu espacio de trabajo.

Resúmenes inteligentes en Slack

Mantente al día con los detalles de las tareas gracias a los resúmenes generados por IA directamente en Slack. Los resúmenes inteligentes en Slack permiten a los Equipos obtener un resumen rápido del trabajo que se realiza en una tarea sin tener que abandonar su espacio de trabajo de Slack.

Para poder usar los Resúmenes inteligentes en Slack, tu organización de Asana debe tener habilitada la IA de Asana. El uso de Resúmenes inteligentes en Slack contará para los límites de uso de IA de tu organización. Explora este artículo del Centro de ayuda para obtener más detalles sobre los límites.

Usar la Integración de IA

Slack and Asana AI output (4).png 

  1. Copia la URL de la tarea y pégala en un canal o en un mensaje directo de Slack.
  2. Aparecerá una vista previa de la tarea. Haz clic en Resumir tarea para generar un resumen de la tarea.

Los demás miembros del canal de Slack no pueden ver el resumen de la tarea. Es visible solo para el usuario que lo solicitó. Cualquier miembro del canal de Slack con acceso a la tarea tendrá la opción de resumir la tarea; sin embargo, el resumen en sí solo será visible para el usuario que hizo clic en el botón Resumir tarea.

Activar las vistas previas de los enlaces

Si no ves las vistas previas de las tareas en Slack, revisa tu configuración de Slack de la siguiente manera:

  1. Escribe/asana settings en cualquier mensaje directo o canal de Slack para abrir tus ajustes.
  2. Asegúrate de que la opción Mostrar las vistas previas de los enlaces esté configurada como Activada.

Crear una tarea

Escribe/asana create para crear una tarea nueva en Asana sin salir de Slack.

Se abrirá un cuadro de diálogo y podrás hacer lo siguiente en los menús desplegables:

  1. Agregar el título de una tarea
  2. Agregar un Responsable
  3. Agregar una fecha de entrega
  4. Agregar la tarea a un proyecto y seleccionar una sección del proyecto
  5. Agregar una descripción a la tarea
  6. Selecciona en qué canal compartir la tarea. Puedes desmarcar esta opción si no quieres compartirla en ningún canal, o seleccionarte a ti mismo si quieres que la aplicación te envíe por mensaje directo un enlace a la tarea únicamente a ti.
  7. Selecciona a quién poner a disposición esta tarea

Crea una tarea usando emojis

Puedes convertir mensajes de Slack en tareas de Asana con el emoji “:memo:” 📝. Para hacerlo, reacciona a cualquier mensaje con el emoji 📝. El contenido del mensaje y las respuestas del hilo se incluyen automáticamente en la descripción de la tarea.

Notificaciones personales

Cuando instalas la aplicación por primera vez, recibirás un mensaje de Asana que te da la opción de activar tus notificaciones de Asana. Esto es útil porque podrás realizar acciones en respuesta a estas notificaciones sin salir de Slack. Recibirás notificaciones cuando:

  • Te asignen o desasignen una tarea

Para las tareas asignadas a ti, recibirás una notificación cuando:

  • La tarea esté finalizada
  • Cambie la fecha de entrega
  • Se finalicen todas las dependencias
  • No se finalice una dependencia
  • La fecha de entrega de una dependencia se modifique
  • Te agreguen como Seguidor
  • Hay un comentario en una tarea que estás siguiendo

Las notificaciones personales se entregarán a tu canal personal de Asana, que se encuentra debajo de la sección Aplicaciones en la parte inferior izquierda de tu menú lateral de Slack.

Nota iconNota

Ten en cuenta que las notificaciones personales no se envían cuando estás activo en Asana.

Puedes ajustar tus notificaciones personales en cualquier momento si escribes/asana settings en Slack. Podrás activar o desactivar notificaciones, cambiar tu dominio predeterminado o quitar la autorización a tu cuenta.

personal project notification

Notificaciones de proyectos vinculados

Puedes sincronizar proyectos de Asana a canales de Slack. Esto es útil porque tú y tu Equipo podrán realizar acciones en respuesta a estas notificaciones sin salir de Slack. Las notificaciones se realizarán en el canal cuando se realicen los siguientes cambios al proyecto:

  • Se agregue una tarea al proyecto
  • Una tarea se finalice en un proyecto
  • Se modifique la fecha de entrega de cualquier tarea en el proyecto
  • Se cambie el Responsable en cualquier tarea del proyecto
  • Se actualiza el estado de un proyecto, portafolio u objetivo
Nota iconNota

Ten en cuenta que las actualizaciones de proyectos, portafolios y objetivos privados pueden enviarse a un canal de Slack que incluya miembros que no sean miembros de los proyectos, portafolios u objetivos privados.

Para establecer notificaciones para un canal, primero asegúrate de estar en el canal correcto. Luego escribe/enlace de Asana y verás la opción para elegir y conectar tu proyecto al canal. También puedes usar/enlace de Asana para desactivar las notificaciones en el canal.

linked project notification

Reglas en Slack

Puedes usar las reglas para mantener sincronizados los canales de Slack y las tareas de Asana, de modo que las actualizaciones realizadas en un lugar se reflejen en el otro. Las reglas te ayudan a capturar el trabajo desde Slack, a compartir los cambios de estado en Slack y a mantener las conversaciones alineadas en ambas herramientas.

Requisito previo: Agregar la aplicación de Asana a un canal de Slack

Antes de usar reglas que envían mensajes a un canal de Slack o leen mensajes de ese canal, debes agregar la aplicación de Asana a ese canal.

  1. Abre el canal de Slack en el que quieres usar las reglas de Asana.
  2. Haz clic en el nombre del canal en la parte superior de la pantalla.
  3. Haz clic en Integraciones.
  4. Haz clic en Agregar una aplicación.
  5. Busca Asana y haz clic en Agregar.

Una vez que la aplicación de Asana se haya agregado, podrás crear reglas que lean los mensajes de ese canal y envíen actualizaciones a dicho canal.

Nota iconNota

No puedes configurar reglas para un canal de Slack hasta que la aplicación de Asana se agregue a ese canal.

Disparadores de reglas de Slack: activación a partir de nuevos mensajes y respuestas

Puedes activar reglas a partir de la actividad en Slack cuando quieras convertir las conversaciones del canal en trabajo en Asana.

Cuando se publica un mensaje de Slack en un canal, la regla puede crear o actualizar una tarea en Asana en función de ese mensaje. Tú eliges el canal que deseas monitorear y puedes agregar condiciones de IA para verificar el contenido de cada mensaje antes de que se ejecute la regla. Por ejemplo, puedes buscar mensajes que mencionen palabras clave o frases específicas antes de crear una tarea.

Slack rule triggers

Cuando se publica una respuesta en un hilo de Slack que está vinculado a una tarea de Asana, la regla puede agregar esa respuesta a la tarea para que se registre la conversación completa. Así es más fácil mantener el contexto en Asana mientras las personas siguen conversando en Slack.

Acciones de reglas de Slack: enviar mensajes en el canal o mensajes directos

Puedes utilizar las acciones de mensajes de Slack en las reglas para mantener informado a tu Equipo cuando el trabajo cambie en Asana.

Utiliza la acción Enviar mensaje a un canal para publicar una actualización en un canal de Slack cuando se produzca actividad en las tareas en Asana. Por ejemplo, puedes enviar un mensaje cuando se crea una tarea, cuando se mueve a una sección específica o cuando se marca como finalizada. Incluir variables de tareas en el mensaje te ayuda a proporcionar a tus compañeros de equipo un contexto claro sin que tengan que salir de Slack.

Utiliza la acción Enviar mensaje directo para notificar a una persona específica a partir de una regla, de modo que vea los cambios importantes de inmediato. Puedes incluir en el mensaje detalles como el nombre de la tarea, el Responsable y la fecha de entrega, para que la persona que lo reciba sepa qué cambió y dónde buscar en Asana.

Utiliza la acción Enviar respuesta al hilo para agregar una respuesta a un mensaje de Slack vinculado a la tarea que activó la regla. Puedes usar esta opción para mantener a todos los participantes del hilo de Slack informados sobre el progreso de una tarea.

Uso de variables en las reglas de Slack

Al crear una acción de la aplicación Slack, puedes incluir variables de tareas que completarán automáticamente el mensaje de Slack con información de la tarea cuando se envíe la notificación, para que tus mensajes sean más dinámicos e informativos.

Cuando creas una regla de disparador para la aplicación de Slack, puedes incluir variables de mensajes de Slack que completarán automáticamente la tarea agregando información de Slack. 

Comentarios bidireccionales con reglas en Slack

Puedes crear una sincronización bidireccional de comentarios entre Slack y Asana para que los compañeros de equipo puedan comentar donde prefieran y, al mismo tiempo, mantener una única conversación compartida.

Primero, crea una regla que supervise un canal de Slack mediante el disparador de Slack “Se publica un mensaje nuevo en el canal” y que cree una tarea a partir de los mensajes nuevos. Esto te ayuda a capturar las solicitudes y las preguntas que se inician en Slack para poder darles seguimiento en Asana.

A continuación, crea una regla que detecte las respuestas en el hilo de Slack vinculado mediante el disparador de Slack “Se publica una respuesta en el hilo” y que agregue esas respuestas como comentarios a la tarea de Asana. De este modo, el hilo de comentarios de la tarea se mantiene finalizado mientras las personas siguen respondiendo en Slack.

Por último, crea una regla que detecte los comentarios nuevos en la tarea de Asana y envíe una respuesta al hilo de Slack vinculado mediante la acción de Slack “Enviar respuesta al hilo”. Esto mantiene a los Seguidores de Slack al tanto cuando se producen actualizaciones en Asana, sin que tengan que abrir Asana.

Two way comments with rules in Slack

Con estas reglas activas, puedes mantener alineados los comentarios de Slack y Asana y, al mismo tiempo, permitir que tus compañeros de equipo utilicen la herramienta que les resulte más conveniente.

Preguntas frecuentes

¿Cómo conecto Asana y Slack?

Para activar la Integración entre las dos plataformas, descarga la aplicación de Asana para Slack desde el directorio de aplicaciones de Slack y, luego, autentica tu cuenta de Asana cuando el bot de Asana te lo solicite.

¿Puedo crear tareas de Asana a partir de mensajes de Slack?

Puedes convertir cualquier mensaje de Slack en una tarea de Asana haciendo clic en el menú de tres puntos junto al mensaje y seleccionando “Crear una tarea”, o bien, agregar el mensaje a una tarea existente seleccionando “Agregar a la tarea”.

¿Qué tipos de notificaciones de Asana aparecen en Slack?

Asana envía notificaciones personales a tu canal de Asana en Slack cuando se te asignan tareas, cuando cambian las fechas de entrega de las tareas, cuando se finalizan o modifican las dependencias y cuando alguien agrega un comentario en las tareas que sigues.

¿Cómo funcionan las reglas de sincronización entre Slack y Asana?

Las reglas pueden crear automáticamente tareas de Asana a partir de mensajes de Slack, agregar respuestas de hilos de Slack como comentarios de tareas en Asana y enviar actualizaciones de tareas a los hilos de Slack para mantener las conversaciones sincronizadas en ambas plataformas.

 

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Nota iconNota

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Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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