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Slack y Asana

En este artículo

La integración de Asana para Slack asegurará que tu Equipo pueda trabajar sin problemas entre Asana y Slack, sin tener que cambiar constantemente de herramienta. La integración también está disponible para los planes Enterprise Grid de Slack.

Las integraciones con aplicaciones no solo pueden usarse para los proyectos. También puedes agregar aplicaciones a tu sección Mis tareas para integrarlas con las herramientas favoritas de tu equipo.

Primeros pasos

Para comenzar, descarga la aplicación de Asana para Slack. Inicia sesión en Slack y sigue las indicaciones del bot de Asana para Slack para autenticar tu cuenta de Asana y permitir que Asana envíe información a Slack. Si alguien de tu organización ya instaló la integración, es posible que hayas recibido una indicación para volver a autorizar tu Asana en Slack. Al hacerlo, podrás aprovechar todas las nuevas funciones.

Si recibes un mensaje que indica que no estás autorizado para instalar Asana, comunícate con tu administrador y pídele que apruebe la aplicación para tu espacio de trabajo.

Slack app authentication


La integración de Asana para Slack es diferente de la aplicación anterior de Asana, y dejaremos de usar la versión anterior a su debido tiempo. Importaremos las configuraciones que habías establecido de la aplicación anterior a la nueva aplicación de Asana para Slack. Para aprender a ajustar las configuraciones de proyectos vinculados, consulta las Configuraciones de proyectos vinculados a continuación.

La manera más rápida de integrar a tu equipo es pegar un enlace a una tarea de Asana en Slack. Pídeles a tus compañeros de equipo que hagan clic en el menú desplegable Más acciones y seleccionen Me gusta esta tarea. Al interactuar con la tarea, recibirán un mensaje para volver a autorizar. Una vez que lo hayan hecho, la nueva integración de Asana para Slack reemplazará la versión anterior.

Migrar a la nueva Integración

Si los comandos de barra diagonal y las acciones de mensajes han dejado de funcionar, significa que hemos iniciado la etapa de migración por lo deberás migrar a la nueva versión para empezar a usarlos nuevamente. Importaremos las configuraciones del canal de tu proyecto de la aplicación anterior a la nueva y recibirás notificaciones en los mismos canales que usabas antes.

Slack auth

Usar la integración de Asana para Slack

La integración de Asana para Slack te permite convertir mensajes de Slack en tareas, realizar acciones en las tareas directamente en Slack o crear una nueva tarea sin salir de Slack. También hay acciones específicas de las tareas disponibles por medio de las notificaciones en tus canales personales o de proyectos.

Desde Slack puedes ver una lista de comandos y buscar enlaces a esta guía si escribes/asana help.

Asana help

Convierte un mensaje de Slack en una tarea o agrega un mensaje a una tarea existente

Captura conversaciones en Slack y conviértelas en tareas o agrega la conversación a una tarea. En Slack, selecciona la conversación. Haz clic en el botón Más mensajes y selecciona Crear una tarea o Agregar a una tarea. Se creará un enlace en la tarea de Asana para que puedas volver a acceder a la conversación de Slack para tener más contexto.

more actions

Cuando accedes a un canal de Slack:

  1. Haz clic en el ícono de tres puntos junto a un mensaje de Slack.
  2. Haz clic en Agregar como comentario de tarea o Crear una tarea.

Pega un enlace a una tarea, hito, proyecto o estado de Asana en Slack para compartir información y podrás editar directamente en Slack por medio de un cuadro de diálogo y otras opciones del menú desplegable.

link unfurl actions

La persona o el canal con el que compartiste la tarea podrán hacer lo siguiente:

  1. Marcar la tarea como finalizada
  2. Poner me gusta a la tarea
  3. Cambiar o agregar un responsable
  4. Cambiar o agregar una fecha de entrega
  5. Agregar la tarea a un proyecto
  6. Abrir la tarea en Asana

Ten en cuenta que si compartes una tarea que se encuentra en un proyecto privado con un usuario que no es miembro del proyecto, no podrá editar y se le indicará que debe solicitar acceso al encargado del proyecto. Puedes controlar si la descripción de tareas o proyectos privados se despliega con el comando/asana settings.

Chat inteligente en Slack

El chat inteligente en Slack te permite obtener análisis de datos y recomendaciones relacionadas con tu trabajo en Asana, todo dentro del contexto de tus conversaciones de Slack. El chat inteligente en Slack está disponible para los clientes que tienen un plan de pago de Asana y un plan de pago de Slack.

 

Puedes preguntar al chat de IA casi cualquier pregunta relacionada con el trabajo para optimizar tus tareas. Ya sea que estés buscando las últimas actualizaciones del proyecto, tratando de averiguar quién es el responsable de una tarea, identificando obstáculos o descubriendo los próximos pasos para mantener un proyecto en marcha. Incluso puedes preguntar quién es la persona más informada sobre un tema específico, para saber a quién contactar en Slack. El chat de IA te ayuda a obtener la información que necesitas rápidamente, para que tu equipo pueda centrarse en lo importante sin cambiar de herramienta.

AI chat example 

Para acceder al chat inteligente en Slack, sigue estos pasos:

  1. Busca el ícono de Asana en el menú de acceso rápido en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo de Slack. 
  2. Haz clic en Chatear con Asana.

Chat with Asana icon

 

Si este ícono no está visible, puedes agregarlo desde las preferencias de usuario. Para hacerlo, haz clic en Navegación y selecciónalo en la sección Agentes de aplicaciones. Si no aparece en la lista, primero debes solicitar a tu administrador que habilite la aplicación para tu espacio de trabajo.

Resumen inteligente en Slack

Mantente al día con los detalles de las tareas gracias a los resúmenes generados por IA directamente en Slack. Los resúmenes inteligentes en Slack permiten a los equipos obtener un resumen rápido del trabajo que se realiza en una tarea sin tener que abandonar su espacio de trabajo de Slack.

Tu organización de Asana debe tener habilitada la IA de Asana para usar los resúmenes inteligentes en Slack. El uso de resúmenes inteligentes en Slack contará para los límites de uso de IA de tu organización. Consulta este artículo del Centro de ayuda para obtener más detalles sobre los límites.

Usar la integración de IA

Slack and Asana AI output (4).png 

  1. Copia la URL de la tarea y pégala en un canal de Slack o en un mensaje directo.
  2. Aparecerá una vista previa de las tareas. Haz clic en Resumir tarea para generar un resumen de la tarea.

El resumen de las tareas no es visible para otros miembros del canal de Slack. Solo es visible para el usuario que lo solicitó. Cualquier miembro del canal de Slack con acceso a la tarea tendrá la opción de resumir la tarea. Sin embargo, el resumen en sí solo es visible para el usuario que hizo clic en el botón Resumir tarea.

Activar las vistas previas de los enlaces

Si no ves las vistas previas de las tareas en Slack, verifica tu configuración de Slack de la siguiente manera:

  1. Escribe/asana settings en cualquier canal de Slack o mensaje directo para abrir los ajustes.
  2. Asegúrate de que la opción Mostrar las vistas previas de los enlaces esté configurada como Activada.

Crear tareas

Escribe/asana create para crear una tarea nueva en Asana sin salir de Slack.

Se abrirá un cuadro de diálogo y en los menús desplegables podrás:

  1. Agregar un título a una tarea
  2. Agregar un responsable
  3. Agregar una fecha de entrega
  4. Agregar la tarea a un proyecto y seleccionar una sección del proyecto
  5. Agregar una descripción a la tarea.
  6. Selecciona con qué canal compartir la tarea. Puedes anular la selección si no quieres compartirla con un canal o seleccionarte a ti mismo si quieres que la aplicación te envíe un enlace a la tarea.
  7. Seleccionar quién puede acceder a esta tarea

Crear una tarea con emojis

Puedes convertir los mensajes de Slack en tareas de Asana con el emoji :memo: 📝. Para hacerlo, reacciona a cualquier mensaje con el emoji 📝. El contenido del mensaje y las respuestas del hilo se incluirán automáticamente en la descripción de la tarea.

Notificaciones personales

Cuando instalas la aplicación por primera vez, recibirás un mensaje de Asana que te da la opción de activar tus notificaciones de Asana. Esto es útil porque podrás realizar acciones en respuesta a estas notificaciones sin salir de Slack. Recibirás notificaciones cuando:

  • Te asignen o desasignen una tarea

Para las tareas asignadas a ti, recibirás una notificación cuando:

  • La tarea esté finalizada
  • Cambie la fecha de entrega
  • Se finalicen todas las dependencias
  • No se finalice una dependencia
  • La fecha de entrega de una dependencia se modifique
  • Te agreguen como Seguidor
  • Hay un comentario en una tarea que estás siguiendo

Las notificaciones personales se entregarán a tu canal personal de Asana, que se encuentra debajo de la sección Aplicaciones en la parte inferior izquierda de tu menú lateral de Slack.

Nota iconNota

Ten en cuenta que las notificaciones personales no se envían cuando estás activo en Asana.

Puedes gestionar tus notificaciones personales en cualquier momento si escribes/asana settings en Slack. Podrás activar o desactivar notificaciones, cambiar tu dominio predeterminado o quitar la autorización a tu cuenta.

personal project notification

Notificaciones de proyectos vinculados

Puedes sincronizar proyectos de Asana a canales de Slack. Esto es útil porque tú y tu Equipo podrán realizar acciones en respuesta a estas notificaciones sin salir de Slack. Las notificaciones se realizarán en el canal cuando se realicen los siguientes cambios al proyecto:

  • Se agregue una tarea al proyecto
  • Una tarea se finalice en un proyecto
  • Se modifique la fecha de entrega de cualquier tarea en el proyecto
  • Se cambie el responsable en cualquier tarea del proyecto
  • Se cambió el estado de un proyecto, portafolio u objetivo
Nota iconNota

Ten en cuenta que las actualizaciones de proyectos, portafolios y objetivos privados pueden enviarse a un canal de Slack que incluya miembros que no sean miembros de los proyectos, portafolios u objetivos privados.

Para establecer notificaciones para un canal, primero asegúrate de estar en el canal correcto. Luego escribe/asana link y verás la opción para elegir y conectar tu proyecto al canal. También puedes usar/enlace de Asana para desactivar las notificaciones en el canal.

linked project notification

Reglas en Slack

Puedes usar reglas para mantener sincronizados los canales de Slack y las tareas de Asana, de modo que las actualizaciones en un lugar se reflejen en el otro. Las reglas te ayudan a capturar el trabajo de Slack, compartir los cambios de estado en Slack y mantener las conversaciones alineadas en ambas herramientas.

Requisito previo: Agregar la aplicación de Asana a un canal de Slack

Antes de usar reglas que envíen mensajes a un canal de Slack o lean mensajes de ese canal, debes agregar la aplicación de Asana al canal.

  1. Abre el canal de Slack donde quieres usar las reglas de Asana.
  2. Haz clic en el nombre del canal en la parte superior de la pantalla.
  3. Haz clic en Integraciones.
  4. Haz clic en Agregar una aplicación.
  5. Busca Asana y haz clic en Agregar.

Una vez que se agregue la aplicación de Asana, puedes crear reglas que lean los mensajes de ese canal y envíen actualizaciones.

Nota iconNota

No puedes configurar reglas para un canal de Slack hasta que la aplicación de Asana se haya agregado a ese canal.

Disparadores de reglas de Slack: activación a partir de nuevos mensajes y respuestas

Puedes iniciar reglas a partir de la actividad de Slack cuando quieras convertir las conversaciones del canal en trabajo en Asana.

Cuando se publica un mensaje de Slack en un canal, la regla puede crear o actualizar una tarea en Asana en función de ese mensaje. Tú eliges el canal que quieres monitorear y puedes agregar condiciones de IA para verificar el contenido de cada mensaje antes de que se ejecute la regla. Por ejemplo, puedes buscar mensajes que mencionen palabras clave o frases específicas antes de crear una tarea.

Slack rule triggers

Cuando se publica una respuesta en un hilo de Slack que está vinculado a una tarea de Asana, la regla puede agregar esa respuesta a la tarea para capturar la conversación completa. Esto hace que sea más fácil mantener el contexto en Asana mientras las personas continúan hablando en Slack.

Acciones de reglas de Slack: enviar mensajes de canal o mensajes directos

Puedes usar acciones de mensajes de Slack en las reglas para mantener a tu equipo informado cuando el trabajo cambia en Asana.

Usa la acción Enviar mensaje a un canal para publicar una actualización en un canal de Slack cuando se produzca una actividad de tareas en Asana. Por ejemplo, puedes enviar un mensaje cuando se crea una tarea, se mueve a una sección específica o se marca como finalizada. Incluir variables de tareas en el mensaje te ayuda a brindar a tus compañeros de equipo un contexto claro sin salir de Slack.

Usa la acción Enviar mensaje directo para notificar a una persona específica de una regla y que vea los cambios importantes de inmediato. Puedes incluir detalles como el nombre de la tarea, el responsable y la fecha de entrega en el mensaje para que la persona que lo recibe entienda qué cambió y dónde buscar en Asana.

Usa la acción Enviar respuesta al hilo para agregar una respuesta a un mensaje de Slack que esté vinculado a la tarea de activación. Puedes usar esta opción para mantener a todos los participantes del hilo de Slack informados sobre el progreso de una tarea.

Usar variables en las reglas de Slack

Al crear una acción de la aplicación Slack, puedes incluir variables de tareas que completarán automáticamente el mensaje de Slack con información de la tarea cuando se envíe la notificación para que tus mensajes sean más dinámicos e informativos.

Al crear una regla de disparador de la aplicación de Slack, puedes incluir variables de mensaje de Slack que completarán automáticamente la tarea con información de Slack. 

Comentarios bidireccionales con reglas en Slack

Puedes crear una sincronización bidireccional de comentarios entre Slack y Asana para que los compañeros de equipo puedan comentar donde prefieran mientras mantienen una única conversación compartida.

Primero, crea una regla que supervise un canal de Slack con el disparador “Se publicó un mensaje nuevo en el canal” y cree una tarea a partir de mensajes nuevos. Esto te ayuda a capturar las solicitudes y preguntas que comienzan en Slack para que se pueda dar seguimiento en Asana.

Luego, crea una regla que escuche las respuestas en el hilo de Slack vinculado con el disparador de Slack “Se publicó una respuesta en el hilo” y agrega esas respuestas como comentarios a la tarea de Asana. Esto mantiene el hilo de comentarios de la tarea finalizado mientras las personas continúan respondiendo en Slack.

Por último, crea una regla que detecte los nuevos comentarios en la tarea de Asana y envíe una respuesta al hilo de Slack vinculado mediante la acción de Slack “Enviar respuesta al hilo”. Esto mantiene a los seguidores de Slack al tanto cuando se realizan actualizaciones en Asana sin que tengan que abrir Asana.

Two way comments with rules in Slack

Con estas reglas, puedes mantener los comentarios de Slack y Asana alineados y, al mismo tiempo, permitir que los compañeros de equipo usen la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.

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Nota iconNota

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Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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