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プロジェクトを明確に組み立てる

この記事の内容

効果的なプロジェクトは、一貫した構造に依存します。 この記事では、実行可能なタスクの書き方、サブタスクの使い方、仕事の実際のステージに対応するセクションのセットアップ方法をご紹介します。

タスクを信頼できる唯一の情報源にする

タスクは結果、担当者、日付を把握する必要があるため、「誰が、何を、いつまでに」と誰もが一目で答えることができます。 タイトルはアクション指向にして、明確な説明を追加し、担当者を設定して、期日を設定します。 仕事のトリアージやレポート作成が必要な場合は、いくつかのカスタムフィールド(優先度、仕事の種類など)を追加して、小さなフィールドから始めて、意味のあるものにしておきましょう。

タスクを作成するには3つの異なる方法があります。

  1. トップバーの「+作成」ボタンから

  2. プロジェクトの「+タスクを追加」ボタンを使用する方法
  3. セクションの横にある[+]をクリックします

タスクの詳細

適切に設定されたタスクは、何が起こるか、誰が何を担当しているか、いつが期限かをチームメイトに伝えるものです。

  1. タスク名:結果を示す、アクションファーストのタイトルを明確にします。 曖昧なラベルは避けましょう。
    例:「四半期計画会議の議題を準備する」
  2. 担当者:すべてのタスクには担当者が1人必要です。担当者とは、タスクの完了に責任を持つ人のことです。 すぐに（自分や適切なチームメイトに）割り当てることで、責任が明確になります。 他の人はコラボレーターとしてフォローできます。
  3. 説明：作業を完了するために必要なコンテキスト（目標、要件、リンク）を追加します。 補足資料（画像、チャート、ショートビデオ）を添付して、すべてを1か所にまとめます。
  4. 日付:優先度とタイミングが明確になるように期日を設定します。 作業が複数日にわたる場合は、開始日も追加します。
  5. コラボレーター:可視性が必要なメンバーを追加します。 担当者は引き続き配達の責任を負いますが、担当者は最新情報を受け取り、コメントを送信できます。
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仕事にさまざまな成果物が含まれている場合は、1つのタスクにすべてを追加するのではなく、複数のタスクに分割してプロジェクトを作成します。

サブタスクを使って仕事を分割する

タスクが複数名の協力者や個別のステップから成る場合、サブタスクが活躍します。 親タスクの大きな背景情報を失うことなく、責任と日付を明確にします。 深さを1つのレイヤーに制限します。 ディープネストは仕事を隠し、プロジェクトをスキャンしにくくします。

サブタスクを使う場面:

  • 成果物を引き継ぐ。
  • 同じ結果に結びついたさまざまな人に準備やフォローアップを割り当てる。
  • レビュー担当者ごとのアクションアイテムを単一のアーティファクトにキャプチャします。

設計上、サブタスクは親タスクの下に配置されます。 他のタスク(ソート、グループ化)と一緒にプロジェクトで管理したい場合は、サブタスクをプロジェクトに追加して、期日を設定します。 その後、プロジェクトのビューで親タスクのように動作します。

セクション

セクションは、プロジェクトの根幹をなすものです。 彼らは仕事をステージやカテゴリに分けます。 名前を明確にし、仕事の進め方を整理しましょう。

おすすめのパターン：

  • ステージベース（例：受け付け中、進行中、レビュー準備完了、完了）。
  • ストリームベース（デザイン、コンテンツ、Webなど）
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シンプルなセクション名を使用すると、後で自動化が簡単になります。

セクションの作成

プロジェクトにセクションを作成するには、次のことを行います。

  1. 「タスクを追加」ボタンの横にある矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
  2. 「セクションを追加」をクリックします。
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この記事は AI によって翻訳されています。

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