Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Bijhouden van aanvragen

In dit artikel

Beschikbaar voor Advanced-, Enterprise- en Enterprise+ -abonnementen. Zie onze prijspagina voor meer informatie.

Met het bijhouden van aanvragen kunnen teams grote hoeveelheden aanvragen en tickets efficiënt afhandelen, de oplossing van problemen volgen en een uitgebreid overzicht van de aanvraagstatus behouden.

Fasen voor het bijhouden van aanvragen

Bij het opzetten van request tracking of ticketing zijn er vier belangrijke fasen; intake, triage, uitvoering en rapportage.

  1. Intake: Dit gebeurt wanneer er via een formulier een verzoek binnenkomt. Zodra de aanvraag in een project terechtkomt, wordt deze getrigeerd.
  2. Triage: Aanvragen worden getriadeerd, dringende verzoeken krijgen prioriteit.
  3. Uitvoeren: zodra het verzoek is getrigeerd, kunnen agenten eraan beginnen werken. Afhankelijk van de behoefte van het verzoek, kan het naar behoefte opnieuw worden toegewezen aan agenten en naar andere wachtrijen worden verplaatst. 
  4. Rapportage: om ervoor te zorgen dat SLA's correct worden beheerd, wordt er een continue tracking van aanvragen opgezet door middel van rapportage.

Snel aan de slag met sjablonen

Om snel aan de slag te gaan, biedt Asana verschillende gespecialiseerde sjablonen die zijn ontworpen voor verschillende scenario's voor het bijhouden van aanvragen Volg de directe links hieronder om ze in de sjabloongalerij te zien:

Trackingsjabloon voor aanvragen - Volg elke inkomende aanvraag, leid deze naar het juiste team en bewaak de voortgang tot deze is voltooid.

Ticketing-sjabloon - Stel een ticketing-workflow in die je sneller van het indienen van een aanvraag tot de oplossing brengt.

Sjabloon voor creatieve aanvragen - Beheer creatieve aanvragen van intake tot uiteindelijke levering met een gestructureerde workflow.

Werkinlaatsjabloon - Zorg ervoor dat je team werkt aan wat belangrijk is. Standaardiseer de intake, beoordeel de resourcingbehoeften en beheer goedkeuringen. 

Klik vanaf daar op Sjabloon gebruiken in de rechterbovenhoek en maak het project aan.

Wanneer het project wordt gemaakt op basis van het sjabloon, wordt u begeleid bij het aanpassen van de workflow door optioneel het formulier, de regels, de sjablonen en de projectinstellingen te bewerken.

Wanneer u klaar bent met het aanpassen van de workflow aan uw behoeften, klikt u op Gereed.

Indieningsformulier aanvragen

Om je workflow voor het bijhouden van aanvragen in te stellen, heb je een intakeformulier nodig. Als je de sjabloon hebt gebruikt om het project te maken, is het formulier al voor je gemaakt. Je kunt indieners van formulieren in je hele organisatie op de hoogte houden van hun aanvragen, zelfs als ze geen Asana-licentie hebben. Het gif hieronder laat zien hoe je dit instelt via de formulierinstellingen.

Creating a ticketing form

Opmerking iconOpmerking

Ticketindieners hebben geen Asana-licentie nodig. Ze moeten echter een e-mailadres hebben met het domein van de organisatie.

Ticket replies

In bovenstaand voorbeeld zien we het volgende:

  1. Eric heeft geen Asana-licentie, maar hij kon via e-mail reageren om te informeren naar de status van een aanvraag. Hoewel het via e-mail werd verzonden, werd deze reactie in Asana ontvangen als een reactie.
  2. Hailey, die een Asana-licentie heeft, reageert op de taak en vraagt Josef om dit verzoek over te nemen. Eric zal deze reactie niet zien.
  3. Josef, die een Asana-licentie heeft, reageert op de taak en vinkt het vakje Reactie verzenden naar indiener aan. Eric ontvangt de opmerking van Josef via e-mail.
  4. Josef geeft nogmaals commentaar op de taak. Eric zal deze reactie niet zien.
  5. Josef heeft zojuist het selectievakje aangevinkt, zodat het volgende bericht naar Eric wordt gestuurd

Hier is een voorbeeld van hoe een reactie van Josef eruit zou zien voor Eric.

Ticket email

Aangepaste taaktypen en status

Aangepaste taaktypen gebruiken om de levenscyclus van een ticket bij te houden en de werkstatus te controleren. Vooraf ingestelde statussen zijn al ingesteld bij het gebruik van de sjabloon voor het bijhouden van aanvragen om het project te maken.

Vanuit het taaksjabloonvenster zie je de opties voor je aangepaste taak bovenaan het deelvenster met taakdetails.

Custom field

Projectschema's

Definieer werkdagen en uren voor je project vanuit je projectinstellingen. Je kunt een specifieke tijdzone, werkdagen en begin- en eindtijd kiezen.

Dit is vooral handig als u wilt dat sla voor intakeverzoeken wordt gepauzeerd tijdens niet-werkdagen of -uren.

Project settings

Ga naar het menu Aanpassen en klik op de knop Projectinstellingen onderaan de lijst om toegang te krijgen tot de instellingen van uw project.

Regels maken voor SLA's

Project settings

Met het aangepaste timerveld dat automatisch aan het project wordt toegevoegd, kunt u bestaande regels wijzigen of nieuwe regels toevoegen om SLA's bij te houden. U kunt de regels bekijken die automatisch aan het project zijn toegevoegd via de sjabloon door te klikken op Aanpassen en vervolgens op Regels. Als je meer regels wilt toevoegen, is een bezoek aan de regelsgalerij een goede plaats om te beginnen. Om de regelsgalerij te bezoeken, klikt u op de knop + Toevoegen in het menu Regels. De regelsgalerij bevat vooraf ingestelde regels en vooraf ingestelde AI-aangedreven regels voor klanten die de AI Studio van Asana gebruiken.

Voorbeelden van regels

Het onderstaande voorbeeld toont een AI-aangedreven regel die automatisch wordt toegevoegd wanneer het project wordt gemaakt met behulp van het sjabloon. Deze en andere AI-aangedreven regels verschijnen automatisch voor klanten die AI-studio gebruiken. Klanten die AI Studio niet gebruiken, zullen nog steeds een volledig functioneel project voor het volgen van aanvragen ervaren, alleen zonder de toevoeging van AI-aangedreven regels.

In dit voorbeeld wordt een handmatige regeltrigger gebruikt om een reactie op te stellen voor de indiener van het formulier. De begeleiding en mechanica van de regel zijn al aanwezig, maar kunnen worden bewerkt om beter aan de behoeften van uw team te voldoen.

Er zijn veel andere regels die nuttig zijn voor een project om aanvragen bij te houden, zoals:

  • Bevestiging: voeg een vooraf geschreven opmerking toe wanneer een taak wordt ontvangen
  • Opdracht: wijs automatisch een collega toe om een ticket te sorteren, of gebruik AI om een rotatie te implementeren
  • Routering: taken met meerdere woningen naar een ander project op basis van het type aanvraag

Reactie- en oplostijden

Reactie- en oplostijden, zoals Service Level Agreements (sla's), zijn cruciaal voor het effectief beheren van tickets, omdat ze duidelijke verwachtingen scheppen voor reactie- en oplostijden. SLA's creëren verantwoordelijkheid door gedefinieerde tijdschema's in te stellen voor het aanpakken van problemen, wat helpt bij het prioriteren van werk en het efficiënt toewijzen van middelen. 

Met het aangepaste timerveld kunnen agenten zien hoeveel tijd ze nog hebben op specifieke tickets om binnen de sla te blijven en kunnen managers de naleving en prestaties van de sla bijhouden. Het aangepaste timerveld is al aan het project toegevoegd wanneer het is gemaakt met behulp van het sjabloon. Het is niet aanwezig in het sjabloon voor creatieve aanvragen.

Enterprise- en Enterprise+ -klanten kunnen de onderstaande stappen volgen om ervoor te zorgen dat timers niet handmatig kunnen worden gepauzeerd of hervat in de projectmachtigingen.

Access project permissions

Om toegang te krijgen tot je projecttoestemmingen:

  1. Klik op de knop Delen rechtsboven in je project
  2. Klik op het pictogram Projecttoestemmingen in de rechterbovenhoek
  3. Klik in de sectie Velden op + Beperking toevoegen
  4. Kies uw aangepaste veld

Rapporten

Rapportage is eenvoudig omdat het sjabloon een vooraf gebouwd prestatiedashboard bevat. Klik op het tabblad Prestatiedashboard in de bovenste balk en herschik, pas aan of wijzig de dashboards en de gegevens die ze verzamelen.

Performance dashboard

Tips om de prestaties van een project te verbeteren

Bij het gebruik van een aanvraagtraceringsproject wordt verwacht dat de projectprestaties hoog blijven, met uitzondering van zeldzame trage gebeurtenissen bij het werken met een zeer groot aantal taken of aangepaste velden.

Als het bladeren door of bekijken van duizenden taken de projectprestaties begint te vertragen, raden we aan om het aantal zichtbare taken in de lijstweergave op elk gewenst moment te beperken. Dit kan worden bereikt door voltooide taken uit te filteren en deze weergave als standaard op te slaan, evenals voltooide taken naar hun eigen sectie te verplaatsen en deze sectie in te klappen. U kunt er ook voor kiezen om opgeslagen weergaven op gebruikersniveau te maken die niet-toegewezen en voltooide taken uitfilteren.

Wanneer u de optie Groeperen op gebruikt, raden we u aan dit te beperken tot één groepering tegelijk, omdat meerdere groeperingen de prestaties van het project kunnen verminderen, met name bij een zeer groot aantal taken. Evenzo is het bij een groot aantal taken het beste om sorteringen met het aftelveld of andere aangepaste velden die de prestaties kunnen beïnvloeden, te vermijden.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Article Detail