Loading
PLATAFORMA
CAPACIDADES
IA DE ASANA
TODOS LOS PLANES
Tipo de empresa
Equipos
Sectores
Casos de uso
APRENDER
ASISTENCIA
SERVICIOS
Centro de ayuda
search-icon

Temas

Dar seguimiento a los presupuestos y al progreso de los proyectos con el Complemento de registros de horas y presupuestos

En este artículo

Disponible como Complemento para los planes Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+.

Las plantillas para registro de horas te ayudan a registrar en qué dedicas tu tiempo en varios flujos de trabajo en Asana. Como remitente de tiempo, puedes registrar las horas dedicadas a tareas específicas o al trabajo general del proyecto y enviar tus registros semanales para su revisión. En este artículo, aprenderás a acceder a tu planilla de horarios, a usar la función de autocompletar y a registrar el tiempo.

Artículos relacionados

Presupuestos de proyectos

Con los presupuestos de proyectos, puedes planificar y proyectar presupuestos.

Acceder a los presupuestos de los proyectos

Puedes acceder a los presupuestos de los proyectos de dos maneras:

  1. Haz clic en el menú desplegable que se encuentra junto al nombre de tu proyecto y selecciona Establecer presupuesto del proyecto.
  2. Abre la pestaña Resumen de tu proyecto, desplázate hacia abajo hasta la barra de presupuesto y haz clic en el botón de ajustes  que se encuentra en la barra.
Nota iconNota

Para acceder a los presupuestos de los proyectos, debes ser administrador del proyecto.

Barra de progreso de los presupuestos de los proyectos

La barra de progreso te mostrará la cantidad de trabajo real que se está realizando en relación con el trabajo planificado, así como la cantidad restante.

Elección del tipo de presupuesto

Puedes realizar un seguimiento de tu presupuesto en función de las horas o los costos. También puedes alternar entre los dos tipos de medición.

Configurar notificaciones de umbral para los presupuestos

Un usuario puede indicar un umbral a partir del cual desea recibir notificaciones sobre el progreso del presupuesto. 

Para habilitar las notificaciones sobre el presupuesto:

  1. Abre la ventana modal de presupuesto en un proyecto para el que se haya configurado un presupuesto.
  2. Activa la configuración de las notificaciones de umbral.
  3. Indica con qué valor se deben comparar los costos reales y en qué porcentaje al usuario le gustaría recibir notificaciones.

Acumulación de los presupuestos de los proyectos en los portafolios

Los usuarios pueden ver los presupuestos de varios proyectos a nivel de portafolio para conocer las acumulaciones de costos o tiempo, en función del tipo de presupuesto que tenga un proyecto.

  1. Accede a la vista de lista del portafolio.
  2. Asegúrate de que se hayan agregado los proyectos con presupuestos establecidos. (Nota: Usa 'Agregar trabajo' para agregar proyectos.)
  3. Haz clic en el Ícono + que se encuentra en la esquina derecha de la vista de lista para agregar un campo nuevo.
  4. Selecciona una de las opciones de presupuesto para agregar valores acumulados:
    1. Presupuesto (tiempo): agrega valores acumulados para el tiempo estimado (total), el tiempo real (total) y el tiempo presupuestado.
    2. Presupuesto (costos): agrega valores acumulados para el costo estimado (total), el costo real (total) y el costo presupuestado.

Nota iconNota

Solo los usuarios con los permisos correspondientes pueden ver las agrupaciones de costos.

Costo o tiempo estimados

Para los costos estimados, puedes elegir entre dos fuentes: planes de capacidad productiva o tareas.

Planes de capacidad productiva

Disponible en los planes Enterprise y Enterprise+.

A medida que se asignen miembros del Equipo al proyecto, podrás ver el desglose de los costos en la vista del plan de capacidad productiva, en función de las tarifas.

El costo total por persona se mostrará en el plan de capacidad productiva y la suma se podrá ver en el presupuesto del proyecto.

Tareas

Si la asignación se realiza en función de los tiempos estimados de las tareas, esto se vinculará directamente con el proyecto para generar el presupuesto de dicho proyecto, ya sea en horas o en costos, según lo que hayas seleccionado.

Costo o tiempo reales

El costo real se calculará en función del tiempo real obtenido del seguimiento del tiempo o de los registros de horas, a medida que se vayan enviando. Puedes desglosar los costos reales en función de si son facturables o no facturables, o bien incluir todo el tiempo. Esto dependerá de cómo hayas configurado el costo real.

Costos en la gestión de recursos

Una vez que se establecen las tarifas, puedes ver los costos en las vistas de planificación de la capacidad productiva y de gestión de recursos.

  1. Dirígete a una vista de gestión de recursos o de planificación de la capacidad productiva.
  2. En el menú desplegable de esfuerzo, selecciona Tiempo estimado o Tiempo real. Luego, activa la opción Costo. 

Los datos de costos están diseñados para garantizar que solo puedan editarlos y verlos las personas adecuadas.

  • Gestión de tarifas: solo los administradores del proyecto pueden establecer las tarifas por hora para los usuarios de ese proyecto específico.
  • Visibilidad de los costos: solo los  administradores de un proyecto determinado podrán ver los datos de costos asociados a ese proyecto en las vistas de gestión de recursos y planificación de la capacidad productiva.

Establecer las tarifas de las personas (medición de costos)

Si elegiste Costos como tipo de medición, puedes establecer tarifas por hora para las personas que trabajan en el proyecto. Esta tarifa también se puede mantener en la vista del plan de capacidad productiva de esas personas.

Para establecer una tarifa para una persona o un marcador de posición:

  1. Desplázate hacia abajo hasta la sección Personas y tarifas en los ajustes del presupuesto del proyecto.
  2. Haz clic dentro de la barra de búsqueda Agregar personas y selecciona personas o marcadores de posición.
  3. Escribe o selecciona personas y haz clic en Agregar para agregarlas a tu grupo de recursos.
  4. Haz clic en el cuadro Tarifa e ingresa un número. 
  5. Haz clic en la X para eliminar la tarifa del presupuesto.
  6. Haz clic en Guardar tarifas para guardar los nuevos cambios que se hayan realizado en la sección de personas y tarifas.

Algunas notas adicionales:

  • Los marcadores de posición y los planes de capacidad productiva están disponibles en los planes Enterprise y Enterprise+, por lo que los usuarios deben tener una licencia base de Enterprise o Enterprise+ para poder usar estas funciones con el Complemento de registros de horas y presupuestos.
  • Los usuarios pueden configurar hasta 500 personas o marcadores de posición en el grupo de recursos de cada proyecto.
  • No es necesario que las personas sean miembros del proyecto para figurar en la lista de tarifas. Si una persona abandona el proyecto a mitad de camino, su tarifa seguirá apareciendo en el grupo de recursos y deberá eliminarse de forma manual. 

Agregar Equipos y tarifas a los proyectos de forma masiva

Si eres administrador del proyecto, puedes agregar de forma masiva Equipos completos de Asana a un proyecto, lo que te permite asignar personal a los proyectos de forma rápida, coherente y con las tarifas correctas y estandarizadas en cada ocasión.

Para agregar Equipos a los proyectos:

  1. Empieza a escribir el nombre del Equipo
  2. La búsqueda mostrará los Equipos a los que tienes acceso, incluidos los Equipos a los que perteneces y los Equipos públicos.
  3. Selecciona un Equipo de los resultados de la búsqueda haciendo clic en él o utilizando el teclado
Nota iconNota

Los Equipos con más de 200 miembros no se pueden agregar de forma masiva y aparecerán en gris en los resultados de búsqueda. Un solo proyecto no puede tener más de 500 personas asignadas. El sistema te impedirá agregar Equipos que superen este límite.

Cuando haces clic para agregar un Equipo seleccionado, el sistema realiza una captura única de la membresía actual del Equipo. Agrega individualmente a cada persona de ese Equipo a la lista de ajustes del presupuesto de tu proyecto. Si una persona ya figura en la lista del proyecto, o si es miembro de varios de los Equipos que seleccionaste, solo aparecerá una vez.

Nota iconNota

Esta no es una sincronización dinámica. Si posteriormente se agregan nuevas personas al Equipo de Asana, no se las agregará automáticamente a este proyecto. Deberías agregarlas por separado.

Importar tarifas junto con las personas

 Si tus Equipos tienen tarifas definidas en un campo personalizado numérico, puedes importarlas directamente.

Para importar las tarifas:

  1. Junto a la etiqueta de cada Equipo seleccionado, aparecerá un menú desplegable. En este menú se mostrarán todos los campos personalizados numéricos de ese Equipo para los que tienes permiso de visualización.
  2. Selecciona el campo personalizado deseado.
Nota iconNota

Todos los números se redondearán automáticamente a dos decimales. Si el formato del campo es un porcentaje, se convertirá en un número.

Para evitar la pérdida accidental de datos, el sistema no sobrescribirá automáticamente las tarifas. En cambio, importará todas las tarifas y tendrás que revisarlas manualmente. 

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

Envía comentarios sobre la traducción.

Artículos relacionados

Cargando
Complemento de registros de horas y presupuestos de Asana para realizar un seguimiento de los costos de los proyectos | Centro de ayuda de Asana