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Suivre les budgets et la progression des projets avec l'extension Feuilles de temps et budgets

Dans cet article

Extension disponible pour les formules Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+.

Les feuilles de temps vous aident à tenir compte de la façon dont vous partagez votre temps entre vos différents flux de travail sur Asana. En tant qu'utilisateur qui envoie des feuilles de temps, vous pouvez enregistrer les heures consacrées à des tâches spécifiques ou à des activités générales liées au projet, et envoyer vos saisies hebdomadaires pour révision. Dans cet article, vous découvrirez comment accéder à votre feuille de temps, utiliser la fonctionnalité de pré-remplissage et enregistrer votre temps de travail.

Articles connexes

Budgets de projet

Les budgets de projet vous permettent de planifier et de prévoir les budgets.

Accéder aux budgets de projet

Vous pouvez accéder aux budgets de projet de deux manières :

  1. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de votre projet et sélectionnez Définir le budget du projet
  2. Accédez à l'onglet Aperçu de votre projet, faites défiler vers le bas jusqu'à la barre de budget et cliquez sur le bouton des paramètres  dans la barre
Note iconNote

Vous devez être administrateur de projet pour accéder aux budgets de projet.

Barre de progression des budgets de projet

La barre de progression vous indique la quantité de travail réel effectué par rapport au travail planifié, ainsi que la quantité restante.

Choisir un type de budget

Vous pouvez suivre votre budget en fonction des heures ou des coûts. Vous pouvez également basculer entre les deux.

Configurer des notifications de seuil pour les budgets

Un utilisateur peut indiquer un seuil à partir duquel il souhaite être informé de la progression du budget. 

Pour activer les notifications relatives au budget :

  1. Ouvrez la fenêtre modale du budget dans un projet pour lequel un budget a été défini
  2. Activez le paramètre des notifications de seuil
  3. Indiquez à quelle valeur le coût effectif doit être comparé et à partir de quel pourcentage l'utilisateur souhaite être prévenu.

Cumul des budgets des projets dans les portefeuilles

Les utilisateurs peuvent consulter les budgets de plusieurs projets au niveau du portefeuille afin d'avoir une vue d'ensemble des cumuls de coûts ou de temps, en fonction du type de budget associé à un projet.

  1. Accédez à la vue Liste du portefeuille.
  2. Assurez-vous que des projets aux budgets définis ont été ajoutés. (Remarque : utilisez « Ajouter des éléments » pour ajouter des projets.)
  3. Cliquez sur l'icône + dans le coin droit de la vue Liste pour ajouter un nouveau champ.
  4. Sélectionnez l'une des options de budget pour ajouter des cumuls :
    1. Budget (temps) : ajoute des cumuls pour le temps estimé (total), le temps effectif (total) et le temps budgétisé.
    2. Budget (coûts) : ajoute des cumuls pour le coût estimé (total), le coût effectif (total) et le coût budgétisé.

Note iconNote

Les cumuls de coûts ne sont visibles que par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

Coût ou temps estimé

Pour le coût estimé, vous avez le choix entre deux sources : les plans de capacité ou les tâches.

Plans de capacité

Disponible avec les formules Asana Enterprise et Enterprise+.

Au fur et à mesure que les membres de l’équipe sont affectés au projet, la répartition des coûts est consultable dans la vue Plan de capacité, selon les tarifs définis.

Le coût total par personne apparaîtra sur le plan de capacité, et la somme sera visible dans le budget du projet.

Tâches

Si l’allocation est effectuée en fonction du temps estimé des tâches, celle-ci sera directement liée au projet pour en fournir le budget, en heures ou en coûts, selon ce que vous avez sélectionné.

Coût ou temps effectif

Le coût effectif est calculé à partir du temps effectif enregistré dans le suivi du temps ou dans les feuilles de temps, au fur et à mesure de leur envoi. Vous pouvez ventiler les coûts effectifs en fonction de leur caractère facturable ou non facturable, ou de leur durée. Cela dépendra de la façon dont vous avez configuré le coût effectif.

Coûts dans la gestion des ressources

Une fois les tarifs définis, les coûts sont consultables dans les vues Plan de capacité et Gestion des ressources.

  1. Accédez à la vue Gestion des ressources ou Plan de capacité.
  2. Dans le menu déroulant de l'effort, sélectionnez Temps estimé ou Temps effectif. Activez ensuite l'option Coût. 

Les données relatives aux coûts sont conçues pour n'être modifiables et visibles que par les personnes autorisées.

  • Gestion des tarifs : seuls les administrateurs de projet peuvent définir les tarifs horaires des utilisateurs au sein d'un projet spécifique.
  • Visibilité des coûts : seuls les  administrateurs d'un projet donné peuvent consulter les données de coût associées dans les vues Gestion des ressources et Plan de capacité.

Définir les tarifs des membres (mesure des coûts)

Si vous avez choisi les Coûts comme type de mesure, vous pouvez définir des tarifs horaires pour les membres travaillant sur le projet. Ce tarif peut également être maintenu dans la vue Plan de capacité.

Pour définir le tarif d'une personne ou d'un substitut :

  1. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Personnes et tarifs dans les paramètres du budget du projet.
  2. Cliquez dans la barre de recherche Ajouter des personnes et sélectionnez des personnes ou des substituts.
  3. Saisissez ou sélectionnez des personnes, puis cliquez sur Ajouter pour les intégrer à votre groupe de ressources.
  4. Cliquez sur la case Tarif et saisissez un nombre. 
  5. Cliquez sur X pour supprimer le tarif du budget
  6. Cliquez sur Enregistrer les tarifs pour sauvegarder les nouvelles modifications apportées à la section Personnes et tarifs.

Quelques remarques supplémentaires :

  • Les substituts et les plans de capacité sont disponibles dans les formules Enterprise et Enterprise+. Les utilisateurs doivent donc disposer d'une licence Enterprise ou Enterprise+ de base pour utiliser ces fonctionnalités avec l'extension Feuilles de temps et budgets.
  • Les utilisateurs peuvent définir jusqu’à 500 personnes ou substituts dans le groupe de ressources de chaque projet.
  • Il n'est pas nécessaire d'être membre du projet pour figurer dans la liste des tarifs. Si une personne quitte le projet à mi-parcours, son tarif apparaîtra toujours dans le groupe des ressources et devra être supprimé manuellement. 

Ajout groupé d'équipes et de tarifs aux projets

Si vous êtes administrateur du projet, vous pouvez ajouter de manière groupée plusieurs équipes Asana à un projet, ce qui vous permet de doter vos projets en personnel rapidement, de manière cohérente et toujours aux tarifs corrects et standardisés.

Pour ajouter des équipes à des projets :

  1. Saisissez le nom de l'équipe
  2. La recherche affiche les équipes auxquelles vous avez accès, y compris celles auxquelles vous appartenez et les équipes publiques.
  3. Sélectionnez une équipe dans les résultats de recherche en cliquant dessus ou à l'aide de votre clavier.
Note iconNote

Les équipes de plus de 200 membres ne peuvent pas être ajoutées de manière groupée et apparaissent en gris dans les résultats de recherche. Un projet ne peut pas compter plus de 500 personnes. Le système vous empêchera d'ajouter des équipes qui dépasseraient cette limite.

Lorsque vous ajoutez une équipe, le système prend un instantané unique de sa composition à ce moment précis. Il ajoute individuellement chaque personne de cette équipe à la liste de configuration du budget de votre projet. Si une personne figure déjà dans la liste du projet ou si elle est membre de plusieurs équipes sélectionnées, elle n'apparaîtra qu'une seule fois.

Note iconNote

Il ne s'agit pas d'une synchronisation dynamique. Si de nouvelles personnes sont ajoutées à l'équipe Asana ultérieurement, elles ne seront pas automatiquement ajoutées à ce projet. Vous devrez les ajouter séparément.

Importation de tarifs avec des personnes

 Si vos équipes ont des tarifs définis dans un champ personnalisé basé sur des chiffres, vous pouvez les importer directement.

Pour importer des tarifs :

  1. Un menu déroulant apparaît à côté de chaque pastille d'équipe sélectionnée. Ce menu répertorie tous les champs personnalisés numériques de cette équipe que vous pouvez consulter.
  2. Sélectionnez le champ personnalisé souhaité
Note iconNote

Tous les nombres seront automatiquement arrondis à deux décimales. Si le format du champ est un pourcentage, il sera converti en nombre.

Afin d'éviter toute perte accidentelle de données, le système ne remplace pas automatiquement les tarifs. Il importera tous les tarifs et vous demandera de les résoudre manuellement. 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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Extension Feuilles de temps et budgets d'Asana pour le suivi des coûts des projets | Centre d'aide Asana