Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Projectbudgetten en -voortgang bijhouden met de Invoegtoepassing voor urenstaten en budgetten

In dit artikel

Beschikbaar als Invoegtoepassing voor de niveaus Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+.

Met urenstaten kun je voor meerdere werkstromen tegelijk bijhouden waar je tijd aan besteed wordt, in Asana. Als Indiener van uren kun je uren registreren voor specifieke Taken of voor algemene projectwerkzaamheden en je wekelijkse gegevens ter beoordeling indienen. In dit artikel leert u hoe u toegang krijgt tot uw urenstaat, de functie voor vooraf invullen gebruikt en tijd registreert.

Gerelateerde artikelen

Projectbudgetten

Met projectbudgetten kun je budgetten plannen en voorspellen.

Projectbudgetten bekijken

Je kunt projectbudgetten op twee manieren openen:

  1. Klik op de Vervolgkeuze naast de naam van je project en selecteer Projectbudget instellen
  2. Navigeer naar het tabblad Overzicht van je project, scrol naar beneden naar de budgetbalk en klik op de instellingenknop  op de balk
Opmerking iconOpmerking

Je moet een projectbeheerder zijn om projectbudgetten te kunnen openen.

Voortgangsbalk voor projectbudgetten

De voortgangsbalk laat zien hoeveel van het werkelijke werk overeenkomt met het geplande werk, en hoeveel er nog over is.

Een budgettype kiezen

Je kunt je budget bijhouden op basis van uren of kosten. Je kunt ook schakelen tussen de twee meettypes.

Drempelwaarde-meldingen voor budgetten instellen

Een gebruiker kan een drempelwaarde opgeven waarbij hij of zij een melding over de budgetvoortgang wil ontvangen. 

Zo schakel je budgetmeldingen in:

  1. Open het budgetvenster in een project waarvoor een budget is ingesteld
  2. Schakel de instelling voor drempelwaarde-meldingen in.
  3. Geef aan met welke waarde de werkelijke kosten moeten worden vergeleken en bij welk percentage de gebruiker een melding wil ontvangen.

Projectbudgetrollups in portfolio's

Gebruikers kunnen de budgetten van meerdere projecten op portfolioniveau bekijken om inzicht te krijgen in de totale kosten of tijd, afhankelijk van het soort budget dat een project heeft.

  1. Navigeer naar de Lijstweergave van de portfolio.
  2. Zorg ervoor dat er projecten met ingestelde budgetten zijn toegevoegd. (Opmerking: Gebruik 'Werk toevoegen' om projecten toe te voegen.)
  3. Klik op het Pictogram + in de rechterhoek van de Lijstweergave om een nieuw veld toe te voegen.
  4. Selecteer een van de budgetopties om rollups toe te voegen:
    1. Budget (tijd): Voegt rollups toe voor Geschatte tijd (totaal), Werkelijke tijd (totaal) en Gebudgetteerde tijd.
    2. Budget (kosten): Voegt rollups toe voor Geschatte kosten (totaal), Werkelijke kosten (totaal) en Gebudgetteerde kosten.

Opmerking iconOpmerking

Kostenaggregaties zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste toestemmingen.

Geschatte kosten of tijd

Voor de geschatte kosten kun je kiezen uit twee bronnen: capaciteitsplannen of Taken.

Capaciteitsplannen

Beschikbaar op de niveaus Enterprise en Enterprise+.

Naarmate Teamleden aan het project worden toegewezen, kun je de kostenverdeling zien in de Capaciteitsplanweergave, op basis van de tarieven.

De totale kosten per persoon worden weergegeven in het Capaciteit-plan en de som is zichtbaar in het projectbudget.

Taken

Als de toewijzing gebeurt op basis van geschatte tijd voor taken, wordt dit rechtstreeks gekoppeld aan het project om het projectbudget te bepalen, hetzij in uren, hetzij in kosten, afhankelijk van wat je hebt geselecteerd.

Werkelijke kosten of tijd

De werkelijke kosten worden berekend op basis van de werkelijke tijd uit de tijdregistratie of uit de urenstaten, zodra deze worden ingediend. Je kunt de werkelijke kosten uitsplitsen naar factureerbaar of niet-factureerbaar, of naar de gehele periode. Dit is afhankelijk van hoe je de werkelijke kosten hebt geconfigureerd.

Kosten in middelenbeheer

Zodra de tarieven zijn ingesteld, kun je de kosten bekijken in de weergaven Capaciteitplanning en Werkbelasting.

  1. Navigeer naar een weergave Werkbelasting of Capaciteitsplanning.
  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu voor inzet Geschatte tijd of Werkelijke tijd. Schakel vervolgens de schakelaar Kosten in. 

Kostengegevens zijn zo ontworpen dat ze alleen door de juiste personen kunnen worden bewerkt en gezien.

  • Tariefbeheer: Alleen Projectbeheerders hebben de mogelijkheid om de uurtarieven voor gebruikers binnen dat specifieke project in te stellen.
  • Zichtbaarheid van kosten: Alleen  Projectbeheerders van een bepaald project kunnen de kostengegevens die aan dat project zijn gekoppeld zien in de weergaven voor werkbelasting en Capaciteit.

Tarieven van personen instellen (kostenmeting)

Als je Kosten als je meettype hebt gekozen, kun je uurtarieven instellen voor de mensen die aan het project werken. Dit tarief kan ook worden bijgehouden in hun weergave Capaciteitsplan.

Zo stel je een tarief in voor een persoon of tijdelijke aanduiding:

  1. Scroll omlaag naar de Sectie Personen en tarieven in de projectbudgetinstellingen.
  2. Klik in de zoekbalk Personen toevoegen en selecteer personen of tijdelijke aanduidingen.
  3. Typ mensen in of selecteer ze en klik op Toevoegen om ze aan je middelenvoorraad toe te voegen.
  4. Klik op het vak Tarief en voer een getal in. 
  5. Klik op X om het tarief uit het budget te verwijderen.
  6. Klik op Tarieven opslaan om alle nieuwe wijzigingen in de Sectie Personen en tarieven op te slaan.

Een paar aanvullende opmerkingen:

  • Tijdelijke aanduidingen en Capaciteitsplannen zijn beschikbaar op de niveaus Enterprise en Enterprise+, dus gebruikers moeten een basislicentie voor Enterprise of Enterprise+ hebben om deze functies te kunnen gebruiken met de Invoegtoepassing Urenstaten en budgetten.
  • Gebruikers kunnen tot 500 personen of tijdelijke aanduidingen instellen in de middelenvoorraad van elk project.
  • Personen hoeven geen Projectlid te zijn om in de tarievenlijst te staan. Als een persoon halverwege het project vertrekt, verschijnt het tarief van die persoon nog steeds in de middelenvoorraad, en het moet handmatig worden verwijderd. 

Teams en tarieven in bulk aan projecten toevoegen

Als je een projectbeheerder bent, kun je hele Asana-teams in bulk aan een project toevoegen, zodat je projecten snel, consistent en elke keer met de juiste, gestandaardiseerde tarieven kunt bemensen.

Zo voeg je Teams toe aan projecten:

  1. Begin de naam van het Team te typen
  2. De zoekopdracht vindt Teams waartoe je toegang hebt, waaronder Teams waar je in zit en openbare Teams.
  3. Selecteer een Team uit de zoekresultaten door erop te klikken of door je toetsenbord te gebruiken.
Opmerking iconOpmerking

Teams met meer dan 200 leden kunnen niet in bulk toegevoegd en worden grijs weergegeven in de zoekresultaten. Aan één project kunnen niet meer dan 500 personen worden toegewezen. Het systeem voorkomt dat je Teams toevoegt die deze limiet zouden overschrijden.

Wanneer je klikt om een geselecteerd Team toe te voegen, maakt het systeem een eenmalige momentopname van de huidige samenstelling van het Team. Het voegt elke persoon uit dat Team afzonderlijk toe aan je lijst met projectbudgetinstellingen. Als een persoon al op de projectlijst staat, of als die persoon lid is van meerdere Teams die je hebt geselecteerd, wordt die persoon maar één keer weergegeven.

Opmerking iconOpmerking

Dit is geen dynamische synchronisatie. Als er later nieuwe mensen aan het Asana-Team worden toegevoegd, worden ze niet automatisch aan dit project toegevoegd. Je zou ze afzonderlijk moeten toevoegen.

Tarieven importeren samen met personen

 Als je Teams tarieven hebben die zijn gedefinieerd in een op getallen gebaseerd Aangepast veld, kun je deze rechtstreeks importeren.

Zo importeer je tarieven:

  1. Naast elke geselecteerde Team-knop verschijnt er een vervolgkeuzemenu. In dit menu worden alle op getallen gebaseerde Aangepaste velden van dat Team weergegeven waarvoor je toestemming hebt om het te zien.
  2. Kies het gewenste Aangepast veld
Opmerking iconOpmerking

Alle getallen worden automatisch afgerond op twee decimalen. Als de veldindeling een percentage is, wordt dit omgezet naar een getal.

Om onbedoeld gegevensverlies te voorkomen, schrijft het systeem tarieven niet automatisch over. In plaats daarvan worden alle tarieven geïmporteerd en moet je ze handmatig corrigeren. 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Invoegtoepassing voor urenstaten en budgetten van Asana voor het bijhouden van projectkosten | Asana-helpcentrum