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Cómo funcionan la privacidad y la visibilidad en Asana

En este artículo

La privacidad en Asana te da control sobre quién puede ver y acceder a tu trabajo. Ya sea que estés gestionando proyectos confidenciales o colaborando entre equipos, comprender cómo funciona la privacidad te ayudará a compartir la información correcta con las personas adecuadas en el momento correcto.

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Cómo funciona la privacidad en Asana

Asana utiliza un sistema de privacidad basado en objetos que funciona en cuatro niveles principales:

  1. Organización: el espacio de trabajo de tu empresa en Asana
  2. Equipo: grupos de personas que trabajan juntas
  3. Proyecto y portafolios: conjuntos de tareas y trabajos relacionados
  4. Tarea: elementos de trabajo individuales y sus detalles

La privacidad fluye de arriba hacia abajo, lo que significa que los ajustes de la organización influyen en los ajustes del equipo, que influyen en los ajustes del proyecto, y así sucesivamente.

Ajustes de privacidad del proyecto

Dentro de cualquier equipo, los proyectos pueden ser:

  1. Públicos para la organización
    • Todos los miembros de la organización pueden ver y acceder al proyecto.
    • Las tareas dentro del proyecto son visibles para todos los miembros de la organización.
    • Pueden leer las tareas y la información del proyecto sin convertirse en miembros del proyecto.
  2. Privado para los miembros
    • Solo los miembros del proyecto pueden ver y acceder al proyecto y sus tareas.
    • Si alguien que no es miembro es colaborador de una tarea dentro del proyecto, no verá el proyecto en el campo Proyecto de la tarea.

  3. Solo el equipo significa que el proyecto es público para los miembros del equipo en el que se encuentra. Esto significa que los ajustes de privacidad del equipo influyen en quién puede acceder al proyecto, ya que determinan quién puede unirse al equipo.

    Los equipos pueden tener 3 ajustes de privacidad diferentes:

    1. Privado: debes recibir una invitación para unirte a este equipo para ver o acceder al equipo o a sus proyectos.
    2. Membresía por solicitud: puedes ver el nombre del equipo y enviar una solicitud a un miembro del equipo para que te permita unirte. Esta invitación se puede aceptar o rechazar.
    3. Público para la organización: cualquier miembro de la organización puede encontrar el equipo y unirse a él, después de lo cual puede acceder a los proyectos públicos del equipo.
Nota iconNota

Incluso en proyectos privados, puedes agregar colaboradores de tareas individuales que solo verán esa tarea específica, no todo el proyecto.

Visibilidad de las tareas

Es importante tener en cuenta que el hecho de que trabajes en una tarea en la misma organización de Asana que otra persona no significa que pueda ver tu trabajo. Tampoco nadie puede ver automáticamente tus comentarios o archivos. Tú tienes el control sobre quién puede ver qué.

A nivel de tarea, hay varios ajustes de visibilidad.

Privada para ti

Esta es una tarea privada en la que tú eres el único colaborador. No se comparte con nadie más y nadie más puede verla. Esto significa que solo tú apareces en la lista de colaboradores. Esta tarea es privada y solo tú tienes acceso a ella. Nadie más puede verla ni colaborar en ella. Si agregas a otro colaborador, la tarea ya no será privada y los colaboradores tendrán acceso a la tarea y a su información.

Puedes mantener una tarea privada si aún no quieres compartir la información o si quieres usarla para guardar notas o información personal.

Privada para los colaboradores

Esta tarea es privada para ti y para los demás colaboradores de la tarea. Solo pueden verla ver las personas invitadas a colaborar en la tarea. Puedes dar acceso a la tarea a más personas agregándolas como colaboradores.

Puedes hacer que una tarea sea privada para los colaboradores si la información solo debe ser vista por un grupo selecto.

Público para la organización

Esta es una tarea a la que cualquier persona de la organización puede acceder y puede ver la información que contiene. Las personas que no pertenecen a tu organización de Asana no pueden acceder a la tarea ni a su información.

Mantener una tarea pública para la organización suele ser la configuración de acceso predeterminado para el trabajo en Asana, especialmente si la información puede y debe compartirse ampliamente o ser accesible para cualquier persona de la organización.

Ver tarea madre

Si estás trabajando en una subtarea, a veces verás una nota en la parte superior que dice Esta tarea es visible para los colaboradores y las personas que pueden ver la tarea madre. El hecho de que la subtarea sea visible para sus colaboradores se explica por sí mismo, pero puede no ser evidente que la visibilidad de su tarea madre determina la visibilidad de una subtarea.

Una buena regla general es recordar que tendrás visibilidad cuando mires “hacia abajo”, pero no siempre cuando mires “hacia arriba”. En otras palabras, si tienes acceso a una tarea, tendrás acceso a sus subtareas y sub-subtareas.

Es posible ser colaborador o responsable de una subtarea, pero no tener acceso a la tarea madre “por encima de ella”. En este caso, verás la nota de visibilidad mencionada anteriormente.

Visibilidad del portafolio

Los portafolios tienen dos niveles de acceso:

Privado para los miembros del portafolio

Debes recibir una invitación para convertirte en miembro de un portafolio que es privado para los miembros.

Se respetan los ajustes de privacidad del contenido del portafolio, lo que significa que cuando te inviten, podrás ver todos los proyectos y portafolios anidados a los que tienes acceso. No podrás ver ningún proyecto o portafolio privado al que no tengas acceso actualmente.

Público para la organización

Todas las personas de la organización pueden encontrar este portafolio y unirse a él.

Como antes, se respetan los ajustes de privacidad de los proyectos en el portafolio, por lo que solo tendrás visibilidad de los proyectos a los que ya tienes acceso. El portafolio puede tener proyectos privados, pero no los verás a menos que seas miembro del proyecto. Esto permite compartir los portafolios de forma segura, respetando la privacidad de los proyectos y los portafolios anidados.

Colaborar con los miembros del equipo

Puedes usar los ajustes de acceso para colaborar con los miembros del equipo en proyectos y portafolios privados sin compartir demasiada información ni dar acceso al trabajo incorrecto.

Imagina un proyecto llamado Presupuesto 2024 que está configurado como privado para los miembros. Solo los 4 miembros del proyecto tienen acceso. Nadie más puede encontrar el proyecto a través de la búsqueda o leer la información que contiene; debe solicitar acceso a un miembro actual del proyecto.

En poco tiempo, los miembros se dan cuenta de que necesitan la ayuda de Sam, del equipo de Finanzas, con una sola tarea relacionada con el presupuesto en el proyecto Presupuesto 2024, pero no quieren compartir ninguna de las otras tareas del proyecto con él. No hay problema, simplemente le asignan la tarea a Sam. Sam no se agrega automáticamente al proyecto y solo ve esta tarea. No puede ver el nombre del proyecto al que pertenece la tarea.

Recursos adicionales

 

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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Cómo entender la privacidad y la visibilidad en Asana