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Asana でのプライバシーと可視性を理解する

この記事の内容

Asana でプライバシーを設定することで、仕事の閲覧やアクセスを許可するユーザーを管理できます。機密性の高いプロジェクトを管理している場合でも、チームを横断してコラボレーションしている場合でも、プライバシーの仕組みを理解することで、適切な情報を適切なタイミングで適切な人と共有できるようになります。

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Asana でのプライバシーの仕組み

Asana では、主に 4 つのレベルで機能するオブジェクトベースのプライバシーシステムを使用しています。

  1. 組織: 会社の Asana ワークスペース
  2. チーム: 一緒に働く人々のグループ
  3. プロジェクトとポートフォリオ: 関連するタスクと仕事のコレクション
  4. タスク: 個々の仕事アイテムとその詳細
プライバシーはトップダウンの形で設定されます。つまり、組織設定がチーム設定に影響を与え、チーム設定がプロジェクト設定に影響を与えます。

プロジェクトのプライバシー設定

どのチームでも、プロジェクトは次のように設定できます。

  1. 組織に公開
    • すべての組織メンバーがプロジェクトを閲覧し、アクセスできます
    • プロジェクト内のタスクは、すべての組織メンバーに表示されます
    • プロジェクトメンバーでなくても、プロジェクト内のタスクや情報を閲覧できます
  2. メンバーのみに公開
    • プロジェクトとそのタスクを表示してアクセスできるのは、プロジェクトメンバーのみです。
    • プロジェクトのメンバーではないユーザーがプロジェクト内のタスクのコラボレーターである場合、そのタスクの プロジェクト カスタムフィールドにはプロジェクトは表示されません。

  3. チームのみとは、プロジェクトが属するチームのメンバーに公開されていることを意味します。つまり、チームのプライバシー設定によって、チームへの参加が許可されるメンバーが決まり、プロジェクトにアクセスできるメンバーも決まります。

    チームのプライバシー設定には 3 種類あります。

    1. 非公開：このチームに参加するには、招待される必要があります。
    2. 承認制：チームの名前を見て、チームメンバーに参加リクエストを送信できます。チームのメンバーは、リクエストを承認または却下できます。
    3. 組織に公開: 組織のメンバーであれば誰でもチームを見つけて参加できます。参加後は、チームの公開プロジェクトにアクセスできます。
ノート iconノート

非公開プロジェクトでも、プロジェクト全体ではなく、特定のタスクのみを表示するタスクコラボレーターを個別に追加できます。

タスクの公開範囲

同じ Asana 組織でタスクに取り組んでいるからといって、他のメンバーが自分のタスクを確認できるわけではありません。また、あなたのコメントやファイルが自動的に他の人に表示されることもありません。誰が何を見ることができるかは、あなたが管理できます。

タスクレベルでは、可視性を設定する方法がいくつかあります。

自分だけに公開

これは非公開タスクであり、あなたが唯一のコラボレーターです。他のユーザーとは共有されず、他のユーザーには表示されません。つまり、コラボレーター一覧には自分だけが表示されます。このタスクは非公開であり、自分だけがアクセスできます。他のメンバーは閲覧したり、コラボレーションしたりすることはできません。他のコラボレーターを追加すると、タスクは非公開ではなくなり、コラボレーターはタスクとその情報にアクセスできるようになります。

情報を共有する準備がまだできていない場合や、個人的なノートや情報を保存するためにタスクを非公開にすることもできます。

コラボレーターのみに公開

このタスクは、あなたとタスクの他のコラボレーターのみに公開されています。タスクのコラボレーターとして招待されたユーザーのみが表示できます。コラボレーターとして追加することで、より多くのユーザーにタスクへのアクセスを許可できます。

タスクの情報を特定のグループのみに公開する場合は、タスクをコラボレーターのみに公開します。

組織に公開

組織内の全員がアクセスでき、タスクに含まれる情報を閲覧できるタスクです。Asana 組織外のユーザーは、タスクやその情報にアクセスできません。

特に、情報を組織内で広く共有したり、誰でもアクセスできるようにしたりする必要がある場合は、Asana でタスクを「組織に公開」に設定することがデフォルトのアクセス設定となることがよくあります。

親タスクを参照

サブタスクに取り組んでいる場合、上部に「このタスクは、コラボレーターおよび親タスクを見ることができるメンバーに表示されています」というノートが表示されることがあります。サブタスクがそのコラボレーターに表示されることは明らかですが、親タスクの可視性がサブタスクの可視性を決定することは必ずしも明確ではありません。 「下」を見るときは可視性がありますが、「上」を見るときは必ずしも可視性があるとは限らないことを覚えておくと便利です。つまり、タスクにアクセスできる場合は、そのサブタスクや、そのさらに下位のサブタスクにもアクセスできます。

サブタスクのコラボレーターまたは担当者であるにもかかわらず、その上の親タスクにアクセス権がない場合もあります。その場合、上記の可視性に関するノートが表示されます。

ポートフォリオの可視性

ポートフォリオには 2 つのアクセスレベルがあります。

ポートフォリオメンバーのみに公開

メンバーのみに公開されているポートフォリオのメンバーになるには、招待される必要があります。

ポートフォリオのプライバシー設定は、ポートフォリオの内容に反映されます。つまり、招待されたメンバーは、アクセス権のあるすべてのプロジェクトと、そのプロジェクトが含まれるポートフォリオを見ることができます。現在アクセス権のない非公開のプロジェクトやポートフォリオは表示されません。

組織に公開

このポートフォリオは、組織内の誰でも検索して参加できます。

前述のように、ポートフォリオ内のプロジェクトのプライバシー設定が適用されるため、アクセス権のあるプロジェクトのみが表示されます。ポートフォリオに非公開プロジェクトが含まれている場合でも、プロジェクトメンバーでない限り、そのプロジェクトは表示されません。これにより、プロジェクトとネストされたポートフォリオのプライバシーを尊重しながら、ポートフォリオを安全に共有できます。 チームメンバーとのコラボレーション

アクセス設定を使用すれば、非公開プロジェクトやポートフォリオでチームメンバーとコラボレーションできます。その際、不要な情報を共有したり、間違った仕事にアクセスできるようにしたりする必要はありません。

プロジェクト名が「2024年予算」で、メンバーのみに公開に設定されているプロジェクトを考えてみましょう。4 人のプロジェクトメンバーだけがアクセスできます。他のメンバーは検索でプロジェクトを見つけることも、プロジェクト内の情報を読むこともできません。現在のプロジェクトメンバーにアクセス権をリクエストする必要があります。 プロジェクトのメンバーは、2024年予算プロジェクトの予算関連タスク 1 つについて、財務チームの Sam さんのサポートが必要であることに気づきました。しかし、プロジェクトの他のタスクを Sam さんと共有することは望んでいません。その場合、メンバーはただそのタスクを Sam さんに割り当てるだけで問題ありません。Sam さんは自動的にプロジェクトに追加されることはなく、この 1 つのタスクのみが表示されます。タスクが属するプロジェクトの名前は確認できません。

その他のリソース

 

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この記事は AI によって翻訳されています。

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