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工作流程產生器

在本文中

使用工作流程產生器建立工作流程
區段
工作流程報告
拖曳和放棄
工作流程產生器中的應用程式接收功能
階段工作流程指標中的時間

可在 Asana Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級以及舊版層級Premium 版、Business 版和舊版 Enterprise 版上使用。

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

工作流程產生器能將您團隊的流程和重要工作流程自動化，從而幫助無縫協調跨團隊的工作。工作流程產生器旨在讓您在一處集中位置使用可視化工具連結團隊、組織工作和簡化專案，以建立更高效的工作流程。在工作流程中，您可以在正確的時間將正確的人員與正確的資訊連結起來，故您的團隊可以專注於完成重要的工作。

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使用工作流程產生器建立工作流程

Workflow intake source.gif
在工作流程產生器中，您可以選擇任務新增至專案的方式。您可以選擇多個引入來源或不做任何選擇。

請注意，任何有權存取該專案的人員皆可以手動新增任務。

表單提交：建立將提交轉換為任務的表單。
任務範本：建立範本以便輕鬆將任務標準化。
來自其他應用程式：授權另一個應用程式新增任務到此專案。

透過按一下接收卡片上的下拉式功能表，選取接收來源。

若要深入瞭解有關將表單設定為接收來源的資訊，請閱讀我們有關建立表單的指南文章。若要深入瞭解有關設定任務範本的資訊，請閱讀我們有關建立任務範本的指南文章。

區段

將區段作為就緒、進行中和已完成等階段來追蹤特定的工作流程。工作流程產生器上的這些區段卡片會直接對應到任務檢視 (即在您的清單及看板檢視) 中的區段。我們建議您在專案中設定與連續工作階段相符的區段，例如：分流、進行中、需要核准、已完成。這麼做有助於讓每位專案成員都能輕鬆查看任務處於哪個階段。

Add section to workflow.png

建立新區段

點選+按鈕以新增其他區段，然後您可以為此區段新增規則並為這些規則指派觸發因素。您需要在一個區段中為兩個自動執行個體建立規則：

觸發因素：何時或是什麼原因導致任務自動移動至此區段。您可以從右側窗格中的選項清單中選擇此轉移規則。例如：「截止日期臨近 → 移動至『即將截止』」或「任務完成 → 移動至『已完成』」

行動：接著您還需要決定任務移動至此區段時自動發生的情況。例如：是否應該新增協作者、該任務是否該具有特定的指派對象、是否應該新增評論等。如上所述，您可從推薦規則清單中進行選擇，或使用更多動作按鈕建立自訂規則。

注意
若要深入瞭解 Asana 中的規則，請閱讀我們的規則文章。

管理現有區段

若要編輯區段名稱或將其刪除，請點選區段標題右側的三點圖示。

工作流程報告

您還可以在儀表板檢視中檢視專案中各區段的中繼資料，例如該區段中未完成任務的數量，然後您可以持續監控此情況。

拖曳和放棄

Workflow drag and drop new.gif

您可以拖放任務和區段，以便重新組織您的工作內容，或在不同階段中移動。專案成員可以視需求重新安排區段。

工作流程產生器中的應用程式接收功能

新增外部應用程式以便在 Asana 中建立任務。

若要在工作流程中將應用程式新增為接收來源：

點選「+ 接收來源」，然後選擇「應用程式」
從提供的清單中選擇您要設定的應用程式。

注意
您的專案中已經是接收來源的應用程式，或系統管理員未授權的應用程式將不會顯示。

您可能會被帶到應用程式的網站以完成安裝。

若要完成安裝，您需要在外部應用程式上已完成以下步驟：

在[應用程式名稱]上設定 Asana 整合
使用應用程式新增任務至[專案]

完成這些步驟後，工作流程產生器將顯示該應用程式。

如果您尚未已完成前面的步驟，您會看到「完成設定」訊息。

您還可以透過點選「自訂」功能表上的「應用程式」按鈕來新增應用程式。

注意
任何將新任務新增至 Asana 的外部應用程式都將在此處顯示，即使它們是在沒有應用程式接收的情況下設定仍然如此。

階段工作流程指標中的時間

藉助階段中的時間指標，您現在可以輕鬆報告任務在工作流程階段中移動所需的時間。這些工作流程指標有助於識別瓶頸，並可幫助您清楚確定工作發展所需的時間。如果任務在特定階段中花費的時間過長，您將會知道其情形，並可相應地重新校正您的流程。

您可以透過兩種不同的方式來使用報告和儀表板，以便檢視工作流程指標的資料：區段中的時間，以及自訂欄位中的時間。

區段中的時間

如果您的工作流程要求任務在 Asana 專案中的不同區段中移動，則報告「區段中的時間」將有助於您確定任務在其完成之旅中從一個區段到另一個區段的流動速度。

此圖表顯示每個專案區段中的任務花費時間。在此範例中，任務在「規劃」區段中花費了 6 天零 3 小時。您還可以按指派對象或截止日期等參數來篩選資料。

自訂欄位中的時間

有些工作流程使用自訂欄位來標示工作已準備好進入新的完成階段。自訂欄位中的時間報告可根據所選的自訂欄位值來量化任務在任何特定階段中所花費的時間。

例如，上面的圖表報告了包含名為「完成階段

」的自訂欄位的專案

「完成階段」自訂欄位已設定為 4 個可能的值：「尚未開始」、「進行中」、「已封鎖」和「已完成」。此圖表報告任務使用「已封鎖」自訂欄位值標記的總計花費時間。

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