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Associez votre workflow intelligent aux bonnes sources de données

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Qui peut utiliser cette fonctionnalité?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.

Le Studio IA est disponible avec les formules Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+ . Pour en savoir plus sur le lancement du Studio IA d'Asana, rendez-vous sur asana.com/ai. 

Comprendre quelles données sont accessibles à l'IA Asana vous aide à créer des workflows intelligents plus efficaces et plus transparents. Cet article explique comment donner à vos workflows intelligents l'accès aux bonnes données à l'aide des @mentions, des pièces jointes et des paramètres d'autorisations dans le Studio IA. Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également obtenir le badge de compétences sur les fondamentaux du Studio IA sur l’Asana Academy. Vous apprendrez à rédiger des requêtes efficaces, à planifier des workflows intelligents et à résoudre les problèmes courants.

Par défaut, l'IA Asana a accès à la tâche qui déclenche la règle et au projet dans lequel se trouve la règle. Au-delà de cela, les créateurs du Studio IA contrôlent les informations supplémentaires auxquelles leur workflow intelligent peut accéder, telles que les tâches, les projets, les portefeuilles, les objectifs et les pièces jointes. Les informations ci-dessous expliquent comment gérer cet accès de manière efficace.

Articles connexes

Comment @mentionner le travail lors de la rédaction d'instructions

Lorsque nous parlons d'@mentionner des éléments de travail dans les instructions de votre workflow intelligent, nous faisons référence au processus d'@mention, par lequel les générateurs saisissent le symbole @ suivi du nom de l'un des éléments de travail suivants : une tâche, un projet, une équipe, un portefeuille, un objectif, une gestion des ressources universelle ou une personne.

Le fait de @mentionner des éléments de travail dans les instructions permettra au workflow intelligent d'accéder aux informations contenues dans l'élément de travail @mentionné. Vous avez le contrôle sur la quantité de données auxquelles les workflows intelligents créés à l'aide du Studio IA peuvent accéder ; la section Données et autorisations du volet Paramètres de l'IA, expliquée plus loin dans cet article, contient divers paramètres qui vous aident à donner à votre workflow intelligent l'accès aux informations dont il a besoin, et rien de plus.

Rappel : par défaut, un workflow intelligent n'a accès qu'à deux éléments :

  • Les informations contenues dans la tâche qui déclenche la règle
  • Les informations du projet dans lequel se trouve la règle et les tâches de ce projet

Toute autre information (tâches, projets, etc.) doit être explicitement @mentionnée dans les instructions de l'IA.

@mentionner des tâches

Lorsque vous @mentionnez des tâches dans vos instructions, vous autorisez le processus à lire les informations contenues dans ces tâches, notamment les données des tâches et le contenu généré par les utilisateurs (titre, description, responsable, etc.). Vous pouvez contrôler davantage les données des tâches dans la section Données et autorisations du volet des paramètres de l'IA.

Consultez la section intitulée L'IA pourra accéder à ces contenus en bas du volet des instructions pour vous assurer que votre workflow intelligent peut accéder aux tâches souhaitées.

@mentionner des projets

Lorsque vous @mentionnez un projet dans vos instructions, le workflow intelligent est autorisé à lire les tâches de ce projet en fonction du paramètre que vous choisissez dans la section Données et autorisations des paramètres de l'IA. Ce point est abordé plus en détail plus loin dans cet article, mais vous pouvez choisir le niveau d'accès de votre workflow intelligent aux tâches contenues dans ces projets, ou le limiter aux seuls noms des projets, sans aucune information sur les tâches.

Consultez la section intitulée L'IA pourra accéder à ces contenus en bas du volet des instructions pour vous assurer que votre workflow intelligent peut accéder aux informations du projet que vous souhaitez.

@mentionner des équipes ou des utilisateurs

Le Studio IA prend en charge les @mentions d'équipes dans les instructions d'un workflow intelligent. Lorsque vous @mentionnez une équipe dans vos instructions, vous lui donnez accès aux éléments suivants :

  • Les noms de jusqu'à 200 membres de l'équipe
  • Les noms des administrateurs d'équipe
  • Intitulé de poste
  • Champs personnalisés liés aux membres de l'équipe 

Cela permet d'utiliser un workflow intelligent pour ajouter des membres d'une équipe en tant que collaborateurs à une tâche, ou d'attribuer une tâche à un administrateur d'équipe en fonction d'instructions spécifiques.

@mentionner des portefeuilles

Lorsque vous @mentionnez un portefeuille dans vos instructions, votre workflow intelligent peut accéder aux informations du portefeuille, aux informations sur les projets qu'il contient et aux tâches qu'ils comportent. Les informations relatives au portefeuille désignent : 

  • Nom 
  • Responsable 
  • Membres 
  • Dernière mise à jour de statut 
  • Champs personnalisés au niveau du projet ajoutés au portefeuille

@mentionner un portefeuille donnera accès aux tâches des projets du portefeuille par défaut, mais vous pouvez limiter l'accès aux informations sur les tâches en sélectionnant les noms des projets dans le menu déroulant Données à utiliser à partir des projets @mentionnés dans les instructions, dans les paramètres du Studio IA lors de la création de votre règle. Si seuls les noms de projets sont sélectionnés, aucune donnée de tâche n'est lue par le workflow intelligent à partir de ces projets.

@mentionnez un portefeuille pour permettre au Studio IA d'affecter une tâche au bon projet au sein d'un portefeuille avec le multihoming, ou de rechercher des tâches sur plusieurs projets d'un portefeuille.

@mentionner des objectifs

Lorsque vous @mentionnez un objectif dans vos instructions, votre workflow intelligent peut accéder aux informations relatives à l'objectif, notamment :

  • Nom
  • Responsable
  • Plage de dates 
  • la description
  • Statut
  • Période 
  • Mises à jour de statut 
  • Sous-objectifs
  • Certaines informations provenant de projets associés (nom, équipe, propriétaire, dernière mise à jour du statut) 

Cela permet au Studio IA de vérifier si la tâche saisie est liée à un objectif spécifique et de pouvoir utiliser les informations relatives à l'objectif dans le cadre de son contexte global.

Référence à la gestion des ressources universelle

La gestion des ressources universelle ne prend actuellement pas en charge les @mentions dans les instructions du Studio IA, mais il est toujours possible d'y faire référence en collant l'URL de la gestion des ressources dans la fenêtre des instructions. Cela permet au Studio IA de faire référence aux informations relatives à la charge de travail et d'attribuer la tâche de saisie à la bonne personne, en fonction de sa capacité et de sa charge de travail.

Notez qu'il est possible de faire spécifiquement référence à la gestion des ressources universelle, et non à la gestion des ressources d'un projet ou d'un portefeuille.

Ajouter des pièces jointes et fournir du contexte

Il existe plusieurs façons de fournir à votre workflow intelligent un contexte supplémentaire, afin qu'il dispose de toutes les informations nécessaires pour effectuer ses tâches :

  • Rédigez simplement le contexte directement dans les instructions données à l'IA
  • Joignez des fichiers directement aux instructions de l'IA du workflow intelligent
  • Joindre des fichiers à la tâche qui déclenche la règle
  • Joindre des fichiers aux tâches au sein des projets et portefeuilles @mentionnés 

Chaque approche présente ses avantages, et le meilleur choix dépend des exigences spécifiques de votre workflow intelligent.

Rédiger le contexte directement dans les instructions données à l'IA

L'intégration directe du contexte dans les instructions de l'IA convient aux consignes brèves et immuables.

Parfois, l'approche la plus simple consiste à inclure des informations de référence directement dans vos instructions. Cette méthode fonctionne bien pour les consignes, les critères ou les exemples plus courts qui peuvent être bien expliqués sous forme de texte.

Par exemple, vous pouvez rédiger une liste de catégories de tickets prédéfinies telles que Facturation, Technique ou Demande de fonctionnalité directement dans les instructions de l'IA, en fournissant une brève description pour chacune d'entre elles. Les descriptions de ces catégories ne changeront pas, de sorte qu'un workflow intelligent pourra se référer à ce contexte lors de la catégorisation des tickets.

Joindre des fichiers directement aux instructions de l'IA

Joindre des fichiers aux instructions données à l'IA d'un workflow intelligent est l'approche idéale lorsque vous utilisez des documents de référence cohérents.

Les fichiers joints directement à vos instructions pour l'IA sont disponibles à chaque exécution du processus, quelle que soit la tâche qui le déclenche. Utilisez cette approche pour les documents de référence, les directives ou les exemples qui doivent éclairer chaque exécution du processus.

Par exemple, envisagez de joindre le PDF de vos directives de marque directement aux instructions pour l'IA, afin que chaque fois que le processus s'exécute, il se réfère à des règles cohérentes en matière de ton, de style et de normes de création de contenu.

Joindre des fichiers aux tâches

Des informations contextuelles utiles se trouvent souvent dans des documents et des fichiers provenant de l'extérieur d'Asana. En joignant ces fichiers directement à une tâche, vous vous assurez que le contexte le plus pertinent reste associé au travail.

Lorsqu'un workflow intelligent s'exécute sur une tâche comportant des pièces jointes, il peut accéder à ces fichiers pour éclairer ses décisions. C'est idéal pour les processus qui doivent analyser des documents spécifiques à chaque tâche.

Par exemple, si les notes d'une réunion hebdomadaire sont jointes à une tâche, le processus peut extraire des informations clés, telles que les actions à entreprendre issues de cette réunion spécifique. Cela garantit que le processus adapte ses résultats au contexte unique de chaque réunion, chaque semaine.

Joindre des fichiers aux tâches au sein des projets et portefeuilles @mentionnés

Les documents et fichiers créés en dehors d'Asana contiennent souvent des informations contextuelles utiles. En joignant ces fichiers directement à une tâche, vous vous assurez que le contexte le plus pertinent reste associé au travail. 

Lorsqu'un projet ou un portefeuille est @mentionné dans un workflow intelligent, ces objets sont recherchés pour identifier les tâches pertinentes par rapport aux instructions de la règle. Consultez la section Données à utiliser à partir des projets @mentionnés dans les instructions ci-dessous. Si la pièce jointe semble pertinente par rapport aux instructions de la règle, le document sera résumé et inclus en tant que contexte pour le modèle LLM. 

Les fonctionnalités de l'IA Asana peuvent lire les pièces jointes provenant de Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox et Box

Cette fonctionnalité est actuellement disponible dans le Studio IA, ce qui permet à l'IA Asana de lire les pièces jointes depuis Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox et Box. Les pièces jointes peuvent être lues par l'IA Asana lorsqu'elles sont jointes à la tâche de saisie (la tâche qui déclenche la règle) ou lorsqu'elles sont jointes directement aux instructions du workflow intelligent.

Les contrôles d'accès sont détaillés comme suit :

  • Lorsque vous joignez un fichier à une tâche via l'une de ces plateformes de stockage cloud, le processus d'IA qui s'exécute sur la tâche de saisie a accès aux fichiers spécifiques joints, mais pas à l'ensemble du disque ou du dossier.
  • Le fait de joindre un fichier via une plateforme de stockage cloud à une tâche sur Asana ne modifie pas les contrôles d'accès qui ont été définis au sein de la plateforme. Par exemple, si vous joignez un document privé à la tâche via Google Drive, les autres collaborateurs de la tâche ne pourront toujours pas consulter le contenu du document.
  • Asana prend en charge la jointure de dossiers pour certaines plateformes de stockage cloud telles que Google Drive. Lorsque vous joignez un dossier, son contenu fera l'objet d'une recherche en fonction des instructions de la règle et seuls les fichiers pertinents seront utilisés lors de l'exécution du processus IA.
  • Si vous avez joint un fichier à une tâche, mais que vous ne souhaitez pas qu'un workflow intelligent puisse le lire, vous pouvez supprimer l'accès de l'IA au fichier, comme indiqué dans l'image ci-dessous. Supprimer l'accès de l'IA au fichier ne supprime pas la pièce jointe de la tâche.

Remove AI access

Types de pièces jointes pris en charge par l'application

Pour obtenir une liste détaillée des types de pièces jointes pris en charge, ventilés par application de stockage cloud, consultez la section consacrée à la gestion des pièces jointes de notre article Résolution des problèmes dans le Studio IA.

Données et autorisations dans les paramètres de l'IA

Vous pouvez configurer les données incluses lorsque vous @mentionnez des projets et des tâches dans les paramètres de l'IA via les paramètres Données et autorisations. La modification de ces paramètres peut affecter le coût global et la qualité du résultat, car ces paramètres déterminent l'étendue des données que l'IA Asana doit traiter.

Données à utiliser à partir des tâches

Choisissez entre deux niveaux d'informations sur les tâches auxquels le workflow intelligent peut accéder :

  • Les données des tâches et les commentaires fournissent des informations de base sur les tâches, telles que le titre, la description, le responsable et les commentaires.
  • Les données de la tâche, les commentaires, l'activité et les tâches associées élargissent l'accès pour inclure l'historique des tâches et les relations entre les tâches, telles que les tâches parentes et les sous-tâches.

Si votre workflow intelligent échoue et que le raisonnement de l'IA Asana explique qu'elle n'a pas accès à la tâche parente ou à la sous-tâche, vérifiez que le paramètre de données correct est sélectionné.

On pense souvent que le processus peut accéder automatiquement aux tâches parentes ou aux sous-tâches, mais cela doit être explicitement autorisé, soit via le paramètre de données approprié (données de la tâche, commentaires, activité et tâches associées), soit en étant @mentionné directement dans les instructions de l'IA.

Inclure les pièces jointes ajoutées aux tâches

Ce paramètre, certes mineur mais néanmoins important, détermine si le workflow intelligent est autorisé à afficher le contenu des pièces jointes d'une tâche.

Include attachments added to tasks

L'IA Asana peut lire des images jusqu'à 5 Mo et des pièces jointes jusqu'à 25 Mo. Il n'y a pas de limite stricte au nombre de pièces jointes que vous pouvez ajouter à une tâche, mais l'IA Asana ne lira que ce qui peut tenir dans sa fenêtre de contexte.

Encore une fois, si un workflow intelligent échoue et que le raisonnement de l'IA Asana indique qu'elle ne peut pas accéder à une pièce jointe, assurez-vous que cette case est cochée.

Données à utiliser à partir des projets @mentionnés dans les instructions

Ce paramètre vous permet de contrôler la manière dont le workflow intelligent accède aux tâches des projets qui ont été @mentionnés dans vos instructions pour l'IA.

Vous pouvez personnaliser le niveau d'accès de 3 manières différentes :

  • Laisser l'IA décider : l'IA Asana recherchera des tâches dans le ou les projets @mentionnés et affichera les résultats pertinents. En fonction des instructions de la règle, cela renverra entre 0 et 150 tâches. 
  • L'option Noms des projets permet uniquement d'accéder aux noms des projets @mentionnés, et non aux tâches.
  • Tâches similaires : donne accès à un maximum de 10 tâches les plus similaires à la tâche prise en charge par l'IA.
  • Les tâches récentes donnent accès aux dernières tâches modifiées dans les projets @mentionnés. Jusqu'à 200 tâches sont accessibles, en fonction de la taille de la tâche.

Qui peut être ajouté en tant que collaborateur

Ce paramètre vous permet de contrôler qui le workflow intelligent peut ajouter en tant que collaborateur sur des tâches, en fonction de vos besoins.

Vous pouvez personnaliser le niveau d'accès de 3 manières différentes :

  • @mentionné inclut uniquement les personnes explicitement @mentionnées ou les membres des équipes @mentionnées dans les instructions. Ceci est idéal pour protéger les informations sensibles en veillant à ce que seules certaines personnes puissent être ajoutées en tant que collaborateurs.
  • Membres et invités @mentionnés : comprend tous les membres de votre entreprise et tous les invités @mentionnés dans les instructions. Cette option permet de trouver un équilibre entre la collaboration interne et la participation externe lorsque cela est nécessaire.
  • Tout le monde inclut tous les membres et invités de l'organisation, sans restriction. Ce paramètre est idéal pour les processus qui nécessitent une collaboration ouverte et sans restriction.

L'IA pourra accéder à ces contenus

Cette section se trouve tout en bas du volet des instructions de l'IA et répertorie les projets, les tâches et les équipes @mentionnés auxquels le workflow intelligent peut accéder. Les fichiers joints aux instructions données à l'IA s'afficheront également ici. Vous devrez peut-être faire défiler l'écran vers le bas pour les voir.

Dans l'exemple ci-dessous, le générateur a @mentionné 2 projets et 2 tâches individuelles, et a également joint une feuille de calcul de suivi budgétaire aux instructions pour l'IA.

Projects, tasks, and attachments in the AI instructions

Observez ci-dessous comment les tâches, les projets et les pièces jointes apparaissent dans cette section.

AI will be able to see these contents

Il s'agit d'un moyen rapide de confirmer les entrées du processus et de s'assurer que le contexte nécessaire est disponible. Si un processus ne fonctionne pas comme prévu, consulter cette liste constitue une excellente première étape pour résoudre le problème.

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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