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Add-on di Asana per Gmail

In questo articolo

Utilizza l’add-on Asana per Gmail per trasformare le email in attività, assegnare responsabilità, impostare date di scadenza e sincronizzare i progetti. Questo add-on deve essere scaricato dal marketplace di Gmail e funziona con l’app di Gmail per Android e iOS.

Potrai anche scegliere gli eventuali allegati di un'email che desideri aggiungere all'attività su Asana.

se sei l’amministratore del tuo dominio, puoi installare l’add-on per tutta la tua organizzazione. Tieni presente che possono essere necessari fino a sette giorni prima che l’add-on venga visualizzato con l’installazione dell’amministratore.

Inoltre, Google ora richiede agli amministratori di inserire il codice OAuth2-client-id per autorizzare l'app. Quello di Asana è il seguente: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

accesso all'add-on per gmail
Apri un'email e clicca sul logo di Asana nel pannello laterale. Accedi utilizzando le credenziali del tuo account Asana.
  • Se l'add-on è stato appena installato, potrebbe non essere visualizzato immediatamente. In questo caso, prova ad aggiornare la pagina, uscire e riaccedere e/o aprire diverse email. A volte il caricamento degli add-on di Google può richiedere alcuni secondi.
logo dell'add-on per gmail
 
Dopo aver effettuato l’accesso, verrà visualizzata l’opzione per creare una nuova attività e cercare un’attività direttamente dall’email.

Creare un'attività Asana da un'email

creare un'attività con l'add-on gmail

Quando crei un'attività, puoi:

  1. modificare il nome dell'attività
  2. aggiungere un incaricato
  3. impostare una data di scadenza
  4. aggiungere una descrizione dell'attività
  5. aggiungere l'attività a un progetto

Sincronizzazione email

La sincronizzazione delle email ti consente di sincronizzare le future risposte alle email con le attività su Asana. Ciò significa che non è più necessario creare più attività di Asana ogni volta che si riceve una nuova risposta via email e si elimina l’intermediario, assicurando che il contesto dell’email venga condiviso con tutti i collaboratori che contribuiscono alla stessa attività o allo stesso progetto.

Quando crei una nuova attività utilizzando l’add-on di Gmail, puoi abilitare la funzionalità Sincronizza le risposte future a questa attività. Tutte le risposte future all’interno di questo thread di email verranno sincronizzate automaticamente all’attività di Asana come commenti.

Una volta che un’attività è stata sincronizzata con un thread di posta elettronica, puoi aggiungere collaboratori all’attività per condividere il contesto dell’email senza dover aggiornare regolarmente l’attività ogni volta che ricevi una nuova risposta.

Configurazione e autenticazione della sincronizzazione delle email

  1. Apri Gmail e vai all’email da cui desideri creare un’attività.
  2. Apri la scheda Asana tramite il pannello laterale destro.
  3. Accedi ad Asana facendo clic su Accedi.
  4. Segui il flusso di autenticazione come mostrato nella GIF sopra.
  5. Una volta effettuato l’accesso, puoi creare attività dalle email.

Sincronizzazione delle risposte email future

  1. Apri la scheda Asana tramite il pannello laterale destro.
  2. In Opzioni, l’opzione Sincronizza le risposte future a questa attività sarà selezionata per impostazione predefinita. In questo modo, l’attività di Asana verrà aggiornata ogni volta che riceverai una nuova risposta via email.
  3. Se non desideri sincronizzare le risposte email future, deseleziona questa casella.

Per interrompere la sincronizzazione delle email

La sincronizzazione delle email può essere interrotta in due modi:

  1. Su Asana, puoi rimuovere gli allegati email selezionando Elimina allegato. In questo modo la sincronizzazione verrà interrotta. Se desideri eliminare i messaggi di posta elettronica sincronizzati in precedenza, gli utenti con accesso in modifica possono farlo manualmente.
  2. Nell’add-on di Gmail, torna al thread di posta elettronica da cui desideri rimuovere la sincronizzazione. Clicca sul pulsante Interrompi sincronizzazione.

Sincronizzazione delle email per dispositivo mobile

La sincronizzazione delle email è disponibile anche sull’app per dispositivi mobili di Gmail. Per configurare la sincronizzazione delle email su dispositivo mobile:

  1. Apri qualsiasi email e scorri verso il basso fino alla sezione dell’add-on di Asana per Gmail.
  2. Creare un’attività da qui offre anche la possibilità di sincronizzare le risposte future da un’email alle attività create.

Note: questa opzione sarà disponibile solo su dispositivo mobile se è stata precedentemente installata sull’app web di Gmail.

Domande frequenti sulla sincronizzazione delle email

Chi può vedere i messaggi email sincronizzati?

Tutti gli utenti aggiunti all’attività sincronizzata con un thread di posta elettronica possono visualizzare i messaggi di posta elettronica sincronizzati.

Voglio sincronizzare un thread di email con più di 5 messaggi. Perché i cinque messaggi più recenti del thread di email vengono visualizzati nella sincronizzazione quando creo l’attività?

Quando crei un’attività e desideri sincronizzare un thread di posta elettronica con più di 5 messaggi, solo i 5 messaggi più recenti vengono inseriti nell’attività. Tuttavia, tutti i futuri messaggi di posta elettronica verranno sincronizzati da quel momento in poi.

Le email in formato HTML sono supportate?

Purtroppo no, l’HTML viene convertito in testo quando viene visualizzato su Asana.

Non vedo l’opzione “Sincronizza risposte future”. Cosa dovrei fare?

Questo può accadere se un utente ha effettuato l’accesso con l’indirizzo email errato. L'indirizzo email utilizzato per accedere a Gmail deve corrispondere a quello utilizzato per completare il processo di autenticazione per l'add-on di Asana per Gmail.

Nota iconNota

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Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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