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適用於團隊主管的 Asana

在本文中

有效領導團隊需要正確的工具和策略，以保持每個人的一致性、生產力和參與度。作為團隊主管，您負責協調工作、管理期限，並確保您的團隊交付成果。從智能工作流程到即時深入解析，Asana 提供您在此角色中脫穎而出所需的一切。

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以團隊主管身分在 Asana 中開始使用

設定您的團隊工作空間

當您第一次以團隊主管的身分開始使用 Asana 時，請專注於建立清晰的結構，以便您的團隊可以輕鬆導覽：

  1. 建立團隊專屬專案，用於進行中的工作和重大計劃
  2. 為專案、任務和自訂欄位設定一致的命名慣例
  3. 為重複性工作流程建立清晰的專案範本
  4. 定義團隊角色和權限，以確保適當的存取權限
請進行基本團隊管理設定

從這些基本元素開始 –

  1. 團隊儀表板：建立一個中心樞紐，團隊成員可以在此處查看所有進行中的專案
  2. 狀態更新頻率：使用 Asana 的狀態更新功能建立定期檢查
  3. 溝通管道：定義何時使用 Asana 評論與外部工具（如 Slack）
  4. 目標調整：使用目標將團隊專案與更廣泛的組織目標連結起來
  5. 建立團隊

建立團隊

團隊是指一群人共同處理專案。例如，IT 部門將擁有自己的團隊，他們將在其中新增與 IT 相關的專案，並可以傳送與 IT 部門相關的訊息。

建立團隊後，您可以開始在該團隊中建立專案和範本。

建立新團隊

將您團隊的工作新增至 Asana

您需要採取的第二步是將您的團隊正在處理的專案和計劃轉移到 Asana。專案將您的所有任務和訊息保留在一處。這將使您能夠將工作委派給其他團隊成員並監控進度。

假設您的團隊正在進行的專案之一是季節性行銷活動。首先建立專案，然後建立任務並將其指派給團隊中的人員。

使用範本以維持一致性

為您團隊的週期性工作流程開發專案範本：
  • 每週衝刺規劃：包含標準任務、指派對象和截止日期
  • 行銷活動發佈：為行銷計劃建立全面的核對清單
  • 客戶引導：將新客戶引入工作流程的流程標準化
  • 績效評估：確保團隊成員之間的一致性評估流程

使用 Asana 提供的範本庫建立專案，或從頭開始建立自己的專案。

注意 icon注意

學習如何將 CSV 檔案匯入至 Asana。

專案組織與可視度

作為團隊主管，維護所有工作的可視度至關重要。Asana 提供多種檢視方式，協助您全面掌握一切：

  • 清單檢視提供所有任務的詳細細目，包括指派對象、截止日期和自訂欄位。請使用此功能進行全面的專案規劃和任務管理。看板檢視的運作方式與工作流程看板類似，非常適合將工作流程階段可視化。團隊主管經常使用此功能來追蹤工作進度，從「待辦事項」到「進行中」再到「已完成」。時間軸檢視顯示專案排程和相依性，幫助您在潛在瓶頸和資源衝突成為問題之前識別它們。行事曆檢視在一處顯示所有團隊期限和里程碑，從而輕鬆發現排程衝突並提前規劃。

    團隊溝通與協作

    建立一對一專案

    一對一專案是讓團隊習慣指派任務的好方法。如果您是團隊主管，您可能會與團隊成員每週開會，以檢查他們的進度並討論專案或他們可能感興趣的任何事情。

    若要建立一對一專案，請按照與建立任何其他專案時相同的步驟進行。您和其他團隊成員可以在此專案中新增您想在下次會議中討論的主題。請確保專案為專屬，以便只有您和適當的隊友才能存取，因為這些會議中可能會討論敏感資訊。

    一對一專案

    以下是一對一專案的範例：

    新增不同區段以組織任務。將專案的隱私設定為專屬。

    建立每週會議日程

    如果您與團隊每週都有會議，請為會議日程建立專案這是激勵隊友使用 Asana 的另一種絕佳方式。

    使用會議日程新增討論主題，並提高會議效率。您團隊中的每個人都可以將任務新增至日程，並將其指派給自己；這樣，我們都會知道誰在會議期間負責什麼。

    團隊每週會議

    為每個團隊成員建立週期性任務，並將其標題設為「記得為下一次會議新增討論主題」，以便您的隊友記得在每次會議前新增討論主題。

    報告和可視度功能

    儀表板和深入解析

    使用 Asana 的儀表板功能，協助團隊主管追蹤績效並識別趨勢。
    • 專案儀表板提供個別專案健康狀況的即時深入解析，顯示完成率、逾期任務和團隊工作負荷分佈。
    • 專案集儀表板為您提供團隊所有專案的鳥瞰視圖，從而輕鬆發現模式並有效分配資源。

    管理工作負荷

    使用 工作負荷以：

    1. 視覺化不同時間段的團隊工作量
    2. 在發生過勞之前識別工作超載的團隊成員
    3. 重新分配任務以有效平衡工作負荷
    4. 根據實際工作量估計規劃未來專案

    狀態更新

    讓專案關係人掌握狀態更新資訊：

    • 每週專案更新：分享進度、強調成就並標記潛在問題
    • 專案集層級摘要：提供團隊績效的高階可視度
    • 目標進度報告：展示團隊的工作如何為公司目標做出貢獻

    建立專案集以將專案分組

    專案集協助您在一處位置組織多個專案。請同時監控多個專案的進度，並確保它們不會偏離進度。在此處學習如何建立專案集。

    Portfolio.png

    請將與行銷商機開發活動相關的所有專案納入此專案集。專案集成員可以查看屬於專案集的專案清單、每個專案的時間軸、帶有相關圖表的儀表板、狀態更新關於專案集進度、工作負荷針對不同專案的每個成員，以及任何關於專案集的訊息。

    建立慣例

    建立慣例至關重要，因為它們將幫助您的團隊保持任務和專案的清晰易懂。請閱讀我們的建立 Asana 慣例文章，深入瞭解如何定義團隊的慣例。

    對指派任務的恐懼是真實存在的，大多數使用者在第一次開始使用 Asana 時都會遇到這個問題。我們建議您與團隊溝通此任務禮儀，以減輕這種情況，並幫助他們在為他人指派任務時感到更自在。

    其他資源

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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