Loading
Productos
AI Platform
CAPACIDADES
Tipo de empresa
Equipos
Sectores
Casos de uso
APRENDER
ASISTENCIA
SERVICIOS
Centro de ayuda
search-icon

Temas

No se encontraron artículos para este tema.

Asana para reuniones de equipo

En este artículo

¿Quién puede usar esta función?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinessLegacy Enterprise

Visita nuestra página de precios para obtener más información.

Para llevar a cabo reuniones de equipo productivas, se necesitan notas claras y un seguimiento efectivo. Con las AI Meetings, Asana transcribe tus reuniones, resume el debate y sugiere acciones pendientes que puedes convertir en tareas, para que las decisiones no se pierdan después de la llamada. A continuación te mostramos cómo configurar AI Meetings, registrar las reuniones de tu equipo y hacer un seguimiento de las acciones pendientes en Asana.

Usa AI Meetings para registrar las acciones pendientes

AI Meetings conecta las conversaciones en las que se habla del trabajo con las tareas que se derivan de ellas. En lugar de que los resúmenes de las reuniones se guarden en una herramienta separada, Asana transcribe tu reunión y genera un resumen inteligente y acciones pendientes sugeridas. Puedes convertir esas sugerencias en tareas sin salir de Asana. AI Meetings está disponible en los planes Advanced, Enterprise y Enterprise+. Para generar un resumen y tareas sugeridas, se usa una solicitud de IA para reuniones de hasta 60 minutos, más una por cada hora adicional o fracción de hora, con un período de gracia de 5 minutos.

Configurar AI Meetings

Comienza conectando tu calendario. En Asana, dirígete a Reuniones en el menú lateral en la sección Conocimiento, selecciona Conectar calendario o Comenzar en el banner superior y sigue las indicaciones para autenticar tu cuenta del Calendario de Google o del Calendario de Outlook. Puedes conectar un calendario, y se requiere un calendario para usar AI Meetings.

A continuación, elige cómo quieres grabar y transcribir tus reuniones. La versión de escritorio de Asana captura audio desde tu dispositivo para reuniones en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, y ningún bot se une a tu llamada. Se requiere macOS 13.0 o posterior en Apple Silicon, o Windows 10 de 64 bits o posterior. Descarga Asana para computadora desde la pantalla de configuración y, luego, activa las notificaciones para la aplicación en los ajustes del sistema para que recibas alertas cuando comience una reunión. En macOS, Asana también solicita permisos para el micrófono, el audio del sistema y la accesibilidad. La integración con Zoom solo funciona para las reuniones de Zoom que organices. Para configurarla, selecciona Conectar Zoom en la pantalla de configuración. Para conocer los navegadores y las aplicaciones de reuniones compatibles, consulta Solución de problemas de AI Meetings.

Cómo usar AI Meetings

Registrar y transcribir una reunión

Para transcribir una reunión, su evento de calendario debe incluir un enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Con Asana para computadora, cualquier participante puede transcribir, incluso en reuniones organizadas fuera de tu organización. Dirígete a Reuniones en el menú lateral, abre la pestaña Inicio y selecciona Iniciar para cualquier reunión que comience en los próximos cinco minutos. Asana abre tu llamada y muestra un control de grabación en la parte superior izquierda de la pantalla. También puedes comenzar desde una notificación en la versión de escritorio o desde el ícono del calendario en la miniaplicación de Asana para computadora.

Para transcribir una reunión de Zoom con la integración de Zoom, inicia una grabación en la nube como organizador de la reunión. Asana recupera la transcripción después de que finaliza la grabación, lo que puede tardar hasta 30 minutos. 

AI Meetings no comienza a transcribir de forma automática. Aparece un recordatorio de consentimiento en la notificación de la reunión antes de que comience la grabación. Cuando comienza la transcripción, Asana también publica un mensaje en el chat de la reunión desde tu cuenta.

Compartir las notas de la reunión

Las transcripciones, los resúmenes y las acciones pendientes son privados de forma predeterminada. Antes, durante o después de la reunión, puedes agregar colaboradores o vincular la reunión a uno o más proyectos o espacios de equipo. Cualquier persona que agregues tendrá acceso a toda la reunión, incluidos el resumen, la transcripción y las acciones pendientes. Las reuniones conectadas aparecen en la pestaña Reuniones con IA del proyecto, por lo que las notas se encuentran junto al trabajo relacionado.

Puedes compartir las reuniones solo con personas específicas. No se admite el uso compartido con todo el equipo, con todo el dominio ni el uso compartido público, y no se puede dar acceso a los invitados ni a los usuarios con acceso de solo lectura. Para establecer un ajuste de uso compartido predeterminado, selecciona el ícono del engranaje en la parte superior derecha de la página Reuniones.

Seguimiento posterior a la reunión

Revisar las acciones pendientes

Cuando el resumen y las acciones pendientes estén listos, recibirás una notificación en tu Bandeja de entrada de Asana. Los resúmenes suelen estar listos en cuestión de minutos con la versión de escritorio de Asana, mientras que las transcripciones de Zoom pueden demorar más. Abre la reunión para revisar el resumen generado por IA, que cualquier miembro de la reunión puede editar. Selecciona Mostrar más para ver la transcripción completa, que no se puede editar.

Las tareas sugeridas aparecen en la parte inferior de la reunión. Edita una sugerencia si es necesario y, luego, acéptala para crear una tarea de Asana o recházala para eliminarla. Antes de aceptar, asegúrate de que cada tarea esté claramente definida, asignada al miembro adecuado del equipo y tenga una fecha de entrega apropiada. Para volver a una reunión anterior, ve a Reuniones y selecciona la pestaña Reuniones anteriores.

Hacer un seguimiento del progreso

Usa los paneles de Asana para dar seguimiento al progreso de las acciones pendientes. Esta visibilidad ayuda al equipo a asumir la responsabilidad y garantiza que las tareas se finalicen a tiempo.

Generar informes

Crea informes personalizados para revisar los resultados de las reuniones y hacer un seguimiento de la finalización de las acciones pendientes. Estos informes se pueden usar en reuniones posteriores para garantizar que se esté avanzando y para analizar cualquier obstáculo.

Beneficios de usar Asana para las reuniones semanales de equipo

Al usar Asana para organizar las reuniones semanales de tu equipo, verás mejoras en las siguientes áreas:

  • Notas automáticas de las reuniones: AI Meetings transcribe tus llamadas y genera un resumen, para que nadie tenga que tomar notas a mano.
  • Menos acciones pendientes pasadas por alto: Las tareas sugeridas surgen directamente de la conversación, y puedes editarlas y aceptarlas como tareas de Asana sin salir del registro de la reunión.
  • Contexto de tu trabajo: los resúmenes se basan en tu Work Graph® y pueden vincularse a tareas, comentarios, actualizaciones de estado y personas relevantes.
  • Información centralizada: al vincular las reuniones con los proyectos, las transcripciones, los resúmenes y las tareas se mantienen junto al trabajo relacionado.
  • Seguimiento confiable de las tareas: los paneles e informes brindan visibilidad del progreso de las tareas, lo que ayuda al equipo a dar seguimiento a las acciones pendientes de las reuniones.

Al usar AI Meetings junto con las herramientas para proyectos de Asana, puedes asegurarte de que las decisiones de las reuniones se registren, se compartan con las personas adecuadas y se conviertan en trabajo que se puede supervisar. Este enfoque permite lograr reuniones más productivas, mejores resultados y una mayor alineación del equipo.

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

Envía comentarios sobre la traducción.

Artículos relacionados

Cargando
Asana para reuniones de equipo: agendas y notas | Centro de ayuda