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Asigna tareas a tus compañeros de equipo

En este artículo

Cuando comiences a usar Asana, notarás que las tareas son los componentes básicos de todo. Aprender a asignar tareas es el primer paso para usar Asana al máximo.

¿Cuándo debería asignar tareas?

Hay diferentes escenarios en los que te conviene asignar tareas:

  • Estás gestionando un proyecto y quieres delegar responsabilidades.
  • Necesitas hacerle una pregunta a alguien.
  • Estás buscando información y no sabes a quién preguntar.
  • Autoasignarte tareas para recordar las tareas pendientes.
  • Necesitas pedirle a alguien que realice una acción.

Por ejemplo, supongamos que eres un jefe de Marketing que trabaja en una nueva campaña de marketing y creas las siguientes tareas:

  • Redactar el brief de la campaña
  • Diseñar activos promocionales
  • Aprobar el presupuesto

Puedes asignarte la tarea de Redactar el brief de la campaña, asignar Diseñar activos promocionales al diseñador creativo y Aprobar el presupuesto al líder de finanzas. Recuerda que estos responsables pueden reasignar la tarea a otros compañeros de equipo, dependiendo de cómo esté estructurado cada equipo. Por ejemplo, el líder de finanzas puede recibir todas las tareas relacionadas con los presupuestos, pero luego clasificará estas tareas y las reasignará a miembros de su equipo.

asignar tareas

Cómo asignar una tarea

Para asignar una tarea, puedes hacer lo siguiente:

  1. Hacer clic en el botón + Crear para crear una tarea nueva.
  2. Crear una tarea nueva en Mis tareas y luego reasignarla.
  3. Ir al proyecto en el que te gustaría crear una tarea nueva y hacer clic en Agregar tarea.
asignar una tarea

Establecer fechas de entrega

Establecer fechas de entrega es una forma sencilla de dar seguimiento a tus tareas. El responsable de la tarea siempre puede cambiar la fecha de entrega en función de su carga de trabajo. Si es necesario cambiar una fecha de entrega, una de las mejores prácticas es comentar la tarea y @mención a la persona que la asignó para informarle que la fecha de entrega se ha retrasado y por qué.

cambiar las fechas de entrega

Agregar colaboradores de la tarea

Aunque las tareas pueden tener solo un responsable, pueden tener varios colaboradores. El rol del responsable es garantizar que la tarea se finalice. Los colaboradores pueden trabajar activamente en una tarea, proporcionar más contexto, hacerse cargo de la tarea si es necesario o seguirla para dar seguimiento al progreso.

Un jefe de Marketing puede tener una tarea de Elaborar un borrador de plan de medios y de presupuesto para la campaña y agregar colaboradores de los equipos de Finanzas y Legal para que revisen los borradores. Más tarde, el responsable de Finanzas puede hacerse cargo de esta tarea y asignársela a sí mismo para aprobar el presupuesto.

Los colaboradores de la tarea recibirán notificaciones cuando se actualicen las tareas, lo que les permitirá mantenerse al tanto y ver cómo avanza la tarea.

agregar colaboradores

Bandeja de entrada y notificaciones

Cuando asignas una tarea a otros, recibirán una notificación en su bandeja de entrada. Esto es lo que verán:

inbox

El responsable verá quién asignó la tarea y la fecha en que se le asignó.

Si el responsable de la tarea ha habilitado las notificaciones por email, también recibirá un email cuando se le asignen tareas.

Ve a Inicio en el menú lateral. Aquí puedes ver las tareas próximas, con retraso y finalizadas que asignaste.

tareas que he asignado

 

Mejores prácticas al asignar tareas

  • Los títulos de las tareas deben ser concretos. Por ejemplo, “Crear presupuesto de la campaña” en lugar de “Presupuesto de la campaña”.
  • Asegúrate de que la tarea tenga una descripción de lo que se necesita.
  • Antes de asignar la tarea, termina de establecer sus detalles (como la fecha de entrega y la descripción). y luego asigna la tarea.
  • Agrega una fecha de entrega para realizar un seguimiento de la tarea.
  • Hazle saber a tu equipo que pueden sentirse libres de reasignar una tarea si no son la persona adecuada para el trabajo y que las fechas de entrega pueden cambiar si es necesario.
  • Agrega colaboradores a las tareas si es necesario involucrar a más personas.
  • Asignarte una tarea a ti mismo te ayuda a dar seguimiento a tus tareas pendientes en Mis tareas.
  • Agrega la tarea a un proyecto relevante o alójala en varios proyectos.

Definir un proceso para asignar tareas

Las tareas nos ayudan a comprender quién hace qué y para cuándo. Para que los proyectos e iniciativas avancen, es crucial superar el miedo a asignar tareas. No hay reglas a la hora de asignar tareas. Puedes asignar tareas a tu jefe si necesitas su aprobación, asignar una tarea a un colega si necesitas su ayuda con un proyecto interdisciplinario o incluso asignar tareas para simplemente hacer preguntas. Las tareas son la forma en que se realiza el trabajo y cualquiera puede asignar tareas a cualquier persona.

Más recursos

Obtén más información sobre las tareas con estos artículos de la guía:

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Este artículo se tradujo con IA.

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Cómo asignar tareas en Asana