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Como escolher o modelo de projeto certo para o seu trabalho

Neste artigo

Cada projeto é único, mas todos se enquadram em uma de três categorias que podem ajudar a organizar o seu trabalho de forma mais eficaz. Entender em qual “blueprint” o seu projeto se encaixa facilita a escolha dos recursos certos e a organização do trabalho para o sucesso.

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O que são modelos de projeto?

Os modelos de projeto são estruturas que ajudam a identificar a melhor maneira de estruturar o seu trabalho na Asana. Há três tipos principais:

  1. Projetos com prazo definido: trabalho que acontece em sequência e culmina com um entregável final
  2. Processos contínuos: trabalhos que passam por etapas em um funil contínuo.
  3. Projetos de referência: armazenamento e organização de informações sem trabalho realizável.

Esquema 1: projetos com prazo definido

Os projetos com prazo definido são provavelmente o que você imagina quando ouve falar em “projeto”. Eles são como uma lista de verificação em que as tarefas acontecem em sequência e tudo se desenvolve em direção a um entregável ou data de conclusão finais.

Características principais

  • As tarefas são concluídas em sequência
  • Representa um corpo de trabalho específico
  • O projeto tem um entregável ou data de conclusão finais
  • O projeto termina quando a meta é alcançada

Exemplos comuns

  • Lançamentos de produtos
  • Planejamento de eventos
  • Integração de funcionários
  • Campanhas de marketing
  • Reprojetar o site

Boas práticas para projetos com prazo definido

Defina marcos para os principais pontos de referência

Assinale os principais pontos de progresso com marcos para ajudar a sua equipe a ver as principais conquistas e a manter a motivação.

Use dependências para transferências sequenciais

Crie dependências para conectar o trabalho à medida que cria o plano do projeto. As dependências referem-se às conexões entre tarefas que ditam a sequência em que as atividades devem ser executadas. Com as dependências de tarefas, é possível definir que uma tarefa bloqueie ou seja bloqueada por outra tarefa. Se você identificar um conflito de tempo, poderá ajustar a data de conclusão no cronograma. A sua equipe receberá notificações quando as tarefas bloqueadoras forem concluídas.

adding dependencies to tasks.png

Crie modelos para projetos repetíveis

Se você executa projetos semelhantes regularmente, economize tempo criando modelos personalizados que podem ser reutilizados. Para converter um projeto em um modelo, use o menu suspenso ao lado do nome do projeto e clique em Salvar como modelo.

Quando usar este esquema:

Escolha o prazo quando o seu projeto tiver um início e um fim claros, com o trabalho que precisa acontecer em uma ordem específica.

how to organize a dead-bound project in Asana.png

No exemplo acima, você pode ver que o projeto está organizado por:

  1. adicionando seções;
  2. dividindo o trabalho em subtarefas;
  3. Uso dos campos personalizados
  4. Inclusão de marcos

Esquema 2: processos contínuos

Os processos contínuos são fluxos de trabalho permanentes em que o mesmo tipo de trabalho passa por vários estágios repetidamente. Ao contrário dos projetos com prazo definido, estes nunca terminam de verdade, pois são mais como funis pelos quais o trabalho flui constantemente.

Características principais

  • O trabalho avança por meio de estágios
  • O projeto funciona como um funil perene
  • Não há data de conclusão específica
  • O mesmo processo se repete para diferentes partes do trabalho

Exemplos comuns

  • Pedidos de criação
  • Tickets de helpdesk de TI
  • Calendários de conteúdo
  • Pautas de reuniões semanais
  • Processos de recebimento de trabalho
  • Monitoramento de bugs

Boas práticas para processos contínuos

Adicione formulários para recebimento de trabalhos

Crie formulários para que as pessoas possam enviar solicitações diretamente ao seu projeto com todas as informações necessárias. Com os formulários, é possível padronizar a forma de o trabalho ser iniciado pela sua equipe, coletar as informações necessárias e se assegurar de que nenhum trabalho fique para trás. É possível usar formulários com equipes internas e externas para coletar e consolidar informações e reduzir o vai-e-vem.

Configure regras de automatização

Use regras para mover automaticamente as tarefas entre os estágios, atribuir trabalhos ou atualizar campos quando determinadas condições forem atendidas.

Crie modelos de tarefas

Padronize a forma como o trabalho é criado usando modelos de tarefas que incluam todos os campos e subtarefas necessários.

Visualize com a visualização em quadro

A visualização em quadro funciona especialmente bem para processos contínuos, pois você pode ver o trabalho passando por diferentes estágios.

Quando usar este esquema:

Escolha processos contínuos quando você lida com o mesmo tipo de trabalho repetidamente, e cada parte segue etapas semelhantes do início ao fim.

 

 

 

Jamie é o produtor criativo da Phoenix Corp. A equipe de eventos geralmente envia pedidos de design para imagens. Jamie cria um projeto na visualização em quadro para agilizar e automatizar o processo de recebimento de pedidos de criação da equipe.

setting up an ongoing process in Asana.png

  1. Jamie configura o projeto de pedido na visualização em quadro. Esse é um modo intuitivo de monitorar os estágios de um processo horizontalmente em todo o quadro.
  2. As seções mostram os estágios pelos quais o trabalho passa, de Novos pedidos a Concluídas recentemente.
  3. No menu Personalizar, Jamie adiciona campos personalizados. Eles adicionaram campos para prioridade, estágio de aprovações e horas estimadas.
  4. Ao clicar no item de ramificação no canto inferior de uma tarefa, Jamie vê as subtarefas na visualização em quadro.

Esquema 3: projetos de referência

Os projetos de referência servem para reunir e organizar informações, e não para gerir o trabalho prático. Eles são como arquivos digitais que ajudam a armazenar e encontrar informações importantes.

Características principais

  • O objetivo principal é armazenar ou organizar informações
  • Os itens podem não ser trabalhos realizáveis
  • Foco na visibilidade, não na finalização
  • Podem ser temporários ou permanentes

Exemplos comuns

  • Manuais de funcionários
  • Listas de fornecedores
  • Catálogos de conteúdo
  • Arquivos de notas de reunião
  • Bibliotecas de recursos
  • Coleções de brainstorming

Boas práticas para projetos de referência:

Escolha a sua visualização preferida

Escolha a visualização de projeto que fizer mais sentido para as suas informações (lista, quadro, cronograma ou calendário).

Use tarefas para itens estáticos

Cada tarefa pode representar uma informação, documento ou recurso que você deseja monitorar.

Organize com seções e campos personalizados

Agrupe itens relacionados usando seções e adicione campos personalizados para facilitar a filtragem e a localização das informações.

Vincule a trabalhos relacionados

Conecte o seu projeto de referência a projetos e tarefas ativos onde as informações sejam relevantes.

Quando usar este esquema:

Escolha projetos de referência quando precisar organizar informações, recursos ou planos de longo prazo que as pessoas consultarão ao longo do tempo.

Recursos adicionais

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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