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O Email Bridge permite que pessoas sem uma conta da Asana criem tarefas em um projeto da Asana enviando um e-mail para um endereço de e-mail de suporte ou de recebimento (por exemplo, support@yourcompany.com).
Quando esse e-mail é encaminhado para o endereço de e-mail do projeto na Asana, uma tarefa é criada automaticamente. Se o remetente externo responder ao e-mail de notificação que receber, a sua resposta será adicionada como um comentário na tarefa, mantendo a conversa em um histórico sem exigir que inicie sessão na Asana.
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Configurando domínios de e-mail verificados
Antes que a sua organização possa usar o Email Bridge, um administrador da organização deve verificar um domínio de envio no painel do administrador. Esta etapa comprova que a sua organização é proprietária do domínio e autoriza a Asana a enviar e-mails em seu nome, de modo que os e-mails de notificação para remetentes externos pareçam vir do seu domínio e não diretamente da Asana.
Para começar, acesse o painel do administrador e selecione Configurações. Clique em Domínios de e-mail verificados para abrir a página de gestão de domínios. Aqui, você pode ver todos os domínios verificados ou pendentes existentes e ativar a opção Permitir o envio a partir de domínios verificados assim que um domínio for verificado.
Para adicionar um novo domínio, clique em Adicionar domínio de e-mail.
Na caixa de diálogo exibida, insira o seu Domínio de e-mail (o que vem após o símbolo @ no endereço de e-mail, por exemplo, acme.org) e o seu Domínio para devolução de e-mails (subdomínio) (por exemplo, mail.acme.org). O domínio de mensagens devolvidas é usado para autenticação de e-mails e gestão de mensagens devolvidas e não é o endereço que os seus usuários verão. Clique em Enviar para continuar.
Após o envio, a Asana gera um conjunto de registros DNS que você deve adicionar às configurações de DNS do seu domínio. Clique em Ver registros DNS para ver os registros MX, TXT e CNAME necessários. Adicione cada registro ao seu provedor de DNS e, em seguida, volte ao painel do administrador para concluir a verificação. As alterações de DNS podem levar até 72 horas para serem propagadas, e as tentativas de verificação expiram depois de 28 dias.
Registro MX (Mail Exchanger). O registro MX (Mail Exchanger) é responsável pelo roteamento do e-mail recebido. Ao configurar este registro para o seu subdomínio de devolução (por exemplo, mail.acme.org), você instrui a Internet a devolver quaisquer notificações automatizadas da Asana que tenham falhado ao sistema da Asana para fins de monitoramento.
Registro TXT (texto): verifica a autorização do remetente e evita spam. Ele especifica publicamente quais servidores externos têm permissão para enviar e-mails em nome da sua empresa. Adicionar o registro TXT específico da Asana informa aos servidores de e-mail receptores, como Gmail ou Outlook, que a Asana é um remetente confiável, ajudando a garantir que as notificações automatizadas do seu projeto não sejam bloqueadas ou sinalizadas como spam.
Registro CNAME (Canonical Name): permite a assinatura criptográfica (DKIM). Um registro CNAME mapeia um alias para um nome de domínio principal. A Asana usa três registros CNAME distintos para estabelecer o DKIM (DomainKeys Identified Mail). Isso funciona como uma assinatura digital segura estampada em cada e-mail de notificação enviado a um cliente externo. Isso prova matematicamente que o e-mail realmente veio da sua empresa e não foi alterado em trânsito.
O AWS SES requer três registros CNAME para alternar as suas chaves de segurança nos bastidores sem interrupções e sem interromper o seu fluxo de e-mails. Embora apenas uma chave esteja assinando ativamente os seus e-mails a cada momento, os outros dois registros permitem que a AWS prepare a próxima chave e mantenha um backup pronto para uma transferência automatizada e sem problemas.
Quando a verificação for concluída, o domínio passará de Domínios de e-mail pendentes para a lista de domínios verificados, e a opção Permitir o envio a partir de domínios verificados ficará disponível.
Observação: você só pode modificar o subdomínio de devolução de e-mails após a verificação completa do domínio de e-mail.
Depois que um administrador da organização verificar um domínio de envio, os proprietários do projeto poderão conectar esse domínio ao seu projeto e configurar a caixa de entrada do e-mail externo para encaminhar as mensagens recebidas para a Asana. Os usuários externos podem então criar tarefas e adicionar comentários simplesmente enviando ou respondendo a e-mails, sem a necessidade de uma conta Asana.
Como configurar o encaminhamento de e-mails para um projeto
Para conectar um domínio verificado ao seu projeto, abra o projeto e clique em Personalizar no canto superior direito. Selecione E-mails no painel que aparece. Você verá o endereço de e-mail da Asana do projeto listado em Adicionar tarefas via e-mail. Clique em Copiar para copiar este endereço e usá-lo na configuração de encaminhamento.
Para definir as configurações avançadas, role para baixo e clique em Gerir o encaminhamento de e-mails abaixo de Advanced settings. A caixa de diálogo Configurações avançadas de e-mail é aberta na guia Gerir o encaminhamento de e-mails.
Se o administrador ainda não tiver verificado um domínio, você verá um aviso solicitando que entre em contato com ele. Depois que um domínio for verificado, selecione-o na seção Domínio verificado, copie o endereço de e-mail da Asana exibido em Encaminhamento de e-mail e adicione-o como destino de encaminhamento no seu cliente de e-mail externo (como Gmail ou Outlook).
Observação: certifique-se de que o seu domínio esteja verificado; caso contrário, a ponte de e-mail não funcionará.
Para habilitar a criação automática de tarefas, configure a sua caixa de entrada de e-mail externa (por exemplo, support@yourcompany.com) para encaminhar automaticamente as mensagens recebidas para o endereço de e-mail do projeto na Asana. Quando um e-mail encaminhado chega, a Asana cria uma nova tarefa usando o assunto do e-mail como título da tarefa e o corpo do e-mail como descrição da tarefa.
Como configurar respostas automáticas por e-mail
Você pode configurar respostas automatizadas para notificar os remetentes externos quando o e-mail deles criar uma tarefa. Na caixa de diálogo Configurações avançadas de e-mail, clique na guia Automatizar as respostas por e-mail.
Clique em Adicionar para criar uma nova resposta automatizada, como uma confirmação de “Tarefa recebida”. Você também pode carregar um logotipo em Personalizar e-mails para colocar a sua marca nos e-mails de resposta automática enviados aos remetentes externos. Uma prévia do e-mail é exibida na parte inferior do painel.
Como os usuários externos interagem com as tarefas
Quando um usuário externo envia um e-mail que cria uma tarefa, ele recebe um e-mail de notificação do seu domínio verificado. Se o usuário externo responder a esse e-mail de notificação, a sua resposta será automaticamente adicionada como um comentário na tarefa Asana correspondente. Isso mantém a conversa em um tópico e visível para a sua equipe dentro da Asana, sem exigir que o usuário externo crie uma conta Asana ou faça login.
Nota
Este artigo foi traduzido por IA.
Dar feedback sobre a tradução.
