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Usar a ponte de e-mail em um projeto

Neste artigo

O Email Bridge permite que pessoas sem uma conta da Asana criem tarefas em um projeto da Asana enviando um e-mail para um endereço de e-mail de suporte ou de recebimento (por exemplo, support@yourcompany.com). 

Quando esse e-mail é encaminhado para o endereço de e-mail do projeto na Asana, uma tarefa é criada automaticamente. Se o remetente externo responder ao e-mail de notificação que receber, a sua resposta será adicionada como um comentário na tarefa, mantendo a conversa em um histórico sem exigir que inicie sessão na Asana.

Artigos relacionados

Como configurar domínios de e-mail verificados

Antes que a sua organização possa usar o Email Bridge, um administrador da organização deve verificar um domínio de envio no painel do administrador. Esta etapa comprova que a sua organização é proprietária do domínio e autoriza a Asana a enviar e-mails em seu nome, de modo que os e-mails de notificação para remetentes externos pareçam vir do seu domínio e não diretamente da Asana.

Para começar, acesse o painel do administrador e selecione Configurações. Clique em Domínios de e-mail verificados para abrir a página de gestão de domínios. Aqui, você pode ver todos os domínios verificados ou pendentes existentes e ativar a opção Permitir o envio a partir de domínios verificados assim que um domínio for verificado.

Para adicionar um novo domínio, clique em Adicionar domínio de e-mail. 

Na caixa de diálogo exibida, insira o seu domínio de e-mail (o que vem após o símbolo @ no endereço de e-mail, por exemplo, acme.org). Clique em Enviar para continuar.

Após o envio, a Asana gera um conjunto de registros CNAME que você deve adicionar às configurações de DNS do seu domínio. Clique em Ver registros DNS para ver os registros CNAME necessários. Adicione cada registro ao seu provedor de DNS e, em seguida, volte ao painel do administrador para concluir a verificação. As alterações de DNS podem levar até 72 horas para serem propagadas, e as tentativas de verificação expiram após 28 dias. 

Registro CNAME (Canonical Name): permite a assinatura criptográfica (DKIM). Um registro CNAME mapeia um alias para um nome de domínio principal. A Asana usa três registros CNAME distintos para estabelecer o DKIM (DomainKeys Identified Mail). Isso funciona como uma assinatura digital segura estampada em cada e-mail de notificação enviado a um cliente externo. Isso prova matematicamente que o e-mail realmente veio da sua empresa e não foi alterado em trânsito.

O AWS SES requer três registros CNAME para alternar as suas chaves de segurança nos bastidores de forma contínua, sem interromper o seu fluxo de e-mails. Embora apenas uma chave esteja assinando ativamente os seus e-mails a cada momento, os outros dois registros permitem que a AWS prepare a próxima chave e mantenha um backup pronto para uma transferência automatizada e sem problemas.

Quando a verificação for concluída, o domínio passará de Domínios de e-mail pendentes para a lista de domínios verificados, e a opção Permitir o envio a partir de domínios verificados ficará disponível.

Depois que um administrador da organização verificar um domínio de envio, os proprietários do projeto poderão conectar esse domínio ao seu projeto e configurar a caixa de entrada do e-mail externo para encaminhar as mensagens recebidas para a Asana. Os usuários externos podem então criar tarefas e adicionar comentários simplesmente enviando ou respondendo a e-mails, sem a necessidade de uma conta Asana.

Como configurar o encaminhamento de e-mails para um projeto

Para conectar um domínio verificado ao seu projeto, abra o projeto e clique em Personalizar no canto superior direito. Selecione E-mails no painel que aparece. Você verá o endereço de e-mail da Asana do projeto listado em Adicionar tarefas via e-mail. Clique em Copiar para copiar este endereço e usá-lo na configuração de encaminhamento.

Para definir as configurações avançadas, role para baixo e clique em Gerir o encaminhamento de e-mails abaixo de Advanced settings. A caixa de diálogo Configurações avançadas de e-mail é aberta na guia Gerir o encaminhamento de e-mails. 

Se o administrador ainda não tiver verificado um domínio, você verá um aviso solicitando que entre em contato com ele. Depois que um domínio for verificado, selecione-o na seção Domínio verificado, copie o endereço de e-mail da Asana exibido em Encaminhamento de e-mail e adicione-o como destino de encaminhamento no seu cliente de e-mail externo (como Gmail ou Outlook).

Observação: certifique-se de que o seu domínio esteja verificado; caso contrário, a ponte de e-mail não funcionará.

Para ativar a criação automática de tarefas, configure a sua caixa de entrada de e-mail externa (por exemplo, support@yourcompany.com) para encaminhar automaticamente as mensagens recebidas para o endereço de e-mail do projeto na Asana. Quando um e-mail encaminhado chega, a Asana cria uma nova tarefa usando o assunto do e-mail como título da tarefa e o corpo do e-mail como descrição da tarefa.

Como configurar respostas automáticas por e-mail

Você pode configurar respostas automatizadas para notificar remetentes externos quando o e-mail deles criar uma tarefa. Na caixa de diálogo Configurações avançadas de e-mail, clique na guia Automatizar as respostas por e-mail. 

Clique em Adicionar para criar uma nova resposta automatizada, como uma confirmação de “Tarefa recebida”. Você também pode carregar um logotipo em Personalizar e-mails para colocar a sua marca nos e-mails de resposta automática enviados aos remetentes externos. Uma prévia do e-mail é exibida na parte inferior do painel.

Como os usuários externos interagem com as tarefas

Quando um usuário externo envia um e-mail que cria uma tarefa, ele recebe um e-mail de notificação do seu domínio verificado. Se o usuário externo responder a esse e-mail de notificação, a sua resposta será automaticamente adicionada como um comentário na tarefa Asana correspondente. Isso mantém a conversa em um tópico e visível para a sua equipe dentro da Asana, sem exigir que o usuário externo crie uma conta Asana ou faça login.

Resolução de problemas

A maioria dos problemas do Email Bridge se resume à verificação do domínio, à conexão do projeto ou à forma como o encaminhamento está configurado no seu provedor de e-mail.

O seu domínio não está sendo verificado

Em Configurações > Domínios de e-mail verificados, um domínio que você adicionou será exibido como Pendente ou Com falha.

Se o seu domínio permanecer em “Domínios de e-mail pendentes”:

  • Aguarde um tempo para que as alterações entrem em vigor: as alterações de DNS não são atualizadas instantaneamente. Pode levar até 72 horas para que as alterações se propaguem pelos servidores DNS globais e sejam detectadas pela Asana.
  • Verifique novamente os seus registros DNS: a verificação requer três registros CNAME exatamente como mostrado ao clicar em Ver registros DNS. Mesmo um único registro ausente, com erro ortográfico ou alterado impedirá a verificação.

Se o seu domínio exibir o status “Falha”:

Um status “Falhou” significa que a Asana verificou o seu domínio, mas não conseguiu verificar a sua propriedade. A página exibirá o erro: “Não foi possível acessar o serviço de verificação. Tente novamente.”A causa mais comum é um registro de DNS ausente ou incorreto.

  1. Remova os registros antigos: acesse o painel do seu provedor de DNS e remova todos os registros DNS adicionados durante a tentativa de verificação que falhou.
  2. Reinicie o processo: clique em Tentar novamente no painel do administrador da Asana para recomeçar. Isto gerará um novo conjunto de registros DNS para você adicionar ao seu provedor de DNS.

E-mails encaminhados não estão criando tarefas ou comentários

Este é o problema de entrega mais comum. Realize estas verificações em ordem:

  1. Confirme se o seu domínio de envio está verificado: no painel do administrador, acesse Configurações → Domínios de e-mail verificados. O seu domínio deve aparecer na lista de verificados, não em Domínios de e-mail pendentes.
  2. Confirme se a opção Permitir o envio a partir de domínios verificados está ATIVADA: esta opção só fica disponível no painel do administrador quando um domínio é totalmente verificado.
  3. Confirme se o projeto está conectado ao domínio verificado: abra o projeto, clique em Personalizar → E-mails e, em seguida, em Advanced settings, clique em Gerir o encaminhamento de e-mails e verifique se o seu domínio verificado está selecionado. (Se vir um aviso para entrar em contato com o administrador, o domínio ainda não foi verificado).
  4. Confirme se o encaminhamento está ativo no seu provedor de e-mail: no Gmail, Outlook ou no seu servidor de e-mail personalizado, verifique se os e-mails enviados para o seu endereço de recebimento (por exemplo, support@yourcompany.com) estão configurados para serem encaminhados para o endereço de e-mail exclusivo do projeto na Asana, exibido em Gerir o encaminhamento de e-mails.
  5. ⚠️ Observação: o Email Bridge é compatível com as regras padrão de encaminhamento de e-mails. Não há suporte para redirecionamentos simples de e-mail (que não modificam os cabeçalhos do envelope de e-mail).
  6. Verifique se você concluiu a confirmação de encaminhamento do seu provedor: consulte A confirmação de encaminhamento não foi concluída abaixo.
  7. Confirme se o seu e-mail passa na autenticação DKIM: o Email Bridge usa DKIM para autenticar e-mails encaminhados. Como as verificações de SPF padrão não sobrevivem a loops de encaminhamento, os e-mails recebidos devem conter uma assinatura DKIM válida ou serão rejeitados (e o remetente receberá uma notificação de “Não entregue”).
    1. Certifique-se de que o seu e-mail de saída tenha assinatura DKIM. A maioria dos principais provedores (como o Google Workspace e o Microsoft 365) assina e-mails automaticamente.
    2. Os servidores de e-mail personalizados ou autogerenciados podem precisar que o DKIM seja configurado manualmente. Consulte o seu provedor de e-mail para obter instruções de configura��ão específicas.

A confirmação de encaminhamento não foi concluída

Nem todos os provedores de e-mail exigem esta etapa. Alguns provedores (o Gmail, em particular) enviam um e-mail de confirmação único para verificar se você é o proprietário da caixa de entrada quando configura o encaminhamento pela primeira vez, enquanto muitos outros não o fazem. Se o seu provedor não exigir esta etapa, você pode pular esta seção.

Quando uma confirmação é necessária:

  1. A Asana intercepta o e-mail: a Asana captura automaticamente o e-mail de verificação e o entrega no seu projeto conectado como uma tarefa.
  2. Ação: abra a tarefa, localize o link de verificação no corpo do e-mail e clique nele para autorizar o encaminhamento.
Nota iconNota

Até que esta etapa seja concluída, o seu provedor de e-mail bloqueará todos os encaminhamentos e nenhuma tarefa será criada.

As respostas não estão sendo adicionadas como comentários

O remetente original, os destinatários originais do campo “Para” e qualquer pessoa em cópia no tópico de e-mail inicial podem responder às notificações por e-mail para adicionar comentários diretamente à tarefa da Asana. Se uma resposta não estiver sendo publicada:

  • Responda dentro do tópico: você deve usar Responder ou Responder a todos no e-mail de notificação da Asana, em vez de iniciar uma nova mensagem. Os metadados que encaminham a resposta para a tarefa correta estão nos cabeçalhos do e-mail de notificação.
  • Responda a partir de um endereço autorizado: uma resposta só é aceita se for enviada a partir de um endereço de e-mail que estava no tópico original (o remetente original, um destinatário “Para” ou um endereço em cópia). Se um participante encaminhar a notificação para um endereço externo e responder, a Asana rejeitará o comentário por motivos de segurança.

Ainda precisa de ajuda?

Se você verificou todos os itens acima e os e-mails ainda não estão sendo sincronizados, entre em contato com o Suporte da Asana e inclua:

  • O nome da sua organização ou espaço de trabalho e o seu domínio de envio verificado.
  • O URL do projeto Asana conectado.

 

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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