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Elabora flujos de trabajo interdisciplinarios con Asana
Los flujos de trabajo conectan a las personas adecuadas con la información correcta en el momento adecuado, lo que ayuda a los equipos a coordinarse sin problemas en el trabajo que importa. Lee el siguiente ejemplo para ver cómo puedes crear un flujo de trabajo multifuncional en Asana.
Así es como Michelle, gerente de campañas del equipo de Marketing, crea un flujo de trabajo multifuncional en Asana para colaborar con colegas de los equipos de Diseño y Legal de su empresa.
En pocas palabras, Michelle necesita una imagen para su próxima publicación en las redes sociales y debe solicitarla al equipo de Diseño. Además, el equipo legal debe revisar el activo visual antes de publicarlo. Echemos un vistazo a cómo lo hicieron.
Establecer un flujo de trabajo interdisciplinario
Michelle gestiona campañas como esta con bastante frecuencia. El proceso se ha ido perfeccionando con el tiempo, por lo que utiliza una plantilla personalizada que ha creado previamente para lanzar su campaña de marketing. Al crear un proyecto con su plantilla personalizada, Michelle ya tiene todas las tareas y logros que necesita para colaborar de manera efectiva con los equipos de Diseño y Legal. Antes de que se cree el proyecto, puede optar por editar las fechas de entrega relativas, asignar tareas a varios roles del proyecto o realizar cambios en la configuración de privacidad del proyecto. Si no necesita cambiar nada, su proyecto se creará en cuestión de segundos.
Enviar una solicitud a otro equipo
Dado que sus campañas generalmente toman la misma forma, Michelle ahorra mucho tiempo al usar la misma plantilla personalizada para construir su proyecto en lugar de comenzar desde cero cada vez que necesita lanzar una campaña de este tipo. El trabajo vital no puede pasar desapercibido, porque las mismas tareas importantes aparecen cada vez que se utiliza la plantilla personalizada.
Una de esas tareas se titula Enviar una solicitud creativa para la imagen social. Esta tarea se asigna a Michelle automáticamente al crear el proyecto y le pide que solicite una imagen al equipo de Diseño. Es útil que el formulario de solicitud creativa del equipo de diseño esté vinculado en la descripción de la tarea en todo momento. Michelle llena el formulario y el envío resultante se envía al proyecto de admisión del equipo de diseño.
A través de este formulario de admisión, Jamie, un productor creativo del equipo de diseño, recibe solicitudes creativas de toda la empresa.
Jamie utiliza el generador de flujos de trabajo para agilizar las solicitudes y enviarlas a las personas adecuadas. El flujo de trabajo se encuentra en un único proyecto y cada solicitud será una tarea que avanzará a través de diferentes etapas. Un flujo de trabajo ayuda a visualizar la mecánica de cómo se realiza el trabajo y qué desencadena y acciones hacen que el trabajo avance a través de ciertas etapas o secciones en el proyecto.
Priorizar y delegar trabajo
Con base en las selecciones que Michelle ha hecho al completar el formulario, el Generador de flujos de trabajo ha permitido a Jamie confiar en las reglas personalizadas, los campos personalizados y la asignación de campos personalizados en los formularios para delegar el trabajo al equipo correcto en el momento adecuado. Michelle ha solicitado un tipo particular de recurso visual, por lo que a Chris, un diseñador, se le asigna la tarea según la regla.
A través del flujo de trabajo de Jamie, Chris finalmente recibe la solicitud de una imagen de parte de Michelle.
Para aprobación final y finalización
Chris contratará a un proveedor externo para que proporcione la imagen y utilizará la función de corrección para intercambiar comentarios sobre el activo visual. Sin embargo, Chris no necesita configurar esto, porque el generador de flujos de trabajo ya ha creado una tarea para que Chris y el proveedor colaboren.
Una vez que el activo esté finalizado, Chris asignará una tarea de aprobación (creada automáticamente por el generador de flujos de trabajo) a Michelle para obtener su aprobación para la imagen. Suponiendo que Michelle apruebe la imagen, completando la tarea, el flujo de trabajo dicta que la solicitud se aloje de forma múltiple en el proyecto de revisión del equipo Legal. Veronica, en Legal, también recibe una tarea de aprobación para dar la aprobación final de la imagen, y cuando esto se completa, Michelle es informada a través de una tarea creada por otra regla que su activo está listo para publicar.
Sin asignar tareas manualmente, explicar las cosas una y otra vez o pasar por alto ningún trabajo, Michelle y sus colegas de diferentes departamentos han completado con éxito sus respectivas tareas y han colaborado en un proyecto importante. Está lista para escribir su publicación en las redes sociales y comenzar su campaña de marketing.
Nota
Este artículo se tradujo con IA.
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