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Política de retención de datos

En este artículo

Disponible en Asana Enterprise+ o Enterprise con el complemento Gestión de cumplimiento. Visita nuestra página de precios para obtener más información.

La política de retención de datos tiene como objetivo la eliminación de los datos de trabajo inactivos y dará como resultado la eliminación de los datos inactivos. Los usuarios tienen la oportunidad de recuperar los datos eliminados dentro de los primeros 30 días si aún son necesarios.

Tipos de datos afectados

Actualmente, la política abarca los siguientes objetos de datos:

  • Proyectos de Asana
  • Tareas que no están en proyectos
  • Mensajes entre miembros

Para obtener más detalles sobre el alcance de la cobertura de datos, consulta la imagen a continuación. 

Duración de la inactividad

Los datos serán elegibles para su eliminación después de un período específico de inactividad definido por los administradores de la organización. Por lo general, la inactividad incluye cualquier modificación de los datos

¿Qué se considera inactivo?

  • No se ha realizado ninguna de las siguientes actividades del proyecto:
    • Ediciones en los campos del proyecto, incluidas las actualizaciones o ediciones del nombre, la descripción, el archivo, el equipo/propietario del proyecto, las actualizaciones de estado y los mensajes, etc.
    • Cualquier actividad en las tareas dentro del proyecto: consulta las actividades de la tarea que se enumeran a continuación
    • La fecha de entrega del proyecto está dentro del período de retención
  • No se ha realizado ninguna de las siguientes actividades de la tarea:
    • Ediciones en los campos de la tarea, incluidas actualizaciones o ediciones del nombre de la tarea, el responsable, la fecha de entrega, las dependencias de la tarea, la descripción, los archivos adjuntos, los campos personalizados, los comentarios, los colaboradores, los “me gusta”, etc.
    • Cambios en las asociaciones de tareas, incluidas las actualizaciones o modificaciones de las asociaciones de proyectos, los cambios en la sección de tareas o las nuevas subtareas
    • Otras acciones, incluida la duplicación de la tarea o la recuperación de la tarea eliminada
    • La fecha de entrega de la tarea está dentro del período de retención
  • No se ha producido ninguna de las siguientes actividades de mensaje: 
    • Ediciones del mensaje: actualizaciones de la descripción del mensaje, colaboradores, “me gusta”, etc.,
    • Comentarios en el mensaje

Eliminación de datos

Los datos inactivos eliminados por la política de retención entran en la política de retención una vez que alcanzaron el período de inactividad especificado. Los datos inactivos se eliminan. Los datos a los que los usuarios tienen acceso de administrador se pueden recuperar en un plazo de 30 días; después de eso, se eliminan permanentemente. El superadministrador puede ver los registros de auditoría para ver qué se recuperó. 

Los datos inactivos que se eliminan se pueden recuperar desde la vista “Eliminados”, donde se encuentran en la papelera, y luego se eliminan de forma permanente después de 30 días si no se recuperan. El proceso de eliminación se ejecutará en lotes semanales.

Los usuarios que deseen recuperar los datos eliminados por la política podrán hacerlo al acceder a la vista Eliminados en Asana. Consulta los detalles en este artículo del Centro de ayuda. Los usuarios tienen la opción de restaurar proyectos, mensajes o tareas eliminados dentro de los 30 días posteriores a su eliminación.

Configuración y notificaciones del administrador

Nota iconNota

La configuración de la Consola del administrador está en acceso anticipado hasta el 31 de julio de 2026

Esta función solo está disponible para los superadministradores de las organizaciones que cumplan con los requisitos en los ajustes de seguridad de la Consola del administrador. Desde la vista de retención de datos, los administradores pueden establecer un período de retención de 6 meses a 10 años. Antes de habilitar la política, recomendamos encarecidamente a los administradores que informen a los usuarios a través de un anuncio del administrador. 

Una vez que el administrador guarde los ajustes de la política, el proceso comenzará en los días siguientes. 

En el mes posterior a la activación de la política, los superadministradores de la organización recibirán notificaciones mensuales por email con un resumen de los datos eliminados por la política en el mes anterior. 

Los superadministradores pueden ver todos los datos eliminados por la política al acceder a la vista de elementos eliminados a través del Modo de acceso al trabajo. 

Los datos a los que los usuarios tienen acceso de administrador se pueden recuperar en un plazo de 30 días; después de eso, se eliminan de forma permanente. El superadministrador puede ver los registros de auditoría para ver qué se recuperó.

Inclusiones de datos

Consulta el siguiente diagrama para conocer los tipos de datos que se incluyen en el alcance de la política. Actualmente, ciertos datos y funcionalidades, como los equipos, los objetivos y los portafolios, están excluidos de la política. 

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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