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- Más información sobre las características de Asana Premium
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- Más información sobre las funciones de Asana Starter
- Modifica tu plan de Asana
- Precios y compras
- Detalles del plan Asana Personal
- Asana para organizaciones sin fines de lucro
- Integraciones obsoletas
- Recuperar tareas, proyectos y mucho más
- ¿Cómo puedo obtener asistencia de Asana?
- Solución de problemas del navegador y de conectividad
- Elimine accidentalmente
- Seguridad y permisos
- Crea tareas y subtareas
- Conoce los conceptos básicos del Foro de Asana
- Descontinúa los espacios de proyectos personales.
- Preguntas frecuentes sobre la Integración con Salesforce AppExchange – finalmente.
- Preguntas frecuentes sobre la certificación de Asana
- Navegación y visualización
Planificación de la capacidad productiva
En este artículo
Los planes de capacidad productiva brindan a los líderes la capacidad de optimizar las decisiones de asignación de recursos al visualizar la asignación de personal del proyecto durante largos períodos de tiempo. A diferencia de la carga de trabajo, que gestiona las asignaciones de tareas, los planes de capacidad productiva te permiten asignar personas a proyectos completos y obtener una vista general de cómo se asigna el personal a los flujos de trabajo.
Ten en cuenta que los planes de capacidad productiva y la gestión de recursos no están conectados en este momento. Es posible que un colega se asigne a un proyecto en un plan de capacidad productiva, pero que aún no tenga tareas asignadas, o viceversa.
La función de planificación de la capacidad productiva está disponible en los niveles Asana Enterprise y Enterprise+, y en el plan anterior Legacy Enterprise.
Crear un plan de capacidad productiva
Para configurar un plan de capacidad productiva, ve a Recursos, en la sección Análisis de datos del menú lateral. Dirígete a la pestaña Plan de capacidad productiva y haz clic en + Crear.
Asignar los recursos
Cuando creas un plan de capacidad productiva, verás dos pestañas: Proyectos y Personas.
Pestaña Proyectos
Puedes agregar proyectos o portafolios completos desde la pestaña Proyectos. Si agregas un portafolio, se agregarán todos los proyectos de ese portafolio al plan de capacidad productiva y se mantendrá actualizado si se agregan o eliminan proyectos del portafolio.
Haz clic en el botón +Agregar proyecto para comenzar a agregar proyectos o portafolios. Para asignar personal a tu equipo en todos los proyectos, agrega el nombre o el email de las personas que deseas asignar a cada proyecto.
Pestaña Personas
Puedes agregar a tu equipo desde la pestaña Personas. Para hacerlo, haz clic en el botón + Agregar personas en la esquina superior izquierda y selecciona a los compañeros de equipo que te gustaría asignar a los proyectos.
Luego, haz clic en el botón + Agregar personas en la esquina superior izquierda y selecciona a los compañeros de equipo que te gustaría asignar a los proyectos.
Una vez que hayas agregado a tu equipo, es hora de asignar recursos. Asigna a tu equipo en varios proyectos. Para hacerlo, haz clic en su foto de perfil en el plan de capacidad productiva y selecciona + Agregar proyecto para asignar. Agrega los proyectos en los que las personas están trabajando actualmente y en los que trabajarán en el futuro para obtener una visión general a largo plazo de la capacidad productiva de tu equipo.
Si un colega ya tiene proyectos asignados en otros planes de capacidad productiva (o en la otra pestaña), incluso por otras personas, aún verás esas asignaciones. Esto supone que tienes permiso para ver los proyectos involucrados, según los ajustes de privacidad del proyecto.
Capacidad productiva a nivel de portafolio
La planificación de la capacidad productiva a nivel de portafolio proporciona una vista integral del esfuerzo total en todos los proyectos dentro de tus portafolios al mostrar estadísticas resumidas en la parte superior de las pestañas del proyecto del plan de capacidad. Esto te permite ver el esfuerzo total (medido en horas, personas, meses u otras unidades) en todos los proyectos de tu portafolio.
La agregación de capacidad productiva a nivel de portafolio aparece como una fila de resumen en la parte superior de las pestañas del proyecto del plan de capacidad.
Esta fila de resumen permite a los jefes de portafolios y líderes de equipo:
- Ver las estadísticas de esfuerzo agregadas en todos los proyectos de un portafolio
- Dar seguimiento a los requisitos de capacidad productiva total utilizando varias unidades (horas, personas, meses, etc.)
- Supervisar la asignación de recursos en varios proyectos simultáneamente.
- Tomar decisiones basadas en datos sobre la distribución de recursos
Crear y editar asignaciones
Para crear una asignación, simplemente haz clic donde quieras agregarla. Se creará automáticamente una asignación que coincida con el nivel de zoom de tiempo (día, semana, mes).
Puedes ampliar o reducir estas asignaciones arrastrando cualquiera de los extremos a las fechas que desees. Puedes arrastrar toda la asignación cuando cambien los planes.
Acciones masivas
Puedes mover y eliminar asignaciones en bloque si mantienes presionada la tecla Ctrl o Comando, seleccionas las asignaciones y las arrastras todas juntas o presionas la tecla Supr.
El siguiente ejemplo muestra cómo mover, reasignar y eliminar asignaciones en bloque.
Asignar varias personas a un solo proyecto
Se pueden asignar varias personas a un solo proyecto a la vez desde la pestaña Proyectos. Para ver a todas las personas que forman parte de un proyecto, haz clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra junto al nombre del proyecto y haz clic en Ver detalles del proyecto.
Mira el siguiente GIF para ver cómo abrir rápidamente los detalles del proyecto sin salir del plan de capacidad productiva.
Transferir asignaciones
Puedes mover en bloque todas las asignaciones de un proyecto de un usuario a otro mediante la función Transferir asignaciones. Haz clic en el ícono de 3 puntos junto al nombre del proyecto, selecciona Transferir asignaciones y escribe el nombre del usuario al que se le debe asignar el trabajo. Mira la siguiente imagen para obtener más detalles.
Filtrar por persona
Desde la pestaña Personas, puedes filtrar rápidamente a compañeros de equipo específicos por nombre o puesto. Si quieres ver la carga de trabajo de los miembros del equipo de TI, escribe TI y haz clic en Seleccionar todo.
Puedes filtrar la lista de personas en tu plan de capacidad productiva mediante campos personalizados en los usuarios. Esto te ayuda a centrarte en grupos específicos de personas en función de atributos como el rol, las habilidades, el Equipo o la ubicación al asignar el trabajo.
Ten en cuenta que los puestos se gestionan a través de la Consola del administrador. Dependiendo de los ajustes de tu organización, también pueden ser gestionados por cada individuo.
Los administradores pueden editar los puestos directamente desde la pestaña Personas . Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre de la persona y haz clic en Editar perfil. Desde allí, los administradores pueden cambiar el puesto.
Filtrar proyectos
Puedes usar filtros para ocultar proyectos específicos, tanto desde la pestaña Proyectos como desde la pestaña Personas dentro de un plan de capacidad productiva.
En la pestaña Proyectos, selecciona Filtrar. A continuación, elige ocultar proyectos específicos o haz clic en Agregar filtro y elige criterios específicos, como campos personalizados, estado del proyecto o fecha de entrega del proyecto. Puedes usar el filtro para ver solo los proyectos cuyo estado sea En riesgo, que vencen en los próximos 3 meses, por ejemplo.
Del mismo modo, puedes elegir filtrar solo proyectos específicos o aquellos que coincidan con ciertos criterios desde la pestaña Personas. En la pestaña Personas, haz clic en Filtrar y elige tus criterios de filtro.
Crear vistas guardadas como nuevas pestañas en tu plan de capacidad productiva
Los planes de capacidad productiva admiten la creación de vistas guardadas como pestañas nuevas. Consulta este artículo sobre la personalización y las vistas de los proyectos para obtener más información sobre las vistas guardadas.
Eliminar y duplicar asignaciones
Puedes eliminar cualquier asignación seleccionándola y presionando la tecla Eliminar o haciendo clic con el botón derecho en ella.
Puedes duplicar las asignaciones si haces clic con el botón derecho en ellas y seleccionas Duplicar asignación.
Asignar recursos mediante marcadores de posición
Disponible en los niveles Asana Enterprise y Enterprise+.
Los marcadores de posición te permiten reservar capacidad productiva para el próximo trabajo sin asignar inmediatamente a personas específicas. La incorporación de marcadores de posición permite a los equipos pronosticar con mayor precisión las cargas de trabajo, evitar la sobrecarga y garantizar una distribución equitativa de las tareas entre los miembros del equipo.
Para crear un marcador de posición:
- Ve a Recursos en el menú lateral.
- Haz clic en tu plan de capacidad productiva.
- Haz clic en la pestaña Proyectos .
- En el proyecto que quieras, haz clic en + Agregar persona o marcador de posición.
- Haz clic en la pestaña Marcadores de posición.
- Haz clic en + Crear un marcador de posición nuevo.
- Completa el nombre del marcador de posición y el puesto
- Elige el equipo al que pertenecerá.
- Haz clic en Crear.
Nota
Para evitar confusiones cuando se usa un nombre de marcador de posición en varios equipos (por ejemplo, “jefe de proyecto”), cada marcador de posición debe asignarse a un equipo específico.
También puedes crear marcadores de posición desde la pestaña Personas de tu plan de capacidad productiva.
- Ve a la pestaña Personas .
- Haz clic en + Agregar personas.
- Ve a la pestaña Marcadores de posición.
- Haz clic en + Crear un marcador de posición nuevo.
Transferir asignaciones
Una vez que sepas quién trabajará en los recursos de marcador de posición, haz clic en el ícono de los tres puntos junto al marcador de posición, selecciona Transferir asignaciones y escribe el nombre de la persona a la que deseas transferir las asignaciones.
Gestionar cómo se mide la capacidad productiva
Al planificar un proyecto, decide cómo quieres medir la capacidad productiva. Puedes elegir entre Asignación porcentual, Horas estimadas o un simple recuento de Proyectos o Personas. Lo mejor es ser coherente con la opción que mejor funcione para tu Equipo.
Asignación porcentual
La asignación porcentual es la forma más común y sencilla de medir a qué dedican el tiempo las personas sin tener que preocuparse por calcular las horas.
En el siguiente ejemplo, Alan debe dedicar el 90 % de su tiempo al proyecto Revisión del sistema global. Beverly está trabajando en dos proyectos cuyas fechas se superponen y debe dedicar el 80 % de su tiempo a cada uno. Como estará sobre su capacidad productiva una semana, la capacidad se muestra en rojo, lo que le da a ella, a su Equipo o a su jefe un aviso para cambiar las cosas o traer algo de ayuda adicional para este momento.
Recuento de personas o proyectos
El recuento de personas o proyectos simplemente muestra la cantidad total de proyectos en los que una persona está trabajando durante el tiempo elegido o la cantidad de personas que trabajan en un proyecto específico. En el ejemplo, podemos ver que Alan está trabajando en un proyecto algunas semanas y en dos a la vez en otras semanas.
Horas estimadas
Las horas estimadas son la mejor opción si planificas proyectos con precisión y quieres crear asignaciones en función de estas estimaciones. Las horas estimadas tienden a ser más fáciles cuando planificas semana a semana porque los meses tienen un número variado de días laborales.
Ajustar la capacidad productiva
Si trabajas con asignaciones porcentuales u horas estimadas, puedes ajustar la capacidad productiva de cada persona en el menú. Puedes hacer que la capacidad productiva de todos sea la misma o ajustar manualmente a cada persona. Para las horas estimadas, esto se aplica a la capacidad productiva semanal.
Notificaciones, privacidad y permisos
Notificaciones
Al asignar personas a un proyecto mediante la planificación de la capacidad productiva, no se les notifica. Los usuarios no reciben una notificación en la bandeja de entrada ni un email si se los asignó a un proyecto. Esto es ideal para planificar con anticipación, ya que puedes hacer cambios, probar cosas e incluso comenzar de nuevo, todo sin confundir a tu equipo con notificaciones o tareas hasta que tengas todo listo para compartir.
Privacidad y permisos
Cuando alguien se asigna a un proyecto, esa asignación se mantiene en el proyecto y no es específica de ningún plan de capacidad productiva en particular.
Esto significa, por ejemplo, que si existe un plan de capacidad productiva en el que Alan está asignado al proyecto Revisión de sistemas globales, y un colega crea otro plan de capacidad productiva donde agrega a Alan, verá que está asignado al proyecto Revisión de sistemas globales para ciertas fechas. Esto supone que el colega tiene permisos para ver dicho proyecto.
Usar la API para crear o exportar datos
Puedes actualizar los datos del plan de capacidad productiva o exportar los datos de Asana con nuestra API. Para comprender cómo funciona la API, es importante entender cómo funcionan los planes de capacidad productiva y las asignaciones. Las asignaciones permiten a Asana dar seguimiento y presentar cuánto tiempo se asigna a cada usuario a diferentes proyectos. Por ejemplo, si Sam trabaja en el Proyecto A durante 50 horas en septiembre y 40 horas en octubre, serían dos asignaciones. Estas se muestran en el plan de capacidad productiva como dos barras de colores.
Cada vez que se carga un plan de capacidad productiva, Asana consulta la API de asignaciones para extraer todas las asignaciones relevantes para ese usuario o proyecto, y tú puedes hacer lo mismo con nuestra API. Las asignaciones existen a nivel de dominio y los planes de capacidad productiva actúan como una vista filtrada para presentar estos datos. Por ejemplo, si agregas a un miembro del equipo a un plan de capacidad productiva, todas sus asignaciones existentes en varios proyectos se obtendrán y mostrarán automáticamente.
Cualquier actualización de las asignaciones de un usuario, ya sea que se ajuste el tiempo para un proyecto o se transfiera a otra persona, se reflejará inmediatamente en todos los planes de capacidad productiva en los que se encuentre. Esto garantiza que el plan de capacidad productiva siempre muestre la distribución de recursos más actualizada.
Puedes usar la API de asignaciones para exportar datos y cargarlos en cualquier herramienta de informes que uses (Tableau, Power BI, etc.) para necesidades de informes más Advanced.
Este artículo se tradujo con IA.
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