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Zusammenarbeit in Asana

In diesem Artikel

Dieser Artikel hilft Ihnen, die wichtigsten Komponenten einer erfolgreichen Zusammenarbeit in Asana zu entdecken. Vom Verfassen detaillierter Aufgabenbeschreibungen bis hin zur effektiven Verwendung von Kommentaren, Gefällt-mir-Angaben und Lobessticker.

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Erste Schritte mit der Teamzusammenarbeit

Einstellungen für Ihre Teamstruktur

Bevor Sie sich mit den Funktionen für die Zusammenarbeit befassen, organisieren Sie Ihre Teamstruktur so, dass sie Ihre tatsächliche Zusammenarbeit widerspiegelt:

  1. Erstellen Sie Teams, die Ihre Unternehmensstruktur widerspiegeln (Marketing, Vertrieb, Produkt)
  2. Richten Sie ein Team für alle Mitarbeiter für unternehmensweite Projekte und Mitteilungen ein
  3. Halten Sie es einfach – zu viele Teams können überfordern

Projektsichtbarkeit verstehen

Projekte in Asana können:

  1. Sichtbar: Sichtbar für alle Teammitglieder
  2. Privat: Nur sichtbar für Projektmitglieder und Beteiligte

Wählen Sie die richtige Sichtbarkeit basierend darauf, wer Zugriff auf die Arbeit benötigt.

Aufgaben zuweisen

Als Kernbausteine von Asana sind Aufgaben der Ort, an dem der Großteil Ihrer Zusammenarbeit stattfindet. Eine der besten Möglichkeiten, zusammenzuarbeiten, besteht darin, jemandem eine Aufgabe zuzuweisen.

Aufgaben zuweisen ist nicht nur etwas für Manager, Teamleiter oder diejenigen, die große Projekte verwalten.

Wenn Sie etwas von einem Kollegen benötigen, weisen Sie ihm eine Aufgabe zu. Wenn Sie die Arbeit in Ihrem Team aufteilen müssen, weisen Sie diese Arbeit mit Aufgaben zu.

Wie fängt man mit der Zuweisung von Aufgaben an? Eine gut gestaltete Aufgabe beantwortet drei Fragen: Wer macht was und bis wann?

Hinweis iconHinweis

Lesen Sie Effektive Aufgaben in Asana erstellen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Aufgaben richtig erstellen.

Aufgabenbeteiligte

Fügen Sie Beteiligte zu Ihren Aufgaben hinzu, indem Sie auf das + am unteren Rand des Aufgabenfensters unter dem Abschnitt „Kommentare“ klicken.

Eine weitere Möglichkeit, einen neuen Beteiligten zu einer Aufgabe hinzuzufügen, besteht darin, ihn in einem Kommentar oder in der Aufgabenbeschreibung zu @Erwähnung hinzuzufügen. Geben Sie dazu @ ein und beginnen Sie sofort mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse. Das Profil des von Ihnen ausgewählten Beteiligten wird in der Eingabeaufforderung angezeigt. Klicken Sie darauf oder drücken Sie die Eingabetaste, und Ihr Kollege wird der Aufgabe als Beteiligter hinzugefügt. Sie erhalten Inbox-Benachrichtigungen über alle Aktualisierungen dieser Aufgabe in Zukunft. Mehr über @Erwähnungen weiter unten.

Kommentieren und @Erwähnung

Das Kommentieren einer Aufgabe ist eine großartige Möglichkeit, die Arbeit voranzubringen. Verwenden Sie Kommentare, um Fragen zu stellen und Updates oder Ressourcen zu teilen. Wenn Sie eine Aufgabe kommentieren, erhalten alle Beteiligten eine Inbox-Benachrichtigung, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht gesehen wird, indem Sie einen Kollegen in Ihrem Kommentar @Erwähnung. Es ist, als würden Sie jemanden in einer E-Mail in CC setzen.

Wenn eine Aufgabe nicht mehr relevant ist oder aufgrund häufiger Aktualisierungen zu viele Benachrichtigungen verursacht, kann ein Beteiligter auf das Glockensymbol in der unteren rechten Ecke des Aufgabenfensters klicken und Aufgabe verlassen auswählen. Sie erhalten keine Inbox-Benachrichtigungen mehr über die Aufgabe.

Sie können auch andere Aufgaben, Projekte, Portfolios und Ziele in Ihren Kommentaren und Aufgabenbeschreibungen @Erwähnung. 

Ihre Asana-Inbox

Ihre Inbox ist das Benachrichtigungszentrum für alle Arbeiten, an denen Sie beteiligt sind – Aufgaben, Nachrichten, Statusaktualisierungen und Projektaktivitäten –, damit Sie überprüfen können, was sich geändert hat, und Maßnahmen ergreifen können, ohne Asana zu verlassen.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Inbox, um Ihre neuesten Updates anzuzeigen. Tippen Sie auf dem Handy in der unteren Navigation auf Inbox. 

Filtern Sie, was Sie sehen: Verwenden Sie Filter, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – zum Beispiel Mir zugewiesen, @Erwähnt, Von mir zugewiesen oder um Updates von einer bestimmten Person oder einem bestimmten Projekt anzuzeigen. 

Benachrichtigungen in der Inbox in Asana

Direkt auf eine Benachrichtigung reagieren:

  • Öffnen Sie die Aufgabe oder Nachricht, um einen Kommentar zu hinterlassen, einen Teamkollegen zu @Erwähnung oder Details zu aktualisieren.
  • Markieren Sie Aufgaben als erledigt, liken Sie einen Kommentar oder folgen Sie einer Aufgabe, um zu bestimmen, worüber Sie benachrichtigt werden.
  • Halten Sie Ihre Inbox aufgeräumt, indem Sie Einträge, die Sie überprüft haben, archivieren (Sie können die Archivierung jederzeit aufheben).
Hinweis iconHinweis

Wenn Sie weniger E-Mails erhalten möchten, verlassen Sie sich auf die Inbox und passen Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen jederzeit an.

Likes und Lobessticker

„Gefällt mir“-Angaben haben keine konkrete Bedeutung, werden aber oft verwendet, um Ihre Genehmigung zu signalisieren oder jemanden schnell wissen zu lassen, dass Sie sein Update gelesen haben. Gefällt-mir-Angaben sind eine großartige Möglichkeit, zu sagen: „Ich habe das gesehen“, „Mir gefällt das“, „Gute Arbeit“ oder „Ich stimme zu“, ohne etwas eingeben zu müssen.

Lobessticker sind eine weitere Möglichkeit, einen Erfolg oder  ein wichtiges Update zu feiern. Wenn Sie einen großen Teil der Arbeit erledigt haben, könnte ein surfender Yeti angebracht sein, oder Sie könnten die Leistung einer Person mit einem Narwal feiern, der durch einen Reifen springt. Wählen Sie aus verschiedenen Animationen, indem Sie auf die Schaltfläche Lobessticker in der Kommentar-Toolbar klicken.

Wie sieht die Zusammenarbeit in Asana aus?

Wenn Sie ein Beteiligter einer Aufgabe sind, erhalten Sie Updates zu dieser Aufgabe in Ihrer Asana-Inbox.

Einige Aufgaben erfordern nur passive Zusammenarbeit, z. B. den Fortschritt der Arbeit im Auge zu behalten, indem Sie Aktualisierungen erhalten, wenn sich die Werte von benutzerdefinierten Feldern ändern, oder die Kommentare von Stakeholdern zu lesen, während sie ihren nächsten Schritt besprechen.

Andere Aufgaben erfordern eine aktivere Zusammenarbeit, bei der Sie Kommentare verfassen, Kollegen und andere Aufgaben @Erwähnung, die Aufgabenbeschreibung aktualisieren, das Fälligkeitsdatum der Aufgabe und vielleicht sogar die verantwortliche Person ändern müssen. Während Sie innerhalb der Aufgabe Maßnahmen ergreifen, erhalten Ihre Beteiligten Updates über Ihre Aktionen in ihrer Inbox – genau wie Sie sie erhalten, wenn jemand anderes die Arbeit vorantreibt.

Laden Sie Personen zu Asana ein

Holen Sie Teamkollegen, Auftragnehmer und Stakeholder zu Asana, damit alle an einem Ort zusammenarbeiten können. Sie können Personen per E-Mail einladen, sie direkt zu einem Team oder Projekt hinzufügen oder einen Einladungslink teilen (falls von Ihrem Unternehmen aktiviert).

Möglichkeiten zum Einladen

  • Von überall aus: Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen (+) und geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein. Wählen Sie das Team oder Projekt aus, dem sie beitreten sollen, und legen Sie den Zugriff fest (kann bearbeiten oder kommentieren).
  • Projekte oder Portfolios: Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf Teilen, um Personen hinzuzufügen, die dort zusammenarbeiten sollen.
    Team: Verwenden Sie auf einer Teamseite Einladen oder die Option Mit Link einladen (falls verfügbar), damit Personen diesem Team beitreten können.

Gäste und Zugriff

  • Sie können Personen außerhalb Ihrer Unternehmensdomain als Gäste über ihre E-Mail-Adresse einladen. Sie sehen nur die Einträge, die Sie mit ihnen teilen.

Hinweis iconHinweis

Sie können mehrere E-Mail-Adressen einfügen, um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen, und ausstehende Einladungen über dasselbe Dialogfeld verwalten

So ist Asana in Bezug auf andere Tools einzuordnen

Asana lässt sich in Ihre vorhandenen Tools integrieren. Sie können die wichtigsten Informationen aus E-Mails, Dokumenten und anderen Anwendungen in Ihre Asana-Aufgaben und -Projekte übertragen, wo Sie am effektivsten an der zu erledigenden Arbeit zusammenarbeiten können.

Asana bietet mehrere Möglichkeiten, Asana und E-Mails zu verwenden, von der Umwandlung von E-Mails in Aufgaben über das Senden von Nachrichten an Asana-Teams bis hin zur direkten Integration mit Ihren bevorzugten Kommunikationstools.

E-Mails enthalten eine Menge Informationen, und manchmal können wichtige Aktionspunkte in langen Threads untergehen. Verwenden Sie die Gmail- oder Outlook-Integrationen, um klare, umsetzbare Aufgaben in Asana zu erstellen, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.

Die Kommunikation ist natürlich nicht auf E-Mail beschränkt. Viele Teams verwenden im Laufe des Tages verschiedene Tools wie MS Teams und Power BI von Microsoft oder Google Drive und Looker von Google. Unabhängig von der Kombination lässt sich Asana mit Hunderten solcher Anwendungen verknüpfen.

Zusätzliche Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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