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カスタムオンボーディング

この記事の内容

Asana のEnterprise ティアと Enterprise+ ティアで利用可能。

詳しくは、料金ページをご覧ください。

カスタムオンボーディングを使用すると、新規ユーザーのオンボーディングプロセスをカスタマイズできます。この機能は、組織の管理者と特権管理者が管理者コンソールの「設定」タブからアクセスできます。デフォルトでは、この設定はオフになっています。

管理者コンソールからカスタムオンボーディングにアクセスする方法.png

カスタムオンボーディングは、ユーザーの選択、オンボーディングのステップ、割り当てるコンテンツの 3 つの主要な要素で構成されています。

新規ユーザーのオンボーディングを作成するには、次のことを行います。

  1. 管理者コンソールを開き、「設定」をクリックします。
  2. 「新規ユーザーのオンボーディング」で「カスタムオンボーディング」をクリックします。

新しいウィンドウが開きます。ここから、新しいオンボーディングを作成できます。

新規ユーザーオンボーディングの作成画面

ユーザーの選択

ここでは、カスタムオンボーディングの対象となる新規ユーザーを決定します。ここでは、次のような特定の条件に基づいて、特定のユーザーを含めるか除外するかを選択できます。

  • 関連付けられているメールアドレスのドメイン
  • ライセンスの種類 (有料ライセンス、閲覧のみ、ゲスト)
  • ブラウザーの言語
  • チームへの招待

メンバーシップ

チームメンバーシップを使用すると、カスタムオンボーディングにチームを追加できます。1 つのチームまたは複数のチームを同じオンボーディンググループに追加できます。

チームを追加するには、「+ チームメンバーシップを追加」をクリックしてドロップダウンからチームを選択するか、チーム名を入力します。

メンバーシップのカスタムオンボーディング

ディビジョンのカスタムオンボーディング

ディビジョンの場合、ディビジョンによって設定されたカスタムオンボーディングを受けるには、ユーザーが Asana に参加する前にこのディビジョンからライセンスを割り当てる必要があります。ユーザーが無料ユーザーとして Asana に招待され、参加後に Enterprise ライセンスが割り当てられても、カスタムオンボーディングがトリガーされないため、混乱を招く可能性があります。

ディビジョンのライセンスがユーザーに割り当てられる仕組みについて詳しくは、ディビジョンでのライセンスの割り当てをご覧ください。

カスタムオンボーディング

割り当てる仕事

この任意のステップでは、新規ユーザーをチーム (「スタッフ」チームや「一般」チームなど) に自動的に割り当てることができます。また、プロジェクトテンプレートを選択して、新規ユーザーが製品を使い始めた際にオンボーディングプロジェクトを自動的に生成することもできます。

オンボーディングプロジェクト

オンボーディングプロジェクトは、すべてのユーザーが Asana の使用を開始するために必要なリソースや明確な手順を確実に提供するための優れた方法です。このテンプレートは、テンプレート機能を使って作成できます。テンプレートに役割があり、その役割がプロジェクトのタスクに割り当てられている場合、それらのタスクは新規ユーザーに自動的に割り当てられます。テンプレートに複数の役割が割り当てられている場合は、この機能は動作しません。オンボーディングプロジェクトを設定するには、次の 3 つの項目を選択します。

  • プロジェクトチーム - 新しいオンボーディングテンプレートが保存され、新規プロジェクトが作成されるチームです。アクティブなチーム内で混乱を避けるために、専用の「オンボーディングプロジェクト」チームを使用することをおすすめします。
  • プロジェクトテンプレート - 新規ユーザー向けに生成するテンプレートです。前のステップで選択したチームのテンプレートのみが表示されます。
  • プロジェクト名 - 新規プロジェクトの名前が生成されます。チェックボックスをオンにすると、プロジェクトのタイトルに新規ユーザーの名前が自動的に挿入され、パーソナライズされます。

オンボーディングの手順

このセクションでは、新規ユーザーに Asana のオンボーディング中に表示する画面を設定します。デフォルトでは「シンプル版アカウント設定」がオンになっており、新規ユーザー向けの標準的なオンボーディングプロセスをスキップすることを意味します。カスタムオンボーディングを有効にしている場合、このステップを無効にすることはできません。

カスタムオンボーディングの手順

カスタムウェルカム画面

カスタムウェルカム画面は、オンボーディングの際に会社のブランディングやメッセージを表示できる任意のオプションです。ここでは、デフォルトのメッセージを設定したり、カスタムロゴをアップロードしたり、背景色やカスタム背景画像を選択したりできます。

新規ユーザーはアカウントのセットアップを完了しておらず、アクセス権を持っていないため、Asana の社内ページへのリンクは機能しません。

カスタムウェルカム画面

貴社でどのように表示されるか、以下に例をご紹介します。

カスタム画面の例.png

カスタム開始画面

カスタム開始画面オプションを使用すると、ユーザーが Asana で最初に表示されるページを指定できます。次の 4 つのオプションから選択できます。

  • ホーム - 新規ユーザーのホーム画面
  • チームページ - ユーザーは、自分がメンバーであるチームのチームページから開始します。
  • オンボーディングプロジェクト - 新規ユーザー向けに生成されたオンボーディングプロジェクト。このフローの後半で設定できます。
  • その他の Asana ページ - Asana の公開チームページまたはプロジェクト。このチームまたはプロジェクトは、新規ユーザーがこのページを妨げるため、非公開にすることはできません。

カスタムオンボーディングのプレビューと有効化

選択が完了したら、新しいオンボーディング体験をプレビューして有効にできます。まずは「保存」をクリックします。

プレビュー

カスタムオンボーディングを保存すると、フローのプレビューと、選択した項目のリストが左側に自動的に表示されます。下にスクロールすると、新しいフローの 3 つの画面すべてを確認できます。なお、選択した開始画面のライブプレビューをシミュレートすることはできないため、実際のコンテンツではなく、イラストとして表示されます。

カスタムオンボーディングのプレビュー

フローを自分でシミュレートするには、[プレビュー]を選択してください。これで、新規ユーザーがオンボーディング中に行うのと同じように、新しいフローをクリックできるようになります。このフローは右下から再開できます。完了したら、[完了] をクリックします。

プレビューノート

オンボーディングを有効にする

新しいオンボーディングフローを有効にする準備ができたら、「オンにする」を選択してください。確認画面が表示されたら、もう一度「オンにする」をクリックして確定します。これで、設定を有効にした後に追加された新規ユーザーに対して、フローが有効になりました。変更を加えたい場合は、「編集」をクリックしてください。フローを無効にする場合は、「無効にする」をクリックしてください。

カスタムオンボーディングを有効にする.gif

複数のオンボーディングフローを作成する

ユーザーの役割や部署、ニーズに応じて、複数のオンボーディングフローを作成できます。オンボーディングのプロセスをカスタマイズすることで、新しいチームメンバーが入社初日から関連する情報とガイダンスを確実に受け取れるようになります。

複数のオンボーディングフロー

たとえば、言語や部署ごとに異なるオンボーディングフローを作成できます。各オンボーディングフローは、特定のニーズに合わせて調整されます。

複数のフローについて

カスタムオンボーディングでは、ユーザーは常に最も具体的で適用可能なフローに誘導されます。このロジックを使用して、ユーザーが登録したときに正しく誘導されるようにすることができます。例を挙げると、次のようになります。

  • ドメイン内に 2 つのオンボーディングフローがある場合:
    • 「すべてのユーザー」を対象としたフロー (ターゲティングなし)
    • 「マーケティング」チームに招待されたユーザーを対象としたフロー 
  • 「マーケティング」に直接招待されたユーザーは、より正確なフローであるため、常にそのフローにルーティングされます。それ以外のユーザーは、「すべてのユーザー」フローにルーティングされます。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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