Beschikbaar op Asana Enterprise+ of Enterprise met de invoegtoepassing Compliance Management. Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Het beleid voor het bewaren van gegevens is gericht op het verwijderen van inactieve werkgegevens en zal resulteren in de verwijdering van inactieve gegevens. Gebruikers hebben de mogelijkheid om verwijderde gegevens binnen de eerste 30 dagen te herstellen als de gegevens nog steeds nodig zijn.
Betrokken gegevenstypes
Het beleid heeft momenteel betrekking op de volgende gegevensobjecten:
- Asana-projecten
- Taken die niet in projecten zitten
- Berichten tussen leden
Zie de onderstaande afbeelding voor meer details over de omvang van de gegevensdekking.
Duur van inactiviteit
Gegevens komen in aanmerking voor verwijdering na een bepaalde periode van inactiviteit die is gedefinieerd door organisatiebeheerders. Over het algemeen omvat inactiviteit alle wijzigingen in gegevens
Wat wordt als inactief beschouwd?
- Geen van de volgende projectactiviteiten heeft plaatsgevonden:
- Bewerkingen van projectvelden - inclusief updates of bewerkingen van naam, beschrijving, archivering, projectteam/eigenaar, statusupdates en berichten, enz.,
- Elke activiteit in taken binnen het project - zie de hieronder vermelde taakactiviteiten
- Vervaldatum project ligt binnen de bewaartermijn
- Geen van de volgende taakactiviteiten heeft plaatsgevonden:
- Bewerkingen van taakvelden - inclusief updates of bewerkingen van taaknaam, verantwoordelijke, vervaldatum, taakafhankelijkheden, beschrijving, bijlagen, aangepaste velden, reacties, medewerkers, vind-ik-leuks, enz.,
- Wijzigingen in taakkoppelingen - inclusief updates of bewerkingen van projectkoppelingen, wijzigingen in de taaksectie of nieuwe subtaken
- Andere acties - inclusief taak gedupliceerd of verwijdering ongedaan gemaakt
- Vervaldatum taak valt binnen de bewaartermijn
- Geen van de volgende berichtactiviteiten heeft plaatsgevonden:
- Bewerkingen van het bericht - updates van de berichtbeschrijving, medewerkers, likes, enz.,
- Reacties op het bericht
Gegevensverwijdering
Inactieve gegevens die door het bewaarbeleid worden verwijderd, vallen onder het bewaarbeleid zodra ze de opgegeven periode van inactiviteit hebben bereikt. Inactieve gegevens worden verwijderd Gegevens waartoe gebruikers beheerderstoegang hebben, kunnen binnen 30 dagen ongedaan worden gemaakt; daarna worden ze definitief verwijderd. Superbeheerder kan auditlogboeken bekijken om te zien wat ongedaan is gemaakt.
Inactieve gegevens die worden verwijderd, kunnen worden hersteld vanuit de weergave 'verwijderd', en vervolgens na 30 dagen definitief worden verwijderd als ze niet worden hersteld. Het verwijderingsproces wordt in wekelijkse batches uitgevoerd.
Gebruikers die gegevens willen herstellen die door het beleid zijn verwijderd, kunnen dit doen door naar de weergave Verwijderd in Asana te gaan. Zie de details in dit Help-artikel. Gebruikers hebben de optie om verwijderde projecten, berichten of taken binnen 30 dagen na verwijdering te herstellen.
Beheerdersconfiguratie en meldingen
Opmerking
De configuratie van de Beheerdersconsole is in vroege toegang tot 31 juli 2026
Deze functie is alleen beschikbaar voor superbeheerders van in aanmerking komende organisaties onder de beveiligingsinstellingen in de beheerdersconsole. Vanuit de weergave voor gegevensbewaring kunnen beheerders een bewaartermijn instellen van 6 maanden tot 10 jaar. Voordat het beleid wordt ingeschakeld, raden we beheerders ten zeerste aan om gebruikers te informeren via een beheerdersaankondiging.
Zodra de beheerder de beleidsinstellingen opslaat, begint het proces in de daaropvolgende dagen.
In de maand na het inschakelen van het beleid ontvangen Superbeheerders van de organisatie maandelijkse e-mailmeldingen met een overzicht van de gegevens die in de voorgaande maand door het beleid zijn verwijderd.
Superbeheerders kunnen alle gegevens bekijken die door het beleid zijn verwijderd door de verwijderde weergave te openen via de Werktoegangsmodus.
Gegevens waartoe gebruikers beheerderstoegang hebben, kunnen binnen 30 dagen ongedaan worden gemaakt; daarna worden ze definitief verwijderd. Superbeheerder kan auditlogboeken bekijken om te zien wat ongedaan is gemaakt.
Gegevensopname
Zie het onderstaande diagram voor de gegevenstypen die zijn opgenomen in het bereik van het beleid. Bepaalde gegevens en functionaliteiten zoals teams, doelen en portfolio's zijn momenteel uitgesloten van het beleid.
