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資料保留政策

在本文中

資料保留政策功能目前正在 Beta 測試中，且僅針對一群特定客戶啟用。

資料保留政策針對未啟用的工作資料進行移除，並將導致未啟用的資料遭到刪除。如果仍需要資料，使用者有機會在前 30 天內復原移除的資料。

受影響的資料類型

此政策目前涵蓋 Asana 專案以及不屬於 Asana 中專案的任務。

非使用狀態的持續時間

任務或專案在閒置一段指定時間後，即可刪除。

什麼情況符合不活動的條件？

  • 未發生以下任何專案活動：
    • 專案欄位的編輯 - 包括名稱、描述、封存、專案團隊/所有者、狀態更新和訊息等的更新或編輯，
    • 專案中任務的任何活動 - 請參閱下方列出的任務活動
    • 專案截止日期在保留期內
  • 未發生以下任務活動：
    • 任務欄位的編輯 - 包括任務名稱、指派對象、截止日期、任務相依性、描述、附件、自訂欄位、評論、協作者、讚數等的更新或編輯，
    • 任務關聯的變更 - 包括專案關聯的更新或編輯、任務區段的變更或新的子任務
    • 其他動作 - 包括已複製或已取消刪除的任務
    • 任務截止日期在保留期內

資料刪除

已刪除的非使用中資料可從「已刪除」檢視中復原，若未復原，則會在 30 天後永久刪除。刪除流程將每週批次執行。

專案或任務將被放入垃圾桶的使用者，會在資料被刪除之前收到通知。如果使用者對這些專案或任務採取行動，這些專案或任務將不會被刪除。使用者還可以選擇在刪除後 30 天內還原已刪除的專案或任務。

使用者通知

受影響的使用者每月會收到通知，告知任何計劃即將刪除的已放入垃圾桶資料。為了保留資料，使用者必須在任務或專案被移至垃圾桶前對其採取行動。項目移至垃圾桶後，可使用超連結輕鬆還原。

受影響的使用者將收到一個 Asana 任務，其中包含所有計劃刪除的項目。每個項目都將在描述中以超連結顯示。只需點選連結並選擇「取消刪除」，即可還原已放入垃圾桶的項目，並重設非活動狀態。

請注意：通知將列出未來 30 天內將被刪除的項目。若您想要重新啟用項目，只需對該項目執行任何動作 (例如：點讚、留言等)。如果您在 30 天後再次查看通知任務，項目將被移至垃圾桶。在此情況下，您可以點選連結，並選擇取消刪除項目。

檢視與復原資料

任務

任務建立者和協作者可以參考提供的通知，或前往搜尋列，並在「已儲存的搜尋」區段中選擇「已刪除的任務和訊息」。您可以從那裡檢視並復原已移除的任務。

專案

專案管理員和編輯者可以復原移除的專案。復原已移至垃圾桶專案的連結可在上述「使用者通知」下提及的每月 Asana 任務的描述中找到。

一旦此任務建立並指派給受影響的使用者，他們就會收到收件匣通知。此任務包含所有待刪除項目 (任務/專案) 的清單。專案被移至垃圾桶後，您可以參考此任務以找到專案連結。點選任務或專案連結後，您可以選擇取消刪除或永久刪除。

排除項目

團隊、目標和專案集等特定資料和功能目前不在此政策的涵蓋範圍內。  

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This article has been AI-translated.

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如何管理資料保留政策 | Asana 說明中心