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Diferentes tipos de tareas

En este artículo

Las tareas son los componentes básicos del trabajo en Asana, ya que te ayudan a dividir los proyectos en partes más pequeñas con encargados y fechas de entrega claros. Comprender los diferentes tipos de tareas disponibles puede ayudarte a organizar el trabajo de manera más efectiva y elegir el enfoque adecuado para las necesidades de tu equipo.

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Tareas

Las tareas representan acciones pendientes, entregables o hitos individuales que deben finalizarse para alcanzar tus objetivos generales. 

Funciones clave de las tareas:

  • Cada tarea puede tener un solo responsable (la persona encargada del trabajo)
  • Varios colaboradores pueden comentar y recibir notificaciones
  • Las tareas pueden incluir fechas de entrega, descripciones, archivos adjuntos y campos personalizados
  • Las tareas se pueden agregar a varios proyectos sin duplicarlas

Subtareas

Las subtareas te ayudan a dividir el trabajo complejo en partes más pequeñas y manejables. Son perfectas cuando varias personas necesitan contribuir a una tarea más grande o cuando el trabajo implica varios pasos secuenciales.

Usa las subtareas cuando necesites dar seguimiento a los pasos más pequeños que contribuyen a un objetivo más amplio, pero usa tareas separadas cuando cada elemento represente un entregable distinto.

Hitos

Los hitos marcan momentos importantes en el cronograma de tu proyecto y te ayudan a dar seguimiento para saber si estás cumpliendo con las fechas límite importantes. Puedes crear un hito o convertir tareas existentes en hitos.

Ejemplos de hitos:

  • Alcanzar un objetivo de ingresos
  • Confirmar el lugar de un evento
  • Completar partes importantes del trabajo que desbloquean la siguiente fase de un proyecto

Marcar una tarea como hito



Los hitos aparecerán como íconos en forma de diamante.

Aprobaciones

Las tareas de aprobación agilizan los procesos de revisión al permitir que las partes interesadas aprueben, rechacen o soliciten cambios con un solo clic. Este tipo de tarea es ideal para revisiones de contenido, aprobaciones de presupuesto o cualquier flujo de trabajo que requiera aprobación.

Puedes convertir cualquier tarea o subtarea en una aprobación haciendo clic en el ícono de los tres puntos y seleccionando Marcar como aprobación. Esta es una forma de recibir rápidamente comentarios sobre una tarea que necesita aprobación. Los aprobadores pueden ver fácilmente lo que se necesita y pueden “Aprobar”, “Solicitar cambios” o “Rechazar” una tarea.

Como solicitante, recibirás notificaciones en la bandeja de entrada cuando se realicen cambios en la tarea.

Tareas de seguimiento

Una tarea de seguimiento es una tarea independiente creada a partir de una tarea de Asana existente. Puede ser un recordatorio para hacer un seguimiento de la tarea original más adelante. A diferencia de las subtareas, la tarea de seguimiento no tiene relación con la tarea madre. Puedes crear una tarea de seguimiento a partir de cualquier tarea o subtarea.

Para crear una tarea de seguimiento:

  1. abre la tarea que deseas dar seguimiento
  2. haz clic en el ícono de los tres puntos
  3. selecciona Crear tarea de seguimiento

Esto crea una nueva tarea con las siguientes características predeterminadas, todas las cuales puedes editar:

  • Un nombre predeterminado de “Seguimiento de [nombre de la tarea original]”
  • Se te asigna de forma predeterminada y se muestra en tu sección Mis tareas
  • Una descripción que contiene un hipervínculo a la tarea original

Ejemplos de casos de uso:

  • Un usuario creó una tarea que captura las minutas de una reunión con el cliente. Creas una tarea de seguimiento para revisar las actas o tomar medidas sobre uno de los puntos.
  • Tu jefe comparte información clave en la tarea de agenda de la reunión de equipos. Necesitas comunicar esta información a tu equipo. Crea una tarea de seguimiento para recordarlo.

    Dependencias

    La finalización de ciertas tareas puede depender de que primero se termine otro trabajo. Las dependencias de la tarea te ayudan a definir el orden en que se deben finalizar las tareas al crear relaciones entre ellas. Cuando una tarea depende de otra, Asana notifica automáticamente a los responsables cuando están desbloqueados y listos para comenzar. Con las dependencias de la tarea, puedes marcar una tarea como “bloqueando” o “bloqueada por” otra tarea.

    Alojamiento de tareas en varios proyectos

    El alojamiento de tareas en varios proyectos es agregar la misma tarea a varios proyectos en Asana. Cada cambio realizado en la tarea, como los comentarios, los archivos adjuntos, los cambios en las fechas de entrega, etc., se reflejará en todos los proyectos, lo que elimina la necesidad de actualizar la tarea en cada proyecto de manera individual.

    El alojamiento de tareas en varios proyectos evita la duplicación al centralizar el trabajo; mantiene a varios equipos al tanto sin proporcionar actualizaciones individuales.

    Cómo alojar tareas en varios proyectos

    alojamiento de tareas en varios proyectosDesde el panel de detalles de la tarea:

    1. Ve al campo Proyectos, haz clic en Agregar a proyectos y escribe el nombre del proyecto.
    2. O haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Agregar a otro proyecto.

    Usar plantillas de tareas

    Las plantillas de tareas facilitan la estandarización de tareas en tu proyecto y te permiten configurar rápidamente las mismas tareas una y otra vez sin tener que empezar desde cero. Puedes convertir las tareas existentes en plantillas o crear otras nuevas para ahorrar tiempo. Sigue estas instrucciones paso a paso para crear plantillas de tareas.

    Consejos para usar las plantillas de tareas

    • Usa “plantilla” o “duplicar” en el título de la tarea para encontrarla rápidamente cuando busques y para asegurarte de que nadie la modifique accidentalmente.
    • Al convertir una tarea en plantilla, la tarea original se cierra.
    • Duplica la tarea haciendo clic en el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha de la tarea y, luego, selecciona Duplicar tarea.

    Recursos adicionales

     

    /a/p

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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