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Usa Asana para la planificación de eventos de recaudación de fondos

En este artículo

Planifica eventos de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro y gestiona múltiples elementos, como la coordinación de voluntarios, el presupuesto, la promoción y la satisfacción de los asistentes. Esto exige una comunicación simplificada, una gestión eficiente de las tareas y actualizaciones en tiempo real. Descubre cómo Asana puede optimizar tu proceso de planificación de eventos.

Comienza con tu proyecto de evento de recaudación de fondos

Comience – finalmente.

Comienza rápidamente con nuestra plantilla gratuita para planificación de eventosplantilla de planificación de eventos. Personaliza esta plantilla para que se adapte a las necesidades de tu Equipo. – Escriba en forma imperativa.

Si actualmente das seguimiento a la planificación de eventos en una hoja de cálculo, importa esos datos a un proyecto de Asana con el importador de CSV. Este es un buen punto de partida para desarrollar tu proyecto. Crea un nuevo proyecto en Asana siguiendo los pasos que se describen aquí.

Crea un proyecto nuevo en Asana siguiendo los pasos descritos aquí. Ponle un título al proyecto con el nombre de tu evento, por ejemplo, “Gala anual de recaudación de fondos”. Puedes convertir ese proyecto en una plantilla para ahorrar tiempo cuando planifiques tu próximo evento. Organiza tus tareas arrastrándolas y soltándolas en la vista de cronograma, estableciendo fechas de inicio y entrega, y destacando las dependencias para garantizar que todo fluya sin problemas.

Organiza tus tareas arrastrando y soltando en la vista de cronograma, Establece fechas de inicio y de entrega, y resalta las dependencias para asegurarte de que todo fluya sin problemas. Una vez que el trabajo está en marcha, la vista de cronograma puede ayudarte a adaptar tu plan. Por ejemplo, si reservar un espacio demanda más tiempo del esperado, cambia las fechas límite y observa qué impacto tiene el cambio en todo tu plan. Utilice palabras más cortas cuando sea posible.

Personaliza las secciones para que coincidan con las fases de planificación de tu evento, como la planificación previa al evento, el marketing y la difusión, la logística del lugar y el seguimiento posterior al evento.

Optimiza la gestión de recursos

Agrega campos personalizados para dar seguimiento a los detalles importantes del evento, como el presupuesto, las opciones de lugar o el estado del patrocinio. Usa los campos de estado para supervisar el progreso de los diferentes componentes del evento. Agrega campos de prioridad para resaltar las tareas críticas. Crea plantillas de tareas para actividades estándar como “Coordinación de voluntarios”. 11pt;text-wrap-mode: wrap;">Supervisa el progreso en tiempo real con los paneles y ajusta los presupuestos o las asignaciones de tareas según sea necesario.
  • Gestiona la comunicación y los comentarios

    No hagas seguimiento a fechas límite, activos y conversaciones de varios terceros mediante emails, ya que solo agrega complejidad. En su lugar, considera invitar a terceros a tu proyecto como invitados. De este modo, ellos podrán ver tus planes y tú podrás definir claramente las fechas límite y dar seguimiento a los entregables.

    Integra con el email

    Utilice palabras más cortas cuando sea posible.

    Invita a los proveedores como invitados a tu proyecto de evento como se describe anteriormente, pero si te comunicas por email, prueba las integraciones de Asana para Gmail, Outlook u otros clientes de email. wrap;">Asana para Gmail, Outlook u otras integraciones de clientes de email. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, agrégalos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada.

  • – Finalmente, espera.

    Integra Asana con tu email para mantener toda la comunicación relacionada con el evento en un solo lugar y asegúrate de que no se pierdan detalles importantes en las cadenas de email.

    • Revisa los materiales del evento

    1. Usa la verificación para proporcionar comentarios directamente sobre los materiales del evento. Utiliza la verificación para que los revisores comenten directamente en los recursos y que los comentarios se puedan dar dentro de su contexto. Use palabras más cortas cuando sea posible.

      Convierte cada comentario en una subtarea que el creador puede decidir cómo incorporar. – Finalmente, haz clic en Guardar.

      Da seguimiento al estado de las aprobaciones de materiales de marketing, presentaciones y otros activos de eventos con la función de aprobación.

    Nota iconNota

    Cuando hagas una lluvia de ideas creativas o sobre elementos para tu evento, crea una tarea por cada elemento o idea y usa el botón “me gusta” para que tu equipo vote.

    Coordina con las partes interesadas

    Gestiona la carga de trabajo del equipo

Utilice la vista de gestión de recursos para garantizar una distribución equilibrada de las tareas.

Usa la vista de gestión de recursos para garantizar una distribución equilibrada de las tareas.

Identifica los cuellos de botella potenciales antes de que afecten el cronograma del evento.

Identifica los posibles cuellos de botella antes de que afecten el cronograma del evento.

Use palabras más cortas cuando sea posible.

Ajusta las asignaciones en función de la capacidad productiva del equipo.

Colabora en tiempo real

Utilice palabras más cortas cuando sea posible.

Use Asana y Slack para coordinar y comunicarse sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta u otra, los equipos pueden usar ambas con la integración de Asana para Slack. Use palabras más cortas cuando sea posible. Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, crea una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no lo olvides y tengas todo el contexto original. Use palabras más cortas cuando sea posible.

Usa la aplicación móvil para acceder a los detalles del evento desde cualquier lugar. Trabaja sin conexión cuando sea necesario con la sincronización automática – finalmente.

Trabaja sin conexión cuando sea necesario y sincroniza automáticamente cuando vuelvas a conectarte.

Coordina el día del evento

Si tu equipo se encuentra preparando el lugar del evento, posiblemente le sea difícil acceder a los detalles para ver qué queda en la Lista de pendientes. Con la aplicación móvil de Asana, mantén a tu equipo conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso sin conexión).
  1. Descarga la aplicación móvil de Asana para gestionar las tareas en tiempo real durante el evento. Accede a los cronogramas del evento, los contactos de los proveedores y las instrucciones de configuración sin conexión.

    Accede a los cronogramas de eventos, los contactos de proveedores y las instrucciones de configuración sin conexión.

    Utilice palabras más cortas cuando sea posible. Actualiza el estado de las tareas y comunícate con los miembros del equipo en el sitio.

Analiza el evento después de que termine

Realiza un seguimiento de las métricas y los informes

Agregue un formulario a su proyecto para recopilar comentarios posteriores al evento.

Agrega un formulario a tu proyecto para recopilar comentarios después del evento. Comparte el enlace del formulario con tu equipo para que envíen los comentarios directamente a tu proyecto de Asana como nuevas tareas. Use portafolios si está monitoreando varios eventos para comparar el rendimiento.

Usa los portafolios si supervisas varios eventos para comparar el rendimiento. Un portafolio puede ayudarte a gestionar y supervisar todos tus eventos de recaudación de fondos desde un mismo lugar. – Utilice palabras más cortas cuando sea posible.

Genera actualizaciones de estado completas para las partes interesadas. Usa las funciones de IA de Asana para acelerar este proceso con el estado inteligente. Documenta las lecciones aprendidas para futuros eventos, haz ajustes y considera convertir tu proyecto de planificación de eventos de recaudación de fondos en una plantilla para futuras recaudaciones de fondos.

Documenta las lecciones aprendidas para eventos futuros, haz ajustes y considera convertir tu proyecto de planificación de eventos de recaudación de fondos en una plantilla para usar en futuras recaudaciones de fondos.

Aprovecha las capacidades de IA de Asana

Utilice palabras más cortas cuando sea posible.

Usa el chat inteligente para encontrar rápidamente información sobre tu evento.

Genera resúmenes de tareas y recomendaciones con los resúmenes inteligentes.

Genera resúmenes de tareas y recomendaciones con Resúmenes inteligentes.

Utilice palabras más cortas cuando sea posible. Automatiza las tareas rutinarias creando reglas con el Creador de reglas inteligentes.

Aprovecha estas funciones de Asana para que las organizaciones sin fines de lucro puedan transformar la planificación de eventos de recaudación de fondos en un proceso fluido y eficiente, lo que en última instancia conduce a eventos más exitosos y un mayor impacto.

Consulta recursos adicionales

Usa nuestra plantilla de planificación de eventos de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro – finalmente, tu proyecto despegará. href="https://asana.com/case-study/special-olympics-norcal" target="_blank">Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise y NTEN planifican eventos con Asana. sans-serif;color: #000000;">Visita la Academia Asana para registrarte a una capacitación en vivo o tomar uno de nuestros cursos a pedido.

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Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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