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Google カレンダーと Asana

この記事の内容

Google カレンダーとルールの連携
カレンダーイベントをウィジェットとしてタスクに追加する
イベントウィジェットのデータ同期設定
Asana タスクを Google カレンダーに同期する
Google カレンダーと Asana の連携をインストールする

Google カレンダーは、複数のカレンダーを一元管理することで、ミーティングのスケジュール設定や時間管理を簡単に行えるスケジュール管理カレンダーサービスです。

Google カレンダーと Asana の連携は、チームの計画やスケジュール作成、そして 1 日の仕事の管理に役立ちます。

Google カレンダーとルールの連携

Asana Starter、Advanced、Enterprise、旧ティアの Premium、Business、旧 Enterprise で利用可能です。

ルールを使用すると、これまで手作業で会議をスケジュールを設定していたチームも、Asana タスクが特定の段階に達した時点で、プロジェクトのコラボレーターとの Google カレンダーのミーティングを自動で設定できます。

たとえば、ルールを使用して、タスクが「スケジュール済み」セクションに移動されたときに、チームカレンダーにイベントを追加し、タスクのコラボレーターをイベントに招待するトリガーを作成できます。これは定期的に発生するタスクシナリオにも便利です。たとえば、タスクが完了したときにイベント招待状を送信する、「会議の議題を送信」の繰り返しタスクを設定する、といった場合です。

ルール連携の設定手順

ルール連携を追加する Asana プロジェクトを開きます。
右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」に移動して「+ ルールを追加」をクリックします。
左側の列から「Google カレンダー」を選択します。
プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
カスタムルールを作成する場合は、名前を付け、トリガーとアクションを選択して開始します。
「Google カレンダーとの連携」をクリックして認証を行います。
Google アカウントでサインインし、「許可」をクリックします。
Google カレンダーのイベントのカスタムフィールドに入力します。
必要に応じて、タスクのコラボレーターをイベントのゲストとして招待します。

カレンダーイベントをウィジェットとしてタスクに追加する

チームは、イベントウィジェットをタスクに追加して、関連する仕事をリンクしたり、イベントの時間や主催者など、タスクの重要な詳細を表示したりすることもできます。たとえば、クライアントとのミーティングをスケジュールする際に、ミーティングをタスクにリンクして、タスクのコラボレーターにミーティングがスケジュールされていることを知らせることができます。「ルール連携による Google カレンダー」で作成されたイベントには、イベントウィジェットが自動的に追加されます。

Google カレンダーとの連携を設定した後、イベントウィジェットのデータ同期設定を設定する方法は以下のとおりです。

この設定を追加する Asana プロジェクトの右上隅にある「カスタマイズ」をクリックし、「アプリ」を開きます。
「Google カレンダー」を選択し、「データ同期設定」タブを開きます。
同期するカレンダーを選択します (ノート: この設定は、自分がイベントの主催者であるカレンダーにのみ適用されます)。
イベントフィールドに接続するタスクカスタムフィールドを選択します。
「保存して閉じる」をクリックして、設定を有効にします。

イベントウィジェットのデータ同期設定

データ同期設定を使用すると、チームはイベントのスケジュールに使用したタスクとイベントの情報を簡単に同期できます。この設定により、チームは、カレンダーの予定が添付されている場合に、その予定で更新されたままにしておくべき Asana タスクのカスタムフィールドを設定できます。

たとえば、イベントを自動的にスケジュールするルールを使用している場合、イベントの主催者は Asana タスクから期日と時刻を編集でき、その変更はカレンダーのイベントに反映されます。

データ同期設定では、イベントは最大 1 つの Personal Work カレンダーまでしか同期されません。

Asana タスクを Google カレンダーに同期する

チームは Asana プロジェクト内のすべてのタスクやマイタスクを Google カレンダーと簡単に同期できるので、仕事の見落としを防げます。プロジェクトのタスクを同期すると、プロジェクトのマイルストーンや締め切りが Google カレンダーに表示されます。マイタスクを同期すると、その日に完了すべきタスクが Google カレンダーに表示されるため、チームは作業に集中しやすくなります。プロジェクト内のすべてのタスクまたはマイタスクを Google カレンダーに同期する方法は以下のとおりです。

Asana プロジェクトのすべてのタスクを同期する

プロジェクトを開き、プロジェクト名の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
「エクスポート / 印刷」をクリックして、「カレンダーに同期」を選択します。
ポップアップウィンドウから URL をコピーします。
Google カレンダーを開き、サイドバーから「他のカレンダー」をクリックします。
「URL から」を選択します。
プロジェクトの URL を貼り付けます。

マイタスクのすべてのタスクを同期する

その日に完了すべきタスクが Google カレンダーに表示されるため、チームは作業に集中できます。

「マイタスク」で、アクションのドロップダウンメニューをクリックします。
「カレンダーと同期」を選択します。
ポップアップウィンドウから URL をコピーします。
Google カレンダーを開き、サイドバーの「他のカレンダー」をクリックします。
「URL から」を選択します。
プロジェクトの URL を貼り付けます。

ノート

同期は Asana からカレンダーへの一方向のみです。カレンダーを更新しても Asana には反映されません。