Ämnen

Sök och visa sökvyer

Google Kalkylark och Asana

I den här artikeln

Använda rapportering i Google Kalkylark
Portföljrapportering
Skapa anpassade rapporter

Tillgängligt med abonnemangen Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+ samt med de äldre abonnemangen Business och Legacy Enterprise.

Gå till vår prissättningssida för mer information.

Med rapportering i Google Kalkylark kan du använda projektdata för att skapa anpassade rapporter och visualiseringar för att se vad som är i fas och vad som behöver kontrolleras. Googles arkexport är tillgänglig för portfolior, projekt och avancerade sökresultat. Den här artikeln hjälper dig att komma igång och ger inspiration för att skapa rapporter.

Använda rapportering i Google Kalkylark

Se till att du har lagt till lämpliga projekt innan du öppnar ett Google Kalkylark i din portfolio. Vi rekommenderar att du konsulterar Googles hjälpcenter och hjälpforum för Google Kalkylark om du är nybörjare på Google Kalkylark.

Komma igång

Installera Asana Exports-tillägget i Google Drive via den här länken.
Kopiera din Asana-exportlänk för att synkronisera med Google Kalkylark.
- I Asana klickar du på Exportera/Skriv ut i den nedrullningsbara menyn intill projekt-/portfoliorubriken och väljer Synkronisera med Google Kalkylark. Google Kalkylark öppnas i en ny flik.
- Kopiera URL: en som finns i modalen som följer.

3. Synkronisera dina Asana-data till ett nytt blad

Skapa ett nytt, tomt Google-ark
Gå till flikenTillägg > Asana-exporter > Synkronisera med Asana
Klistra in URL: en från steg 2 i inmatningsrutan och klicka på OK. Ditt blad synkroniseras med dina Asana-data.

Anteckning

Den nuvarande gränsen för synkronisering och export av data är 500 rader.

Portföljrapportering

Om du använder den här funktionen för första gången måste du auktorisera Asana att ansluta till ditt Google-konto.

Anteckning

Uppgifterna i ditt Google Kalkylark kommer automatiskt att uppdateras var sjätte timme.

Google Kalkylark-rapporten har tre flikar:

Översikt— en referens för hur man använder kalkylarket med två exempel på diagram som skapats från dina data.
Asana-projektdata - visar den viktigaste informationen från varje projekt. Sortera och filtrera kolumnerna för att utforska informationen.
Källdata i realtid - hämtar realtidsdata direkt från Asana. Den här fliken är låst för att skydda anslutningen till Asana.

Anteckning

Håll muspekaren över rubriken på kolumnerna för att lära dig mer om vilka data de innehåller.

Skapa anpassade rapporter

Exempel på rapporter att skapa i Google Kalkylark:

Vilka projekt riskerar att bli fördröjda och förfaller snart? Ett punktdiagram med slutdatum och statusfärg.
Vilka projektägare driver arbetet framåt snabbt? Ett stapeldiagram med de senast slutföra uppgifterna, per projektägare.
Hur stor andel av dina projekt är i fas? Ett cirkeldiagram med statusfärger.
Är arbetet fokuserat eller utspritt i flera projekt? Ett histogram med de uppgifter som slutförts under den senaste veckan i varje projekt.
Vilka team har nästan slutfört sina projekt? Liggande stapeldiagram med slutförda projekt i % per team.

Exempel: Riskfyllda projekt som snart förfaller

Det här exemplet visar hur du skapar en rapport för att hitta de projekt som behöver din uppmärksamhet.

Skapa en ny flik

1. Klicka på + -ikonen längst ned till vänster på ditt kalkylark för att skapa en ny flik.
2. Välja ett namn för din rapport.

Referera till fliken med källdata i realtid för att lägga till kolumner i din rapport.

Välj cellen längst upp till vänster i den nya tomma fliken och skriv =.
Navigera till fliken med källdata i realtid. Klicka på rubriken på kolumnen du vill kopiera. I det här exemplet använder vi kolumnen Namn.
Tryck på Retur. Detta kommer att ta dig tillbaka till fliken med din rapport.
Välj nästa cell till höger och upprepa steg 2 och 4 för kolumnerna Slutdatum och Statusfärg.
När rubrikcellen i varje kolumn har refererats kan data kopieras över. Markera de tre rubrikerna och använd autofyll-handtaget i det nedre högra hörnet av din markering och att dra det nedåt.

Anteckning

Vi refererade till data i fliken Källdata i realtid i stället för att bara kopiera de. Det innebär att när data i fliken Källdata i realtid uppdateras automatiskt varje timme, uppdateras även din rapport.

Använd en formel för att beräkna den tid som återstår fram till deadline för varje projekt

Ange DAGAR INNAN SLUTDATUM som rubrik till den fjärde kolumnen.
Ange formeln =DATEDIF(NOW(), B2, "D") nedan. Detta beräknar antalet dagar mellan nu och värdet i kolumnen Slutdatum.
Dra ned autofyll-handtaget för att fylla i resten av kolumnen.

Skapa ett punktdiagram

Sortera rapporten efter statusfärg genom att öppna menyn Data och välja Filter. Använd menyn på kolumnrubriken Statusfärg för att Sortera A → Ö.
Välj kolumnerna Statusfärg, Dagar innan slutdatum och Namn i den här ordningen genom att hålla ned ⌘ (på Mac) eller CTRL (på PC) och klicka på bokstaven ovanför varje kolumn (C, D och A). Dessa tre kolumner behövs i punktdiagrammet och kolumnen Namn måste väljas sist eftersom den fungerar som etikett för varje datapunkt.
Öppna menyn Infoga och välj Diagram för att skapa ett diagram.
Välj ett punktdiagram och avmarkera Mängd i kolumn C.

Använd det här diagrammet för att identifiera vilka projekt som är i riskzonen. I skärmbilden nedan är projekt i riskzonen alla projekt som är röda och förfaller inom 60 dagar. Eftersom data uppdateras varje timme kan du ofta referera till det här diagrammet för att avgöra vilka projekt teamet bör fokusera på.

Exempel: Uppgifternas slutförandegrad efter projektägare

Det här exemplet visar hur du skapar en rapport där projekt grupperas efter en egenskap, i det här fallet efter projektägare. Använd den här rapporten för att identifiera antalet uppgifter som har slutförts den här veckan i projekt som drivs av varje projektägare.

Skapa en pivottabell för att gruppera projekt efter ägare

Navigera till fliken med källdata i realtid.
Välj rader. Hoppa över rad 1 eftersom en pivottabell fungerar bäst när den första raden innehåller rubrikerna.
Öppna menyn Data och välj Pivottabell. Detta öppnar en ny flik som heter Pivottabell.
I fliken Pivottabell, i sidofältet Rapportredigerare, under Rader, väljer du Lägg till fält. Välj kolumnen där du vill gruppera dina projekt, i det här fallet Ägare. Avmarkera Visa summor, den här informationen behövs inte i det här exemplet.
Under Värden väljer du Lägg till fält. Välj kolumnen du vill undersöka för varje projektgrupp - i det här fallet Slutförda uppgifter.
Kontrollera att gruppens värden sammanfattas efter behov. I det här exemplet vill vi se den totala slutförandegraden för uppgifterna i varje projektgrupp, så vi väljer Summa.

Visualisera informationen

Använd sidofältet Utforska i Google Kalkylark, som genererar relevanta diagram med hjälp av artificiell intelligens.

Klicka på Utforska längst ned till höger i kalkylarket. I det här exemplet använder vi ett stapeldiagram för att visualisera uppgifternas slutförandegrad.
Om du vill förstora diagrammet kan du dra det till tabellens huvudområde. Högerklicka på diagrammet för att anpassa det.

Rapporterna du skapar sparas automatiskt och visas nästa gång du öppnar kalkylarket i Asana.

Anteckning

Frågor om Google Kalkylark-integrering? Fråga communityn.

Anteckning
This article has been AI-translated.
Send translation feedback.

Ämnen

Ämnen

Google Kalkylark och Asana